Guide – Questionnaire d`analyse

Guide – Questionnaire d’analyse
Préparé par : Jean-Pierre Brisebois
Le 19 février 2003
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Contenu
I)
Introduction…………………………………. p.3
II)
Conseils pratiques…………………………… p.4
III)
Lexique………………………………………. p.12
IV)
Diagramme………………………………….. p.15
Annexe - 1 :
Tableau d’équivalence……………………… p.16
Note : La terminologie utilisée dans ce document désigne tant le
masculin que le féminin.
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Guide – Questionnaire d’analyse
Voici quelques conseils pratiques se rapportant à la préparation de
votre questionnaire d’analyse
I) Introduction
Ce guide intitulé Guide – Questionnaire d’analyse a pour but de vous assister dans la
préparation de votre questionnaire d’analyse de votre poste. Il contient un lexique
(exemples de verbes d’action) favorisant le choix de verbes précis et significatifs qui
permettront d’étaler plus fidèlement la portée et les responsabilités propres à votre poste.
Le questionnaire d’analyse permettra de recueillir le maximum de données pertinentes
qui serviront éventuellement à la rédaction de votre description de poste.
Dans le cadre de cet exercice de mise à jour des descriptions de poste, l’École a retenu les
services de ressources expérimentées qui effectueront la rédaction des descriptions de
postes, et ce, à partir des questionnaires d’analyse préparés conjointement par les
titulaires de poste et par leur supérieur immédiat.
Cette approche structurée devrait permettre un traitement systématique et objectif des
données recueillies ainsi qu’une approche et un style uniforme dans la rédaction des
descriptions de postes.
Lorsque complétée, votre description de poste sera utilisée par le service des ressources
humaines et par les gestionnaires pour des fins d’organisation du travail, d’encadrement,
de dotation (affichages de postes), d’évaluation des emplois et de rémunération (en
fonction d’une juste valeur du poste établie selon une méthode d’évaluation fiable et
rigoureuse) et de comparaisons internes et externes.
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II) Conseils pratiques
Vous constaterez que le questionnaire d’analyse que nous proposons diffère, dans sa
structure et son format, des descriptions de tâches traditionnelles. En effet, il importe de
faire ressortir les responsabilités principales et les moyens essentiels utilisés par le titulaire
pour fournir les résultats attendus.
Aussi, en complétant votre questionnaire d’analyse, ne vous inquiétez pas de ne pas y
trouver toutes les tâches ou activités à accomplir, cherchez plutôt les éléments de votre
poste qui font appel à vos compétences et à votre expérience acquise.
Voici donc quelques conseils pratiques se rapportant aux sections correspondantes
de votre questionnaire d’analyse (Partie I à VI)
Au sujet du questionnaire d’analyse ( p.1 )
Le présent questionnaire a été conçu pour recueillir de l'information sur les emplois occupés par les
gestionnaires et les professionnels de l'École Polytechnique de Montréal. Ce questionnaire d’analyse
servira à produire une description de poste concise et représentative, et celle-ci permettra de mesurer la
juste valeur du votre poste à partir d’une méthode d’évaluation fiable et rigoureuse.
La méthode d’évaluation Hay a été retenue par l’École Polytechnique. Cette méthode est
une forme de comparaison de facteurs dont se servent des centaines d’entreprises pour
évaluer leurs postes, qu’il s’agisse de postes de soutien technique ou de bureau, de métiers,
de postes spécialisés, de professionnels, de cadres et d’exécutifs. Plusieurs universités
canadiennes et québécoises utilisent la méthode Hay depuis plusieurs années.
Les quatre facteurs principaux utilisés par la méthode Hay sont :
•
•
•
•
La compétence : Ce facteur mesure l’ensemble des aptitudes et connaissances qui,
indépendamment de leur mode d’acquisition, permettent au titulaire de donner un
rendement satisfaisant.
L’initiatrice créatrice : Ce facteur mesure la réflexion nécessaire pour traiter les
problèmes inhérents à un poste
La finalité : Ce facteur mesure le degré relatif d’influence du poste sur les résultats
finals de l’entreprise ou d’une unité au sein de l’entreprise.
Les conditions de travail : Ce facteur reconnaît et mesure le niveau d’inconvénients
significatifs que l’on retrouve dans certains postes.
Ces quatre facteurs principaux sont respectivement accompagnés de douze (12)
dimensions connexes qui furent intégrées à votre Questionnaire d’analyse.
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L’ensemble de ces facteurs et dimensions connexes seront évalués, comparés et validés à
partir d’approches et de techniques éprouvées, par un comité d’évaluation dûment formé
à la méthode Hay.
