Salles de conférence, ou comment optimiser l`image

DOSSIER SALLES DE CONFERENCE
Salles de conférence ou comment o
Le système lombaire « Kinematic »
épouse la courbe du dos, le
mécanisme synchrone permettant
de s’adapter à chaque mouvement
du corps. (Herman Miller)
L
a montée en puissance des nouvelles technologies permettent
aux entreprises d’améliorer le partage de l’information et les
délais de transmission. Mais, les contacts humains sont toujours
essentiels ! En effet, les rendez-vous à distance ne remplaceront
jamais les contacts humains. Échanges, dialogues, présentations,
etc., la communication à distance comporte des limites dans
certains processus d’information, de création et d’échanges, et
les rencontres humaines continuent d’être indispensables pour
avancer. La superficie, mais aussi l’emplacement des fenêtres,
des prises électriques et connexions, sont les propriétés inhérentes de la salle de conférence qu’il faut considérer. Ces éléments déterminent les types d’aménagements possibles et leurs
dispositions. Si l’entreprise rénove ou réhabilite ses différents
espaces, il convient de définir avant la réalisation, les critères
auxquels l’espace de conférence devra répondre.
C’est dans ce contexte qu’apparaît toute l’importance d’une
salle de conférence. Elle est un lieu clé de l’entreprise, un espace
qui sert à rendre les rencontres plus riches et plus interactives.
C’est dans la salle de réunion que l’on fait avancer les projets.
Confortable et conviviale, mais aussi techniquement aménagée
pour accueillir les outils bureautiques, la salle de réunion doit
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Une salle de conférence est un
espace consacré aux rencontres
professionnelles, qui vise à réunir
les conditions optimales de
communication. Cet espace doit
pouvoir accueillir tout à la fois les
collaborateurs internes et externes
à l’entreprise. Il s’agit du lieu de
réception par excellence, un espace
clé qui définit l’image de l’entreprise.
Le choix de l’ambiance dans laquelle
l’entreprise souhaite immerger ses
intervenants est à prendre en compte.
Cette atmosphère va se caractériser en
fonction du choix des matériaux, des
nouvelles technologies, du décor et de la
luminosité. L’évaluation de ces critères va
permettre de sélectionner le mobilier et
les différentes technologies nécessaires,
pour un aménagement réussi et
opérationnel. Mais, aujourd’hui,
les flux d’informations numériques
représentent un aspect considérable
des échanges professionnels, alors
comment définir l’importance d’une
salle de conférence ?
répondre à des exigences variées. Le budget mis à disposition
est un critère de sélection essentiel. Les ressources financières
vont orienter le choix du mobilier, la qualité des matériaux, et
la place dédiée aux nouvelles technologies. Si l’entreprise dispose d’un budget suffisant, elle peut faire appel à une société
prestataire, qui prendra en charge l’entière réalisation de sa salle
de conférence, de la définition de ses besoins, jusqu’au suivi
de l’ouvrage après réception. « La salle de conférence, c’est un
peu la vitrine de l’entreprise. Si son objectif est de fidéliser ses
clients, elle aura tendance à accorder un budget important en
matière d’aménagement, pour que sa salle de conférence soit
confortable et innovante. Mais, penser qu’il y a un modèle de la
salle de conférence idéale est une utopie ! Tout est une affaire
de personnalisation : il faut être à l’écoute du client et de ses
besoins ! », commente Jacques Simonian, P.D.G. de la société
Tertiam spécialisée dans l’aménagement des espaces d’entreprise, qui est, par ailleurs, ingénieur en bâtiment de formation. La société, qui emploie une dizaine de personnes dont plus
de la moitié sont des architectes ayant une double formation
(architecture et technique du B.T.P.), est un gage de qualité de
conception et d’exécution du projet. Le double positionnement
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ptimiser l’image de l’entreprise
de la société Tertiam lui permet de répondre parfaitement à cette Spécialiste français reconnu du siège de bureau, Addform intègre
nécessité de cohérence et de pertinence puisqu’elle travaille au quotidien son savoir faire. Son objectif est de promouvoir
sur la structure externe et interne d’un bâtiment. Construire la qualité en apportant des solutions astucieuses : mobile et
les espaces intérieurs apporte, en
flexible, la chaise « Fly » s’adapte à
effet, une connaissance indubitable
tous les espaces. Son assise rabattable
des besoins de l’utilisateur interne
et ses deux roulettes en font l’allié
et permet d’apporter réactivité et
par excellence des conférences en
intelligence lors de la conduite et de
extension.
l’exécution du projet.
