BSP GBO Service Fee Script Requirements

Galileo a implanté une nouvelle fonctionnalité Apollo pour traiter les frais
d’administration des agences de voyages du Canada (Canadian Travel Agency
Service Fees - CTASF) gérés par BSP. Les agences peuvent maintenant
calculer ces frais par Apollo pour le traitement par carte de crédit et la
facturation par BSP Canada.
Dans sa forme actuelle, la fonction des frais d’administration d’Apollo nécessite
quelques entrées manuelles pour les factures et les MIR. Pour faciliter
l’automatisation de ces fonctions, Galileo Canada™ offre gratuitement un script
CTASF récemment mis au point, utilisable avec toutes les versions de
Focalpoint™. Ses caractéristiques sont les suivantes :
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crée automatiquement les lignes de frais d’administration DUE et PAID pour
la facture Apollo ;
crée automatiquement les lignes T-MS Accounting pour l’interface avec les
systèmes d’arrière-guichet ;
une seule grille à remplir ;
un écran de configuration unique pour déterminer les paramètres pour les
avertissements, les options de comptabilité et les taxes ;
une option permettant d’émettre le billet (format papier/électronique) pour un
PNR complété – PNR à un seul passager uniquement ;
calcule automatiquement les taxes applicables ;
ajoute la référence du billet (s’il y a lieu) pour les ventes par carte de crédit ;
cette référence figurera sur le relevé de carte de crédit du client ;
programmé dans Microsoft Visual Basic, pour une fonctionnalité robuste.
De plus, Galileo Canada a créé un script de rapport des frais d’administration
dans Apollo, qui génère le rapport approprié, exigé par BSP Canada. Tout
comme le rapport BSP régulier, ce rapport doit être envoyé à BSP Canada
chaque semaine.
Les fichiers d’installation sont livrés sur deux disquettes. La marche à suivre et
les méthodes pour exécuter ces scripts se trouvent dans les pages suivantes. Si
vous avez des difficultés à installer ou à exécuter l’application, veuillez
communiquer avec le Centre de soutien de Galileo Canada.
MARCHE À SUIVRE POUR L’INSTALLATION
Pour installer les scripts, effectuez les étapes suivantes.
1. Fermez TOUS les programmes en cours d’exécution dans votre ordinateur.
2. Insérez le CD dans le lecteur de CD-ROM ou la disquette 1 de 2 (selon ce qui
a été fourni) dans le lecteur de disquettes de l’ordinateur.
3. Si vous faites l’installation à partir d’un CD, sélectionnez Setup dans le menu,
puis passez à l’étape 6 de cette marche à suivre. Si vous faites l’installation à
partir des disquettes, passez à l’étape suivante.
4. Systèmes d’exploitation Windows 95/98 : dans Desktop, cliquez sur
Start>Run.
Système d’exploitation Windows 3.x : dans Program Manger, cliquez sur
File>Run.
5. Tapez A:SETUP dans la fenêtre de dialogue Run.
6. Le programme commence l’installation. Suivez les instructions données à
l’écran
7. Une fois l’installation terminée, répétez les étapes ci-dessus à tous les postes
de travail Focalpoint.
Guide de référence du script CTASF
Exécution de l’application CTASF Script
1) Affichez le PNR complété dans la fenêtre 1 de Focalpoint™.
2) Cliquez sur l’option de menu Companions et sélectionnez CTASF Script. L’écran
suivant s’affiche :
3) Si c’est la première fois que vous exécutez l’application, cliquez sur la case à
cocher Reconfigure Tax Region and Accounting options, pour configurer
l’application, puis sur OK.
4) Si vous cochez l’option Reconfigure Tax Region and Accounting options, l’écran
suivant s’affiche. Remplissez les zones selon les exigences de votre agence. Les
paramètres seront automatiquement enregistrés quand vous cliquerez sur OK.
Nota : Une fois qu’ils sont enregistrés, les paramètres n’ont pas besoin d’être
reconfigurés, à moins de changements nécessaires.
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Guide de référence du script CTASF
Tax Region
Accounting
Options
Product Code (activé
seulement si l’option T-MS
est sélectionnée)
Service Fee Product Code
(pour utilisation avec le
système d’arrière-guichet
GBO)
Include Service Transaction
Number in DUE…
Warn if Ticket not Issued
before Issue Service Fee
Invoice Description
2
Le script CTASF calcule et envoie automatiquement
les montants de taxe selon le paramètre Tax Region.
Par exemple, les agences de l’Ouest du Canada, de
l’Ontario et de Î-P-É doivent sélectionner GST ; celles
du Québec, QST ; et celles des Maritimes (sauf
Î-P-É), HST. Les agences hors Canada
sélectionneront None.
