Règlement Intérieur des VTS - Vosges Trotters Strasbourg

Règlement Intérieur.
Le Règlement Intérieur complète et précise les statuts des Vosges Trotters Strasbourg. Il
s’adresse à tous nos membres et hôtes, ainsi qu’à toutes les personnes qui participent à nos
activités. Le «Règlement de Refuge», et nos tarifs sont des annexes du Règlement Intérieur.
Ces textes sont importants. La lecture, la connaissance le respect des procédures de
sécurité a pour objectif d’assurer à tous un séjour convivial et agréable.
A) Précisions statutaires :
1. Membres actifs :

Qui est membre actif ? : Sont membres actifs, les membres de l’Association qui participent
régulièrement aux activités de l’Association et contribuent activement à la réalisation de ses
objectifs. Chaque membre du Comité soumet à la dernière réunion annuelle du Comité, les
personnes dont il propose qu’elles bénéficient de la qualité de membre actif durant l’année
suivante. En particulier peuvent être proposées les membres qui ont participés
personnellement (ou leur conjoint) à au moins un W.E. de travail complet (deux journées) dans
un de nos refuges. Un hôte qui rempli cette condition peut bénéficier de la qualité de membre
actif dès le 1er janvier qui suit son admission. Peuvent également bénéficier de la qualité de
membre actifs, les membres qui ont, au moins deux fois dans l’année à la demande du
Comité, accueilli et encadré un groupe d’hôtes dans un de nos refuge.

Les adhésions conjointes : Dans le cas d’une adhésion conjointe des deux membres d’un
couple, la qualité de membre actif de l’un des conjoints bénéficie à l’autre conjoint.
2. Fichier :

Contenu et Fonctionnement : Un fichier des membres est tenu par le Comité de Direction.
Le fichier dont l’existence est déclarée à la C.N.I.L. est géré selon les dispositions légales en
vigueur. Les renseignements le contenu du fichier et les adresses électroniques (courriel) ne
peuvent être communiqués à des tiers non Vosges Trotters Strasbourg. Ils ne peuvent en
aucun cas être utilisés à des fins commerciales.

Mises à jour : Les données d’état-civil et d’adresse sont mises à jour dès que le Comité en a
connaissance. Pour permettre aux Vosges Trotters de vous adresser le bulletin, pensez à
nous communiquer tout changement d’adresse ou d’état - civil.
3. Cotisation :

Payable quand ? A qui ? La cotisation est payable dès le 1er janvier de l’année en cours et
avant tout séjour dans un de nos refuges. Le règlement de la cotisation est à adresser à
l’assistante du Trésorier Mme Edith MEYER 4, rue de la Bosse 67000 STRASBOURG.

Comment recevoir sa carte de membre ? Pour recevoir à domicile la carte de membre,
indispensable pour retirer la clef de nos refuges, joindre au règlement de la cotisation une
enveloppe timbrée libellée à votre adresse. Les cartes de membres des personnes qui n’ont
pas joint d’enveloppe timbrée sont mises à disposition lors de l’Assemblée Générale.

Paiement tardif : Si le 1er septembre de l’année en cours, un membre n’a pas payé la
cotisation de l’année, une lettre est adressée en courrier simple à la dernière adresse connue
du membre défaillant. Cette lettre de rappel demande le règlement de la cotisation annuelle
qui est majorée de la somme de 5€ en règlement des frais engendrés par la procédure de
rappel. Passé un délai de 60 jours après l’envoi de la lettre de rappel, si la cotisation n’est
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toujours pas réglée, la radiation du membre défaillant peut être mise à l’ordre du jour d’une
prochaine réunion de Comité.
4. Fonctionnement des instances :

Vote par correspondance : Aux Assemblées Générales Extraordinaires un membre qui
souhaite voter par correspondance peut remettre ou envoyer son vote à n’importe quel
membre Vosges Trotters qui sera présent à l’Assemblée.

Modalités pratiques de ce vote par correspondance : Le votant par correspondance devra
utiliser les bulletins de vote et les enveloppes blanches mises à la disposition par le club. Il
mettra son bulletin dans la petite enveloppe cachetée sans signe distinctif. Il mettra cette
enveloppe dans une autre enveloppe avec une photocopie de sa carte de membre de l’année
en cours. Il cachettera également cette deuxième enveloppe qu’il signera.

