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Royaume du Maroc
Ministère des Affaires Etrangères
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logement
logement
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Le Royal Mansour
Riad 1 chambre de
Riad 2
le petit déjeuner est compris dans
luxe
chambres
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Riad 1
chambre
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chambres single
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Le Sofitel
suite single
prestige
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tarifs
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Royaume du Maroc
Ministère des Affaires Etrangères
et de la Coopération
Programme de la 4ème réunion Ministérielle
du Groupe des Amis du Peuple Syrien
et les modalités d’organisation
12
1) Date et lieu de la réunion
La réunion se tiendra à Marrakech le Mercredi 12 Décembre 2012 au « Plais
des Congrès de la Palmeraie » de l’Hôtel « Palmeraie Golf Palace ».
2) Programme de la réunion
Mercredi 12 Décembre 2012 :
9h 45 – 13h : Réunion Ministérielle du Groupe des Amis du Peuple Syrien
(Salle Al Atlas)
13h 15 :
Photo souvenir des Chefs de Délégations participantes devant
le Palais des Congrès
13h 30 :
Conférence de presse dans l’espace « La Pergola » en face du
Palais des Congrès
14h :
Déjeuner officiel offert par M. le Ministre des Affaires Etrangères et
de la Coopération en l’honneur des participants :
-
Pour les Chefs de délégations : Salle Crystal.
Pour les autres participants et les invités porteurs de « badges » et
de flotteurs : le Grand Restaurant de l’hôtel Holiday Inn, adjacent
au Palais des Congrès de la Palmeraie.
3) Nombre des délégués autorisés dans la salle de la Réunion
a) Pour les délégations présidées par les Ministre des Affaires Etrangères :
Le Ministre + Deux (02) Délégués
b) Pour les délégations présidées par une personnalité d’un autre niveau :
Le Président de la délégation + un (01) délégué
c) Les sièges à l’intérieur de la salle de réunion officielle seront disposés
sur cette base.
d) Des écrans géants seront installés dans le Hall et au sous sol du
Palais des Congrès pour permettre aux autres membres de
délégations et participants de suivre les travaux de la réunion.
4) Interventions :
Les Ministres des Affaires Etrangères des pays Membre du Groupe auront la
priorité d’intervenir pour une durée ne dépassant pas 3 minutes.
Les Présidents des délégations des pays qui ne sont pas représentés au
niveau des Ministres des Affaires Etrangères sont invités à soumettre leurs
interventions écrites au secrétariat de la Réunion.
13
5) Formulaire d’inscription, d’arrivée et de départ :
Les membres des délégations participantes sont tenu de remplir les
formulaires d’inscription, d’arrivée et de départ (annexe 1) et de l’envoyer au
PC dont les adresses électroniques et les numéros de fax sont mentionnés au
paragraphe 15 et ce, avant le 11 Décembre 2012, terme de rigueur.
6) Badges de participant et flotteurs d’accès au lieu de la réunion.
a) Un badge de participation, avec photo, sera délivré à chaque participant
sur la base des informations contenues dans le formulaire de
participation.
b) Les badges seront délivrés aux participants à l’aéroport Med V à
Casablanca et à l’aéroport Menara à Marrakech, ainsi qu’à la salle
« Bridge » de l’hôtel Palmeraie Golf Palace à partir du 10/12/2012.
c) En plus des badges, des pins et de flotteurs seront délivrés aux
participants sur la base des informations contenues dans le formulaire
de participation comme suit :
-
Un Pin au Chef de la délégation qui lui permettra d’accéder à tous
les espaces du palais des congrès.
-
Un flotteur vert qui permet l’accès à la salle de réunion.
-
Un flotteur rouge qui permet l’accès au Palais des Congrès à
l’exception de la salle de réunion.
d) Les pins, les badges et les flotteurs seront disponibles à partir du
10 Décembre 2012.
e) Pour des raisons de sécurité, le port de badges, de flotteurs et de pin est
impératif tout au long des travaux de la Réunion.
7) Traduction
Une traduction simultanée en langue arabe, française, anglaise et espagnole
sera assurée durant les travaux de la réunion.
8) Vols privés
a)
Les pays disposant d’une autorisation permanente de survol et/ou
d’atterrissage sont priés de communiquer au Ministère les coordonnées
des Vols spéciaux.
14
b)
Les pays ne disposant pas d’une autorisation permanente de survol
et/ou d’atterrissage sont priés d’envoyer une demande au PC
conformément au formulaire joint en Annexe 2.
c)
Les Ambassades accréditées au Maroc sont tenues d’informer le PC,
par écrit, s’il s’agit d’un vol d’état où d’un aéronef privé affrété.