Finalement, la méthode retenue satisfait pleinement aux exigences imposées par la Loi
sur l’équité salariale du Québec.
Il est important de comprendre que le questionnaire porte sur les exigences de votre poste et non sur vous
personnellement.
À cet égard, on doit souligner qu’il faut s’en tenir aux exigences du poste, par opposition
à la performance et au profil professionnel du titulaire actuel, lesquels pourraient déroger
des attentes fondamentales reliées à ce poste.
Note : Pour les employés qui occupent un poste pour lequel une description de poste a
déjà été rédigée (selon le format standard de l’École), un tableau d’équivalence a été
préparé afin de permettre un appariement des éléments contenus dans les descriptions de
poste (existantes) à la nouvelle structure du Questionnaire d’analyse proposé. Ce tableau
se retrouve à l’annexe - 1 du présent document.
Veuillez communiquer avec le Service des ressources humaines pour obtenir une copie
de votre description de poste, si existante.
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Partie I - Nature du travail ( p.2 )
A.
Dans la case intitulée Raison d'être principale du poste, veuillez décrire la raison d'être
principale de votre poste et comment il contribue à la mission de votre service.
B.
Veuillez décrire les cinq responsabilités les plus importantes et les résultats attendus. Veuillez
estimer le pourcentage de temps consacré à chacune des responsabilités. La somme de vos estimés
devrait généralement se situer au delà de 75%.
Les énoncés devraient répondre à deux questions : Que doit réaliser ce poste, et Pourquoi ?
Ainsi, vous devriez être en mesure de comprendre, à la lecture de cette partie seulement, la
raison fondamentale de l’existence du poste dans votre organisation. Il faut aussi porter
une attention particulière au choix des verbes utilisés. A cet effet, la section III) du présent
document contient un lexique comprenant une série d’exemples de verbes d’action qui
vous permettra de sélectionner des termes appropriés et significatifs.
Important : Toujours inscrire de brefs énoncés, tout en respectant (le plus possible) les
espaces prévus au formulaire.
Partie II - Compétence ( p.3 )
La compétence est l'ensemble des aptitudes et connaissances qui, indépendamment de leur mode
d'acquisition, permettent au titulaire de donner un rendement pleinement satisfaisant et de répondre
aux besoins pratiques, techniques ou scientifiques du poste.
Inscrire le niveau de scolarité (ou expérience équivalente) requis et y ajouter toutes
exigences essentielles (reconnues) du poste : Attestations, certifications, membres
d’associations professionnelles, expériences de gestion (nombre d’années) ou toutes
connaissances particulières ( Ex : planification stratégique, connaissances avancées en
bureautique, utilisation de langues étrangères…etc)
A la section – Organisation du travail, il s’agit de décrire votre rôle dans l’organisation.
Décrire le rôle selon que le titulaire exécute, coordonne, contrôle, planifie, supervise ou
dirige une ou plusieurs activités/mandats définis, moyennement définis ou peu définis, à
titre de contributeur, coordonnateur, conseiller, spécialiste ou expert reconnu , et ce, pour
une sous-fonction ou fonction dans un secteur d’activités (Finance, Immeubles,
Ressources humaines, Régistrariat, Services informatiques…etc) ou pour un groupe
formé de plusieurs secteurs.
La compétence portant sur la communication vise à préciser et à reconnaître qu’il s’agit
d’un poste dans lequel le titulaire est soit responsable de motiver et de superviser du
personnel, soit de négocier des ententes, soit de conseiller les autres, soit de
communiquer et de présenter des sujets complexes à des auditoires de tailles variées, ou
soit de transmettre à d’autre personnes des renseignements bien définis, avec courtoisie.
Inscrire les exigences particulières se rapportant aux habiletés de rédaction, si applicable.
Indiquer la fréquence des communications (occasionnelles ou fréquentes).
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Partie III - Initiative créatrice - défis et problèmes ( p.4 )
L'initiative créatrice correspond au degré et à la nature de la réflexion nécessaire pour analyser,
raisonner, évaluer, innover, créer, etc.
Dans cette section du questionnaire, il s’agit de mettre en évidence que le travail est
encadré par des pratiques et des méthodes existantes ou bien que le mandat nécessite la
recherche de nouvelles façons de faire faisant appel à la créativité ou encore qu’il
nécessite des analyses approfondies servant à identifier la nature et les causes de
problèmes à résoudre.
En plus du descriptif apparaissant dans le questionnaire, voici quelques questions qui
pourraient guider votre réflexion lorsque vous aborderez les rubriques suivantes :
Amélioration des processus de travail et résolution de problèmes :
Q : Est-ce que vous recevez des directives générales sur la façon de résoudre des
problèmes ?
