La belle réussite de Kyocera Document Solutions Europe

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La belle réussite de Kyocera Document Solutions Europe
A propos de KYOCERA Document Solutions Europe B.V.
KYOCERA Document Solutions est un leader mondial de
la gestion des documents d’entreprise. Sa gamme de produits et services est composée d’imprimantes ECOSYS,
de systèmes multifonctionnels fiables, de consommables
de haute qualité, d’un portefeuille exhaustif de solutions
logicielles et du service de gestion de documents (Managed Document Service, MDS).
“Dès la première présentation, nous avons été très
impressionnés par toutes les opportunités disponibles dans Evatic. Nous savions que quelques autres
sociétés dans notre secteur utilisaient ce système, et
il était assez évident que les fonctionnalités d’Evatic
avaient été développées avec un focus sur les nombreuses exigences de l’industrie des copieurs et imprimantes. Ceci a considérablement facilité notre
choix.”
Norbert Wolter,
Directeur Général
Kyocera Document Solutions Europe B.V.
Mise en œuvre et utilisation
Kyocera améliore sa structure de service grâce à Evatic
Un désir de solutions standardisées
Les pannes qui interviennent dans un environnement de
travail chargé peuvent avoir de sérieuses conséquences.
Kyocera Document Solutions offre des contrats de service avec la plupart de ses solutions de reproduction et
d’impression pour rassurer ses clients. Ces contrats de
service comprennent souvent des garanties en termes
de délai de réponse et de consommables pour s’assurer
que l’équipement est opérationnel. Fournir un service
client de première qualité tout en maintenant le contrôle sur tous les rendez-vous requiert un système de
gestion de service flexible avec d’excellentes options de
reporting.
En 2003 Kyocera Document Solutions Europe cherchait
un fournisseur de systèmes de service qui pouvait offrir une solution de gestion de service centralisée pour
tous leurs bureaux dans la région EMEA. Les vendeurs
du système évalué devaient fournir une solution qui
prendrait également en charge le réseau étendu de distributeurs et revendeurs de la société. A ce moment-là,
Kyocera Document Solutions Europe a évalué un grand
nombre de systèmes de service différents. Evatic avait
déjà installé son système de gestion de service standard chez plusieurs des acteurs les plus importants de
l’industrie des copieurs et imprimantes, tels que Sharp,
Canon, Toshiba et Konica Minolta, et serait donc un choix
fiable pour Kyocera.
KYOCERA Document Solutions Pays-Bas a été la première filiale de Kyocera à utiliser le système de gestion de
service Evatic, implémenté début 2004. Cette installation a été suivie par les bureaux Kyocera au Danemark,
en Belgique, en Espagne, en Italie, en Afrique du Sud,
en Suisse, au Royaume-Uni, en Finlande, en Suède et
en France.
Les premiers bureaux de Kyocera Document Solutions
en Europe à utiliser Evatic ne s’occupaient souvent que
de ventes directes et de service. Kyocera Document Solutions Espagne S.A. a été le premier pays à mettre en
place Evatic sans avoir de ventes directes et de réseau
de service propre. Même si ce modèle économique fonctionnait bien avec Evatic, il y avait un désir fort de la part
de Kyocera Document Solutions Espagne S.A. d’avoir un
meilleur contrôle et une vue d’ensemble améliorée de
ses nombreux revendeurs et partenaires de service.
Ceci a fourni un support pour développer Evatic Partner
Web, une solution basée sur Internet qui permet de recevoir et de gérer les rapports que Kyocera Document
Solutions Espagne reçoit de ses partenaires. Toutes les
informations renseignées dans la solution Partner Web
sont automatiquement disponibles pour les employés
de Kyocera Document Solution Espagne à partir de leur
propre système Evatic. Ceci leur permet de dresser un
tableau complet des services effectués par les partenaires de service externes.
Evatic Partner Web garde également le contrôle sur
l’équilibre économique entre Kyocera et ses partenaires
commerciaux. A la fin de chaque mois, chaque partenaire de service reçoit automatiquement une liste de
toutes les prestations de services accomplies au nom de
Kyocera avec le calcul de la rémunération spécifié pour
chaque prestation effectuée.
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Avec plus de 100 000 machines reliées à des contrats de
service, il est évident que la mise en œuvre d’Evatic a été
rentable pour Kyocera Document Solutions Europe. De
plus, en utilisant Evatic, Kyocera contribue significativement à réduire sa consommation de papier superflue lors
des processus de service, ce qui est en cohérence totale
avec son profil écologique.
