Elections et votations, Conseils et astuces pour l` expédition par la
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Elections et votations, Conseils et astuces pour l` expédition par la
Courrier Elections et votations Conseils et astuces pour l’expédition par la poste Sommaire Documents de votation et d’élection 4 Enveloppe à double usage Présentation 5 Composition de l’adresse, support d’adresse 6 Contenu 6 Entreposage des enveloppes 6 Fermeture 6 Enveloppes à double usage avec erreurs de conception 7 Expédition et retour Délais de dépôt et de distribution 8 Récapitulation des délais de distribution 9 Envoi commercial-réponse: le retour sans frais de port encourage la participation aux votes 10 MAT[CH]: une gestion professionnelle des adresses vous épargne les difficultés 10 Réexpéditions 10 Adresses sur les boîtes aux lettres et cases postales 10 Refus d’acceptation par les autorités 11 Envois non distribuables 11 Contenants 11 Lieu de dépôt 11 Envoi à l’étranger Délais d’acheminement 12 Adressage 12 Envois-réponse 12 Récapitulation Dispositions légales relatives aux délais d’expédition 13 Bon à tirer pour votations et élections 13 Informations supplémentaires 14 3 Documents de votation et d’élection Pour des scrutins simples et corrects Avec La Poste Suisse vous avez tous les atouts en main pour l’organisation de vos scrutins. Elle est un partenaire fiable pour l’expédition des documents de votation et d’élection. En cas de votation ou d’élection, les autorités chargées de leur organisation ont de multiples tâches à accomplir – et il est essentiel que tout se déroule sans anicroche. Un point capital est par exemple l’expédition dans les délais des documents de votation et d’élection, dans le respect des dispositions fixées en la matière à l’échelon fédéral, cantonal, communal ou paroissial. Autre aspect important: la forme d’expédition pour le vote par correspondance – tant pour l’envoi que pour le retour. Il existe en l’espèce un certain nombre de possibilités propre à assurer l’organisation facile et correcte des scrutins. Avec La Poste Suisse vous disposez d’un partenaire compétent et de bon conseil. Notre solide savoir-faire et notre offre de prestations susceptible de répondre à la diversité de vos besoins vous garantissent que vos documents de votation et d’élection seront distribués à leurs destinataires dans les délais légaux et sous la forme requise. Nous pouvons en outre prendre à notre charge une large partie du traite ment des envois des citoyens privilégiant le vote par correspondance et vous aider à tenir vos fichiers d’adresses à jour. 4 La présente brochure vous donne un aperçu des principaux points à respecter pour l’organisation de l’expédition des documents de vote. Sur demande, nous pouvons aussi volontiers vous conseiller personnellement. Au besoin, prenez contact suffisamment tôt avec votre conseiller ou votre conseillère à la clientèle, pour que l’expédition des documents puisse être organisée en respectant les délais légaux. Si, en tant qu’autorité ou administra tion communale, vous sous-traitez cette tâche à un prestataire tiers, il est recommandé qu’il prenne également contact avec nos services. Enveloppe à double usage Pour simplifier le vote par correspondance L’enveloppe d’expédition pouvant servir également pour la réponse fait l’objet d’un usage assidu par les votants. Divers modèles d’enveloppes à double usage satisfaisant aux normes postales sont disponibles sur le marché. Tous garantissent un traitement automatique facilité et permettent un acheminement sans taxe supplémentaire, pour autant que certains principes de base soient respectés. Les principaux sont détaillés ci-après. Enveloppe Veuillez affranchir Adresse du destinataire Retour Carte de vote A Nicht frankieren Ne pas affranchir Non affrancare Geschäftsantwortsendung Invio commerciale risposta Envoi commercial-réponse Adresse du destinataire Retour Exemple 1: Enveloppe à double usage correcte pour la réponse (languette en bas) Exemple 2: Enveloppe à double usage correcte pour la réponse (languette en bas) Présentation P.P. 0000 Muster Adresse du destinataire Envoi Evitez les impressions supplémentaires au verso de l’enveloppe: elles pourraient