Contrôle : Le Président informera l’Assemblée, dès son ouverture, du nombre de votants par
correspondance. L’identité des votants par correspondance est portée sur la liste de présence,
avec la mention «votant par correspondance». Les enveloppes seront conservées et annexées
au P.V.

Vote par correspondance aux réunions de Comité. Il n’y a pas de formalisme particulier à
respecter pour ce type de vote : (possibilité de voter par télécopie, E Mail).
B) Fonctionnement de nos refuges:
1. Accéder aux refuges.

La clé de refuges : Les dépôts de clefs rendent ce service bénévolement. Penser
impérativement à téléphoner pour vérifier les jours et heures d’ouverture avant de vous rendre
sur place. Merci de respecter les heures de fermetures de repos et les règles de courtoisie. La
clef peut être prise chez :
Nicole LIGNEL 32 R du Champ du Feu 67130 BELMONT
Tel 03 88 97 30 90
Présenter la carte de
membre de l’année en cours.
(Gîte)
Auberge HAZEMANN Champ du Feu 154 rue de la Serva
Présenter la carte de
67130 BELMONT.
membre de l’année en cours.
Tel 03 88 97 30 52
Boulangerie LANG à 68380 MUHLBACH .
Présenter la carte de
membre de l’année en cours.
Tel 03 89 77 71 24 (fermé le mercredi et le dimanche a.m.)
Ferme Auberge DEYBACH au GASCHNEY.
Présenter la carte de
membre de l’année en cours.
Tel 03 89 77 63 73 (fermé le mercredi)
Ferme Auberge ROTHENBRUNNEN PETIT BALLON
Présenter la carte de
membre de l’année en cours.
Tel 03 89 77 33 08 (fermé le lundi et en janvier)
Marie Christine KELLER 15a rue des Pêcheurs 67114
ESCHAU 03 88 64 01 10 (appeler Marie Christine KELLER avant
de retirer la clef)

Présenter la carte de
membre de l’année en cours
remettre un chèque de
caution de 80 euros.
Rendre la clé : Les clés sont à retourner immédiatement après le séjour (en tenant compte
des horaires d’ouverture des dépôts de clefs) Il est strictement interdit de remettre la clé à une
tierce personne (sauf accord ponctuel du Comité).
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
Nombre maximum de personnes autorisées : Veuillez respecter strictement la limite de
capacité de nos refuges, (16 personnes à la Campanule. 19 personnes au Bockswasen 49
personnes au Champ du Feu).
2. Le règlement des taxes de séjour.

L’inscription : Toute personne se rendant à nos refuges doit s'inscrire dès son arrivée sur
le Cahier de Refuge.

Règlement : Les tarifs des taxes de séjour sont affichés dans nos refuges. Votre règlement,
de préférence par chèque à libeller à l'ordre des ‘Vosges Trotters Strasbourg’ (à écrire en
toutes lettres) est à insérer dans une enveloppe mise à votre disposition. Mentionner votre
nom sur cette enveloppe, la date de votre séjour et le numéro d’ordre qui figure sur la feuille
de séjour. Glisser l’enveloppe dans la boîte aux lettres qui fait office de caisse. En cas de
difficultés contacter, dès que possible, le Trésorier Vincent PHILIPPS [email protected]
ou 06 88 16 74 09.

Tarifs spéciaux : Les Vosges Trotters, Colmar / Mulhouse / Marckolsheim / Sélestat
bénéficient du tarif membre, ainsi que les adhérents d’un club affilié à la Fédération Française
de Ski, sur présentation de leur carte de membre ou licence de l'année en cours.
3. Inviter des hôtes et des groupes.

Combien d’hôtes un membre peut - il inviter ? Tout membre de l’Association (ou son
conjoint) peut être accompagné de quatre hôtes. Pour une gestion optimale et pour le confort
de chacun, une autorisation préalable est à demander au chef de refuge avant le séjour de
plus de quatre hôtes ou d’un groupe. Le membre reste responsable des hôtes qu’il
encadre. Si le membre de l’Association est accompagné de son conjoint, lui même membre à
titre personnel, le couple peut être accompagné de huit hôtes.