9) Bagages
a) L’assistance des Ambassades accréditées au Maroc est sollicitée
pour assister à la réception des délégations de leur pays ainsi qu’à la collecte
des bagages aux aéroports et leur acheminement vers les lieux de résidence
des délégations, le cas échéant.
b) Les Ambassades accréditées au Maroc sont tenues de saisir le PC, par
écrit, sollicitant une autorisation des autorités de l’Aéroport pour utiliser un
véhicule de l’Ambassade pour la récupération des bagages des vols spéciaux.
10)
Transport intérieur
a) Le Ministère des Affaires Etrangères et de la Coopération mettra à la
disposition des Ministres des Affaires Etrangères et des Chefs de délégations
des pays participant une voiture avec chauffeur du 10 au 13 Décembre 2012.
b) Le transport des autres participants des aéroports Med V de Casablanca
et de Marrakech Menara vers les hôtels mentionnés dans le paragraphe 11
(point b) sera assuré les 10 et 11 Décembre 2012 à l’arrivée, et des hôtels aux
aéroports de Casablanca et de Marrakech les 12 et 13 Décembre 2012 au
départ par des Mini Bus et ce, selon les renseignements mentionnées dans le
formulaire d’inscription, d’arrivée et de départ.
c) Pour bénéficier du service de transport aller-retour des hôtels au Palais
des Congrès de la Palmerais, les participants peuvent faire des réservations
dans les hôtel mentionnés au paragraphe 11 (point b) à travers l’adresse
électronique « altitude°altitudevoyages.ma. Ceux ayant fait des réservations
aux hôtels « Palmeraie Golf Palace » et « Holiday Inn » n’auront pas besoin de
transport vu que les deux hôtels sont adjacents au Palais des Congrès.
d) Durant la tenue de la Réunion, les Mini Bus feront le départ des hôtels
vers le palais des Congrès à 8h et 8h 30 et du Palais des Congrès vers les
hôtel à 15h et 16h.
e) Si les Ambassades accréditées à Rabat souhaitent mettre à la
disposition de leurs délégués des véhicules diplomatiques, elles sont tenues de
communiquer au PC les numéros d’immatriculation des voitures utilisées ainsi
que les noms des chauffeurs afin de leur délivrer un badge spécial leur
permettant d’accéder au périmètre du palais des congrès.
15
11) Le séjour
a) Les frais de séjour seront à la charge des délégations des pays
participant.
b) Les hôtels ci-après accorderont des prix préférentiels aux délégués
ayant fait leur réservation à travers l’adresse électronique :
Altitude° altitudevoyages.ma.
Première catégorie
Mamounia
Suite
Hivernage
(en logement
seulement)
Suite Agdal
(en logement
seulement)
Suite executive
Parck
(en logement
seulement)
7 249,50
8 849,50
12 049,50
Suite
Prestige
(en
logement
seulement)
17 549,50
Petit Déjeuner
380
Royal Mansour
Riad
1 chambre
Riad
1 chambre de luxe
Riad
2 chambres
16 500
21 500
48 500
Petit Déjeuner compris
Sofitel
Chambre
Single
Supérieur
2400
Chambre Single
de Luxe
Suite Single
Prestige
2700
4400
16
Petit Déjeuner compris
Deuxième catégorie
Palmeraie Golf Palace (5 Etoiles)
Dont depend le Palais des Congrès
Chambre
simple
Suite Junior
1456
2688
Suite Senior Appartement
3864
1479
taxes
Petit
Déjeuner
compris
50
Holiday Inn-Palmeraie (5 Etoiles)
Adjacent au Palais des Congrès
Chambre
simple
Suite Junior
1356
2688
Suite Senior Appartement
3864
1479
Taxes
Petit
Déjeuner
compris
50
Troisième catégorie:
Atlas Medina (4 Etoiles)
Chambre simple
850
Petit déjeuner compris
Quatrième catégorie:
Atlas Asni (4 Etoiles)
Chambre simple
580
Petit Déjeuner compris
17
Cinquième Categorie:
Semiramis (4 Stars)
Chambre simple
435
Petit Déjeuner compris
•
Les tariffs susindiqués sont en Dirham marocain
12) Visas
a) Les participants des pays soumis au régime de visa pour entrer dans le
territoire marocain sont tenus de postuler pour l’obtention d’un visa
d’entrée auprès des représentations diplomatiques et postes consulaires
du Royaume du Maroc dans leur pays de résidence.
b) Pour les participants soumis au régime de visa pour enter au Maroc et
résidents dans des pays où le Maroc n’a pas de représentation
diplomatique où postes consulaires, ils sont tenus de faire parvenir au
PC une demande accompagnée d’une copie des pages principales de
leur passeport et de lui communiquer la date de leur arrivée, le nom de
la compagnie aérienne, le numéro de vol ainsi que leur adresse e-mail
pour qu’il puisse leur envoyer les autorisations pertinentes.