gêner le traitement auto matique, voire le rendre impossible, ce qui occasionne rait des retards. Elles ne sont donc en principe pas autorisées. Si vous désirez toutefois y faire figurer des inscriptions supplémentaires, veillez à respecter les règles de présentation de La Poste Suisse en la matière, détaillées dans la brochure «Lettres: offres et prix pour la clientèle commerciale». Il n’est de même pas inutile de soumettre une épreuve avant impression de vos enveloppes à notre service spécialisé, dont vous trouve rez les coordonnées à la rubrique «Bon à tirer». Car sachez que les enveloppes à la présentation non conforme sont grevées d’un supplément de prix tant pour l’envoi que pour le retour. Exemple 3: Enveloppe à double usage correcte pour l’envoi (languette en haut) 5 Composition de l’adresse, support d’adresse Contenu Veillez à ce que les adresses ne comprennent aucune ligne vide. L’adresse est alignée à gauche, elle ne fait pas moins de trois ou plus de six lignes. Le support sur lequel elles sont imprimées remplisse complète ment la fenêtre d’adresse. Aucun autre élément (textes, hachures, éléments de couleur) ne doit être visible dans la fenêtre au-dessous de l’adresse. L’adresse doit rester entièrement lisible même si son support se déplace à l’intérieur de l’enveloppe. N’utilisez pas d’enveloppes de dimensions inutile ment trop grandes. Les éléments contenus dans l’enveloppe ne devraient pas pouvoir s’y déplacer de plus d’un centimètre latéralement ou de haut en bas (contenu flottant). Les endroits restant vides dans les enveloppes peuvent se trouver écrasés lors du traitement automatique, ce qui le cas échéant entraîne la détérioration des envois et peut aussi bloquer les installations de tri, avec pour consé quence d’éventuels retards dans la distribution. Si, en raison de l’utilisation d’enveloppes trop grandes par rapport à leur contenu, les envois ne peuvent pas être traités de manière optimale, les frais supplémen taires occasionnés sont facturés. Veillez aussi à ce que l’adresse pour la réponse soit composée et positionnée de telle sorte que, lors de l’usage de l’enveloppe par le citoyen pour le retour du vote à la commune, elle soit tournée dans l’autre sens (languette en bas, voir exemple 1). C’est le seul moyen de garantir que l’enveloppe en retour puisse être traitée mécaniquement. En conséquence, pour l’expédition de la commune au citoyen (voir exemple 3), la languette de l’enveloppe doit se trouver en haut. Informations sur le service «Bon à tirer»: voir page 13 Les adresses d’expéditeur, armoiries, logos et autres éléments de ce type peuvent, sous certaines conditions, figurer dans la fenêtre d’adresse. Le cas échéant, elles doivent être séparées par un trait horizontal distant d’au moins 5 mm de l’adresse du destinataire. Le service «Bon à tirer» vous renseigne volontiers à propos des spécifications précises pour les impressions supplémentaires dans la fenêtre d’adresse. Le support d’adresse doit être de la teinte la plus claire possible (couleur pastel, densité maximale 20 % yellow, cyan, magenta, 10 % noir), idéalement blanc, de sorte qu’un contraste suffisant puisse être assuré par rapport à l’adresse. La marque d’affranchissement PP doit être encadrée. 6 Entreposage des enveloppes La double utilisation des enveloppes induit une charge deux fois plus forte pour leurs composants. Veillez donc à bien respecter les indications d’entre posage des fabricants. Une attention particulière doit être portée à la température et à l’humidité de l’air. Un entreposage non conforme pourrait influencer la qualité du papier et du gommage, augmentant ainsi les risques de détérioration lors des processus de traitement. Fermeture Veillez également à la fermeture correcte des enve loppes. Si la languette est collée de manière trop tendue, l’enveloppe pourrait se déchirer. Et si elle est mal collée ou pas assez tendue, la languette pourrait être décollée ou arrachée lors du traitement automa tique. Une colle trop sèche à cause d’un entreposage inadéquat pourrait aussi avoir des conséquences analogues. Pour éviter les risques de détérioration, la languette devrait être entièrement collée, jusqu’à ses extrémités. D’autres informations sur la