Structuration d`une manifestation sportive

CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 1 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 REMERCIEMENTS Je tiens à remercier les personnes suivantes : •
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Guillaume LAFONT, mon tuteur et président de l’association Challenge Jeannot Lafont et toute l’équipe d’organisation pour m’avoir accueil dans leur équipe. Gérard COUDERT et Eric BARGET, cotuteurs universitaires qui m’ont guidée dans la réalisation de mon stage Le CDES de Limoges pour m’avoir laissé accès à leur bibliothèque Ce stage s’est réalisé dans d’excellentes conditions grâce à ces personnes et pour cela je les en remercie. 2 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 SOMMAIRE I.
Le Challenge Jeannot Lafont 1. Présentation générale a) Rappel historique p.1 b) La 10e édition p.2 2. Phase de conception p.4 a) Choisir l’événement p.4 b) Quels objectifs ? p.5 3. Diagnostic de SWOT selon la matrice d’ANSOFF p8 II.
Elaborer une véritable démarche sponsoring et une gestion des ressources humaines p.12 1. Structuration de la démarche sponsoring p.12 a) Etablir la stratégie de sponsoring p.12 b) Cibler les sponsors p.13 c) Réaliser les dossiers p.14 d) Prospecter p.16 e) Valoriser l’action du Sponsor lors de l’événement p.16 f) Faire un bilan avec le sponsor p.17 2. Gestion des ressources humaines p.17 a) Principes fondamentaux du Bénévolat p.17 b) Structuration des actions bénévoles p.17 III.
Vers une la création d’un emploi sportif structurant l’association p.18 IV.
Bilan p.19 Bibliographie p.20 ANNEXES p.21 3 CHARPENTIER Florian I.
Structuration d’une manifestation sportive 2009 Le Challenge Jeannot Lafont 1. Présentation générale a) Rappel Historique Le Challenge Jeannot Lafont (CJL) est né au printemps 2000 d’un hommage qu’a voulu rendre Guillaume Lafont à ses parents disparus tragiquement à quelques semaines d’intervalle. Il avait alors décidé de regrouper autour de lui, des amis venus de tous horizons pour son anniversaire en organisant un petit tournoi de rugby "touché". Devant le succès, la bonne humeur, la convivialité de la journée, il voulut pérenniser l'évènement : Le Challenge Jeannot Lafont était né. Dès l'hiver 2001, une petite équipe était constituée pour mettre en place un grand tournoi de rugby "flag". L’association Challenge Jeannot Lafont fut donc créée à la suite de la première édition, en 2001. Cette association créée sous l’égide de la loi 1901, a profité de la fusion du Club Athlétique Larchois et du club de Nespouls pour se rattacher au nouvellement créé club de Nespouls Rugby Causse Vézère (NRCV). En effet conformément à la loi, une association sportive doit être associée à un club pour s’affilier à la Fédération Française de Rugby et ainsi organiser des compétitions officielles. L’association CJL a pour objet principal « Organisation d’une manifestation sportive de promotion du rugby et journée familiale », c'est‐à‐dire que sa principale et unique action est d’organiser annuellement un événement sportif. Un événement est par définition « un lieu où des hommes et des femmes se rassemblent dans une sorte de célébration collective, pour assister à un spectacle sportif ou culturel » 1 . Le challenge Jeannot Lafont reflète parfaitement cette définition. Chaque année, la commune de LARCHE en Corrèze, accueil sur ses terrains de rugby près de 1000 passionnés venus de tout l’Europe pour partager, autour d’un tournoi de rugby flag 2 , leur passion de l’Ovalie 3 . Il y a donc une célébration collective du Rugby autour d’un spectacle sportif qu’incarne le tournoi de rugby flag. 1
« Organiser un évènement sportif » Michel Desbordes et Julien Falgoux éd. d’organisation. Le rugby flag et aussi appelé Rugby foulard. L'intérêt principal du rugby foulard est de pouvoir pratiquer le rugby sans contact direct et sans jeu au pied, tout en conservant les règles fondamentales et les principes du rugby à 15. Toutefois, sachant que parmi les règles et principes fondamentaux du Rugby à 15 on trouve en bonne place le contact et le jeu au pied, il semble plus juste de définir le rugby‐foulard comme un sport ayant ses caractéristiques propres. 3
Ovalie est le terme populaire désignant le monde du Rugby (du ballon ovale). 2
4 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 Le Palmarès 2000 ‐ 1er tournoi Jeannot Lafont Limoges STAPS 2001 ‐ 2ème Challenge Jeannot Lafont Toulouse BE2 2002 ‐ 3ème Challenge Jeannot Lafont C.A. Brive Corrèze 2003 ‐ 4ème Challenge Jeannot Lafont U.S. Ussel 2004 ‐ 5ème Challenge Jeannot Lafont VII du Limousin 2005 ‐ 6ème Challenge Jeannot Lafont Centre de Formation C.A.B.C.L. 2006 ‐ 7ème Challenge Jeannot Lafont EPERNAY RUGBY CHAMPAGNE 2007—8ème Challenge Jeannot Lafont LES GALLOIS (joueurs ex pôle d’Ussel) 2008—9ème Challenge Jeannot Lafont Equipe Bourahoua b) La 10e Edition Pour bien saisir la particularité de cette dixième édition, il est nécessaire d’éclaircir un point important sur l’organisation du Challenge Jeannot Lafont. En effet bien qu’officiellement l’organisation de la manifestation se fasse conjointement avec le club du NRCV, elle est assurée essentiellement depuis dix ans, par des bénévoles étrangers au NRCV. Le CJL est un moyen pour le club de rugby local, de promouvoir son école de rugby et de récolter des fonds pour structurer leur association sportive. Les 26 et 27 juin 2009 seront donc des dates d’anniversaire et de transition. Cette décennale aura un goût particulier, en effet après dix ans d’organisation avec la même équipe de bénévoles, le président de l’association CJL souhaite léguer, tout en gardant le rôle d’intervenant, l’organisation aux dirigeants du NRCV. Renouveler l’équipe d’organisateur semble tout indiqué pour pérenniser la manifestation et pour lui impulser un nouveau souffle. 