Guide de passation entre chefs d`établissement

Passation entre Chefs
d’établissement
GUIDE | DIRECTION DIOCESAINE| CHEFS D’ETABLISSEMENT
CHANGEMENT DE CHEF D’ÉTABLISSEMENT
Juin 2016
Passation de documents et informations
entre : .........................................................................................................
chef d’établissement partant
et : ...............................................................................................................
chef d’établissement prenant ses fonctions en septembre ................
ont été transmis les documents et informations suivantes :
Tutelle, Mission éducative et pastorale de l’établissement
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Contacts avec la tutelle, organismes de formation propres à la tutelle
Compte rendu des dernières visites de tutelle
Orientations diocésaines de l’Enseignement catholique de Paris
Protocole de coordination entre chefs d’établissement le cas échéant
Membres, fonctionnement et comptes rendus du conseil d’établissement
Projets éducatif, d’établissement, pédagogique…
Volet pastoral du projet d’établissement (avec organisation de l’heure spécifique en 1er degré)
 Compte rendu du conseil pastoral
 Calendrier annuel de l’animation pastorale
 Relations avec la paroisse : contacts…
Gestion, Administration
Contrats, Gestion économique et immobilière
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Contrats des classes de l’établissement avec l’État et avenants
Règlement intérieur des élèves de l’établissement, règlement intérieur du personnel
Carnet d’adresses des contacts propres à l’établissement
Membres, fonctionnement et comptes rendus de réseaux d’établissements
Calendrier annuel des tâches (voir propositions ci-dessous)
Codes d’accès aux différents services (FORMELIE, ANGE , clé OTP), ordinateurs,
photocopieurs…
Statuts, membres et comptes rendus d’AG et de CA de l’Ogec
Bilan, comptes et annexes, budget prévisionnel et infos nécessaires pour son élaboration
Contacts comptes bancaires et moyens de paiement
Rapport Indices
Tableau récapitulatif de tous les contrats en cours
Relations avec l’association propriétaire : statuts, titre d’occupation (bail, commodat…)
Schéma directeur immobilier, Plan pluriannuel d’investissement, Travaux en cours
État des demandes de subvention
Plans de l’établissement, Installations sportives…
Clés de l’établissement répertoriées
Direction diocésaine | 76 rue des Saints-Pères, 75007 Paris | 01 45 49 61 10 | www.ec75.org
 Outils de communication : site internet (et sa maintenance), journal, plaquette …
Sécurité, Assurances
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Contrats d’entretien et vérifications réglementaires obligatoires
Contrats d’assurance bâtiments et responsabilité civile
Registre de sécurité, ventilation des prescriptions et compte-rendu des visites de sécurité
Document unique de prévention des risques professionnels
PPMS (Plan particulier de Mise en sûreté)
Plan de continuité en phase pandémique
Personnel enseignant
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Procès-verbaux d’installation des enseignants dans l’établissement
Responsabilités données aux enseignants (professeurs principaux, coordinateurs…)
Matériel pédagogique
Fonctionnement de la salle des profs. et outils de communication, affichage, trombinoscope
Personnel non enseignant
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Registre du personnel
Contrats de travail des personnels non enseignants
Fiches de poste, entretiens annuels, organigramme
Planning du personnel non enseignant
Cahier des délégués du personnel ; Comité d’entreprise le cas échéant
Élèves
Administratif
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Registre des élèves inscrits (1er degré)
Inscriptions : dossier, organisation et concertation en réseau (établissements environnants)
Informations sur la base élève
État statistique, si possible des cinq dernières années, des effectifs de début d’année
Registre de soin et mesure d’urgence
Dossiers Accidents
Dossier Maltraitance
PAI médicaux, PAP, PPS, dossiers MDPH en cours
Pédagogique
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Emplois du temps
Liste des élèves par classe avec les décisions de passage ou non dans la classe supérieure
Livrets scolaires
Dossier de suivi élèves à BEP : équipes de suivis, projets particuliers, PPRE
Organisation de l’aide personnalisée et accompagnement éducatif
Comptes rendus des concertations et des conseils de maîtres de l’année en cours (1er degré)
Activités périscolaires et
Associations culturelles et sportives
 Activités périscolaires (organisation, financement, horaire)
 Centre de loisirs
 Associations culturelles et sportives
DIRECTION DIOCÉSAINE | PASSATION ENTRE CHEFS D’ETABLISSEMENT | PAGE 2
Repères pour élaborer un échéancier en premier degré
IEN – Mairie – Rectorat
Enseignement catholique de Paris
Journée de rentrée des CE
Septembre
Attestations prise de fonction,
Situation du personnel
enseignant/horaires/
effectifs/emplois du temps,
Prévisions ouverture/fermeture
Effectifs de rentrée
à saisir dans l’application ANGE ,
FORMELIE (pour les PES), Plan de
formation
Octobre
Clé OTP (nouveau CE)
Session des CE
Saisie des informations dans ANGE
(enquête lourde)
FORMELIE
Août
Novembre
Décembre
Janvier
Février
Mars
Demande de mutation pour le CE
Début de la procédure d’une
inscription dans un collège
public
Demande installations sportives.
