Salle de la Cité – Rennes

Direction Générale Culture
Service Manifestations et Espaces Culturels
Salle de la Cité – Rennes
REGLEMENT INTERIEUR - CONDITIONS GENERALES D'UTILISATION
Ce Règlement intérieur a été approuvé par le Conseil Municipal dans sa séance du 20 janvier 2014
par délibération n° 2014-0007.
I – DEFINITIONS GENERALES
La Salle de la Cité est une salle municipale, gérée par la Direction Générale Culture de la Ville de
Rennes. Elle peut être louée à des locataires-utilisateurs pour des manifestations culturelles, sociales,
politiques, syndicales et commerciales par des associations, partis politiques, syndicats, sociétés privées et
organismes divers (personnes morales).
La salle présente les caractéristiques suivantes :
Dénomination : Salle de la Cité
Adresse : 10 rue St-Louis, 35000 RENNES
ème
Nature : ERP type L 2
catégorie
Jauge maximum : 850 personnes à l'intérieur du site
Configuration assise : 300 chaises au parterre
Licence d'entrepreneur de spectacle n° 1 – 1049177
Dans le présent règlement on entend par :
La Maire :
Personne physique, et ensemble des services missionnés par elle, susceptibles d'intervenir au
niveau administratif, technique, réglementaire et de la mise en œuvre.
L'entrepreneur de spectacles :
Personne morale, à savoir la Ville de Rennes, exploitant en régie directe la salle désignée ci-dessus.
Le détenteur de la licence 1 :
Personne physique, titulaire de la licence d'entrepreneur de spectacle n° 1 – 1049177. Le détenteur
de la licence 1 peut missionner une ou plusieurs personnes pour le suivi administratif, technique,
réglementaire et pour la mise en œuvre. Il veille à l'exploitation du lieu de spectacle aménagé pour les
représentations publiques.
L'exploitant :
Personne physique chargée de la surveillance de l'établissement pendant les heures d'ouvertures au
public. Elle veille au maintien des conditions de sécurité. Elle s'assure de la formation des agents et de
l'information des usagers en matière de sécurité incendie. L'exploitant de la salle de la Cité, représentant la
Maire, est la(e) responsable du service Manifestations et Espaces Culturels de la Direction Générale de la
Culture de la Ville de Rennes.
Le représentant de l'exploitant :
Personne physique désignée par l'exploitant qui pendant la présence du public se trouvera dans
l'établissement notamment pour prendre, le cas échéant, les premières mesures de sécurité. Conformément
à l'article MS52 de la réglementation incendie et de panique dans les établissements recevant du public
(ERP).
Le locataire-utilisateur :
Personne morale au nom de laquelle une relation contractuelle est établie avec la Ville de Rennes,
propriétaire de la Salle de la Cité.
L'organisateur :
Personne physique ou morale, entrepreneur de spectacles autre que la Ville de Rennes,
responsable légal de la production et/ou de la diffusion de spectacles, détenteur de la licence prévue à
l'article L7122-3 du code du Travail et suivants, sauf exception prévue à l'article R7122-26 du Code du
Travail.
II – DEMANDE ET DOSSIER DE LOCATION
Le locataire-utilisateur sollicite une date d'événement auprès de l'exploitant qui vérifie la disponibilité
et pose alors une option. Aucune option ne pourra être posée plus de huit mois à l'avance.
L'exploitant de la salle adresse au demandeur le formulaire de réservation. Le demandeur retourne
le formulaire de réservation complété et accompagné de l'ensemble de pièces nécessaires. Les dossiers de
réservation sont ensuite soumis à la validation de l’instance compétente.
Le demandeur est alors informé de la décision de l’instance compétente et, dans le cas d'une
décision favorable, un devis de location lui est adressé accompagné du présent Règlement intérieur et de la
Convention d'occupation
Ces documents devront être retournés signés et paraphés par le locataire-utilisateur au moins
1 mois avant la date fixée pour la manifestation à l'adresse suivante :
Madame la Maire
Mairie de Rennes
Direction Générale Culture
Place de la Mairie
CS 63126
35 031 Rennes Cedex
Dans le cas où un dossier de sécurité serait nécessaire, l'ensemble des documents devra être
envoyé par l'organisateur aux moins 2 mois à l'avance au détenteur de la licence 1 (voir chapitre V).