5 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 Ce renouveau est aussi marqué par la volonté de création d’un emploi sportif ; intégrer un étudiant STAPS dans l’organisation de la décennale est un premier pas dans la démarche de création d’un poste chargé de développement sportif sur la communauté de communes Vézère‐Causse 4 . De plus l’association CJL se propose de devenir partenaire financier dans ce projet de développement. La manifestation serait donc au‐delà d’une célébration ponctuelle, un moyen de générer des projets locaux ou départementaux et des finances nécessaires à la réalisation de ceux‐ci. La dixième édition veut mettre un point d’honneur à remercier les bénévoles, partenaires et participants qui ont fidèlement soutenu, organisé ou participé au CJL durant les neuf dernières années. Le contexte général du Challenge Jeannot Lafont maintenant établi, nous allons voir pourquoi le choix d’intégrer l’équipe du CJL semble être pertinent pour un étudiant STAPS option management du Sport. Ainsi nous étudierons une des quatre phases d’organisation d’une manifestation sportive qui sont : •
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La phase de conception La phase de préparation La phase déroulement Le bilan Le challenge Jeannot Lafont ce déroulant les 26 et 27 juin 2009, seule la phase de conception à été entièrement réalisée. Nous nous efforcerons de montrer en quoi une structuration de cette phase peut apporter les bases d’une manifestation cadrée. 4
Le challenge serait alors inscrit dans la fiche de poste de ce futur emploi 6 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 2. Phase de conception a) Choisir l’événement Par définition un événement : c’est ce qui arrive et qui a une certaine importance pour les hommes qui le vivent et/ou qui en qui en sont témoins, cela traduit le caractère exceptionnel et ponctuel d’une activité par rapport à la vie de tous les jours. Un événement c’est aussi une manifestation organisée par un groupe de personnes à l’intention d’un groupe plus important, cette phrase met en relief l’importance de l’impact de la manifestation sur la population (l’affluence, l’ambiance). Pour bien comprendre le choix stratégique de cette manifestation il faut rappeler qu’un des principaux objectifs des membres du Challenge Jeannot Lafont est la mise en valeur du patrimoine et du terroir Corrézien. Le CJL peut alors être qualifié de « manifestation officielle attirant un public averti » 5 , on caractérise cet événement d’opération d’intérêt général. L’essentiel étant alors de retirer une utilité sociale importante plutôt qu’un large bénéfice. Ce type de manifestation est à mettre en opposition avec les événements spectaculaires pour grand public, où la gestion est à rapprocher de toute activité voulant dégager un bénéfice. Pour mesurer l’impact et la réussite du CJL, il faudrait alors mesurer l’utilité sociale qui se base sur un facteur déterminant, à savoir la mesure des externalités positives 6 . Ces externalités peuvent se résumer dans le cas du challenge : •
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Au développement du lien social. En effet un spectacle sportif semble offrir les conditions optimales pour qu’il se produise une « contagion émotionnelle » 7 qui « améliore la cohésion sociale » 8 de part les valeurs universelles 9 qu'il porte, le sport sert de levier à l’acceptation sociale. A l’amélioration du dynamisme territorial. La manifestation devient donc un facteur de la bonification de l’image de marque du territoire d’un point de vue tant économique que social, ce qui peut améliorer son attractivité. Ces deux types d’externalités représentent en elles‐mêmes un objectif primordial du challenge. 5
« Analyse Economique du Sport » JF Bourg, JJ Gouguet, éd. Pratique corporelles. Les externalités positives (ou économies externes) désignent les situations où un acteur est favorisé par l'action de tiers sans qu'il ait à payer. 7
« Sport et Sponsoring » (p.27) Alain Ferrand, Luiggino Torrigiani, Andreu CAMPS i POVILL, collection INSEP 8
« Economie du Sport » JF Bourg, JJ Gouguet, éd La Découverte 9
L'engagement, le respect, l’équité, la liberté, le partage, l’espoir, le bien être, l’équilibre, la solidarité, l’harmonie, la persévérance, la remise en cause, le combat, le fair‐play… 6
7 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 Une fois le type de manifestation définis, la célébration collective étant établie il ne reste plus qu’à choisir le spectacle sportif autour duquel tout cela va s’axer. Le CJL est organisé depuis dix ans autour d’un tournoi de rugby flag. Ce dérivé du rugby à 7 a permis, à la base, de pratiquer une approche de ce sport dans les établissements scolaires. En effet le flag est une activité qui permet de conserver les fondamentaux du rugby tout en réduisant le contact physique entre les élèves pour s'approprier le ballon (le plaquage est remplacé par un vol de foulard). L’agressivité est alors remplacée par la convivialité et le contact par la vélocité. Les fondamentaux sont, par leurs simplicité, très vite assimilés et permettent une prise de plaisir immédiate. Le rugby flag se définit donc comme étant une activité populaire, praticable par tous où l’on prône la tactique et la technique au dépend du contact et du physique. Ce sport semble donc tout indiqué pour générer le spectacle sportif nécessaire à la célébration collective. C’est ainsi que