Tout savoir sur euroShell Card Online La facilité au service de votre

euroShell
Card
Tout savoir sur euroShell Card Online
La facilité au service de votre entreprise
Un contrôle total de vos dépenses
en carburant
Tout entrepreneur recherche plus d’efficacité. Et celà commence par un
bon aperçu de la gestion de la consommation en carburant. C’est la raison
pour laquelle nous avons développé la formule euroShell Card Online, une
base de données modulaire contenant de nombreuses informations sur
l’utilisation de la carte euroShell et donc sur votre parc automobile et vos
frais carburant. Car la carte euroShell représente bien plus qu’un simple
moyen de paiement: elle reprend toutes les données possibles pouvant vous
être utiles dans le cadre de la gestion de votre parc automobile.
Les données sont mises à jour quotidiennement et sont donc toujours actualisées*. Pour accéder à
euroShell Card Online, vous n’avez besoin d’aucun logiciel ou matériel informatique supplémentaire,
un ordinateur connecté à internet suffit. Vous déterminez vous-même de quelle manière vous souhaitez
gérer vos données grâce aux nombreuses fonctions disponibles:
• Vous pouvez consulter les données sur votre écran, 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24
• Vous pouvez télécharger toutes les données carte ou les informations relatives aux transactions
effectuées et sélectionnées, et ensuite les intégrer dans votre logiciel en vue de réaliser votre propre analyse
• Sur demande, nous pouvons vous faire parvenir par courriel un rapport électronique sous format pdf
• Vous sélectionnez vous-même les données que vous souhaitez y voir figurer et la fréquence à laquelle
vous désirez le recevoir: chaque mois ou dès q’une transaction carburant anormale est enregistrée
* Pour certains rapports, un délai de maximum 48 heures est d’application
Une meilleure gestion des cartes
carburant grâce au Card Management
La carte euroShell vous apporte plus de flexibilité dans la gestion de
votre entreprise. Il vous suffit de faire le plein, régler le paiement et vous
voilà reparti. Un sérieux gain de temps!
Et il en va de même pour la gestion de votre carte: pas besoin de téléphoner ou d’envoyer un courrier
à chaque fois que vous souhaitez modifier quelque chose. Vous le faites vous-même:
•
•
•
•
•
2
Commander une nouvelle carte euroShell ou bloquer une carte existante
Remplacer une carte endommagée ou déclarer la perte ou le vol d’une carte euroshell
Commander un code secret (PIN)
Modifier les critères d’une carte
Télécharger un relevé de vos cartes
3
Gestion personnelle de vos
données grâce au Data Download
Au cas où vous ne souhaiteriez pas uniquement consulter vos données en
ligne mais également les intégrer dans votre logiciel personnel,
euroShell Card Online vous offre la possibilité d’établir vos propres rapports.
Grâce au choix étendu de critères, vous pouvez rapidement et facilement établir un rapport (par compte
client ou par carte) qui vous servira dans le cadre de votre administration.
Rapports complets via
les rapports Online
Sur base des données fournies par les cartes, euroShell Card Online vous
permettra d’établir des rapports directement visualisables à l’écran. Ces
rapports pourront vous servir notamment dans le cadre de votre gestion
financière ou de la gestion de vos frais carburants.
Ou peut-être voulez-vous connaître la consommation carburant par chauffeur ou par carte carburant
individuelle. Pour vous y aider, nous vous proposons différentes formes de rapportage. Vous avez le
choix entre différents types:
•R
elevé des factures
Il vous donne un aperçu rapide et clair des factures payées et ouvertes, en reprenant différents totaux
comme le montant total, le montant de la ristourne et le total des transactions.
•R
elevé des transactions
Vous fournit un relevé détaillé des transactions facturées (ou non) par carte, avec la possibilité de
modifier certaines données. Ce relevé répond toujours à vos besoins puisque vous en sélectionnez
vous-même les différents critères.
•A
perçus totaux
Vous donne ici un aperçu total des transactions: par exemple par carte, par groupe de cartes, par
pays, par type de carburant ou une combinaison de ces divers paramètres
•R
apports d’anomalie
Ce type de rapport vous permet de détecter rapidement toute anomalie et/ou fraude. Pensez aux
cartes faisant l’objet de pleins trop fréquents ou trop élevés. Vous pouvez aussi voir quels sont les
véhicules qui ont une consommation de carburant (trop) élevée.