Si vous cochez T-MS Accounting, le script CTASF
crée des transactions T-MS Accounting pour le PNR.
Voir l’étape 10 pour la commande.
Ces données sont incluses dans l’interface MIR. Les
systèmes d’arrière-guichet GBO™ et Global Matrix
acceptent ces commandes pour traitement.
Entrez le code de produit. Les utilisateurs GBO
entrent 0.
Entrez le code de produit GBO pour les frais
d’administration.
Si vous cochez cette case, le numéro de transaction
CTASF figure sur la ligne DUE de la facture.
Si vous cochez cette case, l’application vérifie qu’un
billet a été émis pour le PNR. L’application ne peut
émettre des billets que pour les dossiers de
réservation pour un seul passager. S’il apparaît que
le billet n’a pas été émis, le script ne demande pas à
l’utilisateur de l’émettre. Si le billet n’a pas été émis,
son numéro ne sera pas reporté dans le relevé de
carte de crédit, pour les frais d’administration.
Entrez la description des frais d’administration pour la
facture Apollo®. Valeur par défaut : Management
Fee.
5) Si vous cochez l’option Warn if Ticket not Issued before Issue Service Fee dans la
configuration et que le PNR ne comporte qu’un seul passager, le script vérifie le
PNR pour déterminer s’il y a un numéro de billet en dossier. S’il n’en trouve pas,
le message suivant s’affiche.
6) Sélectionnez No si le billet ne doit pas être émis ou s’il s’agit d’une vente nonBSP. L’écran de saisie principal s’affiche ensuite (voir étape 8).
Guide de référence du script CTASF
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7) Si vous sélectionnez Yes, une fenêtre pour émettre un billet électronique ou
format papier s’affiche.
8) La fenêtre qui s’affiche ensuite est l’écran de saisie des frais d’administration.
S’il y a lieu, le script remplit les zones Passenger Name, Credit Card #, Expiration
Date et CC Reference # à partir des données PNR.
Fee Amount:
Montant des frais d’administration avant taxes
Date:
Date du voyage
Destination:
Code d’aéroport de trois lettres de la ville de destination
Passenger Name: Nom du passager à qui les frais d’administration
s’appliquent.
PAX #:
Nombre de passagers à qui les frais d’administration
s’appliquent (activé seulement si T-MS est coché dans la
configuration)
Credit Card #:
Numéro de la carte de crédit à laquelle les frais
d’administration seront imputés.
EXP:
Date d’expiration de la carte de crédit, dans le format
MMAA.
CC Reference #: Référence pour le relevé de carte de crédit du client. Le
numéro du billet, s’il a été émis, apparaît dans cette zone. Vous
pouvez entrer une autre valeur, si désiré. (Certaines cartes de
crédit seulement. Pour en savoir plus, communiquez avec BSP
Canada.)
Manual Code:
Numéro d’autorisation fourni par la société de cartes de crédit
pour les transactions nécessitant des autorisations manuelles.
9) Une fois toutes les zones obligatoires remplies, cliquez sur OK. L’application tente
de faire ce qui suit dans Apollo :
•
•
remplir l’écran des frais d’administration à l’aide des valeurs extraites du script
CTASF ;
créer les lignes DUE et PAID de la facture ;
Guide de référence du script CTASF
•
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créer les lignes T-MS Accounting pour le MIR, à l’aide de la commande cidessous :
T-MS/PCnn/PPCnn/V30/TKnnnnnnnn/Snn.nn/TX$.$$XG$.$$XQ/Cnn.nn
T-MSX/FCCnnnnnnnnnEXPnnnn/G$.$$/Q$.$$/PXn
Dans
PCnn correspond au code de produit extrait de la configuration du script.
laquelle : PPCnn correspond au code de produit primaire extrait de la
configuration du script.
V30 correspond au Fournisseur 30.
TKnnnnnnnnn correspond au numéro de transaction des frais
d’administration.
Snn.nn correspond au montant des frais d’administration.
TX$.$$XG correspond au montant des taxes TPS/TVH.
$.$$XQ correspond au montant de la TVQ.
Cnn.nn correspond à la commission de l’agence.
T-MSX/FCCnnnnnnnnnnnnnnnnn correspond au numéro de carte de crédit.
EXPnnnn correspond à la date d’expiration (MMAA).
/G correspond à la TPS/TVH sur la commission.
/Q correspond à la TVQ sur la commission (s’il y a lieu).
/PX correspond au nombre de passagers à qui les frais d’administration
s’appliquent. Ne s’affiche que si ce nombre n’est pas 1.