Q : Avez-vous à faire face à des situations ou problèmes récurrents et semblables dont la
solution requiert de faire des choix judicieux à l’intérieur de faits connus ou des
précédents ?
Recherche, analyse et innovation :
Q : Est-ce que votre poste requiert un niveau moyen ou élevé de recherche, d’analyse et
d’interprétation dans des faits connus ou dans des secteurs inexplorés ?
Assistance et encadrement :
Q : Est-ce que votre travail est régit par des normes, des procédures, des politiques ou
des règlements auxquels vous devez vous conformer ?
Q : Avez-vous accès à des ressources susceptibles de vous assister dans la recherche de
solutions se rapportant à des problèmes devant être réglés par votre poste ?
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Partie IV - Finalité ( p.5 )
La finalité est reliée à la possibilité dans un poste donné, de réaliser certains résultats, ainsi qu'à
l'importance et l’impact de ceux-ci au succès global de l'École. Le degré de liberté d’action du titulaire
sera généralement lié à la mesure à laquelle le titulaire doit rendre compte (est imputable) de ses
résultats.
À ce chapitre, il sera important de préciser la nature des mandats et le type de
contribution attendu. S’agit-il de mandats de type opérationnel (axés sur l’exécution) ou
de mandats de type fonctionnel (axés sur le soutien direct ou indirect à d’autres postes) ?
Pour qualifier la liberté d’action d’un titulaire, il s’agit de mesurer le degré de contrôle
exercé sur les activités et les ressources qui produisent les résultats. Voici quelques
exemples établis en fonction d’une structure hiérarchique normale, qui pourraient vous
aider à situer votre niveau de liberté d’action :
1- Votre poste est encadré par des pratiques et méthodes normalisées et par une
supervision de la progression du travail et des résultats.
2- Votre poste est encadré par des précédents et des politiques bien définies et par
une supervision d’ensemble qui s’effectue une fois le travail terminé. Le titulaire
possède une certaine marge de liberté pour modifier les approches, les plans et les
lignes de conduite entourant son mandat.
3- Votre poste est encadré par des pratiques et des orientations globales. Les
fonctions du titulaire sont déterminées, mais la façon de les effectuer est laissée à
la discrétion du titulaire.
L’impact du poste sur les résultats peut être qualifié à partir du type de contribution
attendue par le titulaire. Voici quelques exemples établis en fonction d’une structure
hiérarchique normale, qui pourraient vous aider à qualifier l’impact de votre poste sur les
résultats de votre organisation.
1- Votre poste contribue et influence la prestation de service pour l’unité ou la
section que vous représentez
2- Votre poste doit maintenir ou améliorer le rendement de votre unité ou votre
section, par l’analyse et l’amélioration des processus de travail
3- Votre poste contrôle les ressources et les activités de plusieurs sections ou des
unités administratives que vous soutenez
4- Votre poste gère des ressources importantes et offre des recommandations qui
touchent une grande partie de l’entreprise
5- Votre poste dirige des ressources d’envergure , offre des orientations stratégiques
et participe à l’élaboration de politiques d’entreprise.
La combinaison de votre degré de liberté d’action et d’impact sur les résultas finals
servira à établir un niveau d’imputabilité de votre poste envers l’organisation.
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Données administratives connexes:
Les données se rapportant au nombre d’employés et au budget devraient servir à mieux
cerner l’impact ou l’imputabilité du poste pour une période prolongée. Par exemple, vous
pourriez utiliser les notions d’employés moyens (moyenne annuelle) et équivalents
(conversion d’employés occasionnels, à temps partiel ou contractuels, sur une base
équivalente à des Employés à Temps Complet (ETC). De plus, les données budgétaires
devraient être présentées de façon à exclure toutes situations ou événements
exceptionnels ou non-récurrents.
Indiquer le nombre réel d’employés dans les cases appropriés et inscrire entre
parenthèses, le nombre converti d’Employés à Temps Complet (ETC), si applicable.
NOTES:
• Le budget de fonctionnement représente l’ensemble des dépenses de salaires
(incluant les avantages sociaux) et toutes les autre dépenses
• Inscrire le budget de salaires seulement (excluant les avantages sociaux)
• Les données se rapportant au budget de recherche se retrouvent dans le rapport
SIRU 2001.
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Partie V - Conditions de travail ( p.6 et 7 )
Les conditions de travail mesurent l'intensité, la fréquence et la durée des exigences physiques,
environnementales, sensorielles ou psychologiques imposées au titulaire dans l’exercice de ses fonctions.