4
Rapports par e-mail
grâce aux Email Reports
Vous souhaitez recevoir certains types de rapports par courrier électronique?
C’est également possible!
NV BELGIAN SHELL SA
SOCIETE
AJIMEXRAPIDO
SPRL
S.A. Belgian Shell N.V.
Avenue Arnaud Fraiteur Laan 15-23
Bruxelles - 1050 - Brussel
1050 BRUXELLES
ZAVENTEM
BELGIUM
1931
BE
Identification
Customer Service Center
Pour plus d'information, contactez :
BRUCARGO
706 BTE 77
100,
RUE DE LABAT
VITESSE
Référence
DÉTAIL DES TRANSACTIONS
Date
Produit
Téléphone :
Facsimile :
Quantité Montant Montant
net
TVA
Prix
Officiel
(02)508.92.11
(02)508.91.60
Prix
facture
Numéro
facture
Date document :
Devise :
Numéro client :
DEC-2005
EUR / 1
12345678
00002318430
Index
No
kilométrique Station
Localité
Pays
Numéro de carte 7002091023184300052
000000
000000
000000
000000
21-12 13:31
27-12 14:37
27-12 14:50
29-12 20:22
030 AUT.GASOIL
030 AUT.GASOIL
053 ACCESSORY
030 AUT.GASOIL
98,03
21,04
1,00
93,78
79,16
16,99
5,74
75,11
16,62
3,57
1,21
15,77
213,85
177,00
37,17
60,46
48,82
10,25
1,038
0,977
0,977
6,950
0,969
S00374833
S00374833
S00374833
S00374833
307777
099999
099999
000000
1,046
0,977
S00374833
000101 0578 JODOIGNE
BE
1,046
0,977
S00374833
289554 1096 BRUCARGO
BE
1,046
0,977
S00374833
027516 1096 BRUCARGO
BE
10,000
S00374833
065000 0822 BRUXELLES
BE
BE
1,046
1,046
1096
0540
0540
1096
BRUCARGO
SAINT-GHISLAIN
SAINT-GHISLAIN
BRUCARGO
BE
BE
BE
BE
Numéro de carte 7002091023184300128
000000
19-12 14:15 030 AUT.GASOIL
60,46
48,82
10,25
Numéro de carte 7002091023184300151
000000
22-12 14:58 030 AUT.GASOIL
233,29
188,38
39,56
233,29
188,38
39,56
87,97
71,03
14,92
Numéro de carte 7002091023184300169
000000
22-12 14:04 030 AUT.GASOIL
87,97
71,03
14,92
1,00
8,26
1,74
49,05
55,36
11,63
Numéro de carte 7002091023184300185
000000
000000
23-12 08:20 053 ACCESSORY
068344 0760 DROGENBOS
1,277
9,89
24-12 11:25 022 MEDIUM UNLEADED
48,05
S00374833
1,186
Vous les composez
à votre guise
en 47,10
choisissant
parmi
les
5 variantes
suivantes:
Numéro de carte 7002091023184300193
000000
000000
1
040466 1096 BRUCARGO
21-12 09:03 030 AUT.GASOIL
54,88
67,97
S00374833
0,977
Rapport de transaction:
relevé détaillé
sous 11,53
format1,046
pdf de
toutes
les transactions
triées
041702 1096 BRUCARGO
1,038
12,77
28-12 11:14 030 AUT.GASOIL
60,79
75,91
S00374833
0,969
par numéro de carte
24,30
115,67
143,88
BE
BE
Numéro de carte 7002091023184300235
2
apport de transaction: relevé détaillé sous format pdf de toutes les transactions triées
R
02-01-2006
par Fleet ID (ou sur base d’un code d’identification donné)
3
apport de consommation: relevé détaillé de la consommation moyenne et des frais
R
carburant moyens par numéro de carte
4
apport de consommation: relevé détaillé de la consommation moyenne et des frais
R
carburant moyens par chauffeur
5
apport de consommation: relevé détaillé de la consommation moyenne et des frais
R
carburant moyens par Fleet ID
DWH2015R (01.50)
Page 2 de 5
Les rapports sont envoyés mensuellement.
5
Détection rapide d’un usage anormal
de la carte grâce aux Email Alerts
Même si vous accordez une attention particulière à la gestion de vos
dépenses en carburant, il vous est impossible de contrôler en permanence
vos cartes carburant et l’usage qui en est fait. Les Email Alerts vous offrent
cette possibilité.