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entrer T-TK en indiquant le premier numéro de billet en dossier ; cette entrée
imprime le premier numéro de billet dans le PNR sur la facture Apollo ;
entrer la commande T:V ;
entrer la commande R:PAX+ER pour mettre fin au PNR.
10) Si l’entrée des frais d’administration est acceptée, le message suivant s’affiche.
Une fois que les frais d’administration ont été correctement entrés, passez à
l’émission du MIR et de la facture correspondants.
Fonction
Si le billet n’a pas
encore été émis
Si le billet a été émis à
l’aide du script
Si le billet a été émis
avant l’exécution du
script
Commande
HB:
HB:DIDAD
HB:DIDAD/SNONE
Résultat
Émet le MIR, la facture et le
billet.
Émet le MIR et la facture
seulement.
Émet le MIR et la facture
seulement.
Guide de référence du script CTASF
Si un avertissement s’affiche, c’est que les frais d’administration n’ont pas été
correctement émis. L’utilisateur devra peut-être intervenir. Vérifiez le message
d’erreur dans la fenêtre 1 de Focalpoint pour en connaître les raisons.
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Guide de référence du script CTASF
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Exécution du script Apollo Service Fee Reporting
Le script Apollo Service Fee Reporting permet aux agences de générer le rapport des
frais d’administration exigé par BSP Canada. Pour exécuter ce rapport, effectuez les
étapes suivantes.
1) Entrez en communication avec Focalpoint™, cliquez sur l’option de menu
Companions, sélectionnez ScriptwriterPlus, File, Run et le nom du fichier du
script, SFREPORT.KEY, puis cliquez sur OK.
2) Dans le premier écran, entrez la date du jour (ex. 23OCT00) et l’adresse de
l’imprimante (ex. F4003E, six caractères alphanumériques) ou appuyez sur Tab
pour utiliser la valeur par défaut NOPRNT. Dans ce cas, le résultat ne fera que
s’afficher. Ensuite, sélectionnez l’un des éléments suivants : Daily Report, Period
Report ou EXIT et appuyez sur Enter.
3) Dans le deuxième écran, si vous avez sélectionné Daily Report, choisissez la date
du jour ou indiquez la date du rapport demandé. Si vous avez sélectionné Period
Report, entrez les dates de début et de fin de période, puis appuyez sur Enter.
4) Le troisième écran affiche la date du rapport quotidien (Daily)/ les dates de début
et de fin du rapport périodique (Period) et l’adresse de l’imprimante/valeur par
défaut choisies. Sélectionnez Continue ou Exit.
Le script fait alors le reste du travail et affiche le rapport (valeur par défaut) ou
l’envoie à l’imprimante désignée.
Messages d’erreur de script
ERROR: Start Date out of range ***** Terminate
L’utilisateur a entré une date antérieure de plus de 45 jours ou une date ultérieure.
ERROR: Bad Data Format Found ***** Terminate
L’utilisateur s’est trompé dans le jour, le mois ou l’année ou a entré une date avec
une année comme 99.
ERROR: Invalid Period Date Range ***** Terminate
L’utilisateur a indiqué une période remontant à plus de 45 jours, les dates de début et
de fin de période se chevauchent ou la date indiquée est ultérieure à la date du jour.
Messages d’erreur Apollo
Output Device Not In Table
L’adresse d’imprimante indiquée est inexacte.
Guide de référence du script CTASF
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DAR/PAR Not in Production
Quand elle utilise le script SFREPORT.key, votre agence doit avoir une configuration
de commande DAR/PAR précise. Pour vous assurer que c’est le cas, tapez RPDAR
dans Focalpoint et cherchez le chiffre 20 dans la ligne DAR et le chiffre 14 dans la
ligne PAR. Si vous ne les trouvez pas, effectuez les étapes suivantes.
(À noter : Seul un autorisateur secondaire peut effectuer ces transactions.)
1. Transférez DAR20 dans une zone de travail inutilisée
2. Validez cette zone de travail
3. Mettez fin à la zone de travail
RPFB/DDF20/DWK01
RPFV/DWK01/DAR20
RPFT/DWK01
Faites la même chose pour PAR.
1. Transférez PAR14 dans une zone de travail inutilisée
2. Validez cette zone de travail
3. Mettez fin à la zone de travail
RPFB/PDF14/PWK01
RPFV/PWK01/PAR14
RPFT/PWK01
Si vous avez besoin d’aide avec les transactions ci-dessus, communiquez avec le
Centre de soutien à la clientèle de Galileo.
Nota : En plus de ce rapport, les utilisateurs sont tenus d’envoyer le rapport BSP sur les
transactions CTASF.