s’est déroulé, dans un esprit délibérément festif et convivial, les neuf derniers tournois de rugby flag de Larche sous l’égide de l’association « Challenge Jeannot Lafont» De part son projet ambitieux de développement territorial et de communion rugbystique, le challenge Jeannot Lafont a retenu toute mon attention. De plus nous verrons que le challenge a un écho départemental, régional voir national, travailler sur l’organisation d’une manifestation de cette ampleur ne peut être qu’enrichissant pour un étudiant en management du sport. b) Quels objectifs ? Il y a cette année deux types d’objectifs : internes et externes au déroulement de la manifestation. En effet, la réussite du challenge va passer par une organisation et un déroulement sans faille mais aussi par l’aboutissement des projets de développements mis en place. INTERNES •
Promotion du Rugby Flag : L’équipe du CJL veut plus que jamais promouvoir le rugby flag et sa spécificité : la prohibition des contacts. Ainsi ce sport est ouvert à tous et fait la part belle à la maîtrise tactique, technique au service du perceptif et du décisionnel. 8 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 Cette année, nous améliorerons qualitativement et quantitativement les tournois féminins, vétérans et jeunes. Pour cela des bénévoles sont spécialement détachés pour préparer les tournois et notamment L’École de Rugby du C.A.Larchois et du Causse Corrézien qui s’occupe du Tournoi Jeunes. •
Le Souvenir Le Challenge, hommage rendu à Jeannot et Sylvette Lafont, est depuis 2005 associé à Christian Vaurie qui a donné son nom au tournoi jeune. Christian a été pendant des années le dynamique Président de l’École de Rugby du C.A.Larchois. Respectueux de leur souvenir, le Challenge est un hommage aux valeurs que ses 3 parents et amis incarnaient. Les différents tournois sont : ∙ Le Challenge Jeannot Lafont (séniors et vétérans) ∙ Le Challenge Sylvette Lafont (féminines) ∙ Le Challenge Christian Vaurie (jeunes) Cette année, le trophée du meilleur état d’esprit sera remis en hommage à Pascal, figure emblématique du CJL et du Rugby Suisse. Le souvenir sera aussi commémoré par l’élaboration d’un livre d’or qui va retracer par des photos et des anecdotes marquantes, les dix ans du Challenge Jeannot Lafont. •
Le tourisme Les 3 dernières éditions ont été le théâtre de multiples échanges tant sur le plan sportif que sur le plan culturel ou touristique. En fait, l’association en se basant sur les réussites antérieures a tenté de promouvoir les spécialités et les attraits touristiques de la commune (LARCHE), communauté de communes (Vézère‐Causse), département (Corrèze) et région (Limousin), ceci avec l’aide des administrations concernées. Pour enrichir l’aspect sportif de la manifestation, un projet touristique a été élaboré : ∙ Un échange culturel et gastronomique est organisé lors de la soirée du vendredi grâce à « la table de l’Ovalie » où chaque équipe amène dans ses bagages une spécialité de son département. Le Succès de cette soirée est incontestable puisque elle est depuis 2 ans l’un des temps fort du Challenge. ‐ Émulation d’année en année entre les différents convives et organisateurs pour faire découvrir et aimer sa Région. ‐ Insertion d’un dépliant touristique du Causse Corrézien. 9 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 ‐ Hébergement des équipes en Gîtes, près du lac du Causse. •
Le développement durable Inciter les sportifs, les différents spectateurs et les bénévoles à trier et réduire leurs déchets. EXTERNES •
Fidélisation des Sponsors Le challenge Jeannot Lafont a reçu, depuis dix ans, le soutien de nombreux partenaires institutionnels et privés sans lesquels cette manifestation sportive n’aurait pas lieu. La fidélisation d’un partenaire passe par l’entière satisfaction de la collaboration précédente. Ainsi, de nombreuses lettres d’invitations aux repas du challenge et des remerciements ont permis d’acquérir la confiance de la plupart des partenaires. Le but est cette année de simplifier la démarche partenaire en leur offrant de l’autonomie. En effet démarcher la centaine de partenaires que compte le challenge demande une dépense de temps considérable. Les bénévoles sont, en cette année de « crise », plus que jamais débordés par leur travail et ne peuvent s’investir dans cette mission. •
Elargir la liste des Sponsors Le sponsoring du challenge Jeannot Lafont se résumait, lors des éditions précédentes à démarcher les entreprises locales, c'est‐à‐dire du bassin de LARCHE et BRIVE. Cette année, afin de donner à la manifestation une autre envergure, le sponsoring sera axé sur les grands partenaires du rugby, que ce soir au niveau régional (partenaires du CAB et de l’USAL) ou au niveau national (partenaire de la ligue et de la Fédération française de Rugby). De plus une démarche approfondie au niveau des partenaires institutionnels est à prévoir. Une manifestation sportive et culturelle de cette ampleur ne peut qu’être acteur du développement de la région et donc support de la politique des institutions. •
Passage de Flambeau 2009 marquera une rupture dans l’organisation du Challenge. Ainsi Guillaume Lafont, actuel président de l’association CJL a décidé de léguer l’organisation aux dirigeants de l’entente Nespouls Rugby Causse‐Vézère. Cette manifestation peut devenir une journée importante dans la promotion de l’école de rugby de LARCHE et du NRCV, aussi bien financièrement (permet de récolter des fonds) que sportivement (permet de recruter des joueurs). 10 CHARPENTIER Florian •
