GTPA spécial du 22/09/2015 Département HR - Indico

GTPA spécial du 22/09/2015
Département HR
1. Nouvelles procédures
d’enregistrement et de contrôle
Enregistrement et contrôle des absences avec
justificatifs - Actuellement …
Membre du Personnel
Secrétariat dans le département
Service HR-CB
DAO
Edh Routage signatures :
Secrétariat – Superviseur
Information :MdP
Jour de l’événement
Validation finale et
archivage papier
chez HR
Plus d’une année plus tard ….
Enregistrement et contrôle des absences avec
justificatifs – A partir du 1er octobre 2015 …
Membre du Personnel
Secrétariat dans le département
Service HR-CB
HR-CB Pool
Edh Routage signatures :
Secrétariat – Superviseur
– HR CB pool
Information :MdP
Envoi par
email des
justificatifs
Validation finale et
archivage dans le
E-file
Archivage des justificatifs originaux
Jour de l’événement
Dans le mois courant….
Gestion des justificatifs
 Les justificatifs doivent être envoyés par email en format PDF à
[email protected]
Objet de l’email: nom de la personne + n° EDH de la demande d’absence ou du
calendrier personnel.
A noter : 1 seul PDF pour une même absence.
 Les originaux sont conservés dans les départements.
Gestion des justificatifs – Cas particuliers
 Absences pour raisons familiales : si une déclaration EDH de changement de situation familiale et
personnelle existe (mariage, naissance, adoption, décès du conjoint ou d’un enfant):
 indiquer en commentaires le n° de ce document.
 ne PAS envoyer le justificatif par email.
 “Congé spécial rémunéré” pour les ADMI/TECH/DOCT : attacher le justificatif dans EDH. Le coordinateur
du programme reçoit automatiquement un email d’information.
 ne passe pas par le pool HR Benefits.
 ne PAS envoyer le justificatif par email.
 Mesures de transitions de carrière: attacher le justificatif dans EDH. Un compteur bloque automatiquement
leur nombre à 10 jours maximum.
 ne passe pas par le pool HR Benefits.
 ne PAS envoyer le justificatif par email.
 Maladie sans certificat : EDH bloque automatiquement leur nombre à 7 jours maximum par année de congé.
 ne passe pas par le pool HR Benefits.
 Convention pour nommer les justificatifs à envoyer par email :
DOCID;CERNID;INITIALS; EFFECTIVEDATE
example: 27;56789;XY;09-10-2015
Initiales = 1ère lettre du 1er prénom + 1ère lettre du 1er nom
Type edh
 Décès d’un membre de la famille
(autre que conjoint ou enfant)






Maladie/Accident
Maladie professionnelle
Accident professionnel
Cure (suite à maladie/accident non professionnel)
Cure (suite à maladie/accident professionnel)
Maternité
Doc ID
27
104
 Maladie d’un membre de la famille proche
206
 Service militaire
 Devoir civic obligatoire
205
Type document
Certificat de décès
Certificat médical
Date effective
(xx-xx-20xx)
Date de l’évènement
Date d’émission du certificat
Certificat médical pour parent
Date d’émission du certificat
proche
Justificatif d'absence
Date de l’évènement
A noter: le type “Examen medical/traitement" sera supprimé à partir du 01.10.2015: enregistrer l’absence sous “Maladie/accident”.
2. Clarification des règles et pratiques
Examen ou traitement médical
 R II 4.09 Congé de maladie : “Sont reconnus être en congé de maladie les membres du personnel employés :
a)
b)
en incapacité de travail temporaire par suite de maladie ou d'accident, ou
ne pouvant se rendre à leur lieu de travail en raison soit d’un examen ou traitement
médical, soit de mesures d'hygiène publique.
 Recommendation du département HR:
 Absence < 2h: accord du superviseur suffit. Aucun justificatif n’est
nécessaire. Pas d’enregistrement dans EDH.
 Absence > 2h: un congé doit être enregistré.
 Modèle de certificat médical à disposition
 Possibilité d’enregistrer un congé de maladie sans certificat
Maladie d’un parent proche
 R II 4.27 Congé en cas de maladie d’un parent proche: « Les
membres du personnel employés bénéficient d’un congé rémunéré de sept jours civils
par année au maximum lorsque :
a.
l’un de leurs parents proches souffre d’une maladie grave, et
b.
la nécessité de leur présence à ses côtés est attestée par certificat médical »
 Modèle de certificat médical à disposition
 Ce n’est PAS possible d’enregistrer un congé de maladie sans
certificat.
 Parent proche = conjoint, enfant, père, mère, beau-père, bellemère, frère, soeur
Maladie sans certificat suivie ou précédée
d’une maladie avec certificat
 Les jours non certifiés peuvent être enregistrés comme maladie sans certificat, pour autant
que le quota de 7 jours/année de congés ne soit pas atteint et que la maladie ne dépasse pas
3 jours civils consécutifs (weekends compris).
Exemple 1: un membre du personnel est malade le lundi. Le mardi il consulte un médecin qui lui fait un arrêt de
travail du mardi au vendredi. Dans EDH: enregistrer un jour sans certificat (le lundi) puis 4 jours avec certificat
(du mardi au vendredi).
Exemple 2: un membre du personnel est malade le vendredi (sans certificat). Le lundi il est toujours malade, cela
fait 4 jours civils donc il doit fournir obligatoirement un certificat, pour le lundi au minimum.
Reprise du travail
 En cas de reprise du travail avant la date de fin indiquée sur le certificat médical, un
certificat de reprise doit être fourni.
 A défaut: enregistrer toute la période de maladie dans EDH.
Maladie pendant le congé annuel ou SLS
 Possibilité de récupérer les congés annuels ou SLS sur présentation d’un certificat
medical, y compris en cas de maladie d’un parent proche.
3. Conclusion
 Admin e-guide:
https://admin-eguide.web.cern.ch/procedure/conges-au-cern-sommaire
 Contact: [email protected]
Merci de votre attention !