Tarifs spéciaux ‘grand groupe’ : Lorsqu’une réservation est faite par un ‘grand groupe’ le
refuge est considéré comme complet. Il est alors réservé au groupe qui paie un tarif
‘forfaitaire grand groupe’

Gestion des réservations, une demande de réservation pour le séjour d’un ‘grand groupe’
doit être formulée au Chef de Refuge. La réservation n’est définitive qu’à réception par le Chef
de Refuge du règlement par chèque du montant total du séjour libellé à l’ordre des Vosges
Trotters Strasbourg. En cas d’annulation totale ou partielle du séjour aucun remboursement ne
sera effectué (sauf accord du comité).

Groupes informations des membres : Les membres ont connaissance à tout moment du
planning des réservations de ‘grands groupes’ en consultant le site internet des Vosges
Trotters Strasbourg http://www.vosges-trotters-strasbourg.fr/. L’information peut également
être obtenue auprès des chefs de refuge par téléphone.

Réservations ‘petits groupes’ : La réservation doit être confirmée par le versement
d’arrhes. Ces séjours peuvent être programmés tardivement et ne sont pas obligatoirement
mentionnés sur le site internet. Il est demandé à ces groupes d’accueillir les autres
membres Vosges Trotters dans la limite du nombre de places disponibles et de permettre
une cohabitation paisible entre les membres du groupe et les autres personnes.

Groupe d’enfants : Toute personne organisant un séjour pour un groupe de jeunes de
moins de 18 ans et / ou d’enfants dans un de nos refuges, devra obtenir une autorisation
du Comité.

Groupe d’enfants : durée des séjours : Les séjours de groupes de jeunes de moins de 18
ans et / ou d’enfants mineurs, sont interdits par la réglementation régissant la sécurité dans les
refuges, au Bockswasen et à la Campanule, pour une durée supérieure à 24 heures. Au
Champ du Feu ce type de séjour ne peut excéder 5 jours.
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4. Sécurité :

Consignes de sécurité : Pour votre sécurité respectez strictement les consignes de sécurité
qui sont affichées et détaillées dans le Règlement de Refuge et sur les affiches de chaque
Refuge. Le membre qui accompagne et encadre un ou des hôtes est responsable de
l’information à donner à chaque hôte, pour assurer sa sécurité. Pensez à alerter les
responsables du club de toutes anomalies.

Installation de sécurité : les portes coupe-feu sont équipées de système de fermeture
automatiques. Il est interdit de neutraliser ces dispositifs, ces portes doivent être maintenues
fermées en toute circonstances. Il est interdit également de neutraliser les systèmes d’alarme
incendie. Veuillez à ne pas encombrer les sorties de secours qui doivent restées dégagées.

Pour appeler les secours : Au Bockswasen et à la Campanule, la Commission sécurité
impose qu’au moins une personne présente, dispose d’un téléphone portable en état de
fonctionnement. Il est destiné à alerter les secours.

Interdiction de fumer : Il est strictement interdit de fumer dans nos refuges pour des raisons
de sécurité et de respect de la loi Evin. En effet nos refuges sont classés établissement
recevant du public.

Casiers : il est interdit d’entreposer des produits inflammables de quelque nature que ce soit
dans les casiers.

Au Bockswasen et à la Campanule, durant la nuit la clef du Refuge doit être accrochée à
proximité de la porte de sortie du refuge. Avant de se coucher, chaque séjournant doit
connaître l’endroit où se trouve la clef.
5. Points importants divers.

Durée des séjours : Nos refuges ne peuvent être considérés comme résidence permanente
ou domicile fixe. Un membre peut séjourner tous les week-ends et aussi durant 8 semaines,
cumulées par année civile sur nos trois refuges. Un membre désirant séjourner plus longtemps
doit en faire la demande au Comité.

Anciens membres : Tout ancien membre, "exclu" ou "radié" des V.T.S. doit être refusé à nos
refuges.

Radio télévision : Une radio peut être utilisée en sourdine, sans déranger les autres
séjournants. La télévision est interdite à nos refuges.

Les animaux : Les chiens et tous autres animaux sont strictement interdits à nos refuges
et sur les propriétés du club.

Couvertures : Il est formellement interdit d'emporter les couvertures à l'extérieur.

La casse : Il est de rigueur que la casse se paye.