Les grands groupes sont de plus en
Autant les notions de confort et
plus importants ! Alexandre Boude bien-être sont intégrées lors la
chard, chef de produits au sein de
conception d’un poste de travail,
la société Haworth, en explique les
autant l’ergonomie des sièges est bien
conséquences : « Leurs collaborateurs
souvent négligée dans les salles de
ont une implication élargie dans des
conférence. Et le premier dommage
structures où les niveaux hiérarchicollatéral des réunions interminables :
ques se réduisent. Face à l’accroisles lombaires !
sement de ces échanges, les outils
Avec la gamme « Zody_System 89 »,
de travail à distance montrent parfois
Haworth souhaitait créer un siège
leurs limites, le besoin de proximité
« haut de gamme » répondant à des
directe garde de beaux jours devant
critères ergonomiques supérieurs
lui ». Avec le règne des nouvelles
au reste du marché. Le siège de
technologies, il faut être en mesure
conférence est idéal dans les salles
de les intégrer harmonieusement. Si
de réunion, de conférence et de
le paper-board reste indémodable,
formation. Le design caractéristique
de nouveaux outils d’animation et de
et l’excellente ergonomie de ce
communication ont fait leur entrée.
siège de travail se retrouvent dans
De l’informatique à la téléphonie, la
la forme et le style. Le piétement est
Tertiam s’est constituée un réseau de partenaires
salle de réunion doit répondre à leurs
disponible en noir, gris métallisé ou
associés avec lesquels elle travaille depuis de longues
exigences spécifiques, et pas seulealuminium poli. Avec, en option,
années : une excellente cohésion d’équipe et une
ment en matière d’alimentation et de
une assise à mémoire de positions.
réactivité sans failles dans la réalisation des travaux.
réseaux. Le mobilier et la configuraL’embase pivotante de 5 branches sur
tion changent selon les outils utilisés.
patins offre une grande stabilité sans
Par exemple, dans une salle offrant également des possibilités mobilité excessive. Destiné aux salles de conférence, ce modèle
de visioconférence, les participants sont plus proches les uns s’utilise par conséquent avec des accoudoirs et un dossier fixes.
des autres pour être tous dans le champ de la caméra.
En outre, la hauteur fixe de
l’assise ainsi que l’option
permettant le retour autoÉlément souvent clé d’une conférence à ne pas
matique garantissent une
négliger : le siège !
disposition harmonieuse et
ordonnée des sièges dans
Après avoir évoqué les plans et leurs aspects modulaires, il ne les salles de conférence
faut pas oublier un élément essentiel d’une réunion réussie : et de réunion. Ce modèle
le siège ! Il est en effet primordial que celui-ci offre un bon pour salles de réunion vient
confort, sous peine de voir les participants se tortiller et manquer compléter la gamme de
de concentration. Prenant en compte ce paramètre de confort sièges Zody_System 89. Le
non-négligeable, les sièges doivent pouvoir jouer la modularité design harmonieux, d’un
en fonction du type de réunion et pour ce faire, s’empiler bout à l’autre de la gamme,
permet d’aménager tout
type environnement, avec
beaucoup de souplesse et
d’harmonie.
Votre dos vous remercie !
facilement. Il est d’ailleurs courant d’utiliser des solutions mobiles, sièges sur roulettes, pour un gain de temps et d’efficacité.
Conférence de formation d’un jour ou réunion d’une heure,
les grandes présentations nécessitent du mobilier robuste, facile
à installer et à ranger : le siège « Eastside » de Steelcase est un
siège empilable qui se distingue par une assise profonde, une
mousse ergonomique taillée procurant un confort optimal !