Le système d’Email Alert tire la sonnette d’alarme dès qu’un usage anormal de la carte est détecté. Que
vous gériez un petit ou un grand parc automobile, avec Email Alerts, vous pouvez travailler de manière
nettement plus efficace.
NV BELGIAN
SHELL SA
NV BELGIAN SHELL SA
SIEMENS
NV
SOCIETE
RAPIDO
UNILEVER
TAV:RUE
STEPHANE
DEBELGIUM
NEEF BVBA
100,
DE
LA VITESSE
TAV
LYDIA VREBOS
SQUARE
MARIE
1050 BRUXELLES CURIE 30
EXCELSIORLAAN
8
ANDERLECHT
BELGIUM ZAVENTEM
1070
1930
BE
BE
Number
Customer Service Center
Telefoon: :
(02)508.92.11
Telephone
(02)508.92.11
Fax : :
(02)508.91.52
Facsimile
(02)508.91.52
vragen
a.u.b.please
contactcontact
opnemen
InBij
case
of query
: met :
NV Belgian
BELGIAN
SHELL
S.A.
Shell
N.V.SA
S.A. Belgian
Shell
N.V. Laan 15-23
Avenue
Arnaud
Fraiteur
Avenue Arnaud
Laan 15-23
Bruxelles
- 1050 Fraiteur
- Brussel
Bruxelles - 1050 - Brussel
Card Identification
Group
Kaartnummer
ALERTS
Consumptie Rapport
...
VRN or Driver's
name
Identificatie
Name
Referentie
Stations
Country
Id 280
Identificatie:Group
LP2808198002
Datum
Tijd
Date
Gefactureerde
maand16-11-2008
:
01-05-2008 - 31-05-2008
Report date
:
Munteenheid
:
Report Currency
:
EUROEUR
00002780840
Klantnummer
:
12345678
Account Number :
00000134343
Alert
Product
Mileage
KM-index Produkt
Hoeveelheid
Cards used to buy more than 80 litres per transaction
7002096001343432458
7002096001343437614
7002097027808402974
XNH463
XLM072
LP2808198002
280
SCHEPDAAL
WETTEREN 29 APR 2008
BE
0716BE
65.292 1268 14-11-2008
D0021
D0087
1295
14-11-2008
122.121 030
AUT.GASOIL
07:38
07:42
054404 030
048900 54,7
030
7002097027808402974
7002096001343432458
7002096001343437614
7002097027808402974
LP2808198002
280
XNH463
XLM072
LP2808198002
280
SCHEPDAAL08 MEI 2008
WETTEREN 14 MEI 2008
2130BE
1031BE
124.322 030
AUT.GASOIL
D0021
1268
14-11-2008
D0087
1295
14-11-2008
124.919 036
DIESEL
PLUS
07:38
07:42
054404 61,2
030
048900 56,5
030
2025
BE
2007
65.950 033 DIESEL UHP
D0500
0462 14-11-2008
67.500 036 DIESEL PLUS
09:00
57,6
014795 021
21,6
280
Cards used7002097027808402974
to buy more than 80 litresLP2808198002
a day
LP2808198002 280
Cards used7002097027808402974
to buy fuels other than diesel
7002097027808402974 LP2808198002 280
7002096001343436871
460AAG
7002097027808402974 LP2808198002 280
7002097027808402974
05 MEI 2008
19 MEI 2008
21 MEI 2008
000000
HUIZINGEN
22 MEI 2008
27 MEI 2008
LP2808198002 280
1900
1902
0859
123.125 036 DIESEL PLUS
59,0
65.292 030 AUT.GASOIL
127.525 030 AUT.GASOIL
55,7
19,9
Gefactureerd
Bedrag
56,87
61,39
63,59
62,04
61,10
64,15
24,12
22,92
Quantity
Verbruik
/ 100 KM
Gross
Expenses
Gem.Kost
/ KM
80,91
95,06
4,88
80,74
0,0507 94,86
5,11
80,91
95,06
9,47
0,0531 80,74
0,1039 94,86
5,88
0,00
8,75
38,78
1,40
0,03
0,0611
0,0000
0,0975
0,0156
44,94
0,0004
Totaal:
Begin KM-index:
Einde KM-index:
Kilometers:
Hoeveelheid:
Bedrag:
DWH2160R (01.42)
dwh2150r
6
65.292
127.525
62.233
386,1
416,18
0,62
Gemiddeld Verbruik (/100km):
0,0067
Gemiddelde Kosten (/km):
06-06-2008
16-11-2008
Pagina 7 van 219
Page 1 of 1
Une Email Alert peut vous avertir dans les cas suivants:
1
cartes euroShell utilisées pour d’autres achats que du diesel
2
cartes euroShell utilisées pour d’autres achats que du carburant
3
cartes euroShell utilisées pour d’autres achats que du carburant et le lavage de voiture
4
cartes euroShell utilisées pour les péages
5
cartes euroShell utilisées pour l’achat de plus de X euros par transaction