13) Port d’arme
a) Les Ambassades accréditées au Maroc dont les chefs de délégation
seront accompagnés d’agents de sécurité porteur d’arme sont tenues
de présenter au PC une demande (annexe 3) qui sera soumise aux
autorités marocaines compétentes pour approbation.
b) Pour les pays qui n’ont pas de représentation diplomatiques au
Maroc, ils sont tenus d’envoyer directement au PC, une demande
d’autorisation de port d’arme conformément au formulaire joint en
annexe 3
14) Presse
a) Pour avoir une accréditation, les journalistes doivent remplir le
formulaire disponible sur le site Internet du Ministère des Affaires
Etrangères et de la Coopération : www.diplomatie.ma
b) Les demandes d’accréditation doivent être adressées à la Direction de
la Diplomatie Publique et des Acteurs non Gouvernementaux à l’adresse
électronique : amispeuplesyrie4@ maec.gov.ma.
18
c) Seuls les journalistes accrédités seront autorisés à accéder à la salle de
presse, à la salle de la Réunion et à la conférence de presse. Ces
journalistes sont tenus de porter constamment leur badge, le flotteur
jaune ainsi qu’une pièce d’identité.
d) Les badges seront remis aux journalistes uniquement les 10 et 11
Décembre 2012 dans la Salle Bridge de l’Hôtel « Palmerais Golf Palace »
e) L’espace réservé à la presse se trouve à la salle Bowling
f) La conférence de presse se tiendra dans l’espace « La Pergola ».
15) PC
Pour toutes autres informations, les participants sont invités à contacter la
Cellule de Liaison aux adresses électroniques et au numéro de fax suivants :
1ère Adresse électronique : [email protected]
2ème Adresse électronique : [email protected]
Fax n° : 00212-537-660117
Pour le transport intérieur et les réservation d’hôtels, les participants pourront
contacter, également, le numéro de téléphone suivant : 00212-661203585
19
Annexe (1)
Formulaire d’inscription, d’arrivée et de départ
-La Quatrième Réunion Ministérielle
du Groupe d’Amis du Peuple SyrienMarrakech le: 12/12/2012
Pays:
Pour le Chef de la Délégation:
Photo
Informations Personnelles
Prénom
Nom
Fonction
N° de Téléphone
Adresse e-mail
Coordonnées d’arrivée et de départ
Jour d’arrivée
N° de Vol
Heure d’arrivée
Jour de départ
N° de Vol
Heure de départ
Aéroport
Nom de l’hôtel
Régime alimentaire
Aéroport
Observations
20
Pays:
Pour les members de la délégation
Photo
Informations Personnelles
Prénom
Nom
Fonction
N° de Téléphone
Adresse e-mail
Coordonnées d’arrivée et de départ
Jour d’arrivée
N° de Vol
Heure d’arrivée
Jour de départ
N° de Vol
Heure de Départ
Aéroport
Nom de l’hôtel
Régime alimentaire
Aéroport
Observations
21
Annexe 2)
Formulaire de demande d’autorisation de survol et d’atterrissage
Pays
Type d’avion
Compagnie aérienne
N° d’immatriculation
Code d’appel
Liste et noms de passagers
Liste et nombre de l’équipage
Point d’entrée
22
Annexe (3)
Autorisation de port d’arme
Pays:
Nom et prénom
Date et lieu de naissance
Type et n° du passeport
Type d’arme
N° de serie
Nombre de munitions
Date , heure et aéroport
d’entrée de l’arme
Date , heure et aéroport de
sortie de l’arme
23
Royaume du Maroc
Ministère des Affaires Etrangères
et de la Coopération
PROGRAM OF THE 4TH MINISTERIAL MEETING
OF THE GROUP OF FRIENDS OF THE SYRIAN PEOPLE
AND PERTAINING ARRANGEMENTS
24
1- Date & Venue
The Meeting will be held in Marrakech, December 12, 2012 at the Ennakhil Convention
Center of (Le Palais des Congrès of the Palmeraie Golf Palace).
