Procédure Achat du Groupe AUDIENS
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Procédure Achat du Groupe AUDIENS
Procédure Achat du Groupe AUDIENS Description de la procédure 2 – Les principales étapes Pour la procédure achat les principales étapes de ce processus sont les suivantes : 1 - Expression Définition du besoin 3 - Analyse du marché et des besoins / sourcing 2 - Elaboration du cahier des charges 4 - Stratégie achat 5 - Appel d’offre Consultation 6 - Analyse des offres Négociation et choix final 7 Contractualisation 8 - Pilotage et suivi 2 – Diagramme des tâches à effectuer Processus Achat Expression / definition du besoin Service utilisateur Besoin d’un bien ou d’un service Service Achat Service Juridique Contrôle facture Estimation financière des coûts internes Cartographie du besoin Elaboration du cahier des charges Cahier des charges fonctionnel Rédaction du cahier des charges Analyse du marché et des besoins / sourcing Proposition de fournisseurs Sourcing Stratégie Achat Choix du type de consultation Appel d’offre ’ Consultation Remise du dossiers aux fournisseurs Analyse des offres Négociation et choix final Participation à l’analyse technique – avis consultatif Analyse global des offres – Recommandations ou décisions Contractualisation Transmission des éléments qualitéset/ou reporting Transmission des éléments au service juridique pour contrat Relecture partie juridique du cahier des charges Relecture, verification des contraintes légales Préparation de contrat Mise en signature et envoi du contrat Enregistrement Suivi différents axes (contrat, juridique, financier,..) Pilotage et suivi Contrôle Gestion Suite info du Service Achat, prend en compte les actes de changements juridiques S’assure du respect ’ des clauses de productivité Le Service Achat informe des changements juridiques du fournisseur Stratégie achat En fonction de la vision du marché et du besoin exprimé par le demandeur, l’acheteur propose une stratégie achat au demandeur. Pour les dépenses <3K€ TTC : démarche achat simplifiée o Demande d’achat faite auprès du service achat o Choix d’un fournisseur dans le panel de fournisseurs référencés Les fournisseurs sont référencés sur plusieurs critères qui sont différents selon la famille d’achat concernée (santé financière, prestations réalisées, tarif, RSE, mode opératoire,…). Le service achat assure la veille du panel. o Demande de devis. Trois devis minimum sont demandés. Les devis conservés sont uniquement les originaux, éventuellement les formats électroniques. o Négociation éventuelle par le service achat o Emission d’un bon de commande. Pour les dépenses comprises entre >3K€ TTC jusqu’à 20K€ TTC : démarche achat avec mise en concurrence o Demande d’achat faite auprès du service achat o Consultation au minimum de 3 fournisseurs. Les fournisseurs sélectionnés sont à même de répondre au besoin exprimé et les critères de sélection sont prix, qualité, délai, RSE. o Négociation éventuelle par le service achat o Emission d’un bon de commande ou d’un contrat Pour les produits, on effectue un bon de commande sauf cas spécifique « produit atypique ». Pour les prestations, on effectue un contrat. Pour les dépenses >20K€ TTC : consultation avec mise en concurrence Appel d’offres classique si le seuil est < à 120K€ TTC Appel d’offres Règlementé si le seuil est > à 120 K€ TTC pour les services et les fournitures Un appel d’offres règlementé est une procédure d’achat portant sur : Des biens (fournitures de bureau, équipements informatiques, …), des services (prestations intellectuelles, hébergement site internet, sous traitance,…), des travaux (BTP,…). Sa spécificité : Des procédures dites « formalisées » dont les étapes sont précisément décrites et strictement encadrées, Il existe 3 types de procédures : Ouverte (Toutes les entreprises potentiellement intéressées locales ou étrangères peuvent répondre), Restreinte (L’entreprise adjudicatrice ne met en concurrence que ses fournisseurs habituels), Dialogue compétitif (La procédure de dialogue compétitif est une procédure dans laquelle le pouvoir adjudicateur conduit un dialogue avec les candidats admis à y participer en vue de définir ou de développer une ou plusieurs solutions de nature à répondre à ses besoins et sur la base de laquelle ou desquelles les participants au dialogue seront invités à remettre une offre). Les délais à prévoir sont : démarche achat simplifiée : entre 2 et 10 jours, démarche achat avec mise en concurrence : entre 10 et 20 jours, démarche avec appel d'offres réglementé ou standard : Procédure ouverte : 3 mois à 4 mois, Procédure restreinte : 4 mois à 5 mois, Procédure en dialogue compétitif : 5 à 6 mois