Structuration d’une manifestation sportive 2009 Création d’un emploi sportif L’expérience des années précédentes montre que le mouvement bénévole au sein des associations s’essouffle. La poignée de passionnés constituant le noyau dur de l’organisation du CJL et du NRCV subit l’érosion du temps. Dans l’optique de structuration de l’association du NRCV et de la communauté de communes Vézère Causse au niveau sportif, Guillaume Lafont a intégré un étudiant STAPS à l’organisation du CJL. C’est un premier pas vers la création d’un emploi sportif sur la communauté de commune. Il est à noter, pour conclure ces objectifs, que la notion d’affluence n’a pas été abordée car, le CJL a atteint depuis plusieurs années son affluence maximale. En effet, la manifestation ne dispose pas d’assez de terrains pour faire jouer plus de 24 équipes masculine, 12 féminine, 12 vétérans et 8 jeune sur une journée. Peut être un projet de tournoi sur 3 jours l’année prochaine… 3. Diagnostic de SWOT 10 selon la matrice d’ANSOFF 11 Conduire une analyse SWOT consiste à effectuer deux diagnostics : •
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un diagnostic externe, qui identifie les opportunités et les menaces présentes dans l'environnement. Celles ci peuvent être déterminées à l'aide d'une série de modèles d'analyse stratégique, tels que le modèle PESTEL, le modèle des 5 forces de la concurrence 12 de Michael Porter ou encore une analyse de scénarios. Il peut s'agir par exemple de l'irruption de nouveaux concurrents, de l'apparition d'une nouvelle technologie, de l'émergence d'une nouvelle réglementation, de l'ouverture de nouveaux marchés, etc. un diagnostic interne, qui identifie les forces et les faiblesses du domaine d'activité stratégique. Celles‐ci peuvent être déterminées à l'aide d'une série de modèles d'analyse stratégique, tels que la chaîne de valeur, l'étalonnage (benchmarking) ou l'analyse du tissu culturel. Il peut s'agir par exemple du portefeuille technologique, du niveau de notoriété, de la présence géographique, du réseau de partenaires, de la structure de gouvernement d'entreprise, etc. 10
Expression tirée de l'anglais Strengths (forces), Weaknesses (faiblesses), Opportunities (opportunités), Threats (menaces). C’est un modèle d’analyse concurrentielle 11
Igor Ansoff (1918 – 2002) était un professeur et un cadre supérieur qui a crée la « matrice d'Ansoff ».C’ est une matrice conçue pour classifier et expliquer les différentes stratégies de croissance pour une entreprise. 12
L'intensité de la rivalité entre les concurrents /le pouvoir de négociation des clients/la menace d'entrants potentiels sur le marché /le pouvoir de négociation des fournisseurs/la menace des produits de substitution 11 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 FORCES FAIBLESSES • Le label associatif, qui est associé à la • Manque de professionnalisme à cause convivialité et à la festivité et non au de la gestion entièrement bénévole de la rendement et au profit. De plus structure l’affiliation à la Fédération Française de • Manque de partenaires institutionnels Rugby par le biais du NRCV permet de • Conceptions de pratiques dépassées garantir une certaine Ethique. • Turn over important de l’équipe • Avoir une certaine ancienneté, ce qui d’organisation (les passionnés permet d’avoir depuis 10 ans un public s’investissent que 2 ou 3 ans) fidèle • Le plus gros tournoi de rugby flag de Corrèze et du Limousin OPPORTUNITE MENACES • Développement du rugby à XV, à 7 • Développement de tournois de rugby (présentation de cette discipline aux JO flag régionaux sur la même période de Londres) et du rugby flag. (Création d’activité que le CJL (Tournoi de d’une fédération française de rugby flag) Bretenoux, la capelle marivale…) • Perte de financement à cause de la crise • Couverture médiatique du rugby à XV de plus en plus importante (augmentation économique mondiale. conséquente des droits TV du TOP 14) • Le Cycle de vie du rugby flag est favorable. En effet en temps que pratique novatrice elle est au début de la phase de « développement » 13 L’analyse externe permet de synthétiser les facteurs clefs du succès tandis que l’analyse interne permet de comprendre les compétences distinctives de l’entreprise. Le Challenge Jeannot Lafont possède donc une image de marque, s’appuyant sur 10 années d’expériences et s’impose comme le plus gros tournoi de rugby flag du Limousin. De plus il peut s’appuyer sur une croissance rapide du rugby flag et une augmentation de la couverture média du rugby à XV. Cependant on peut constater qu’une mauvaise gestion de la démarche sponsoring et des ressources humaines jumelée à une conjoncture économique défavorable peut entrainer une perte importante de partenaires institutionnels et privés. Analysons maintenant le bilan financier 2008 et le prévisionnel 2009 pour voir la part du sponsoring dans le budget total du CJL. 13
Le cycle de vie d’un produit ce résume en 4 phase : lancement/développement/maturation/déclin 12 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive Bilan Financier 2008
1% 0%
12%
Inscription
Restauration
20%
2009 L’année 2008 nous prouve qu’au‐delà de l’apport principal de la buvette, on retrouve les partenaires privés comme 2e source de financement (25%). Buvette
4%
25%
38%
Partenaire privé
Vient ensuite les frais d’inscriptions (20%) puis les subventions publiques (12%) %) Partenaire institutionnels
Bénévoles ( en heure de travail)