Dossiers d’affectation 6e Public
Demande heures stages remises
à niveau
Avril
Mouvement du personnel enseignant :
envoi des dossiers
Mouvement du personnel : publication
des postes
Dossier formation en école
Mai
Evaluations nationales
CE1/CM2
Commission de recours
Juin
Mutations,
Demandes heures de périéducatives et stages de remises à
niveau (été)
Projet PAC
Évaluation des suppléants
Juillet
Ecole
Pré-Rentrée
RV avec Monsieur le Curé de la paroisse,
fixer avec le président de l’OGEC les 3 dates
CA et AG de l’année
Registre matricule
Catéchisme : inscriptions
Activités extra-scolaires
Réunions de classes
Évaluations diagnostiques
Stage accueil des suppléants
Organiser l’exercice d’évacuation incendie
Début des activités extra-scolaires
AG Apel
Courrier rentrée en 6e, et date de réunion de
6e (réseau)
Modalités d’inscription
Semaine du goût
Célébration de la Toussaint
CA arrêté des comptes
Sondage réinscriptions
Début des inscriptions
Célébration de Noël, marché de Noël
Inscriptions, Préparation des stages de remise
à niveau (printemps)
Réinscriptions
Réunion fin d’année CE
Réunion préparation fête
Célébration de Pâques
Préparation calendrier année suivante,
Préparation stages de remise à niveau (été)
Organisation des travaux de l’été
Commandes.
Concertation livrets de compétences,
Remise aux CM2 : dossiers scolaires et
attestations exeat
Invitations fête école, spectacles, activités
extrascolaires
Bourses aux livres
Concertation bilan d’année
Préparation de la pré-rentrée
Envoi courrier rentrée aux familles
Autres ressources
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Film de l’année (pour la direction d’un établissement public) sur esen.education.fr
Démarches de fermeture et d’ouverture d’établissement scolaire sur www.ec75.org
Règles de conservation et de destruction des archives : BO n° 24 (2005), Docogec
Consulter les ressources des syndicats de CE (vademecum des tâches annuelles, et
autres exemples d’échéanciers…)
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Repères pour élaborer un échéancier en second degré
Rectorat, Collectivités
Enseignement catholique de Paris
Journée de rentrée des CE
Prise de fonction,
Situation du personnel
enseignant/horaires/
effectifs/emplois du temps
demandes d’avenants au contrat
Effectifs de rentrée à saisir dans
l’application ANGE,
FORMELIE / plan de formation
(suite)
Août
Septembre
Octobre
Novembre
Début de la procédure
d’inscription dans étab. publics
Demandes de subvention
d’investissement
Session des CE
Saisie des informations dans
FORMELIE
Plan de formation (fin)
ANGE (enquête lourde)
Demande de mutation pour le CE
Décembre
Janvier
Demande installations sportives.
Mouvement du personnel
enseignant : envoi des dossiers
Février
Mars
Avril
Mai
Juin
Dossiers d’affectation 2de Public
Demande heures stages remises
à niveau
Dépôt des tarifs
Mouvement du personnel :
publication des postes
Évaluations 5e
Mutations,
Demandes heures
accompagnement et stages de
remises à niveau (été)
Juillet
Commission d’appel
Évaluation des suppléants
Réunion de fin d’année des CE
Collège-Lycée
Pré-Rentrée
RV avec Monsieur le Curé de la paroisse, fixer
avec le président de l’OGEC les 3 dates : CA et
AG de l’année
Journée d’insertion 6e/2de, Rencontre avec la
paroisse, Activités extra-scolaires
Réunions de classes, Photos
Evaluations
Organiser l’exercice d’évacuation incendie
AG Apel
Modalités d’inscription
Organisation découverte des métiers
Célébration de la Toussaint
CA arrêté des comptes
Inscriptions 6e/2de
Conseils de classe
Sondage réinscriptions,
Célébration de Noël
Conseils de classe
Inscriptions brevet
Stage 3e (organisation du jury)
Inscriptions (fin)
Réinscriptions
Finaliser TRM, AG OGEC
Préparation des stages de remise à niveau
(printemps), TPE
ASRR 5e/3e
Jury Histoire des Arts
Célébration de Pâques
Organisation du brevet, bac
Réunion de secteur pour brevet
Vœux orientation 3e
Conseil de classe
Préparation calendrier année suivante,
Préparation stages de remise à niveau (été)
Organisation des travaux de l’été
Commandes
Concertation livrets de compétences
Conseils de classe
Planning brevet
Emplois du temps
Bourses aux livres
Concertation bilan d’année
Préparation de la pré-rentrée
Envoi courrier rentrée aux familles
Autres ressources
–
–
–
–
Film de l’année (pour la direction d’un établissement public) sur esen.education.fr
Démarches de fermeture et d’ouverture d’établissement scolaire sur www.ec75.org
Règles de conservation et de destruction des archives : BO n° 24 (2005), Docogec
Consulter les ressources des syndicats de CE (vademecum des tâches annuelles, et
autres exemples d’échéanciers…)
Ce document établit des liens vers de nombreuses ressources sur le web.
Pour y accéder, téléchargez ce document à l’adresse : www.ec75.org/documents/passationce.pdf
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