En série, le modèle « Zody_
System 89 conférence »
se décline soit en version
rembourrée, soit avec un
dossier résille. (Haworth)
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Le siège « Areon » est
disponible en coloris
carbone noir ou titanium,
tout aluminium, avec
options piètement et bras
d’accoudoirs chromés.
(Herman Miller)
Siège légendaire exposé au MOMA de New York, le siège
« Aeron » signé Herman Miller est un modèle en termes de
design et d’ergonomie. Création des designers Don Chadwick
& Bill Stumpf, il a été pensé et conçu en trois tailles. Son tissage
laisse passer l’air et assure, grâce à son élasticité, une répartition
parfaite du poids du corps.
Les accoudoirs en cuir ou en vinyle sont réglables en hauteur
et s’orientent vers l’intérieur ou l’extérieur selon la position de
travail. Son support lombaire, réglable en profondeur, assure
un maintien parfait du dos. « Aeron » offre une assise adaptée
à chaque utilisateur : les manettes de réglage et de fonctionnement sont faciles d’accès quand l’utilisateur est assis et les
icônes indiquent clairement la fonction de chaque manette. Le
système de bascule offre une liberté de mouvement et garantit
un confort optimal à chaque personne.
Le siège « Setu » est fabriqué avec 44 % de matières recyclées et il est
recyclable à 93 %. Disponible à partir de 613 € HT. (Herman Miller)
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COBI, une innovation
éco-responsable signé Steelcase
Produit sur le site Steelcase de Sarrebourg, France, Cobi
est un siège de réunion exempt de PVC ! Grâce à la méthode d’Analyse du Cycle de Vie (ACV), Steelcase est en
mesure d’évaluer l’impact environnemental du produit afin
de définir les objectifs de réduction de cet impact. Cette
méthode basée sur la certification ISO 14044 a été retenue
par l’Union Européenne pour l’évaluation des impacts environnementaux. Cette méthode nous permet de mesurer
l’impact du produit à chaque stade de son cycle de vie.
Son emballage est composé à 100 % de carton recyclé et
à 30 % de film PEbd (polyéthylène basse densité) recyclé.
L’encre utilisée est à base d’eau et sans solvant sur l’emballage ! Avec Cobi, c’est 16 % d’éléments recyclés en
termes de poids.
Steelcase innove avec
« Cobi », un siège conçu
spécifiquement pour stimuler
la collaboration et pour
favoriser la concentration et
l’interaction des utilisateurs.
Le fabricant de siège de bureau Herman Miller édite un nouveau
modèle en 2010. Baptisé « Setu », ce siège multifonction est
dédié aussi bien aux postes de travail qu’aux salles de réunion.
Sa structure alvéolaire en polypropylène et sa membrane textile (une sélection de 12 coloris mouchetés) lui confèrent « un
confort d’assise immédiat », selon Alain Froger, directeur de
Herman Miller en France.
La hauteur d’assise est réglable et les accoudoirs sont en option. Le piètement en aluminium peut être à 4 branches (avec
patins) ou à 5 branches (avec roulettes). Le poids total du siège
affiche 9 kg, ce qui est presque un poids plume face aux autres
modèles du marché.
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29 - Octobre 2010
DOSSIER SALLES DE CONFERENCE
Un espace figé ou modulable ?
Il faut donc aménager une salle de conférence. Mais pas n’importe laquelle. Pour qu’elle soit digne de ce nom, il est conseillé
de répondre à cette question : figée ou modulable ? En effet,
selon la superficie des lieux et le nombre de participants, la
nature du mobilier varie. Si la conférence est figée, on privilégiera une table ovale, plus conviviale, avec ou sans trou en
son milieu. La table de conférence est le lieu de la rencontre
et du savoir. L’intégration parfaite des techniques de présentation modernes dans un mobilier en ébénisterie éveille des
sentiments positifs et durables. Véritables outils de la société
de l’information, l’ordinateur portable et le vidéoprojecteur
sont devenus absolument indispensables dans l’environnement des salles de conférence et de réunion. Savoir fusionner
intelligemment le mobilier et la technologie des médias sans
jamais perdre de vue l’ergonomie et l’esthétisme, tel est le
défi qui a été relevé lors de la création du système de tables
de conférence « a_con conference » signé Haworth. Invisible
au premier abord, la technologie est intelligemment intégrée
dans le mobilier de conférence en toute discrétion ; avec la
réglette d’électrification pivotante en aluminium anodisé, les
connexions sont modifiables et personnalisables en fonction
des besoins. Le vidéoprojecteur est logé sous la réglette multimédia et la projection à l’écran s’effectue indirectement sur
une surface miroir.