« Si les financements privés restent la principale ressource des associations (il représente 68% de leur budget), l’implication de la sphère publique (32% des budgets) reste importante notamment les communes qui financent à hauteur de 20% les budgets des associations sportives » 14 On constate donc que l’association CJL est bien loin des subventions publiques généralement attribuées. De plus le financement des communes se situe à seulement 7% du budget total de la manifestation. Un réel effort est donc à fournir dans ce secteur. Le graphique montre la répartition des crédits en faveur du sport dans les régions. Répartition des Crédits en faveur du Sport dans les régions
0%
manifestation
10%
haut niveau
30%
19%
mouvement sportif
sport pour tous
20%
formation
21%
Autres
15
14
Source « le budget des association sportives » Bulletin de statistique N°06‐05 Mission statistique MJSVA 13 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 La catégorie manifestation se démarque nettement avec 30%. Ce choix reflète le besoin pour les Régions de prendre des initiatives de communication susceptibles d’avoir des retombées en termes d’image et de notoriété. Bilan prévisionnel 2009
Inscription
2%
Restauration
10%
23%
Buvette
15%
2%
19%
Le budget prévisionnel affiche bien la volonté d’augmenter la part du financement public de la dixième édition du Challenge Jeannot Lafont 29%
Partenaire privé
Partenaire institutionnels
Bénévoles ( en heure de travail)
Apport de l'association
Concernant la gestion des ressources humaines, il faut savoir que le Challenge Jeannot Lafont a subi une perte nette de 2000 euros l’année dernière à cause d’une mauvaise gestion des buvettes et des inscriptions. Au‐delà de la gestion des inscriptions, une structuration de l’action des bénévoles se montre indispensable. 15
Page.11 « Sport et Région : réflexion sur une politique sportive pour le Limousin » Régis FOSSATI, CDES 14 CHARPENTIER Florian II.
Structuration d’une manifestation sportive 2009 Elaborer une véritable démarche sponsoring et une gestion des ressources humaines Nous avons dégagé ci‐dessus, deux véritables problèmes dans l’organisation de la manifestation. Le premier point concernant la démarche sponsoring, le deuxième la gestion des ressources humaines. 1) Structuration de la démarche Sponsoring Par définition le sponsoring est « un outil de communication permettant de lier directement une marque ou une société avec un événement attractif pour un public donné » 16 . Il peut donc se résumer sur 3 principaux fondements : •
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C’est un moyen de communication. Il est relation entre une association ou une entreprise avec une entité sportive ou culturelle. Il doit y avoir une relation économique entre le sponsorisé et le sponsor. a) Etablir la stratégie de sponsoring L’élaboration de la stratégie de sponsoring se fait en deux phases : •
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Analyse du produit que l’on propose et des bénéfices que pourrait faire le sponsor Recherche des avantages concurrentiels. Le produit que l’on propose ici est une manifestation sportive d’écho régional, pérennisée depuis 10 ans avec des affluences frôlant les 4000 participants et spectateurs sur 2 jours. On place alors cet événement sportif au cœur du sponsoring puisqu’on le qualifie de « produit » qu’il faut vendre. Au‐delà de ces caractéristiques, ce que l’on propose c’est un fait social fort, doté d’une image spécifique, générant des émotions partagées et dont l’issue sportive est incertaine. Un fait social fort, car le challenge Jeannot Lafont, est avant tout la célébration du rugby autour de 2 repas festifs et conviviaux. C’est le rendez‐vous annuel des amoureux de l’ovalie de la Corrèze et du Limousin, lieu où de nombreuses amitiés se sont créées et se sont pérennisées au fil des années. Une image spécifique, cet événement à la réputation régionale d’être le rendez‐vous des amateurs de rugby, et surtout un des plus gros tournois de « rugby flag » de France. Générant des émotions partagées autour des valeurs du rugby. Et dont l’issue sportive est incertaine, car le challenge Jeannot‐Lafont c’est aussi un tournoi officiel de rugby flag réunissant 56 équipes de toute catégorie 17 , se disputant la victoire. 16
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« Sport et sponsoring » (p.25) Alain Ferrand Luiggino Torrigiani, Andreu CAMPS i POVILL, collection INSEP 24 seniors/12 féminines/12veterans/8jeunes 15 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 Les principaux avantages concurrentiels sont : ‐
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Le CJL est la manifestation de rugby flag qui a la plus grosse affluence. L’élaboration d’un tournoi sur 2 jours, avec des repas festifs animés par des bandas. La distribution d’une bière de qualité supérieure 18 . La mise en place de 4 structures gonflables, pour apporter un côté familial à l’événement. La présence de parrains de renom (Damien Chouly, la famille Bourahoua) et de nombreux joueurs professionnels du CAB. La distribution d’une plaquette de sponsors et de présentation du CJL à 200 exemplaires chaque année. Une couverture médiatique assurée par les radios et télévisions locales. La démarche sera donc axée plus sur des sponsors cherchant une communication institutionnelle, qui met en valeur la personnalité ou les performances sociales d’une entreprise, que sur des sponsors recherchant une communication commerciale, qui a pour objectif d’augmenter directement les ventes d’une marque ou d’un produit. b) Cibler les sponsors. Il y a deux types de sponsors, institutionnels et privés La démarche sponsoring va s’orienter vers les institutions qui vont profiter directement ou indirectement des retombées financières et sociale de la manifestation : ‐