L'enregistrement définitif de la location de la Salle de la Cité n'interviendra que sous réserve que le
dossier de location soit complet, conforme à la demande initiale et envoyé dans les délais prévus.
En retournant le dossier de location à l'exploitant, le locataire-utilisateur accepte les clauses du
présent règlement, s'engage à les observer et les faire observer par d'éventuels prestataires ou soustraitants, ainsi qu'à acquitter les droits de location et frais supplémentaires éventuels.
La Salle de la Cité ne pourra servir à d'autre fin que celle prévue dans le dossier de location.
III – FRAIS DE LOCATION
droit.
Les conditions tarifaires sont fixées par délibération du Conseil Municipal et s'appliquent de plein
Les tarifs de la location de la salle, des frais annexes obligatoires et facultatifs ainsi que les
modalités liées au dédit et tous les points relatifs à la facturation sont précisées dans le document "Tarifs
Salle de la Cité" annexé au formulaire de réservation.
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Le locataire-utilisateur devra impérativement joindre un Relevé d'Identité Bancaire au dossier de
location qu'il retournera au détenteur de la licence 1.
Facturation
Les factures seront établies au nom du locataire-utilisateur. S'il devait en être autrement, Le
locataire-utilisateur devra fournir une attestation de la personne ou de la structure qui accepte la prise en
charge des frais occasionnés. La facturation interviendra dès la manifestation passée.
Les sommes dues conformément aux tarifs en vigueur devront être versées par le locataireutilisateur dès la réception de l'avis du Trésorier Principal de Rennes de la Trésorerie Municipale.
IV – DROITS D'ENTREES ET INVITATIONS
Pour les manifestations avec entrées payantes ou participation aux frais, le tarif devra être affiché
aux caisses ainsi que toute information légale liée à la manifestation ou à sa nature. L'achat d'un programme
ne pourra être imposé aux spectateurs.
Pour chaque manifestation, dix places seront réservées par l'organisateur et laissées à la disposition
de l'exploitant qui en déterminera la répartition. Dans le cadre d'une série de représentations, le nombre de
places mis à disposition ne pourra excéder 1 % de la totalité des jauges prévues.
V – DECLARATIONS ET AUTORISATIONS PARTICULIERES
Il appartient au locataire-utilisateur d'obtenir les autorisations nécessaires des services de Police et
de sécurité et de se mettre en règle éventuellement avec les services des Contributions Directes et
Indirectes, des Droits d'Auteurs, ... .
Les déclarations et autorisations nécessaires pouvant varier en fonction de la nature de la
manifestation ou d'une partie de son contenu, il appartient au locataire-utilisateur de se renseigner, d'obtenir
les autorisations nécessaires et de se mettre en règle avec les différents services ou administrations
concernés.
Les déclarations et autorisations généralement nécessaires pour l'organisation d'une manifestation à
la Salle de la Cité sont les suivantes :
Dossier de sécurité :
Dans le cas où la manifestation nécessiterait un réaménagement important de la Salle ou
présenterait des risques non prévus par le règlement de sécurité contre l'incendie dans les ERP de type L ou
à la demande de l'exploitant, un dossier de sécurité devra être constitué par l'organisateur et envoyé au
détenteur de la licence 1 qui le transmettra au Maire au moins deux mois à l'avance.
Buvette et restauration temporaire:
ère
Pour ouvrir une buvette temporaire (1 catégorie) ou/et une restauration temporaire, le locataireutilisateur devra remplir le formulaire correspondant inclus dans le dossier de location et le retourner à
l'exploitant qui le transmettra à Madame la Maire. Un accord écrit, sous la forme d'un arrêté municipal sera
établi et adressé au locataire-utilisateur dans les meilleurs délais. Le locataire-utilisateur s'engage à
respecter cet arrêté municipal.
Conformément à la réglementation, les contenants en verre sont interdits sur le site, c'est-à-dire
dans la salle, dans la cour, et dans l'espace loge.
En cas de vente d'alcool, d'ouverture de buvette sans autorisation ou de présence d'un commerçant
ambulant de petite restauration sans autorisation, le locataire-utilisateur s'expose à des poursuites.