présentation correcte des enveloppes figurent dans la brochure «Lettres: offres et prix pour la clientèle commerciale», rééditée régulière ment Enveloppes à double usage avec erreurs de conception Ne sont pas considérées comme enveloppes à double usage, par exemple, les enveloppes à fenêtre ordinaires mentionnant simultanément les deux adresses de destination (citoyen et autorité) ou sur lesquelles les marques d’affranchissement pour l’envoi et le retour sont visibles simultanément. De telles enve loppes à double usage entachées d’erreurs de conception sont soumises à supplément et présen tent en outre un risque accru de retard de distribution. A Vous pouvez néanmoins aussi utiliser d’autres enveloppes pour l’envoi des documents de vote, pour autant qu’elles répondent aux règles générales de présentation des envois de La Poste Suisse. Nicht frankieren Ne pas affranchir Non affrancare P.P. Geschäftsantwortsendung Invio commerciale risposta Envoi commercial-réponse A 1234 Mustertal Adresse du destinataire Retour P.P. 2345 Musterstadt Adresse du destinataire Envoi Adresse du destinataire Envoi Veuillez af franchir Exemple 4: enveloppe à double usage avec erreur de conception (soumise à supplément) – deux marques d’affranchissement en même temps, même sens pour les deux usages Exemple 5: enveloppe à double usage avec erreur de conception (soumise à supplément) – double adressage avec danger de confusion Conseil Prenez contact avec votre conseiller à la clientèle ou avec le service «Bon à tirer» avant tout renouvelle ment de vos enveloppes de vote, cartes de vote ou supports d’adresse. Vous vous assurez ainsi d’être au clair avec les dispositions les plus récentes en la matière et que vous n’aurez à payer aucune taxe supplémentaire imprévue à cause de matériel non conforme. 7 Expédition et retour Pour pouvoir voter dans les délais La distribution fiable des documents de votation et d’élection aux citoyens est tout aussi essentielle qu’un retour de la réponse dans les délais légaux. Informations sur les délais de distribution à l’étranger: voir page 12 Vous trouverez d’autres informations à propos des délais de distribution sur www.poste.ch/ courrier Délais de dépôt et de distribution Pour que la régularité des votations et des élections soit garantie, les documents de vote doivent parvenir suffisamment tôt aux citoyens. Il est en l’occurrence essentiel que le délais de dépôt et le mode d’expédition soient planifiés de telle sorte que les documents 1 Mode d ’expédition Délai de distribution Courrier A 1 jour après le dépôt (sauf dimanches et jours fériés) Envois isolés du courrier B Au plus tard le 3e jour ouvrable après le dépôt (samedi non compris) Envois en nombre du courrier B Au plus tard le 6e jour ouvrable après le dépôt (samedi non compris) OnTime Mail 1 (dès 10 000 envois; deux offres différenciées) Soit le 4 e jour ouvrable après le dépôt, soit le samedi, 4 jours après le dépôt Cette prestation n’est disponible que sur la base d’une relation contractuelle. Bon à savoir Veillez à prendre en compte les jours fériés nationaux et régionaux, qui peuvent rallonger les délais de distribution. Conseil Signalez aux citoyens jusqu’à quelle date leur enveloppe-réponse doit être retournée au plus tard pour que leur vote puisse être pris en considération. Par exemple au moyen d’un texte de ce genre: Pour que votre vote soit valable, veillez absolument à poster l’enveloppe de vote par correspondance dans les délais: – en courrier A au plus tard jusqu’au jeudi soir* – en courrier B au plus tard jusqu’au mardi soir avant le dimanche de votation ou d’élection*. * Veuillez observer les horaires locaux de fermeture des guichets. 