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Le Ministère de la Jeunesse des Sport et de la Vie Associative Le conseil régional du limousin Le conseil général de la Corrèze Le conseil général de la Dordogne La communauté de commune Vézère Causse La commune de LARCHE La commune de LA FEUILLADE Le comité régional du rugby en limousin Le comité départemental de rugby Corrèze 18
La « Carlsberg » est situé dans les bières de prestige, comme la « 1664 » par exemple, par les brasseurs. 16 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 Dans un deuxième temps nous ciblerons deux types de partenaires privés ; nos anciens partenaires qu’il faut fidéliser 19 , et les partenaires du rugby qu’il faut démarcher. La démarche doit se faire en toute logique sur un plan régional, en démarchant les partenaires des principaux clubs de rugby (le CAB et l’USAL) et les partenaires du rugby nationaux (partenaires de la ligue et de la fédération française de rugby) Après quelques tentatives infructueuses, nous nous sommes attachés aux sponsors régionaux plutôt que nationaux. En effet il est difficile, en si peu de temps, de toucher les responsables de grosses entreprises comme le PMU ou ORANGE au niveau national. Ce fut des démarches fastidieuses, pleines d’intermédiaires à joindre, de dossiers à envoyer et d’une multitude de d’appel téléphonique. Malheureusement, les budgets sponsoring et communication étant établis et votés d’une année sur l’autre, il n’y a eu aucun retour à l’heure actuelle. On peut aussi supposer qu’une manifestation de rugby flag d’un écho régional n’a pas suffisamment d’intérêt pour ces entreprises nationales. Nous nous sommes donc attachés à démarcher les partenaires du rugby régional, c'est‐à‐dire les principaux partenaires de l’USAL et ceux du CAB 20 . Le problème majeur fut alors de réunir les données nécessaires à la prospection. En effet, le but étant de communiquer directement avec les responsables communication ou directeur, il a fallut entreprendre des recherches approfondies. c) Réaliser les dossiers Ces dossiers sont destinés aux potentiels partenaires, il est donc indispensable d’écarter toutes cibles que l’on ne pourrait toucher grâce à ce document. L’expérience du Challenge Jeannot Lafont, nous a démontré qu’une toute autre démarche (et un tout autre dossier) est à entreprendre avec des entreprises nationales. Durant cette phase il faut réaliser différents types de document : •
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Un dossier de sponsoring Une proposition de partenariat Une facture et un reçu type Le dossier sponsoring est un document attractif et informatif. Ce document d’une dizaine de pages doit contenir les informations essentielles de la manifestation tout en divertissant le lecteur. 19
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Voir en annexe« liste sponsors » Voir en annexe « partenaires CAB » « partenaires USAL » 17 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 Ainsi, une présentation originale et un texte aéré permettent d’égayer ce document qui est le premier contact avec l’entreprise Le dossier partenaire que nous avons élaboré regroupé les informations suivantes : ‐
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Une présentation du CJL, pourquoi et comment a‐t‐il été crée Un historique retraçant les éditions précédentes Les objectifs divers du challenge La spécificité de la dixième édition Le programme heure par heure de la manifestation Les principaux partenaires institutionnels Une brève conclusion rappelant la notion de citoyenneté Ce document de 8 pages parsemé de diverses illustrations représentait parfaitement l’esprit festif, sportif et convivial du CJL 21 . Le document de proposition de partenariat fut élaboré sous la forme d’un A4 recto verso. Le recto rappelant brièvement les principales informations du challenge et le verso invitant les entreprises à « rejoindre la grande équipe du challenge Jeannot Lafont ». Cette expression qui met en avant le social plutôt que le financier (« famille »), permet d’établir des relations plus intimes avec les partenaires. La suite de la démarche consiste à proposer différents « pack » et à expliquer en quoi le bon déroulement de la manifestation passe avant tout par un partenariat. L’élaboration de ces packs passe par le recensement des produits que l’on propose : ‐
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Un encart sur la plaquette publicitaire (de 1/16e de page à une page entière) Un encart sur les t‐shirts des bénévoles (50 t‐shirts) Un encart sur le site web du challenge Un encart sur le « totem » Mise en place de banderoles sur le site du tournoi Mise en place de stands pour promouvoir et vendre sa marque et ses produits. Des invitations aux repas du vendredi et samedi soir Ensuite, il a suffit de combiner les produits pour créer des packs de valeurs différentes, ainsi le partenariat avec le CJL peut s’établir à partir d’un don de 30 euros 22 . Afin de conclure au mieux les accords, des « tranches » de prix ont été instaurées pour chaque pack. Ainsi on laisse une porte de sortie au partenaire qui est libre de moduler sa participation. Cette plaquette a été élaborée selon des principes de communication visuelle et imprimé sur un papier épais plastifié. Un outil de qualité permet de soutenir une démarche professionnelle. 21