Propriété intellectuelle :
Le locataire-utilisateur aura à sa charge les déclarations auprès des sociétés d’auteurs – SACEM
et/ou SACD - ainsi que le règlement des droits correspondants.
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Le locataire-utilisateur aura à sa charge la déclaration et le règlement au CNV- Centre National des
Variétés- de la taxe sur les spectacles applicable éventuellement.
Le locataire-utilisateur aura à sa charge d'obtenir l'autorisation des ayant droits pour l'utilisation même
partielle d'une œuvre déposée.
Droit à l'image :
Dans le cas où la manifestation serait filmée ou photographiée dans le but d'une diffusion publique
ultérieure, le public devra en être informé par affiche à l'entrée.
Dans le cas où la Salle de la Cité serait filmée ou photographiée dans un but de publicité, de
reportage ou pour tout type de diffusion publique, une demande pour l'utilisation de l'image "Salle de la Cité"
devra être faite au Maire.
VI – DROITS D'UTILISATION
L'utilisation des locaux se fera dans le respect des lois et règlements en vigueur.
Matériel de la Salle :
L'utilisation du matériel de la Salle ne peut se faire sans l'accord de l'exploitant.
Il est interdit de s'approprier ou d'emporter même à titre temporaire le matériel de la Salle. Le
détenteur de la licence 1 se réserve le droit de procéder à un inventaire du matériel à la fin de la
manifestation et avant le départ du locataire-utilisateur.
L'utilisation du téléphone ou du poste informatique de l'accueil est interdite.
Le matériel mis à disposition, dont la liste est annexée au formulaire de réservation, est propriété de
la Ville de Rennes, cette dernière assure le suivi et les contrôles périodiques réglementaires.
Toute anomalie constatée sur le matériel doit être signalée à l'exploitant; et le matériel concerné doit
être mis hors service immédiatement.
Le locataire-utilisateur est responsable du matériel qu'il aura apporté, lui ou ses soustraitants. Ce matériel doit être conforme à la réglementation ainsi que sa mise en œuvre.
Installations temporaires :
Les installations temporaires et les décorations devront être conformes aux réglementations en
vigueur. Le détenteur de la licence 1 se réserve le droit de vérifier chaque élément et leur attestation de
conformité avant l'ouverture des portes au public. Si cette ouverture devait être retardée à cause de cette
vérification, le locataire-utilisateur ne pourra prétendre à aucune indemnité, de quelque nature que ce soit.
Dans le cas de non-conformité ou d'absence de justificatifs, des mesures de sécurité devront être
prises par le locataire-utilisateur et à sa charge à la demande du détenteur de la Licence 1.
Utilisation des locaux :
Il est interdit d'apporter quelque modification définitive à la Salle de la Cité. Si ce devait être le cas
les frais ou travaux nécessaires pour un retour à l'état initial serait à la charge du locataire-utilisateur.
L'intervention sur les tableaux de distribution électrique et les instruments de levage, l'accès à la
chaufferie et aux locaux électriques sont interdits à toute personne non autorisée. Le déplacement du
matériel de sécurité et toute intervention sur le matériel fixe de la Salle sont strictement interdits.
Le matériel inutilisé, apporté par le locataire-utilisateur, sera stocké dans les endroits prévus à cet
effet et le surplus évacué de la Salle avant l'ouverture au public.
Le stationnement dans la cour et sur la parcelle Ouest devra être limité au chargement et
déchargement de matériel. Le stationnement de plus longue durée et inférieur au temps de location de la
Salle se fera rue d'Echange sous réserve que cette option (stationnement réservé) ait été demandée lors de
la réservation.
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L'organisateur devra se conformer au plan de chargement/déchargement du site (cf. code du travail
art. R4515-1 et suivants) fourni en annexe du règlement intérieur.
L'organisateur devra s'assurer de la libre circulation des autres usagers de la cour.
Tout aménagement inhabituel ou d'animations diverses dans la cour et la parcelle Ouest ne se fera
qu'avec l'accord préalable du détenteur de la licence 1 et pourra nécessiter, suivant la complexité ou la
nature des installations, la constitution d'un dossier de sécurité. Les temps de montage de ces installations
seront planifiés par l'exploitant en fonction des besoins de l'organisateur.
