Archivage et Messagerie : un cas pratique
Transcription
Archivage et Messagerie : un cas pratique
Archivage et Messagerie : un cas pratique Orange Labs Michel Cottin, Recherche & Développement 6 avril 2009, présentation SITA diffusion libre Situation initiale Utilisation de la messagerie comme dispositif d'accumulation depuis de nombreuses années (fonctionnalités outlook). Application critique (Cf. Gartner 50 à 60% de l'info utile) et législation spécifique (CNIL) Cas particulier notable : les dossiers publics Avril 2009 : migration des postes de travail comprenant une nouvelle version d'Outlook ne permettant plus l'usage de dossiers publics L'enjeu est de réussir à faire migrer les pratiques vers un outil collaboratif (Sharepoint) tout en permettant une solution d'archivage des mails 2 Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre Feuille de route (présentée la semaine dernière) 3 Avril : migration des activités pilotes (essentiellement les directions fonctionnelles et en particulier DCG et DRH) Un premier "jalon" pour les archivages et mises à disposition d'espaces Sharepoint avec arrêt des possibilités d'écriture dans les dossiers publics (+ 1 mois : mai) Un second "jalon" pour rendre indisponible l'accès aux anciens dossiers publics (2 semaines à compter de juin) Une période technique dite de "sécurité" permettant à l'administrateur des dossiers publics de donner des accès aux "retardataires" (Aout) Un "jalon" d'effacement des anciennes données (aout septembre 2009) Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre Les éléments de négociation avec les administrateurs de messagerie (infos aux utilisateurs) Précaution n° 1 : l'administrateur de messagerie ne peut pas avoir accès aux contenus Précaution n° 2 : seuls les utilisateurs (propriétaires) sélectionnent les mails à conserver (avec l'aide d'un référentiel) Précaution n°3 : seuls les mails ne portant pas de mention "privé" ou "personnel" sont concernés par les migrations. Précaution n°4 : les espaces Sharepoint sont présentés comme la solution de continuité de la pratique, la GED Documentum comme la solution pour archiver (documents figés, métadonnées spécifiques, imports en masse s'il le faut). Pas de transfert dans d'autre support valable réglementairement. Précaution n° 5 : Pas de large couverture juridique. Les contenus à conserver en priorité sont de deux nature : décisionnel et propriété intellectuelle/innovation Outils d'administration Exchange L'outil d'administration Exchange (Exchange System Manager) et le logiciel dédié PFDAVAdmin permettent d'accéder de manière plus détaillée aux propriétés des dossiers et d'extraire ces données à des fins de statistiques ou de gestion globale des dossiers. 4 Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre Types de données obtenues (pour info) Fichier de type FxyNomdosPermis.xls : Donne pour chaque dossier la liste des contacts et propriétaires Serveurs FTRDMEL10 FTRDMEL11 nb dossiers 10020 5239 nb éléments 227111 175601 taille base Go 72,3 57,6 5 Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date Total 15259 402712 129,9 diffusion libre Types de données obtenues (pour info 2 ) 6 Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre Types de données obtenues (pour info 3 ) Usages principaux : Partage de mails Partage de documents Partage de calendrier 7 Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre L'analyse des dossiers publics Côté RM, cette analyse doit permettre de bien connaître : – les volumes et leur répartition suivant les niveaux d'arborescence – Les propriétaires des dossiers (niveaux 3 maxi) – Les fréquences d'accès – Les listes de dossiers (pour analyse des processus associés) – Des usages des dossiers publics que nous ne connaissons pas – Archivage électronique : intégrité, traçabilité, confidentialité, pérennité (accès) 8 Côté utilisateurs cette analyse doit permettre de sélectionner les éléments à conserver : – Envoi de messages d'avertissement (création "à priori" de dossiers GED + Sharepoint) – Envoi d'un tableau de synthèse aux sous administrateurs de dossiers pour les opérations de migration – Appui sur les "pratiques" les plus sensibles Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre Ce qui va changer après la migration Une règle pour le statut du mail à Orange Labs Sharepoint / GED : typologie et traçabilité de la création avec clause de rendez vous Règles de nommage et la typologie des espaces (GED+Sharepoint) s'alignent en fonction des processus décrits dans les référentiels de conservation Réduction des volumes (objectif DRI 20% - réalisable 60-80%) BALLE, Philippe et RIETSCH, Jean-Marc. Conserver les courriers électroniques ? Ou comment résoudre la problématique de l'archivage des e-mails. FEDISA 2009 Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie numérique Délibérations CNIL (n° 2005-213) 9 Orange Labs - Recherche & Développement - titre de la présentation – date diffusion libre merci diffusion libre