responsable planning accueil

Responsable Planning Accueil
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1) Missions principales
Gestion du planning d’occupation des chambres
Gestion administrative des résidents
Gestion de l’accueil de la maison
Gestion administrative des espaces communs
Participe activement à l’image de marque de la CIUP
2) Activités principales
A) Gestion du planning d’occupation des chambres
Assurer l’organisation et l’optimisation des activités de réservation, de facturation et de
gestion des dossiers résidents.
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Gestion du planning d’occupation prévisionnelle des chambres dans le cadre de
la politique tarifaire de la maison et des critères d’admissions de la CIUP
Traitement des demandes de réservation (tous types de séjours), des
contingents (brassage), des partenariats et des options
Relation avec le service des Admissions (étudiants, chercheurs, artistes et
groupes) pour le traitement des dossiers
Communication et échanges avec les partenaires institutionnels
Suivi du taux d’occupation des chambres et du chiffre d’affaire
Détermine les prévisions d’activités et les transmets aux services concernés
B) Gestion de l’accueil
Assurer un accueil convivial et répondre aux besoins et attentes des résidents et futurs
résidents de la maison
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Assurer la relation entre la clientèle et le personnel de la maison afin d’aider le
client dans tout ce qui peut faciliter son séjour
Maîtrise du front et du back office :
- Check-in et check-out des résidents
- Services à la clientèle : contrôle et gestion des lignes téléphoniques et
Internet clients
- Ecouter les besoins et attentes des résidents afin de leur répondre et de les
informer sur les services disponibles dans la Maison et la CIUP en général
Coordonner le travail du personnel d’accueil et transmettre les consignes aux
prestataires de sécurité, au chef d’équipe ménage et à l’ouvrier de maintenance.
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Maîtrise du front et du back office :
- Préparation de la rooming list
- Transmission des questions techniques à l’ouvrier d’entretien
Est responsable de la tenue et de la propreté de la réception
Est responsable de la bonne relation et de l’accueil avec les résidents
Forme régulièrement les personnels d’accueil à leur outil de travail et aux
nouvelles évolutions technologiques
C) Gestion administrative des résidents
Toutes tâches administratives liées à l’arrivée, au séjour, au départ des résidents et au
bon fonctionnement de la Maison
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Constitution et suivi des dossiers des résidents
Création / diffusion et mise à jour des notes et documents internes et externes
d’accueil et d’information. Tient à jour les tableaux d’affichages
Responsabilité de la validité des documents transmis aux résidents
Accompagnement administratif du résident (document CAF, attestation de
domicile)
Collaboration avec les services généraux de la CIUP et les autres maisons
Mise à jour des bases de données et des fichiers informatiques
Encaissements des redevances et autres, clôture et contrôle quotidien des
caisses et coffres, préparation des remises en banque régulièrement
Gestion des comptes débiteurs
Archivages
Applique et fait appliquer les procédures de son périmètre d’action
D) Gestion administrative des espaces communs
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Gestion des contrats-cotisations et réservations
E) Participe à l’image de marque de la CIUP
Cette liste de missions est non exhaustive et peut être complétée ponctuellement en
fonction des nécessités du service.
3) Compétences requises
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Niveau Bac+2 (ex : BTS Hôtellerie ou Tourisme)
Utilisation des logiciels informatiques bureautiques (Word, Excel, Outlook,
Internet et logiciel hôtelier)
ouverture à l’international / Bonne connaissance des clients en fonction des
différentes nationalités
Pratique indispensable de l’anglais (lu, parlé et écrit)
Qualités d’écoute et d’accueil, diplomatie et discrétion
Capacités d’initiative, d’autonomie, d’organisation et d’anticipation dans le
travail,
Esprit d’équipe
Dynamisme
Bonne présentation et sens du service
4) Expériences souhaitées
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Expérience d’accueil d’une clientèle étrangère ou de coopération internationale
Expérience dans la gestion du planning/accueil en hôtellerie ou tourisme (type
centrale de réservation/ chef de réception hôtel/responsable planning)
5) Organisation du travail
Temps plein 35 heures hebdomadaires (fourchette de 8h à 19h selon planning)
Travail le samedi et le dimanche occasionnellement
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