Archivage et Messagerie : un cas pratique

Archivage et Messagerie : un
cas pratique
Orange Labs
Michel Cottin, Recherche & Développement
6 avril 2009, présentation SITA
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Situation initiale
Utilisation de la messagerie comme dispositif d'accumulation
depuis de nombreuses années (fonctionnalités outlook).
Application critique (Cf. Gartner 50 à 60% de l'info utile) et
législation spécifique (CNIL)
Cas particulier notable : les dossiers publics
Avril 2009 : migration des postes de travail comprenant une
nouvelle version d'Outlook ne permettant plus l'usage de
dossiers publics
L'enjeu est de réussir à faire migrer les pratiques vers un
outil collaboratif (Sharepoint) tout en permettant une
solution d'archivage des mails
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Feuille de route (présentée la semaine dernière)
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ƒ
Avril : migration des activités pilotes (essentiellement les
directions fonctionnelles et en particulier DCG et DRH)
ƒ
Un premier "jalon" pour les archivages et mises à
disposition d'espaces Sharepoint avec arrêt des
possibilités d'écriture dans les dossiers publics (+ 1 mois :
mai)
ƒ
Un second "jalon" pour rendre indisponible l'accès aux
anciens dossiers publics (2 semaines à compter de juin)
ƒ
Une période technique dite de "sécurité" permettant à
l'administrateur des dossiers publics de donner des accès
aux "retardataires" (Aout)
ƒ
Un "jalon" d'effacement des anciennes données (aout septembre 2009)
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Les éléments de négociation avec les administrateurs de
messagerie (infos aux utilisateurs)
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Précaution n° 1 : l'administrateur de messagerie ne peut pas avoir accès aux
contenus
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Précaution n° 2 : seuls les utilisateurs (propriétaires) sélectionnent les mails
à conserver (avec l'aide d'un référentiel)
ƒ
Précaution n°3 : seuls les mails ne portant pas de mention "privé" ou
"personnel" sont concernés par les migrations.
ƒ
Précaution n°4 : les espaces Sharepoint sont présentés comme la solution
de continuité de la pratique, la GED Documentum comme la solution pour
archiver (documents figés, métadonnées spécifiques, imports en masse s'il
le faut). Pas de transfert dans d'autre support valable réglementairement.
ƒ
Précaution n° 5 : Pas de large couverture juridique. Les contenus à
conserver en priorité sont de deux nature : décisionnel et propriété
intellectuelle/innovation
ƒ
Outils d'administration Exchange
L'outil d'administration Exchange (Exchange System Manager) et le logiciel
dédié PFDAVAdmin permettent d'accéder de manière plus détaillée aux
propriétés des dossiers et d'extraire ces données à des fins de statistiques
ou de gestion globale des dossiers.
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Types de données obtenues
(pour info)
Fichier de type FxyNomdosPermis.xls :
Donne pour chaque dossier la liste des contacts et propriétaires
Serveurs
FTRDMEL10 FTRDMEL11
nb dossiers
10020
5239
nb éléments
227111
175601
taille base Go
72,3
57,6
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Total
15259
402712
129,9
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Types de données obtenues
(pour info 2 )
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Types de
données
obtenues
(pour info 3 )
Usages principaux :
Partage de mails
Partage de documents
Partage de calendrier
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L'analyse des dossiers publics
ƒ
Côté RM, cette analyse doit
permettre de bien connaître :
– les volumes et leur répartition
suivant les niveaux
d'arborescence
– Les propriétaires des dossiers
(niveaux 3 maxi)
– Les fréquences d'accès
– Les listes de dossiers (pour
analyse des processus
associés)
– Des usages des dossiers
publics que nous ne
connaissons pas
– Archivage électronique :
intégrité, traçabilité,
confidentialité, pérennité (accès)
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ƒ
Côté utilisateurs cette analyse
doit permettre de sélectionner
les éléments à conserver :
– Envoi de messages
d'avertissement (création "à
priori" de dossiers GED +
Sharepoint)
– Envoi d'un tableau de
synthèse aux sous
administrateurs de dossiers
pour les opérations de
migration
– Appui sur les "pratiques" les
plus sensibles
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Ce qui va changer après la migration
Une règle pour le statut du mail à Orange Labs
Sharepoint / GED : typologie et traçabilité de la création avec clause
de rendez vous
Règles de nommage et la typologie des espaces (GED+Sharepoint)
s'alignent en fonction des processus décrits dans les référentiels de
conservation
Réduction des volumes (objectif DRI 20% - réalisable 60-80%)
BALLE, Philippe et RIETSCH, Jean-Marc. Conserver les courriers
électroniques ? Ou comment résoudre la problématique de l'archivage
des e-mails. FEDISA 2009
Loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l'économie
numérique
Délibérations CNIL (n° 2005-213)
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merci
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