L’espace aura-t-il plusieurs usages ? La salle de conférence
à l’avantage de pouvoir répondre à plusieurs situations qu’il
convient de déterminer. Si elle doit servir à la fois d’espace de
réunions internes, de formations professionnelles, et de lieu
La table de conférence alliant qualité et technologie :
« a_con conference », signée Haworth.
d’échanges avec des collaborateurs externes, il faut déterminer son organisation et ses fonctionnalités en fonction de ces
différentes situations. Si la réunion exige plus de modularité,
on préfèrera une table carrée avec une forme de trapèze dans
un angle, afin d’être en mesure de jouer différentes configurations. En ce sens, le mobilier doit être liégé et facilement
manipulable, avec des éléments indépendants les uns des autres.
Resadia et Lifesize lancent une offre de visioconférence professionnelle :
Vi@comPro
«Simplicité, modularité, maîtrise budgétaire : la visioconférence
par Resadia est désormais à la portée de toutes les PME et
organismes publics multi-sites, qui voudraient optimiser leur
management et leurs réunions. Alors que les entreprises et les
collectivités territoriales s’engagent dans des démarches de
réduction de leur empreinte carbone et cherchent à réduire
leurs frais de déplacements, la visioconférence s’impose comme
une solution évidente. Les distances disparaissent et le dialogue
est constructif.
Le groupement Resadia a décidé de miser sur cette niche
historique pour en faire une de ses spécialités. Dans ce but,
il s’est associé à l’éditeur Lifesize et à l’opérateur SFR, pour
proposer une solution clé en main, baptisée Vi@comPro. La
visioconférence est une des green-technologies qui génèrent
le plus d’économies « immédiates » pour les entreprises.
Pourquoi un partenariat ?
Le groupe Resadia et Lifesize ont signé un partenariat technologique pour la mise en œuvre d’une offre de visioconférence
en haute définition.
Apparu 2003, l’américain Lifesize fait aujourd’hui une percée en
France avec une solution de visioconférence d’une qualité haute
définition, qu’il a choisi de positionner à des prix abordables.
« Pour conforter notre stratégie de développement, nous avons
voulu être référencé par le groupe Resadia », explique Fabrice
Emmonet, responsable commercial de Lifesize en France. Pascal
Chavernac, co-gérant de Resadia, explique la valeur ajoutée de
cette solution : « Le client n’a plus à se soucier de la technique ;
nos équipes fournissent et installent le matériel sur site. Il paie
un abonnement fixe par salle de réunion équipée, quelque soit
le nombre de réunions en visioconférence réalisées ».
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« Vi@compro » : une solution clé en main ! (Resadia/Lifesize)
DOSSIER SALLES DE CONFERENCE
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DOSSIER SALLES DE CONFERENCE
ERGONOMIE
Les TMS : pourquoi faut-il plutôt prévenir que guérir ?
A l’occasion de la 7ème « Semaine pour la Qualité de Vie au Travail » (S.Q.V.T), le réseau A.N.A.C.T.(1) a réalisé avec l’institut CSA
un sondage sur la perception qu’ont les salariés des troubles musculosquelettiques (T.M.S.).
Pour la 7ème édition de la S.Q.V.T., la thématique portait sur les
troubles musculosquelettiques (T.M.S.).
L’appellation «troubles musculosquelettiques» (T.M.S) est
connue par une majorité de salariés (55 %) mais seulement
un peu plus d’un tiers (35 %) déclare savoir précisément ce
qu’elle recouvre. Les salariés semblent fortement exposés aux
T.M.S. En effet, le sondage révèle que plus de 7 salariés sur 10
déclarent ressentir au moins une douleur associée aux T.M.S.