Cette section du questionnaire qui traite des conditions de travail, permet d’assurer la conformité de
notre système d’évaluation des emplois aux exigences de la Loi sur l’équité salariale du Québec.
Les conditions de travail couvrent quatre (4) éléments principaux dont le but est
d’identifier et de reconnaître les différents niveaux de difficultés et d’inconvénients noncontrôlables, imposés à ce poste.
Il s’agit donc d’identifier des inconvénients significatifs qui seront justifiés par des
exemples pertinents, en fonction de leur degré d’intensité, de leur durée et de leur
fréquence durant une période prolongée (ex : au cours d’une année complète de travail.)
Important : Des justifications devront être fournies seulement si vous cochez les niveaux
2, 3 et 4 du questionnaire.
A titre indicatif, voici quelques exemples de niveaux couramment utilisés dans
d’autres milieux / entreprises :
A) Effort physique :
Niveau -1 : Travailleur de bureau
-2 : Préposé au comptoir - constamment debout, mais en contrôle
de ses mouvements, serveur, opérateur de machine à coudre
-3 : Pompier, employé de construction ou déménageur
-4 : Émondeur, aide-maçon
B) Environnement :
Niveau -1 : Standardiste, opérateur de machine fixe, caissier ayant à subir
un risque léger d’accident et de blessures
-2 : Voyageur de commerce (déplacements ), technicien en
laboratoire, peintre ou charpentier
-3 : Blanchisseur, aide-maçon
-4 : Agent de police ou pompier
C) Attention sensorielle :
Niveau -1 : Secrétariat, ouvrier sur chaîne de production
-2 : Enseignant, vérificateur au contrôle de qualité, correcteur
d’épreuves
-3 : Infirmier, contrôleur aérien, dégustateurs d’aliments
-4 : Chef d’orchestre, chirurgien
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D) Stress psychologique :
Niveau -1 : Travailleur de bureau ayant à subir des pressions et délais
occasionnels
-2 : Bon nombre de postes qui exigent d’être en contact avec des
clients internes ou externes (incl. contacts sociaux déplaisants,
plaintes ou contestations. Situations où le titulaire a très peu de
contrôle sur le débit du travail ou les retards de production
(Ex : Responsable de la paie, des états financiers…etc)
-3 : Perturbations régulières de la vie familiale / sociale,
négociateur de conventions collectives, employé en milieu
psychiatrique
-4 : Contrôleur aérien, infirmier auprès de patients en phase
terminale, gardien de prison
Partie VI - Signatures ( p.7 )
Les signatures du/des titulaires ainsi que celle du supérieur immédiat, signifient qu’ils ont
dûment remplis le questionnaire d’analyse et que celui-ci représente fidèlement les
principales responsabilités et exigences du poste.
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III) Lexique
Voici une série de verbes d’action que vous pourriez utiliser …
_______________________________________________________________________
ACQUÉRIR
Entrer en possession de.
ACTIVER
Accélérer le processus ou le progrès de.
ADAPTER
Ajuster ou faire correspondre en modifiant.
ADMINISTRER
Gérer ou diriger l’exécution des affaires.
AIDER
Offrir son aide ou son appui.
AJUSTER
Mettre dans un état satisfaisant; rendre conforme; mettre dans une
position plus efficace.
ANALYSER
Étudier les aspects d’un problème en vue de trouver une solution
appropriée.
APPROUVER
Juger satisfaisant, autoriser d’une manière définitive l’engagement
de ressources.
ASSEMBLER
Réunir dans un ordre prédéterminé à partir de diverses sources.
ASSURER
Devenir certain de, garantir.
CALCULER
Déterminer mathématiquement.
COMPILER
Réunir de l’information, recueillir à partir de divers documents.
CONSEILLER
Prodiguer des conseils, recommander une ligne de conduite,
donner une opinion informée fondée sur des connaissances
spécialisées.
CONCEVOIR
Imaginer, créer et exécuter suivant un plan.
CONSULTER
Demander conseil aux autres, donner des consultations.
CONTRIBUER
Donner son appui à un but/objectif commun.
COORDONNER
Combiner (par répartition, synchronisation, intégration) les efforts
des autres en vue de réaliser un objectif précis. La coordination
peut s’effectuer sans pouvoir hiérarchique.
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CRÉER
Donner l’existence à produire en faisant appel à son imagination.
DÉLÉGUER
Charger quelqu’un d’accomplir des tâches ou fonctions pouvant
comporter des degrés précis de responsabilité ou d’autorité.
DÉTERMINER
Résoudre, obtenir des connaissances précises et de première main.
DÉVELOPPER
Faire croître, donner de l’ampleur à.
