fiche de poste pour le secrétariat du chec

FICHE DE POSTE POUR LE SECRÉTARIAT DU CHEC
Identification du poste souhaité
N° de l’emploi : J 4 X 2 1
Corps : Adjoint Technique
Catégorie : C
Spécialité : Gestion et pilotage / Information, documentation, Culture, Communication, Edition, TICE
(F) / Information scientifique et technique, collections patrimoniales
B.A.P. : J
Emploi type : Adjoint en gestion administrative et d’information documentaire
Implantation : Centre d’Histoire « Espaces et Cultures » (EA1001)
Adresse : Maison des Sciences de l’Homme/ 4, rue Ledru/63 057 Clermont-Ferrand cedex 1
Missions ou résumé des missions à exercer sur ce poste
L’adjoint en gestion administrative assure le secrétariat, l’administration scientifique et
l’assistance technique, logistique des responsables de service et de chefs de projet et/ou réalise des
actes administratifs dans le respect des techniques, des règles et des procédures dans un des domaines
fonctionnels de l’établissement. Il doit aussi contribuer à la conservation et à l’utilisation des
collections en effectuant les opérations liées à l’accueil des utilisateurs, au catalogage, à l’inventaire et
à la conservation des documents, des objets ou des spécimens de collection. Il gère la salle de
documentation.
Fonctions techniques : numérisation de microfilms et microfiches, retouches, océrisation, mise à jour
du site Web du Centre, assistance informatique 1er niveau.
Valorisation : sélectionner et diffuser de l’information en interne et en externe, communiquer sur les
événements, rechercher et diffuser les appels d’offres, rechercher les appels à communication et/ou à
contribution (colloques, publications…).
Inventaire des activités (par ordre décroissant de pourcentage du temps annuel)
GESTION ADMINISTRATIVE (37%)
1) Traiter des informations et des dossiers d’ordre administratif, scientifique ou technique et en
vérifier la conformité : Gestion du courrier, de la messagerie, de la correspondance, des commandes,
suivi des dossiers administratifs, réception des demandes de stage et rédaction des conventions de
stage en accord avec le responsable administratif. Constitution des dossiers des candidats à l’allocation
ministérielle et convocation aux auditions : vérification de la conformité des pièces demandées.
Vérification de la conformité des dossiers d’inscription déposés avant soumission au directeur, suivi
de ces demandes d’inscription.
2) Accueillir et informer les personnels et les usagers de la structure : accueil des professeurs et
intervenants invités (nationaux et internationaux), accueil des étudiants et missions de recherche de
documentation, numérisation de documents. Relations directes avec les membres du personnel de
l’UFR et de la MSH, de l’UBP (SRED et SAIC). Aide technique à l’équipe « Correspondance de
Gilbert Romme », aide informatique aux étudiants de master et de doctorat.
3) Gestion des plannings : planning des salles de travail, intermédiaire entre les demandes de
réservations (salles, voitures) et le service concerné. Planning des différentes manifestations
scientifiques.
4) Organiser et alimenter les bases de données : création de bases de diffusion vers les centres de
recherche nationaux, les départements de sciences humaines et sociales des UFR français, les
départements et l’école doctorale de l’URF LLSH, la MSH de Clermont-Ferrand, les organismes
locaux (associations, comités), diffusion interne, les enseignants-chercheurs et les étudiants du CHEC.
Aide aux enquêtes de l’École doctorale.
5) Mise en place et alimentation du site Web du CHEC – mise à jour régulière des annonces de
colloques, des résumés et sommaires des publications, des CV des enseignants-chercheurs.
6) Renseigner des tableaux de bord selon les instructions reçues : formulaire pour les Assises de la
Recherche, correspondant GRAAL, tableau du recensement du personnel du Centre, etc.
7) Gérer les aspects logistiques : coordination des déménagements et aménagements mobiliers, prise
de contact avec les fournisseurs, réunions avec les personnels du service concernés, avec les
responsables administratifs de la MSH, réinstallation des matériels informatiques, opérations courantes
de transport pour le laboratoire d’archéologie.
8) Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur : relation directe
avec les services de la BCIU (Bibliothèque communautaire et interuniversitaire), notamment pour le
service de numérisation du centre et le prêt entre bibliothèques. Communication avec le public
potentiel des manifestations scientifiques, avec les structures partenaires. Etc.
9) Participer à l’organisation de salons, colloques, manifestations, conférences : Préparation
financière (montage du budget prévisionnel des manifestations, soumission des dossiers mis en forme
à la commission scientifique de l’UFR, préparation logistique – prise de contact avec les
communicants, réservations auprès des prestataires (hôteliers, restaurateurs), gestion des déplacements
-, communication – conception des outils de promotion (affiches et programmes) sous Adobe
Indesign, diffusion en format papier et en format électronique -, installation des salles et du matériel
informatique et audiovisuel nécessaires aux rencontres scientifiques, suivi des dossiers de
remboursement et des dotations pour colloques, bilan financier et archivage.
10) Diffuser de l’information en interne et en externe : relayer toutes les informations (et
notamment les comptes rendus des réunions) en direction des étudiants et des membres du centre,
diffuser la table des matières numérisée des 36 revues reçues au centre, les classer et les rendre
accessibles en salle de documentation, vérifier la régularité de réception des abonnements et, si besoin,
relancer les gestionnaires des revues concernées, inventorier microfilms et microfiches et les ouvrages
de la bibliothèque du centre – en relation avec la bibliothèque de la MSH.
GESTION COMPTABLE (30%)
10) Gestion des différents comptes du centre (compte général, comptes IUF, comptes ANR – une
gestion trop lourde qui, à terme, devra être déléguée ou rémunérée en heures complémentaires), des
conventions, des frais de mission des enseignants-chercheurs et des doctorants (selon les forfaits
définis par l’assemblée générale du CHEC, qui nécessitent de contrôler un plafond de dépenses
individuelles), et des chercheurs invités français et étrangers, gestion des commandes et des factures,
établissement du bilan financier annuel en collaboration avec le SRED. Saisie des fiches comptables
individuelles, inventaire de l’équipement.
VALORISATION DE LA RECHERCHE (16%)
11) Sélection et diffusion de l’information : diffusion des annonces et appels à communication sur
les sites spécialisés en histoire (Calenda, Hérodote…). Recherche d’appels à contributions
(publications) et d’appels à communication en communion avec les axes du CHEC et de la MSH, ou
avec les sujets de thèse des doctorants. Recherche des offres de dotations de prix et de bourses.
Conception d’un catalogue électronique des publications du CHEC (86 pages) et diffusion nationale et
internationale, notamment auprès des universités américaines.
MISSIONS DOCUMENTAIRES (17%)
12) Pour les doctorants et les groupes de travail du centre, numérisation de microfilms et microfiches
par numériseur Canon, retouches du résultat obtenu par AdobePhotoshop, océrisation par
NuanceOmnipage. Coordination entre la plateforme HAL et les enseignants-chercheurs, afin de
rassembler sous la collection CHEC les articles des enseignants-chercheurs.
Sujétions liées au poste
Connaissance générale des techniques de secrétariat et/ou de gestion administrative : outils
bureautique, niveau de rédaction, édition des conventions de stage, constitution des dossiers
d’embauche des vacataires avec indications des IB/INM (notion/tâche supplémentaire).
Notions de base en gestion budgétaire et comptable : suivi des capacités de dépenses, décision
sur les montants de remboursement avant acceptation du service comptable niveau II.
Connaissances nécessaires
Connaissance de logiciels : Word, Excel, Adobe, Photoshop, notions Adobe, Indesign,
Prologiciel, Sifac.
Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et de l’activité d’un établissement
universitaire.
Connaissance du monde documentaire.
Aptitudes requises
Sens du contact et des relations humaines, sens de l’organisation, adaptabilité à des tâches
variées, autonomie et polyvalence, capacité à prendre des décisions.