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Focus sur le futur
Norbert Wolter, Directeur Général à
Kyocera Document Solutions Europe B.V.
Toutes les installations Evatic de Kyocera dans la région EMEA sont contrôlées par le siège européen de
Kyocera Document Solutions à Meerbush en Allemagne.
La manière dont Kyocera organise ses opérations à
l’intérieur des pays diffère, mais la plupart des techniciens d’entretien sur le terrain sont équipés d’Evatic
Mobile Service (EMS) lors de la réalisation d’une prestation de service. Les prestations de service y sont reçues
et classées de manière électronique et le technicien
n’est qu’à quelques clics d’une recherche client, du manuel utilisateur, de l’inventaire et de l’historique de service.
Intégration homogène
Pendant des années, Kyocera a utilisé un système financier développé en interne, basé sur l’environnement IBM
AS400. Kyocera Document Solutions Europe a introduit
SAP dans les pays à forte activité. Evatic est intégré avec
les deux solutions : AS400 et SAP. Une routine astucieuse
permet à l’information de circuler harmonieusement entre
les systèmes. Lorsque par exemple une information sur
un client ou sur les stocks est modifiée dans un système,
les changements sont automatiquement effectués dans le
système intégré.
Machines intelligentes et solutions
Les machines conçues par Kyocera conservent le statut de
tout problème opérationnel, de même que les informations
à propos du niveau de toner et des compteurs. Kyofleet est
un système qui extrait automatiquement ces informations.
Evatic reçoit toutes les informations nécessaires de la
part de Kyofleet et génère automatiquement les factures
de service (basées sur les relevés de compteurs), crée les
commandes de consommables (basées sur le niveau de
toner), et crée automatiquement une prestation de service si des problèmes opérationnels sont rencontrés. Pour
l’utilisateur de la machine Kyocera, cela signifie qu’il n’est
pas nécessaire d’organiser un dépannage, de commander
des consommables, ou de relever les compteurs étant
donné que ceci peut être complètement automatisé, pour
Kyocera cela signifie que les procédures sont entièrement
automatisées, le traitement de la demande est plus rapide
et l’utilisation des ressources est réduite.
“Le service est quelque chose qui peut être construit
mais qui ne peut pas être commandé. À Kyocera,
nous avons vivement tenu à construire une structure de service qui nous rende flexible, pour que
nous puissions satisfaire les besoins individuels de
nos clients. La remarquable culture du service que
nous avons à Kyocera aujourd’hui est précisément le
résultat de notre système de gestion de service qui
couvre les besoins aussi bien locaux que globaux.”
Norbert Wolter,
Directeur Général
Kyocera Document Solutions Europe B.V.
Pour un acteur européen majeur comme Kyocera, il est
important de collaborer étroitement avec ses fournisseurs
de système. Evatic et Kyocera ont travaillé main dans la
main depuis presque 10 ans, et cette relation qui continue
de croître ne cesse de se renforcer. Afin de faire des économies d’échelle en utilisant le même système de données
pour plusieurs divisions, une banque de données est en
développement en 2012, un autre projet collaboratif entre
Kyocera Document Solutions Europe et Evatic. Avec le système de gestion de service Evatic, les bureaux de Kyocera
dans la région EMEA fonctionnent de manière plus méthodique et holistique qu’auparavant.
Avec Evatic, Kyocera a obtenu:
• Une efficacité accrue de la gestion des
contacts
• Une efficacité accrue de la gestion des
prestations de service
• Une capacité accrue à gérer des volumes
importants
• Une proactivité plus élevée vis-à-vis des
clients
Kyocera utilise Evatic dans les pays suivants :
• Pays-Bas
• Danemark
• Suède
• Grande-Bretagne
• Belgique
• Italie
• France
• Suisse
• Finlande
• Espagne
• Afrique du Sud
Evatic est un fournisseur de solutions de gestion de services depuis plus de 20 ans. L’idée même contenue derrière le système Evatic était
basée sur les exigences complexes du secteur des copieurs et imprimantes de suivre les besoins en maintenance et entretien des machines.
Contactez-nous à l’adresse suivante [email protected] si vous souhaitez savoir ce qu’Evatic peut apporter à votre entreprise.
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