2- Program of the Meeting
Wednesday, December 12th, 2012
09H45 - 13H00 : Ministerial Meeting of the Group of Friends of the Syrian People
(Atlas Room)
13H15:
Group Photo op of the Heads of participating Delegations
(In front of the Convention center)
13H30:
Press Conference at (La Pergola) located in front of the Convention
Center
14H00
Lunch in Honor of the Participants hosted by H.E the Minister for Foreign
Affairs & Cooperation
Head of Delegations: Crystal Room
Other participants & Holders of Badges & Floaters: Holiday Inn (large
Restaurant next to Convention Center )
-
3- Number of delegates inside the Meeting Room
a- Delegations headed by Ministers for Foreign Affairs: MFA + 2
b- All others: Head of the Delegation + 1
c- The sitting arrangements at the Official Conference Room will be addressed accordingly
d- Big Screen TV’s will be installed in the hall adjoining the Meeting Room and the lower
level of the Convention Center to enable the other participants to follow of the meeting
4 - Statements
- Ministers For Foreign Affairs will have the priority to take the floor for a maximum of 3
minutes for every one.
- Delegations not represented by Ministers For Foreign Affairs are invited to submit their
written statements to the Secretariat of the Meeting.
5- Accreditations/Arrivals & Departures
All participants should submit to the Command Center, through the two e-mail addresses and
the fax number mentioned in paragraph 15, the Accreditations, Arrivals & Departures
Applications no later than December 11, 2012. (Annex/1)
25
6- Participants ID’s & Floaters
a- All members of Delegations will have Meeting Photo Badges according to the
accreditations applications that should be duly completed.
b- The Badges will be delivered at the two Airports Mohammed V in Casablanca, Menara in
Marrakech & Bridge Room at the Palmeraie Golf Palace Hotel starting December 10, 2012.
c- In addition to the Badges, floaters will be delivered to allow participant’s access to the
conference venue and are as follow:
•
•
•
Pin : Head of Delegations, allows access to all areas of the Convention Center
Green Floater: Allows access to the Conference Room
Red Floater : Allows access to the Convention Center only and not to the Meeting
Room.
d- The Pins, Badges and floaters will be available starting December 10, 2012.
e- For security reasons, participants must carry their badges & floaters at all time throughout the
duration of the Meeting.
7- Interpretation:
Simultaneous interpretation will be available in Arabic, French, English and Spanish during
the Meeting.
8- Private Aircrafts:
a- Countries that are holders of Over fly and or landing permanent authorizations should
submit the references of the latter to the Ministry of Foreign Affairs & Cooperation.
b- All other countries should submit a request to the Command Center in order to secure the
appropriate authorizations (Annex/ 2).
c- The Embassies accredited in Morocco should specify to the Command Center whether the
Aircraft is State owned or chartered
9- Luggage
a- Embassies accredited in Morocco should submit to the Command Center a written request
to be forwarded by the latter to the Offices of the Airports to secure access to one of its
vehicles to the tarmac to handle the luggage of the delegation onboard the private Aircrafts.
b- Embassies accredited in Morocco are hereby invited to assist at the arrival of their
respective delegations in handling the luggage at the Airports and eventually their
transportation to the lieu of residences.
26
10- Transportation:
a- The Ministry of Foreign Affairs & Cooperation will provide a courtesy vehicle with a
driver for the Ministers for Foreign Affairs and the heads of delegations from December 10 to
December 13, 2012.
b- For the other members of delegations, the Ministry of Foreign Affairs & Cooperation will
offer transportation by Mini Vans from and to the two Airports, Mohammed V in Casablanca
and Menara in Marrakech, at arrivals ( 10-11 December 2012) to the hotels listed in section
11/(b) and on Departures (12-13 December 2012).
c- As for delegations willing to benefit from transportation from and to the Hotels to the
Convention Center, it is mandatory to arrange for their reservations at the facilities through:
[email protected] as listed in section 11/b.
There is no need for transportation arrangements for delegations accommodated at the
Palmeraie Golf Palace or Holiday Inn, as these two facilities are located near the Convention
Center.
d- The Mini Vans will be available at the entrance of the Hotels from 08:00am and 08:30am
to the Convention Center, and from 3:00pm and 4:00pm to the Hotels.
c- It is necessary for Embassies accredited in Morocco willing to arrange for the ground
transportation of their respective delegations, to submit to the Command Center the
registration numbers of the vehicles and the names of the drivers in order to get the
appropriate vehicles access passes for the perimeter of the Convention Center.