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Voir annexe « dossier partenaire » Voir annexe « challenge Jeannot Lafont 26 et 27 juin 2009 » 18 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 Le dernier document élaboré sert à la fois pour la comptabilité de l’entreprise et pour l’organisation de la récolte des fonds pour l’association. Ainsi une simple facture signée par les deux parties permet de passer un accord de sponsoring tandis que l’autre document atteste du pack correspondant à la participation financière 23 . Pour les partenaires institutionnels, une demande de subvention passe essentiellement par des dossiers à compléter. Ces documents une fois réalisés, nous disposons de tous les documents nécessaires à la prospection. d) Prospecter Le but de cette prospection est double, car il faut à la fois fidéliser les anciens partenaires et en démarcher de nouveaux. En cette année de crise économique, les petites entreprises peinent à subsister et ne disposent généralement que de très peu de temps. Ainsi dans l’optique de simplifier la démarche sponsoring, une base de donnée à été crée. Elle recense tout les partenaires de l’édition 2008 avec leurs adresse et coordonnées. Par publipostage, chacune de ces entreprises a reçu un dossier complet contenant : la plaquette de la neuvième édition, une lettre de remerciement, le document A4 recto verso avec les packs proposés et la facture. Ainsi dans la plupart des cas une simple relance téléphonique suffisait pour qu’une participation financière nous soit directement adressée. La prospection de nouveaux partenaire ce fait généralement de la manière suivante : •
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Expédition d’un dossier partenaire Contact téléphonique, une semaine après l’envoi, en vue d’un rendez‐vous Le rendez‐vous où l’on vend littéralement notre « produit » Etablissement des termes du contrat Signature du contrat e) Valoriser l’action du sponsor lors de l’événement Chaque sponsor du CJL est invité cordialement à célébrer le début du Challenge. En effet chaque pack comprend une invitation au « pot de l’amitié » qui ce déroule le vendredi soir. C’est une occasion pour le sponsor de vérifier si les termes du contrat on été respecter et pour le challenge d’intégrer ses partenaires directement à l’événement. Un accueil chaleureux est indispensable à la mise en place d’un climat de confiance entre le sponsor et le sponsoré. C’est aussi un premier pas vers la fidélisation du partenaire. La valeur ajouté du challenge c’est de proposer un match d’exhibition où partenaires et joueurs professionnels peuvent ce côtoyer. 23
Voir annexe « facture » 19 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 f)
Faire un bilan avec le sponsor Ce bilan est un moyen de voir si la manifestation a répondu à toutes les attentes du sponsor. Ce dialogue obligatoire est le premier pas vers la reconduite d’un partenariat. Aussi il est judicieux d’envoyer dans la quinzaine suivant l’événement une lettre de remerciement et un press‐book (voir des références télévisuelles). 2) Gestion des ressources humaines a) Principes fondamentaux du Bénévolat Dans une structure qui réunit des membres liés par « une identité collective et engagés dans une même action » 24 , le bénévolat reste majoritaire. Le bénévolat est une activité de service non rétribuée et choisie volontairement qui s’exerce en général au sein d’une association, d’un syndicat ou d’une structure publique. Il existe trois concepts qui expliquent le « système » du bénévolat sportif : •
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L’affirmation de l’intérêt général résidant dans tout sport La non‐lucrativité de sa gestion Le volontariat de ses membres Les bénévoles reste indispensables dans une structure sportive, car ils consacrent énormément de temps à l’association. Par exemple le travail des bénévoles de l’USAL représentait il y a quelques année en terme de quantité horaire, trois SMIC annuel 25 . Le problème principal du bénévolat reste l’absence de qualification établit. C'est‐à‐dire qu’il faut élaborer un fichier recensant les différents bénévoles, leurs compétences et leur domaine d’activité privilégié. b) Structuration des actions bénévoles. Cette phase reste encore théorique, mon travail au sein de cette association se poursuivant jusqu’au 15 juillet 2009. Nous allons donc engager une phase de réflexion autour du problème des actions bénévoles durant le Challenge Jeannot Lafont. Il faut savoir que près de 50 bénévoles se relayent durant 2 jours sur le CJL. Leur domaines d’activité se résume à : ‐
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Gestion des 3 buvettes extérieurs Gestion du tournoi de rugby flag (arbitres et responsables de l’organisation des matchs) 24
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« Le management associatif » (p.43) Francis Bonnet, Olivier Degryse éd. De Boeck Université Etude réalisé par Mme ESPINET‐FUMAS 20 CHARPENTIER Florian ‐
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Structuration d’une manifestation sportive 2009 Gestion financière (ventes de ticket boisson et repas) Gestion du service des repas Accueil et installation des participants Gestion des Structures gonflables Animation jeunesse Pour organiser leur actions nous proposons les choses suivantes : •
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La création de sous‐commission, par exemple dans la commission sportive : Une commission « organisation des matchs » et une commission « gestion des arbitres ». Cela permettrait de responsabilisé des intermédiaires et donc de les amener à une gestion sérieuse de leur commission. La création d’un référentiel commun. Cet outils sous la forme d’un tableau (format 1m*1m), référencera toutes les actions dans l’espace est le temps à accomplir par chaque commission. Ainsi en cas de soucis d’organisation, ce tableau servira de point d’appuis. Cela devrait éviter de nombreux litiges. III.