A son départ, le locataire-utilisateur devra laisser les locaux dans un état de propreté convenable et
de rangement correct, les déchets, papiers, gobelets et tout objet voué à la destruction ou au recyclage
devront être mis dans des containers prévus à cet effet ou évacués. Si besoin l'organisateur devra participer
à la remise en ordre de la salle, de la cour et de la parcelle Ouest (chaises, barrières, tentes….).
Le locataire-utilisateur s'engage à laisser la Ville de Rennes exécuter dans les locaux les travaux
jugés par elle nécessaire sans pouvoir réclamer à celui-ci une indemnité pour les troubles éventuellement
causés du fait de ces travaux.
L'exploitant est exonéré de toute responsabilité même sous forme de réduction du tarif de location,
dans le cas où, par le fait de force majeure, il y aurait une interruption de fourniture de gaz, électricité, eau,
connexion internet, … .
Enlèvement du matériel :
Le matériel n'appartenant pas à la Salle devra être évacué à la fin de la manifestation ou au plus
tard dans les douze heures qui suivent. Passé ce délai, la Maire fera procéder à son évacuation aux frais,
risques et périls du locataire-utilisateur.
Ouverture et fermeture des portes au public :
L'ouverture des portes au public ne pourra se faire avant l'heure déterminée sur le formulaire de
réservation et sans l'accord du représentant de l'exploitant qui comptera ou fera compter les spectateurs
entrant sur le site.
Le locataire-utilisateur devra mettre en œuvre les moyens permettant de faciliter l'accès de la salle
aux personnes handicapées.
Il est interdit de faire entrer des spectateurs par d'autres portes que celles réservées au public.
Les portes du hall ainsi que les portes extérieures (côté cour et côté rue d'Echange) devront être
rabattues pendant toute la durée de la manifestation ainsi que pendant les balances et répétitions. Charge à
l'organisateur d'en informer l'éventuel service d'ordre.
Sans pouvoir l'imposer, nous conseillons fortement les organisateurs de concerts de musiques
actuelles de mettre en place un service d'ordre de six à huit personnes incluant trois agents pour la
palpation.
Dans tous les cas, le public devra avoir quitté le site au plus tard à 1h du matin. Pour permettre une
évacuation aisée des spectateurs, la manifestation devra prendre fin au plus tard à 00h30 et
l'éventuelle buvette temporaire devra fermer à 00h15.
VII – RESPONSABILITES ET REGLEMENTATION
Entrepreneur de spectacles – détenteur de licence
Tout locataire-utilisateur organisant une manifestation comprenant une représentation de spectacle
vivant (musique, théâtre, danse...) doit être titulaire d'une licence d'entrepreneur de spectacle, conformément
à l'ordonnance n° 45-2339 du 13 octobre 1945 modifiée par la loi du 18 mars 1999. Il devra en fournir une
attestation en pièce jointe du dossier de location.
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Entrepreneur occasionnel :
Conformément à l'article 10 de l'ordonnance du 13 octobre 1945 modifiée par la loi du 18 mars 1999,
un organisateur dont l'activité principale n'est pas l'exploitation d'un lieu de spectacle, la production ou la
diffusion de spectacle et qui n'organise pas plus de six représentations par année civile est considéré
comme entrepreneur occasionnel.
Dans ce cas, le locataire-utilisateur devra impérativement déclarer la manifestation à la Direction
régionale des affaires culturelles Bretagne (DRAC), service des Licences entrepreneurs de spectacles au
plus tard un mois avant la date de représentation et communiquer le récépissé de déclaration de
spectacle occasionnel à l'exploitant.
A ce titre le locataire-utilisateur s'engage à respecter la réglementation en vigueur.
Pour information : On entend par "représentation" un spectacle joué une fois. Par exemple, un
spectacle joué deux fois dans la journée vaudra pour deux représentations, de même qu'un concert avec
deux groupes jouant successivement vaudra pour deux représentations."