8 de vote puissent être distribués dans les délais légaux. La Poste Suisse propose différents modes d’expédition répondant de manière optimale aux différents besoins de sa clientèle: Récapitulation des délais de distribution Courrier A: distribution le lendemain (sauf dimanche et jours fériés fédéraux, cantonaux et régionaux) Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Je Ve Sa Di Lu Dépôt lundi Dépôt mardi Dépôt mercredi Dépôt jeudi Dépôt vendredi Dépôt samedi Dépôt dimanche Courrier B: distribution au plus tard le 3e jour ouvrable après le dépôt (sauf samedi) Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Ma Me Dépôt lundi Dépôt mardi Dépôt mercredi Dépôt jeudi Dépôt vendredi Dépôt samedi Dépôt dimanche Envois en nombre du courrier B (dès 500 exemplaires): distribution au plus tard le 6e jour ouvrable après le dépôt (sauf samedi) Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Dépôt lundi Dépôt mardi Dépôt mercredi Dépôt jeudi Dépôt vendredi Dépôt samedi OnTime Mail: distribution à une date précise, dépôt 4 jours ouvrables à l’avance jusqu’à 17 heures au plus tard Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Ma Me Je Ve Sa Di Lu Distribution lundi Distribution mardi Distribution mercredi Distribution jeudi Distribution vendredi Distribution samedi jours de dépôt possibles distribution à une date précise jours de distri bution possibles dernier jour de distribution possible 9 Autres informa tions sur les envois commerciaux réponse: www.poste.ch/ecr Autres informa tions sur les envois réponse inter nationaux: www. poste.ch/response Autres informa tions sur les produits MAT[CH]: www.poste.ch/match Envoi commercial-réponse: le retour sans frais de port encourage la participation aux votes MAT[CH]: une gestion professionnelle des adresses vous épargne les difficultés L’enveloppe-réponse préaffranchie favorise la motivation à participer au vote ou à l’élection. Si vous utilisez la possibilité de l’envoi commercial-réponse pour le retour des votes par correspondance, les frais de port pour le retour sont en principe à votre charge – ce qui est tout à l’avantage des votants. Comment les arrivées et les départs de citoyens sont-ils gérés dans votre commune ou votre cercle électoral? Les produits MAT[CH] de La Poste Suisse vous permettent d’économiser de l’argent: fini les frais de port et de matériel superflus, si vous faites systématiquement vérifier de manière automatique et professionnelle vos fichiers d’adresses avant chaque expédition. Il est de la sorte garanti que les documents de vote ne seront envoyés qu’aux citoyens effectivement domiciliés dans votre commune ou votre cercle électoral. Les municipalités et les communes peuvent choisir soit l’offre ordinaire, soit l’offre exclusive pour votations et élections. Offre exclusive pour les pouvoirs publics: pas de supplément pour les envois commer ciaux-réponse La facturation des envois commerciaux-réponse se base sur le nombre d’enveloppes de vote par correspondance retournées par courrier. Un supplé ment est en principe perçu pour couvrir les frais d’enregistrement des enveloppes retournées. Nous vous faisons volontiers cadeau de ce surcoût si, après le scrutin, vous nous communiquez le nombre officiel des votes par correspondance – non seulement ceux qui vous sont parvenus par la Poste, mais aussi ceux qui ont été déposés directement par les votants auprès de l’administration communale. Cette offre s’adresse en particulier aux villes et aux grandes communes ou seul un nombre réduit de votes par correspondance est déposé directement auprès de l’administration communale ou municipale. Réexpéditions Les documents de vote peuvent être réexpédiés aux destinataires absents temporairement pour cause de vacances ou ayant déménagé, à une autre adresse que celle connue des autorités. La réexpédition est effectuée automatiquement par nos Centres courrier. Vous pouvez éviter les réexpéditions indues, par exemple pour cause de déménagement non encore annoncé, en veillant à disposer d’adresses correctes en permanence. Vous trouverez des informations concernant l’actualisation automatique de vos fichiers d’adresses ci-dessus, au paragraphe «MAT[CH]». Adresses sur les boîtes aux lettres et cases postales Conseil Pour encourager le vote et pour garantir le renvoi des enveloppes dans les délais, La Poste Suisse recom mande que toutes les enveloppes-réponse soient préaffranchies en tant qu’envoi commercial-réponse en courrier A. Bon à savoir La Poste ne peut pas garantir la distribution en courrier A des envois commerciaux-réponse en courrier B auxquels on a apporté manuellement une mention «courrier A». 