Vers une la création d’un emploi sportif structurant l’association Aujourd’hui, devant le développement d’une culture managériale très à la mode, la question se pose de savoir si le bénévolat qui a été « l’assise institutionnelle, sociale, économique, et politique du sport français pendant plus d’un demi siècle » 26 peut encore servir de référence. En effet on ces dernières années sont marquée par une professionnalisation des associations sportive en accord avec la dynamique sociale actuelle (bien que la crise économique de 2009 soit venue atténuer ce courant). De plus pour être en accord avec les demandes de l’Etat (connaissance des circuits de financement, rapport sur les activités, qualification des permanents) qui a financé la création de nombreux emplois, il est nécessaire voir obligatoire de professionnaliser la gestion de la structure associative. On assiste alors à un effacement des activités volontaires au profit du travail salarié. On s’aperçoit alors concrètement que la structuration stable d’une association passe par « une capacité de professionnalité maîtrisée ou tempérée » 27 . En d’autre terme il faut une professionnalisation de la structure suffisante pour subsisté mais sans dénaturé les valeurs et le projet porté par celle‐ci. La volonté de création d’un emploi sportif sur la communauté de commune Vézère‐Causse semble donc dans l’ère du temps. L’intégration rémunéré d’un étudiant STAPS à l’organisation de la manifestation sportive principale de la communauté de commune est le premier pas dans la réalisation de ce projet. 26
« Sport et Management de l’éthique à la pratique » (p.71) sous la direction d’Alain LORET, éd Revue « Sociologie de l’association : des organisation à l’épreuve du changement social » (p.285) sous la direction de JL LAVILLE et R. SAINSAULIEU, éd sociologie économique Desclée de Brouwer 27
21 CHARPENTIER Florian IV.
Structuration d’une manifestation sportive 2009 Bilan Ces 5 semaines à évoluer au sein de l’organisation du challenge ont été exclusivement consacrées à l’élaboration des documents de sponsoring et au démarchage des partenaires. Nous sommes donc passés par des phases de réflexion et d’élaboration de la plaquette et du dossier partenaire avec un imprimeur. Cela m’a permis de m’initié au programmes spécifiques de création (Photoshop, Illustrator, Indisign) et aux contraintes de l’édition. Durant cette phase j’ai aussi prit l’initiative de proposer une affiche pour la 10eédition 28 . Ce fut une première phase riche d’expérience et de partage. La deuxième phase fut la plus longue et perdure encore au jour d’aujourd’hui, le ciblage et le démarchage des partenaires. Un travail sur le terrain permet de constater les limites théoriques du ciblage. En effet, même si le choix des sponsors peut paraitre cohérant théoriquement, l’expérience de ces 5 semaines, nous prouve que des leviers sont nécessaires à la conclusion de contrats. L’expression « levier » symbolise alors les contacts communs à l’association et à l’entreprise sur lesquels on s’appuis, ou les actions diverses que l’association à déjà rendu à l’entreprise. Cela permet d’avoir d’emblé de ce démarquer des autres demande et d’avoir une réelle emprise sur l’entreprise. A l’heure actuelle, il y un retour positifs des partenaires institutionnels, puisque que l’on a dépassé les chiffres de l’an passé, alors que le démarchage des sponsors privé s’avère plus délicat. Au‐delà de l’expérience que m’a apporté ce stage, j’ai tiré une réelle satisfaction de participer à un événement prônant des valeurs qui me tiennent à cœur (convivialité, festivité, et valeurs du rugby). C’est à la fois un stage de management mais aussi de relations humaine. J’ai ainsi pu évaluer la difficulté de travailler avec des bénévoles surtout avec mon statut de « novice du CJL ». Ma mission au sein de cette grande équipe ce poursuivra jusqu’au 15 juillet (une quinzaine après l’événement) et comprendra la création du référentiel communs des bénévoles, la gestion des contacts sponsoring, la récolte de photos et d’anecdotes sur les 9 derniers CJL pour la création d’un livre d’or, la participation à la commission sportive et enfin la gestion du « post‐événement »(envoi des livre d’or et des plaquette, remerciement des partenaires, élaboration du bilan financier 2009) Ce stage fut aussi un moyen de me familiariser au territoire de la communauté de commune Vézère‐Causse. Cette connaissance rentre aussi dans ma phase de réflexion sur mon avenir professionnel. En effet je pourrais être postulant pour le futur poste sportive sur ce territoire. 28
Voir annexe « affiche 10e édition » 22 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 Bibliographie •
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Michel Desbordes et Julien Falgoux, « Organiser un évènement sportif » éd. d’organisation. JF Bourg, JJ Gouguet, « Analyse Economique du Sport », éd. Pratique corporelles. JF Bourg, JJ Gouguet, « Economie du sport », éd la découverte Alain Ferrand, Luiggino Torrigiani, Andreu CAMPS i POVILL, « Sport et Sponsoring » collection INSEP Bulletin de statistique N°06‐05, « le budget des association sportives » Mission statistique MJSVA Régis FOSSATI, « Sport et Région : réflexion sur une politique sportive pour le Limousin », CDES Francis Bonnet, Olivier Degryse, « Le management associatif », éd. De Boeck Université Alain LORET, « Sport et Management de l’éthique à la pratique », éd Revue JL LAVILLE et R. SAINSAULIEU, « Sociologie de l’association : des organisation à l’épreuve du changement social »éd sociologie économique Desclée de Brouwer Arnaud ReBaudengo « Comment créer un événement », Hors série de politique et communication F.Benveniste, S.Piquet « Pratique du parrainage » collection dirigée par JP.Helfer et J.Orsoni G.Bigle, D.Roskis « Sponsoring le parrainage publicitaire », éd Delmas P.Biojout « La sponsoring : analyse économique du comportement des entreprise en matière de parrainage sportif », Fédération française de Football. 23 CHARPENTIER Florian Structuration d’une manifestation sportive 2009 ANNEXES •
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Annexe 1 : « liste des partenaires du challenge » Annexe 2 : « partenaires de l’USAL » Annexe 3 : « partenaires du CAB » Annexe 4 : « Dossier partenaire » Annexe 5 : « Challenge Jeannot Lafont 26 et 27 juin 2009 » Annexe 6 : « Facture » 24