Volleyball Canada Position: Domestic Competitions Coordinator

Organization:
Position:
Location:
Type of Position:
Volleyball Canada
Domestic Competitions Coordinator
Ottawa
Full-time Contract (April – December)
Nature of the Work:
Volleyball Canada is a not-for-profit organization that provides leadership and oversees the development of Volleyball in
Canada. It is a fast paced environment that during peak periods provides multiple and simultaneous, externally imposed,
deadlines/timelines and constant interruptions. Strong communication skills, interpersonal skills, a positive attitude and outgoing
personality are a definite asset. Work is completed independently and will be reporting to the Domestic Competitions Director
with general supervision. Some travel and weekend work required.
The ideal candidate would possess the following skills:
•
2-3 years’ experience in events, project management, and marketing – particularly in the sport of volleyball
•
Significant experience in event logistics, coordination and execution
•
Bilingualism - French and English (spoken and written)
•
The ability to work independently demonstrating good judgment in a fast-paced environment with many priorities.
•
Strong organizational and time management skills with the ability to set priorities, multi-task and meet deadlines.
•
Excellent interpersonal skills with the ability to communicate with the staff, athletes, volunteers, supporters and the
public in a pleasant and professional manner.
•
Proven ability to work within a team environment.
•
Computer literate as work is largely computer based. Good knowledge of Microsoft Office Suite, Adobe Suite, the
Internet and social media outlets is an asset.
•
Knowledge of computer design software (Photoshop and/or In-Design) is an asset.
Accountabilities for the 2013 17U/18U Canadian Open Championships and 2013 Beach National Championships
Event Coordination
•
Coordination of 201317U/18U Canadian Open Championships
•
Responsible for the coordination and delivery of services pertaining to accommodations, accreditation, transportation,
food services, procurement of equipment, information technology, venue operations and ticketing, as well as any
logistics components
•
Coordinate with the Alberta Volleyball Association in the recruitment and management of volunteers
•
Onsite event management from May 8-13, 2013 in Edmonton, AB
•
Support in delivery of all Canadian Open Championships
•
Assist with the organization and delivery of the 2013 Beach National Championships
Event Communication
•
Development and maintenance of web site and appropriate apps as required
•
Assist in the development and approval of promotional materials
•
Responsible for ensuring the adequate visibility of sponsors at all National Championships
•
Execute the communication plan for all National Championships
Event Facilitation
•
Onsite support for Event Supervisors, Committee Members, Board of Directors and other competition groups
Budget and Finance
•
Adhere to budget and prepare expenditure reports specific to the above mentioned events
•
Ensure proper documentation is obtained for any expenditure
General
•
Provide on-going evaluation and reporting
•
Attend staff, Hosting Group and Event Committee meetings as required
•
Support other Volleyball Canada events as needed
** If you have a passion for event management and are committed to excellence, please send your resume and cover letter,
with salary expectations, by Friday, March 15, 2013 at 4:00pm to [email protected].
We thank all applicants; however only those selected for an interview will be contacted.
Page 1 of 3
W WW . V O L L E Y B A L L . C A
Coordonnateur des compétitions domestiques
Organisation: Volleyball Canada
Titre d'Emploi: Coordonnateur des compétitions domestiques
Emplacement: Ottawa
Type de position: Temps plein (avril à décembre)
Nature du travail:
Volleyball Canada est un organisme sans but lucratif qui agit comme chef de file et a pour préoccupation de veiller au
développement du volleyball au Canada. Volleyball Canada évolue dans un environnement dynamique. D’ailleurs, lors des
périodes plus occupées, les employés doivent jongler avec des délais multiples et simultanés, venant des intervenants
externes, avec de constantes interruptions. Une grande habileté à communiquer, des aptitudes interpersonnelles, une attitude
positive et une personnalité extravertie représentent des atouts. Le candidat devra travailler de manière autonome mais
bénéficiera de la supervision de la Directrice des compétitions domestiques. À l’occasion, l’employé devra se déplacer et
travailler les fins de semaine.
Qualifications / Compétences:
2 à 3 ans d’expertise avec les événements, gestion des projets et marketing – particulièrement dans le sport du
volleyball
Compétences dans les logistiques, coordination et exécution d’événements
Bilinguisme (français / anglais, écrit / oral)
Capacité à travailler de façon autonome et démonstration d’un bon jugement ainsi que des compétences de
négociations et d’affaires dans un environnement dynamique qui requiert d’établir un ordre des priorités
Excellentes capacités organisationnelles et de gestion du temps, capacité à effectuer des tâches multiples dans les
délais exigés
Excellentes compétences interpersonnelles avec la capacité de communiquer oralement et par écrit avec le personnel,
les athlètes, les bénévoles, les fournisseurs et le public d'une manière agréable et professionnelle
Faire preuve de leadership, créer et entretenir d'excellentes relations de travail
Connaissance de la suite Microsoft Office, Adobe, Internet et les medias sociaux
Connaissance des logiciels Photoshop et/ou In-Design est une qualité désirable
Responsabilités pour les Championnats canadiens 2013 des 17 et 18 ans et moins et Championnats canadiens de
volleyball de plage:
Coordination des événements
Coordination des championnats canadiens des 17 et 18 ans et moins 2013
Responsable pour la coordination et l’exécution de l’hébergement, accréditation, transports, services des repas,
équipement, technologies de l’information, opérations, billets et tout autre besoins logistiques
Coordination avec l’Association de volleyball de l’Alberta pour le recrutement des bénévoles
Soutien sur le site de compétition à Edmonton, du 8 mai au 13 mai 2013
Aider avec la planification et l’exécution de tous les championnats canadiens
Aider avec l’organisation et l’exécution des championnats canadiens de volleyball de plage 2013
Communication des événements
Développement et mise à jour du site Web et d’autres programmes lorsque nécessaires
Aider au développement et à l’approbation du matériel promotionnel
Responsable d’assurer la qualité de la visibilité de tous les commanditaires aux championnats canadiens
Mettre en œuvre le plan de communication pour tous les championnats canadiens
Soutien aux événements
Soutien sur le site de compétition pour les superviseurs de l’événement, les membres des comités, les membres du
Conseil d’administration et d’autres groupes de compétition
Page 2 of 3
W WW . V O L L E Y B A L L . C A
Budget et finances
Être conscient du budget et préparer les rapports de dépenses pour les événements
Assurer une bonne documentation de tous les achats en relation aux événements
Général
Préparer des rapports et évaluations
Participer aux réunions du personnel, des comités d’évènements et des organisateurs
Aider avec les autres événements de Volleyball Canada lorsque nécessaire
** Si vous avez une passion pour la gestion d’événements et vous êtes dédiés à l’excellence, veuillez envoyer votre C.V. et
lettre d’accompagnement avec vos attentes salariales avant le 15 mars 2013 à 16h à [email protected].
Nous remercions tous ceux ayant postulé. Par contre, VC communiquera seulement avec les personnes
retenues pour une entrevue.
Page 3 of 3
W WW . V O L L E Y B A L L . C A