(72 %). La localisation des principales zones d’affection se situe
au niveau du dos (50 %) et à l’épaule/ nuque (45 %). Les autres
zones du corps touchées par les T.M.S sont le poignet (25 %),
le genou (17%) et le coude (16%).
Les salariés ne semblent pas tous égaux face aux T.M.S.
Tous les secteurs d’activités et toutes les catégories socioprofessionnelles sont touchés. Mais, on constate que les plus exposés
à ces douleurs sont les ouvriers, les salariés des secteurs du
B.T.P. ou de l’industrie/énergie ainsi que les salariés ayant plus
de 20 ans d’ancienneté. Les T.M.S. constituent un véritable
désagrément pour une partie des salariés concernés, tant au
niveau de l’intensité (22 % déclarent insupportables/fortes) que
de la gêne occasionnée (65 % déclarent qu’elles les gênent
beaucoup/un peu).
Un lien évident entre les douleurs ressenties et les conditions
de travail : l’entreprise et le cadre de travail sont pointés du
doigt par une grande partie des salariés qui souffrent de ces
troubles. Plus des trois quarts des salariés attribuent les T.M.S.
à l’exercice de leur métier (dont 25 % totalement et 52 % en
partie). Les ouvriers, les salariés de P.M.E. et les salariés ayant
plus de 20 ans d’ancienneté attribuent encore davantage leur
T.M.S. à l’entreprise. La quasi totalité des salariés (96 %) est
exposée à au moins un risque « organisationnel » ou « biomécanique ». Plus précisément, 87 % se déclarent confrontés à
au moins un risque organisationnel : le travail dans l’urgence
(74 % des salariés s’y déclarent confrontés), le sentiment d’être
débordé (58 %), les aléas, incidents ou dysfonctionnement (50
%) sont les principaux déterminants mis en avant sur l’aspect
organisationnel.
De plus, 73 % des salariés estiment être soumis à au moins un
risque biomécanique : position statique (40 %), répétitivité des
gestes (39 %), minutie et précision des gestes (33 %), efforts
physiques (32 %) ou postures inconfortables (31 %).
La très grande majorité des salariés a le sentiment de bénéficier
de facteurs protecteurs (autonomie, soutien, liberté) à l’apparition de T.M.S. : 91% des salariés déclarent qu’ils disposent
d’une certaine autonomie dans l’organisation de leur travail,
83 % qu’ils ont les moyens de faire un travail de qualité. 80 %
des salariés interrogés estiment qu’ils ont reçu la formation
suffisante pour faire leur travail, 80 % également que leur poste
de travail leur autorise une grande liberté de mouvement, 79 %
qu’ils peuvent compter sur le soutien de leurs collègues en cas
de difficulté. Toutefois, moins des deux tiers des salariés (63 %)
déclarent pouvoir bénéficier d’un soutien de leur hiérarchie.
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T.M.S. : un sujet sensible !
Les T.M.S. sont un sujet qui semble encore difficile à aborder
dans la sphère professionnelle, peut- être parce qu’il constitue un aveu de faiblesse de la part du salarié, celui-ci est peu
enclin à l’évoquer avec son supérieur hiérarchique (30 %),
les représentants du personnel (19 %) ou les responsables des
ressources humaines (14 %). Le salarié choisit d’abord son
médecin traitant pour en discuter (81 %) et, dans une moindre
mesure, le médecin du travail (62 %) et les collègues (62 %),
ces derniers assurent avant tout un rôle d’écoute.
Les salariés semblent être contraints de s’adapter sans autre
issue que de mettre en danger leur santé. En effet, une majorité
de salariés (52 %) a eu à faire face à des conséquences de ces
douleurs, certains se retrouvant « en arrêt de travail » (32 %)
ou pire encore « quittant leur emploi » (6 %), « engageant une
reconversion professionnelle » (8 %). Les solutions intermédiaires constituent encore l’exception à la règle « votre poste
a été aménagé » (17 %), « l’organisation de votre travail a été
modifiée » (15 %).