--------------------L'ensemble des textes réglementaires s'appliquant à une manifestation pouvant varier en
fonction de sa nature ou d'une partie de son contenu, le locataire-utilisateur aura à sa charge de
s'informer des réglementations s'appliquant à la manifestation qu'il organise, de les respecter et les
faire respecter par le personnel sous sa responsabilité et les éventuels prestataires ou sous traitants
en contrat avec lui.
Dans tous les cas, le locataire-utilisateur ou un membre du personnel qu'il aura missionné, est
réputé compétent dans les domaines suivants :
1 - Règlement contre l'incendie et la panique dans les établissements recevant du public
2 – Respect du Code du travail
3 - Réglementation sur le bruit et les nuisances sonores
4 - Accueil du public
.
En règle générale, les manifestations accueillies à la Salle de la Cité nécessitent que
l'organisateur, ou un membre du personnel qu'il aura missionné, s'informe des réglementations
couvrant les domaines suivants :
1 - Ouverture de buvette et restauration temporaire
3 - Vente de produits divers (marchandising…)
4 - Campagne électorale
5 - Affichage sur la voie publique
Dans le cas où le représentant de l'exploitant constaterait un non respect des réglementations, il
serait de la responsabilité du locataire-utilisateur d'y remédier au plus vite. Si la manifestation devait être
écourtée ou annulée du fait de ce non-respect, le locataire-utilisateur ne pourra prétendre à aucune
indemnité, de quelque nature que ce soit.
En cas de défaillance de locataire-utilisateur (service d'ordre inadapté, non respect des règles de
sécurité….) la Maire pourra solliciter tout service d'ordre, de police ou de sécurité s'ils sont jugés
nécessaires. Les frais en découlant seront à la charge du locataire-utilisateur.
Dans tous les cas et dans la limite des pouvoirs qui lui sont attribués, la Maire pourra annuler toute
manifestation si elle le juge indispensable. Dans ce cas, le locataire-utilisateur ne pourra prétendre à aucune
indemnité, de quelque nature que ce soit.
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VIII – DEGRADATIONS ET ASSURANCE
L'organisateur et/ou le locataire-utilisateur sont responsables :
-
des accidents pouvant survenir aux tiers du fait des installations, objets, matériels et
décoration lui appartenant,
-
des détériorations susceptibles d'être causées aux matériels appartenant à la Ville de Rennes,
de son fait ou par des personnes participant, tant à la salle elle-même qu'aux diverses
installations se trouvant sur le site Salle de la Cité (Salle, cour, parcelle ouest, rue d'Échange).
Le locataire-utilisateur et/ou l'organisateur devront être assurés pour les risques liés à
l'organisation d'une manifestation publique, notamment pour les biens immobiliers et le matériel (risques
d'incendie, d'explosion, dégâts des eaux, bris de glaces). Ils devront joindre au dossier de location une
attestation de sa compagnie d'assurance.
Le locataire-utilisateur aura à charge de vérifier auprès de sa compagnie d'assurance la prise en
charge du personnel salarié ou bénévole sous sa responsabilité.
Le locataire-utilisateur disposera d'une assurance de responsabilité civile couvrant les
conséquences pécuniaires de sa responsabilité en raison des dommages corporels et/ou matériels causés à
des tiers.
Le détenteur de la licence 1 décline toute responsabilité pour trouble de jouissance ou dommages
causés à l'organisateur du fait des tiers.
La Ville de Rennes conserve sa propre responsabilité en tant que propriétaire des locaux.
IX REGLEMENT DES DIFFERENTS ET FRAIS
En cas de difficultés d'interprétation ou d'exécution du dossier de location, l'organisateur s'engage à
se rapprocher de l'exploitant pour obtenir d'éventuelles informations complémentaires et pour parvenir à un
accord amiable.
Si aucune solution n'est trouvée, le litige sera soumis au tribunal compétent.
Dans le cas où la Maire serait amenée à faire délivrer un acte extrajudiciaire (commandement ou
mise en demeure par exemple) à l'encontre du locataire-utilisateur, celui-ci devra en supporter tous les frais.
Le locataire-utilisateur reconnaît avoir pris connaissance du présent
règlement de la Salle de la Cité et s'engage expressément à le respecter.
A ____________________, le _____________________
Nom de la structure :
Le(s) responsable(s), "lu et approuvé"
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