10 Un envoi ne peut être distribué que si l’adresse qui y est figure est la même que celle indiquée sur la boîte aux lettres, celle enregistrée comme titulaire de la case postale ou celle pour laquelle a été donné un ordre de réexpédition. Sauf pour les envois en courrier A, la Poste n’effectue aucune recherche d’éventuelles autres adresses correctes et retourne systématiquement à l’expéditeur les envois non distribuables. Bon à savoir Si le destinataire est titulaire d’une case postale et que celle-ci n’est pas mentionnée dans l’adresse, les indications manquantes sont automatiquement imprimées sur l’enveloppe. Ceci est nécessaire pour que l’offre de prestations de la Poste et les délais de distribution légaux puissent être respectés. Cette procédure peut être évitée si toutes les adresses sont complètes et vérifiées. Autres informa tions sur les conte neurs à lettres et les conteneurs collectifs: www.poste.ch/ contenants Refus d’acceptation par les autorités Contenants Les autorités peuvent, par exemple en raison de dispositions légales spécifiques, refuser l’acceptation d’enveloppes de vote de citoyens, notamment s’ils les ont retournées hors délai ou avec un affranchisse ment insuffisant. Pour qu’un traitement efficace et sans retard de vos envois puisse être assuré une fois déposés, il est important qu’ils soient livrés dans des contenants appropriés. Les envois sont à déposer de préférence dans des conteneurs à lettres. Ceux-ci peuvent ensuite être empilés dans des conteneurs collectifs ou sur des palettes. Votre conseiller à la clientèle vous informera volontiers à propos des possibilités d’obtention des conteneurs à lettres et des conte neurs collectifs. Bon à savoir Dans de tels cas, il est renoncé à retourner les envois à l’expéditeur. La Poste peut en revanche les éliminer sans autre explication ou avertissement. Envois non distribuables Veuillez prendre note que les envois non distri buables en raison de l’absence d’adresse de destina taire peuvent être ouverts pour en rechercher le destinataire; ceci est valable tant pour l’envoi que pour la réponse. Conteneur à lettres Conteneur collectif Les offices de dépôt pour clients commerciaux peuvent être localisés au moyen du moteur de recherche sur www.poste.ch/depot Palette Lieu de dépôt Vous êtes en principe libre de déposer vos docu ments de votation et d’élection auprès de l’office de poste de votre choix. Une indemnité vous est versée si vous préparez vos envois conformément aux prescriptions de la Poste et que vous les déposez à un guichet pour clients commerciaux désigné par la Poste. 11 Envoi à l’étranger Une expédition fiable dans le monde entier Si vous envoyez du courrier à l’étranger, la Poste vous propose une gamme de produits et de prestations simples et fiables. Vous pouvez choisir entre deux vitesses d’acheminement: PRIORITY, rapide et fiable, ou ECONOMY, avantageux et sûr. Délais d’achemi nement PRIORITY/ ECONOMY en vigueur et d’autres informa tions à propos de plus de 200 pays dans le Service Guide Online: www.poste.ch/ serviceguide De nombreuses informations utiles concernant l’envoi de courrier à l’étranger sont disponibles dans la brochure «Envoi international de documents et de marchandises pour clients commer ciaux» (form. 202.67) ainsi que sur www. poste.ch/courrier > Envois internatio naux Autres informa tions sur les envois réponse internatio naux: www.poste.ch/ response Délais d’acheminement Envois-réponse Dans l’expédition de courrier international, les délais d’acheminement sont différents suivant les pays. La Poste propose différentes solutions spécifiques pour le retour des envois-réponse. Les délais d’acheminement suivants s’appliquent pour l’envoi d’une lettre PRIORITY dans les pays voisins de la Suisse1): Global Response – envoi-réponse international préaffranchi – retour en tant que lettre PRIORITY à votre adresse commerciale France (sauf Corse) Allemagne Autriche Italie 1) 2–3 jours 2–3 jours 2–3 jours 2–4 jours durée d’acheminement moyenne en jours ouvrables (du lundi au vendredi); jour de dépôt non compris Adressage La mention de l’abréviation du pays (code ISO ou abréviation des plaques de véhicules) avant le numéro postal d’acheminement de la localité de destination n’est pas recommandée pour l’envoi de courrier à l’étranger, des retards de traitement pouvant en résulter. Il