Le suivi d`une demande d`inscription par les services

Le suivi d’une demande d’inscription
par les services de la commune
Une fois le service en place, les mairies traitent
les demandes selon le process ci-dessous :
Notification
par courriel
A chaque fois qu’une demande en ligne est effectuée
par un usager, le service instructeur reçoit un courriel
qui comporte un numéro de télédossier.
L’agent de la commune se connecte au guichet de suivi.
Liste des
télédossiers
Grâce au numéro de télédossier, l’agent retrouve
facilement le dossier de la demande qu’il veut traiter.
Pour accéder au dossier, l’agent clique sur le numéro de télédossier. En cliquant sur
« Télécharger les éléments du dossier », l’agent récupère les éléments suivants :
W le formulaire CERFA pré-rempli avec les données renseignées par l’usager
W les pièces justificatives scannées
W un fichier informatique XML contenant les données renseignées par l’usager
(utile uniquement pour le service informatique de la commune).
Traitement
du dossier
Accès au portail
« guichet de suivi » *
Téléchargement
du dossier
L’agent peut alors mettre à jour l’avancement du traitement
du dossier pour informer en retour l’usager. Celui-ci recevra
cette mise à jour dans le tableau de bord de son compte service-public.fr
Une fois les documents téléchargés et la demande traitée
(vérification de la complétude du dossier et de la qualité des pièces jointes),
l’agent peut clôturer le dossier au niveau du gestionnaire de suivi.
La recevabilité de la demande et l’inscription effective seront analysées
par la suite par la commune lors de la commission électorale.
Clôture
du dossier
* Le guichet de suivi est un portail dédié à la dématérialisation et à la gestion des démarches
entre l’usager et l’administration. C’est l’interface qui permet de télécharger les télédossiers
afin de les traiter, de mettre à jour l’état du télédossier pour informer l’usager
de l’avancement de sa demande et de transmettre les documents (pièces jointes).
DIRECTION DE L’INFORMATION LEGALE ET ADMINISTRATIVE
26, RUE DESAIX, 75015 PARIS
http://www.dila.premier-ministre.gouv.fr/
Questions / réponses
les plus fréquentes
Identifiants et mots de passe :
Vous avez perdu votre
identifiant et votre mot
de passe pour accéder au
gestionnaire de suivi :
Vous avez oublié votre mot
de passe pour accéder au
gestionnaire de suivi :
Vous souhaitez modifier l’adresse
électronique sur laquelle sont
envoyées les notifications
à chaque transmission d’un
nouveau dossier :
Vos identifiants ne sont pas
reconnus sur le gestionnaire
de suivi :
Nous vous invitons à contacter le support partenaires de la DILA
à l’adresse suivante : [email protected]
(disponible les jours ouvrés de 8h à 18h ; délai de réponse conforme
aux engagements du référentiel Marianne).
Nous vous invitons à utiliser la fonctionnalité
« mot de passe oublié » disponible depuis la page
https://mdel.mon.service-public.fr/gsServiceInstructeur/accueil.
Un nouveau mot de passe vous sera envoyé par courriel.
Nous vous invitons à contacter le support partenaires de la DILA
à l’adresse suivante : [email protected]
(disponible les jours ouvrés de 8h à 18h ; délai de réponse conforme
aux engagements du référentiel Marianne).
Nous vous invitons à vérifier les éléments suivants :
J La bonne saisie de l’identifiant et du mot de passe.
L’identifiant et le mot de passe sont sensibles à la casse
(lettres majuscules et minuscules). N’hésitez pas à copier-coller
vos paramètres de connexion à partir du courriel que vous avez reçu.
J l’adresse du Gestionnaire de Suivi :
https://mdel.mon.service-public.fr/gsServiceInstructeur/welcome.do
En cas de difficulté, vous pouvez envoyer un message à
[email protected] en demandant la réinitialisation de
votre mot de passe.