Les actions de prévention sont encore minoritaires et perçues
comme plutôt efficaces
Des actions de prévention des T.M.S. sont observées dans
certaines entreprises mais elles sont encore minoritaires (43
%) et perçues par les salariés comme étant d’une efficacité
relative (68 % efficaces dont 57 % assez efficaces et 11 % très
efficaces). Pourtant, les salariés des entreprises qui mènent des
actions de prévention, mettent en avant des actions diverses,
de la formation (72 %) et la sensibilisation des salariés (67 %),
au changement d’organisation (55 %). Le fait de solliciter un
expert des T.M.S. est moins pratiqué (40 %).
Quant aux salariés d’entreprises n’ayant pas d’actions de prévention des T.M.S., ils manifestent de nombreuses attentes.
Certaines de leurs attentes rejoignent les actions menées dans les
entreprises : « sensibilisation des salariés » (88 %) et « formation »
(83 %). D’autres attentes, en revanche, sont en décalage par
rapport aux pratiques des entreprises, comme « faire participer les salariés à l’analyse et à la recherche de solutions pour
prévenir les T.M.S. » (83 %), « renforcer les équipes en cas de
surcharge de travail » (81 %), « le fait de résoudre rapidement
les problèmes de fonctionnement » (80 %) ou encore « faire
appel à des experts de la question » (70 %).
(Source : Un sondage ANACT-CSA (2))
Depuis 2004, le réseau ANACT organise la « Semaine pour la Qualité de Vie
au Travail ». Ce rendez-vous annuel commence par un sondage national sur la
perception des français de leurs conditions de travail, avec un thème différent
chaque année.
(2)
1000 salariés -échantillon représentatif des salariés français actifs occupés de
18 ans et plus- ont ainsi été interrogés par téléphone à leur domicile entre le 29
mars et le 3 avril 2010.
(1)
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Agnès Morel
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Le mobilier du manager a peu évolué en comparaison de celui
de ses collaborateurs !
Il y a pourtant une grande diversité de managers et de management, avec une constante : les réunions sont fréquentes ! Le
mobilier de bureau doit tenir compte de cette tendance.
Compte tenu des tensions économiques actuelles, réduire les
coûts revêt une importance capitale. Les entreprises souhaitent
optimiser leur surface au sol et doivent pouvoir organiser des
réunions ou des conférences efficaces. Pour la plupart des tables
de réunion, l’installation et l’utilisation ne sont pas intuitives.
L’amélioration du taux d’occupation des salles de réunion
équipées de produits intelligents permet de réduire les coûts de
manière significative. Les utilisateurs ont besoin de flexibilité,
ils doivent pouvoir reconfigurer une salle facilement et gérer
rapidement l’alternance entre sessions d’information, réunion
de collaborateurs et conférence. Spécifiquement conçue à cet
effet, la table « Flip Top Twin », signée Steelcase, présente un
double avantage d’usages multiples et de mécanisme simple.
Installer, utiliser, reconfigurer, plier ! Grâce à sa flexibilité et
sa modularité, cette table bilatérale assure une utilisation optimale des espaces de réflexions. Un mécanisme de sécurité
assure la stabilité de la table et est aisément accessible de tous
côtés. L’électrification préinstallée permet aux utilisateurs une
mise en place rapide et un accès aisé au réseau électrique. Le
INFO
Toujours très astucieux, Steelcase pense à des sièges
spécifiquement pour les conférences : « NOD » est un
siège conçu pour répondre à trois objectifs, se déplacer,
stocker et ajuster. Ce siège sur roulette intègre une tablette. Il sera disponible à partir de novembre 2010.
raccordement électrique entre les tables est simple à effectuer
et la réunion peut alors débuter.
Alternatives aux solutions traditionnelles qui séparent les espaces
de travail individuels et ceux de réunion, les gains de place, de
temps et d’espace sont évidents. La salle de réunion est prête
à tout moment, tout simplement !
La table « Flip Top Twin » :
un mobilier modulable conçu
pour le stockage - vue table
pliée et vue table en action.
(Steelcase)
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