6
cartes euroShell utilisées pour l’achat de plus de X litres par jour
7
cartes euroShell utilisées pour l’achat de plus de X euros par jour
8
cartes euroShell utilisées plus de X fois par jour pour l’achat de carburant
9
cartes euroShell utilisées entre heure X et heure Y
10 cartes euroShell utilisées certains jours de la semaine (jours à déterminer)
11 Kilométrage non saisi / introduit en station
12 Pas de code chauffeur saisi / introduit en station
13 Dernier kilométrage inférieur au précédent
Pour les différents modules d’euroShell Card Online disponibles, n’hésitez pas à prendre contact avec
notre Service Clientèle au n° de tél. 02/508.92.11
7
Possibilités offertes par euroShell Card Online
Pour:
Module:
Comment?
En ligne?
Fichier?
La gestion de vos cartes
de carburant
Card
Management
•C
ommander des cartes, modifier ou bloquer
des cartes via votre portail personnel
• Télécharger un fichier actuel en format
xls avec une liste complète de vos cartes
euroShell
Oui
Oui
fichier sous
format xls
La gestion de votre
administration financière
Invoice Summary
• Via votre portail personnel, relevé de tous
vos numéros de factures euroShell, avec
date de facture et divers totaux
Oui
Relevé complet et détaillé
de vos frais carburant
Transaction
Reports
• Via votre portail personnel, relevé de
toutes les transactions effectuées avec vos
cartes euroShell, facturées ou non
• Possibilité de sélectionner les transactions
au choix, par exemple par numéro de
carte ou par date de transaction
• Toutes les transactions en détail
• Possibilité de modifier le kilométrage s’il
est erroné ou non introduit
Oui
Aperçu rapide des frais
totaux
Summary Reports
•V
ia votre portail personnel, relevé directement
consultable des frais totaux par compte client
(centre de frais), produit ou pays
Oui
Aperçu rapide des
utilisations anormales de
carte
Exception Reports
• Analyse en ligne et approfondie de
l’utilisation des cartes: transactions par carte
trop fréquentes, pleins trop élevés, paiement
de produits autres que du carburant
Oui
Intégration de vos
transactions euroShell dans
votre gestion totale des
frais
Data Download
• Téléchargement du fichier reprenant toutes
les données des transaction effectuées avec
vos cartes euroShell
• Vous sélectionnez uniquement les données
qui vous intéressent
Oui
fichier sous
format csv
Mise à jour régulière
des frais ou de la
consommation moyenne de
carburant par carte ou ID
Email Reports
• Rapports réguliers et spécifiques disponibles
sous format pdf
• Rapport transmis mensuellement par e-mail
Oui
fichier sous
format pdf
Une recherche Détection
immédiate des transactions
carte anormales
Email Alerts
• Notification automatique sous format pdf
lors d’une utilisation anormale de la carte.
• Avertissement immédiat par e-mail, dans un
délai maximum de 48 heures suivant le pays
où le plein a été effectué
• Choix entre 14 types d’alertes
• Vous déterminez vous-même les valeurs
limites au-dessus ou en-dessous desquelles
vous souhaitez être averti.
Oui
fichier sous
format pdf
PRO0209-BE
Vous avez d’autres questions à nous poser ou souhaitez obtenir des informations complémentaires en vue d’une
meilleure gestion de votre parc automobile ? N’hésitez pas à prendre contact avec notre Service Clientèle au
n° de tél. 02/508.92.11. Notre Service Clientèle vous aidera volontiers à choisir la formule de gestion qui
convient le mieux à votre entreprise.