suffit de mentionner le pays de destination en toutes lettres à la dernière ligne de l’adresse, en français ou en anglais. Pour les pays limitrophes de la Suisse, il peut également être écrit dans la langue du pays en question. Exemple Madame Bernadette Modèle 56 rue de la Gare 75001 Paris FRANCE Madame Bernadette Modèle 56 rue de la Gare FR-75001 Paris 12 Madame Bernadette Modèle 56 rue de la Gare F-75001 Paris Combi Response – envoi-réponse international préaffranchi et envoi-réponse suisse combinés, pour que vous n’ayez à utiliser qu’un seul élément de réponse pour tous vos envois en Suisse et à l’étranger – retour en tant que lettre PRIORITY (depuis l’étranger) ou en courrier A (depuis la Suisse) à votre adresse commerciale en Suisse Récapitulation L’essentiel en bref Ci-après le résumé des délais de distribution légaux pour les documents de votation et d’élection ainsi que d’autres informations pour vous aider à préparer vos prochains scrutins. Dispositions légales relatives aux délais d’expédition Différents délais s’appliquent aux niveaux fédéral, cantonal et communal pour l’envoi des documents de votation et d’élection. Niveau Scrutin Distribution Confédération Votations Env. 4 fois par an Durant la 4 e semaine précédant le jour du vote – ni plus tôt, ni plus tard Elections 1 fois tous les 4 ans 10 jours avant le vote Votations En cas de simultanéité avec des votations fédérales En même temps que les documents fédéraux Elections Selon législation cantonale Selon législation cantonale Votations Selon législation communale Elections Selon législation communale Canton Commune Bon à tirer pour votations et élections Misez sur la sécurité pour la composition de votre matériel de votation et d’élection. Notre service «Bon à tirer» spécialisé en évaluera volontiers la conformité. Conseil Vous pouvez également nous soumettre les enveloppes et cartes de vote que vous utilisez actuelle ment. Faites-nous en parvenir un exemplaire original et vous pourrez ainsi être sûr que vos envois bénéfi cieront chez nous d’un traitement optimal et qu’ils pourront être distribués dans les délais. La Poste Suisse PostMail Dépôt Solutions logistiques et conseils «Bon à tirer» Case postale 3030 Berne Téléphone 058 338 13 29 www.poste.ch/bon-a-tirer 13 Informations supplémentaires Vous trouverez des informations détaillées, de nombreux conseils et bien d’autres choses encore dans nos diverses brochures concernant l’expédition du courrier, ainsi que sur Internet à l’adresse www.poste.ch/courrier. N’hésitez pas à faire usage de ces précieuses informations. Thème Brochure Délais de dépôt, offre de prestations Lettres: offres et prix pour la clientèle commerciale (202.17) Envoi international de documents et de marchandises pour clients commerciaux (202.67) www.poste.ch/courrier Envois en nombre Prestations préalables de traitement du courrier (202.11) www.poste.ch/prestations-prealables Frais d’expédition Courrier A, envois isolés du courrier B, envois en nombre du courrier B Lettres: offres et prix pour la clientèle commerciale (202.17) Envoi international de documents et de marchandises pour clients commerciaux (202.67) www.poste.ch/courrier Présentation des enveloppes Lettres: offres et prix pour la clientèle commerciale (202.17) Envoi international de documents et de marchandises pour clients commerciaux (202.67) www.poste.ch/courrier Actualisation des adresses Les bonnes adresses arrivent à bon port A commander auprès de [email protected] www.poste.ch/match Envois commerciaux-réponse Lettres: offres et prix pour la clientèle commerciale (202.17) www.poste.ch/ecr www.poste.ch/response Retours Retours de lettres du service intérieur: nouvelles offres et prix (203.14) www.poste.ch/retours Affranchissement Solutions d’affranchissement en nombre (203.13) www.poste.ch/affranchir Indemnisations / tri préalable Prestations préalables pour le traitement du courrier (202.11) www.poste.ch/prestations-prealables OnTime Mail Factsheet OnTime Mail (299.50) www.poste.ch/ontimemail 14 Courrier Logistique Marketing direct Presse 202.26 fr (208123) 04.2011 (PM) La Poste Suisse PostMail Viktoriastrasse 21 Case postale 3030 Berne Cert no. 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