DIRIGER
Guider le déroulement des activités en établissant des objectifs, des
politiques, des règlements, des pratiques et des normes.
ENTREPRENDRE Commencer, introduire, être à l’origine de.
ESTIMER
Mesurer approximativement la valeur et le temps.
EXÉCUTER
Mettre à effet en vue de réaliser.
FOURNIR
Procurer le nécessaire.
IMAGINER
Se représenter dans l’esprit de nouvelles combinaisons ou
applications d’idées ou de principes.
INFORMER
Faire savoir.
INSPECTER
Examiner ou déterminer, analyser d’une façon critique en fonction
des besoins.
INTERPRÉTER
Expliquer ou clarifier.
MAINTENIR
Garder dans un état d’efficacité ou de validité.
MENER
Guider ou diriger dans une direction, diriger une activité.
METTRE EN
OEUVRE
Réaliser, mettre en application.
ORGANISER
Élaborer des plans et des procédures pour atteindre des objectifs.
PLANIFIER
Imaginer et déterminer une ligne de conduite en vue d’atteindre un
résultat visé.
PRÉPARER
Faire tout ce qu’il faut en vue d’atteindre un but précis.
PRÉSENTER
Offrir aux fins de réflexion.
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PROPOSER
Offrir aux fins d’acceptation ou d’adoption.
RECOMMANDER Conseiller une ligne de conduite, offrir ou formuler des
suggestions aux fins d’adoption.
RÉVISER
Retravailler en vue de corriger ou d’améliorer, faire une version
nouvelle, améliorée ou mise à jour.
SUIVRE
Surveiller de près afin de vérifier le progrès.
SUPERVISER
Donner des instructions détaillées à des subordonnés sur le travail
qu’ils doivent accomplir (soit directement, soit par la mise en
application de règlements bien établis), répartir le travail, observer
le rendement et travailler avec les subordonnés pour améliorer le
rendement.
VÉRIFIER
Examiner en vue de constater l’exactitude des résultats ou la
conformité.
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IV) Diagramme
Voici le processus proposé pour la mise à jour des descriptions de postes :
1- Questionnaire d’analyse de poste
À cette étape, le questionnaire est préparé par le(s) titulaire(s) et endossé par le
supérieur
2- Vérification
Une vérification du questionnaire sera effectué. Dans le cas où les informations
seraient incomplètes, le questionnaire sera retourné, au besoin.
3- Rédaction des descriptions de postes
La rédaction de la description de poste (version préliminaire) sera effectuée par une
ressource désignée et sera soumise au(x) titulaire(s) et au supérieur pour
commentaires et ratification.
4- Soumission et approbation par le supérieur
La description de poste (version finale) sera alors soumise au supérieur pour
approbation et contiendra les initiales du ou des titulaire(s) visés. Toute contestation
ou demande de révisions subséquentes seront soumises au SRH.
5- Consignation par le Service des ressources humaines
Les descriptions approuvées seront conservées par le Service des ressources
humaines et serviront à alimenter différents processus internes, tels que l’équité
salariale, les affichages de postes (dotation), développement de carrière, etc.
_________________________________________________________________
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Annexe 1
TABLEAU D’ÉQUIVALENCE
Voici donc les principales sections du nouveau questionnaire d’analyse ainsi qu’une
référence à des informations équivalentes qui peuvent être retrouvées dans les
descriptions de postes (existantes) conservées par le Service des ressources humaines :
Questionnaire d’analyse
Descriptions de postes (existantes)
Identification
1- Identification
I•
•
•
Nature du travail
Raison d’être du poste
Responsabilités principales
Résultats attendus
2- Raison d’être de l’unité
4- Raison d’être du poste
6- Finalités principales ( incl.
responsabilités et résultats finals)
•
•
•
Compétence
Connaissances
Aptitudes
Expériences
7- Défis et problèmes ( incl. connaissances
requises)
7- Défis et problèmes ( incl. types de
problèmes à résoudre)
6- Finalités principales ( incl. moyens pour
y parvenir)
•
Initiative créatrice – défis et
problèmes
Résolution de problèmes
Recherche, analyse et
innovation
Assistance et encadrement
•
•
•
•
•
Finalité et contribution à
d’autres postes
Liberté d’action
Imputabilité
Impact et type de contribution
Données administratives
Organigramme
3- Organisation et organigramme
5- Données administratives
6- Finalités principales ( incl. résultats
finals)
Conditions de travail
Non- existant
II-
III•
•
IV-
V-
Note : L’ensemble des éléments contenus dans les descriptions de postes (existantes) se
retrouvent dans le nouveau questionnaire d’analyse.
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