Traitement des dossiers
Vous ne pouvez plus accéder à
certains dossiers (dossiers clos
par erreur par exemple)
Nous vous invitons à contacter le support partenaires à l’adresse suivante
: [email protected] (disponible les jours ouvrés
de 8h à 18h ; délai de réponse conforme aux engagements du référentiel
Marianne). Merci de signaler les numéros de télédossiers que vous
souhaitez récupérer.
Quelle est la date limite de prise
en compte des dossiers ?
La circulaire interministérielle du 25 juillet 2013 relative à la révision et
à la tenue des listes électorales et des listes électorales complémentaires
précise que « En ce qui concerne les demandes d’inscription faites en
ligne, doivent être acceptées toutes les demandes faites avant
le 31 décembre 23h59, l’heure du dépôt figurant sur le tableau de bord
du site de la téléprocédure faisant foi ».
Il s’agit de l’heure légale locale tenant donc compte du décalage avec
le fuseau horaire de Paris. Les services des DROM et des COM doivent
donc accepter les dossiers des usagers arrivant avant le 31 décembre
à 23h59 heure locale.
Attention : l’heure affichée sur les dossiers ILE correspond au fuseau
horaire de Paris. Les services instructeurs des DROM et des COM doivent
donc vérifier l’heure correspondant au dépôt du dossier en heure locale.
Où trouver l’heure exacte à
laquelle le dossier a été transmis ?
Pour les communes sur le même fuseau horaire de Paris, la date de dépôt
est précisée en bas du formulaire CERFA. Tous les formulaires affichant
le 31 décembre 2016 doivent donc être pris en compte.
Concernant les DROM et les COM devant accepter les dossiers des
usagers à 23h59 heure locale, le fichier .pdf ne contient que la date de
soumission. La date et l’heure précise de dépôt sont accessibles dans
le fichier [N° de télédossier]-ent-xxxxxx.xml du dossier de l’utilisateur :
Une fois le fichier ouvert avec un éditeur de texte par exemple
(notepad, wordpad, word, etc.), la date et l’heure précise se trouve
dans la balise <date>.
Exemple : le dossier ci-dessous a été déposé par l’usager
le 12 décembre 2016 à 13h55m34s
Délai entre la soumission
par l’usager et la réception
par la commune
Compte tenu de l’affluence très importante des demandes d’inscription
sur les listes électorales en cette fin d’année le système pourra
éventuellement retransmettre des télédossiers après le 31 décembre
23h59 bien qu’ils aient été soumis par l’usager en amont. Afin de prendre
en compte l’intégralité des demandes recevables il est donc primordial
pour les communes de procéder à la vérification de date de soumission des
télédossiers sur le PDF et éventuellement (DROM et COM) à son heure sur
le XML.
Informations importantes attendues par les usagers
Etat d’avancement du dossier
Afin d’informer au mieux les usagers des suites de leur dossier, nous vous
invitons à faire un retour le plus précis possible et à indiquer la période de
passage en commission électorale.
Les différents états permettent d’informer finement l’usager des grandes
étapes de vie de son dossier. Vous pouvez également communiquer avec
l’usager en utilisant la zone ‘Commentaires’.
N’oubliez pas de transmettre une adresse de messagerie dans votre
message pour que l’usager puisse éventuellement vous répondre
et/ou envoyer des pièces justificatives complémentaires.
Vous souhaitez demander des
pièces complémentaires à l’usager
(verso de la CNI par exemple)
Le gestionnaire de suivi vous permet de solliciter directement l’usager
pour recevoir de nouvelles pièces justificatives. N’oubliez pas de spécifier
les modalités précises de transmission de ces pièces (adresse postale et/
ou électronique ; date limite d’envoi ; etc.) dans votre message pour que
l’usager puisse vous les transmettre.
DIRECTION DE L’INFORMATION LEGALE ET ADMINISTRATIVE
26, RUE DESAIX, 75015 PARIS
http://www.dila.premier-ministre.gouv.fr/