Les effets personnels : En son absence, les affaires d'un membre ne peuvent en aucun cas
être entreposées dans nos refuges. Les objets personnels et les victuailles doivent être rangés
dans les casiers ou remportés. Les Vosges Trotters de Strasbourg ne peuvent être tenus pour
responsable, de la disparition des objets appartenant à ses membres. En cas d’oubli d’objets
dans un refuge il faut en informer dès que possible le Chef de Refuge. A défaut ces objets
sont considérés comme propriété de l’Association.

Engagement de dépenses : Dans la limite de leur mandat, seul le Chef de Refuge et son
adjoint sont habilités à engager des dépenses pour leur refuge. Un achat effectué sans leur
accord ne pourra donner lieu à remboursement, sauf cas de force majeure.

Autorisation de travaux : Dans un refuge, seul le Chef de Refuge et son adjoint sont habilités
à engager des travaux, à modifier une installation, à déplacer le mobilier et à modifier les
rangements.

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C) Assurance et Responsabilités.

Proposition d’activité et acceptation de risques : Lors des journées de travail, et des
manifestations organisées par les Vosges Trotters, un programme est établi par les
Responsables du Club. Ce programme est proposé aux membres et hôtes présents. Il est de
la responsabilité de chacun : membre, conjoint, enfant, hôtes, d’accepter ou de refuser les
propositions de tâches à accomplir. Chacun prendra sa décision en fonction de ses capacités
physiques, de ses compétences techniques, de la difficulté de la tâche proposée et de son
état de santé. En aucun cas une tâche ne doit être imposée.

Sorties (pédestres, ski, raquettes etc) et Responsabilité Individuelle : La difficulté et
l’itinéraire des sorties pédestres proposées sont annoncés avant le départ. Il est de la
responsabilité de chacun : membre, conjoint, enfant, hôtes, tiers, d’accepter ou de renoncer à
la sortie. Chacun prendra sa décision en fonction des conditions météorologiques, de ses
capacités physiques et de son état de santé. La personne qui propose la sortie a pour unique
mission et objectif de proposer une sortie amicale. Il n’a pas de diplôme ni de brevet. Chacun
reste pleinement responsable de son rythme, de son itinéraire, de l’observation des risques,
météorologiques, ou liés au parcours emprunté.

Gymnastique / Activités Sportives et Responsabilité Individuelle. En fonction de la
difficulté des exercices et de l’activité proposée il est de la responsabilité de chacun : membre,
conjoint, enfant, hôtes, tiers d’accepter ou de renoncer à l’activité. Chacun prendra sa décision
en fonction de ses capacités physiques et de son état de santé.

Assurance limite des garanties : Le club est assuré en Responsabilité Civile uniquement.
Les membres, conjoint et enfants, bénéficient de cette garantie. Elle couvre uniquement les
dommages accidentels qui pourraient être causés «aux tiers» (les personnes autres que : soimême et les membres de sa famille). Les dommages (corporels ou matériels) subis et causés
à sa propre personne et aux membres de sa famille ne sont pas garantis. Les dommages
corporels peuvent être couverts par la souscription d’une licence-carte neige (obligatoire pour
la participation à toute compétition sportive.) Les membres et hôtes sont responsables de
la souscription de cette assurance facultative. Ils renoncent à se retourner contre les V.T.S. en
cas d’absence de cette garantie d’assurance.

Licences : La souscription d’une licence est obligatoire, pour participer aux séances de
gymnastique d’entraînement au ski, et à toutes compétitions organisées par les Vosges
Trotters Strasbourg.
D) INFORMATION DES HOTES :

Obligation d’informer les hôtes : Le membre V.T.S. qui encadre un ou des hôtes est
responsable de l’information de ses hôtes. Il est chargé de leur résumer les informations
contenues au Règlement Intérieur et de Refuge. En particulier il doit les informer du
paragraphe Assurance et Responsabilités, et de tous les aspects liés à la sécurité des
personnes et des biens.
E) INFORMATION DES MEMBRES :

Information des membres : Ce règlement est remis à chaque nouveau membre lors de son
admission. Il est consultable avec le Règlement de Refuge dans chaque Refuge. Les
modifications sont portées à la connaissance des membres par le bulletin.
LE COMITE
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