11- Accommodation:
a- The delegations shall be responsible for their accommodation’s expenses.
b- The following Hotels will grant discounts to the members of delegations if reservation is
made through [email protected]
First Category:
Mamounia
Suite Hivernage
(housing only)
Suite Agdal
(housing only)
Executive Suite
Parck (housing
only)
Prestige Suite
(housing
only)
Breakfast
7 249,50
8 849,50
12 049,50
17 549,50
380
27
Royal Mansour
Riad
1 room
Riad
1 luxious room
Riad
2 rooms
16 500
21 500
48 500
Breakfast is included
Sofitel
Superior Single
room
Single room
Luxury
Single Suite
Prestige
2400
2700
4400
Breakfast is included
Palmeraie Golf Palace (5 Stars)
Convention Center within the Perimeter of the Hotel
Single Room
Junior Suite
Senior Suite
Apartment
taxes
1456
2688
3864
1479
50
Breakfast is
included
Holiday Inn-Palmeraie (5 Stars)
Adjoining the Convention Center
Single Room
Junior Suite
Senior Suite
Apartment
Taxes
1356
2688
3864
1479
50
28
Breakfast is
included
Second Category:
Atlas Medina (4 Stars)
Single Room
Breakfast is included
850
Third Category:
Atlas Asni (4 Stars)
Single Room
Breakfast is included
580
Fourth Category:
Semiramis (4 Stars)
Single Room
Breakfast is included
435
•
Fares mentioned above are in Moroccan Dirham.
12- Visas:
a- Members of delegations are invited to apply for their visas at the Embassies & Consulates
Generals of Morocco in their respective countries of residences.
b- As for countries without a Diplomatic representation of Morocco, a request should be
submitted directly to the Command Center along with a copy the pertaining pages of the
passports, the dates of arrivals, name of the carrier, flight number and the e-mail of the
participants in order to provide them with the references of the authorizations.
29
13- Firearms:
a-The Embassies accredited in Morocco are requested to submit to the Command Center
permission to carry firearms to secure an authorization from the appropriate Department, for
body guards carrying a weapon and accompanying the Head of a Delegation, (Annex 3).
b- Countries that are not represented diplomatically in Morocco are required to submit their
request directly to the Command Center using the same form mentioned above.
14- Media Arrangements
a- Accreditation forms are available at the website of the Ministry of Foreign Affairs and
Cooperation: www.diplomatie.ma, for use of journalists.
b- The accreditation request should be submitted to the department of Public Diplomacy and
Non-governmental Actors through this e-mail address: [email protected]
c- Only accredited journalists will have access to Media room, facilities dedicated to the
meeting and to Press Conference. Therefore, the accredited journalists should carry all the
time the participating badge, yellow floater and personal ID.
d- Media floaters will be delivered at the ‘Birdge’ room located in Palmeraie Golf Palace
Hotel, on December 10 and 11, 2012, only.
e- ‘Bowling’ room is strictly reserved to Media.
f- The Press Conference will take place at the ‘Pergola’ space.
15- Command Centre
* For all inquiries, and relevant information the following two e-mails and fax number could
be used:
-
1st e-mail address: [email protected]
-
2nd e-mail address: [email protected]
-
Fax N°: 0537660117
* Regarding internal transportation and or hotel reservations, the following phone number
could be used: 00212661203585.
30
ANNEX (1)
Registration Form, Arrival and Departure
-The Fourth Meeting of the Group of Friends of the Syrian PeopleMarrakech 12/12/2012
Country:
For Head of Delegation:
Photo
Personal Data
First name
Family Name
Function
Phone N°
e-mail Address
Arrival and Departure Information
The Arrival Day
Flight Number
Time
The Departure Day
Flight Number
Time
Airport
The Selected Hotel
Dietary Reference
Airport
Observations
31
Country:
For the Other Members of Delegation:
Photo
Personal Data
First name
Family Name
Function
Phone N°
e-mail Address
Arrival and Departure Informations
The Arrival Day
Flight Number
Time
The Departure Day
Flight Number
Time
Airport
The Selected Hotel
Dietary Reference
Airport
Observations
32
Annex (2)
Over fly and Landing Application Form
Country
Type of Aircraft
Operator
Registration Number
Call Sign
Number of Delegates (manifest)
Number of Crew Members (manifest)
Port of Entry
33
Annex (3)
Authorization to Carry Firearms
Country:
Full Name
Date and Place of Birth
Type and Passport N°
Weapon/Make
Serial N°
N° of Round of Ammunition
Date of Arrival of Firearm
Date of Departure of Firearm
34