Cahier des charges `L`Esprit du Sport` 2014

Exposition photo
« L’Esprit du Sport »
Les grandes valeurs du sport mises en images
à l’initiative du Panathlon Wallonie-Bruxelles
© CIO
CAHIER DES CHARGES
A DESTINATION DES ORGANISATEURS LOCAUX
Asbl Panathlon Wallonie-Bruxelles
5, avenue du Col Vert à 1170 Bruxelles
02/ 423.51.74
[email protected]
www.panathlon.be
www
Une opération réalisée avec le soutien de
Cahier des charges de l’expo « l’Esprit du Sport »
Sommaire
Préanmbule
1.
Cadre de partenariat entre le Panathlon et l’Organisateur Local (OL) – p. 3
2. Données techniques et logistiques – p. 4
3. Implantation – p. 5
4. Transfert du matériel – entreposage – p.5
5. Montage et démontage de l’exposition – p.6
6. Etat des lieux et document de transfert du matériel – p.6
7. Dégâts et assurances – p.7
8. Communication de l’événement – p. 7
9. Vernissage de l’exposition – p. 8
10. Evénements inhérents à l’exposition – p. 9
11. Manuel de crise – p. 9
12. Rôle de la personne de référence (PR) au sein de l’OL – p. 10
13. Annexes – p. 11
13.1
Convention type signée entre le Panathlon Wallonie-Bruxelles et l’OL
13.2
Document type de transfert de matériel entre OL
13.3
Cérémonie type pour l’inauguration de l’exposition
13.4
Timing et responsabilités des tâches
Cahier des charges de l’expo « l’Esprit du Sport »
Préambule
Le Panathlon Wallonie-Bruxelles a rassemblé des photos représentant quelques-uns des plus beaux gestes
éthiques et fair-play de l’Histoire du sport. Issus des archives du Comité International Olympique (CIO) et
de l’Agence « Reporters », deux acteurs incontournables du monde du sport, ces clichés d’une qualité
exceptionnelle, couvrent près d’un siècle d’Esprit du Sport et font de cette exposition une opération
unique dans le monde du sport et de la photographie.
Reproduites en grand format, ces photos sont destinées à être installées au cœur même des villes afin de
sensibiliser grands publics aux valeurs sportives qui sont évidemment des valeurs universelles.
L’exposition « l’Esprit du Sport » est donc conçue pour être disposée dans un environnement public
extérieur selon une scénographie adaptée. Les techniques de montage utilisées permettent une
installation aisée des supports photos, quel que soit le lieu choisi. La gratuité et un confort de visite
optimal sont ainsi assurés pour tous les publics intéressés, des amateurs de sport aux férus d’archives
photographiques.
Les clichés sélectionnés illustrent cinq thèmes que nous considérons comme essentiels à l’Esprit du Sport :
1.
2.
3.
4.
5.
Le respect de l’adversaire, de l’arbitre, des règles.
La fraternité entre tous les acteurs de la compétition sportive, adversaires ou équipiers.
L’émotion qu’elle se manifeste par la joie de la victoire ou l’amertume de la défaite, toujours
acceptée avec sérénité.
La volonté de participer, selon la philosophie olympique.
L’engagement pour son sport et, bien au-delà, pour la Société.
Ces différents thèmes ainsi que les motivations et rôles du Panathlon sont expliqués au public sur des
panneaux explicatifs afin de faciliter la découverte de l’Exposition.
Le Panathlon Wallonie-Bruxelles offre deux possibilités d’exposer « l’Esprit du Sport » en fonction des lieux.

Soit de 21 à 81 panneaux de 185 x 125 cm à installer sur un support existant (mur, grillage, structure en bois ou
en acier, etc.).
Soit 10 structures cubiques de 200 x 200 cm à poser sur le sol et à lester.

Ces deux formules comprennent des photos différentes mais correspondent au même concept et répondent aux
mêmes standards de qualité.
1. Cadre de partenariat entre le Panathlon et l’Organisateur Local (OL)
Ce cahier des charges permettra :





d’expliquer à chaque Organisateur Local (OL) les différentes étapes de la mise en place de l’exposition ;
d’assurer une utilisation simple du matériel proposé ;
d’informer chaque OL des frais ou formes d’aide qui seront à sa charge ;
d’informer chaque OL de la marche à suivre en cas de problème survenant lors de l’exposition
de présenter à chaque OL les diverses possibilités d’événements connexes à l’exposition.
Etant donné le caractère exclusif des photos présentées dans le cadre de cette exposition, le Panathlon WallonieBruxelles ne diffusera ses panneaux que par l’intermédiaire d’organisateurs locaux confirmant leur adhésion à
l’association pour une période de 3 ans minimum. Pour devenir membre, il incombe à chaque OL de s’acquitter d’une
cotisation d’adhésion annuelle (Plus de renseignements au 02/423.51.75).
Cahier des charges de l’expo « l’Esprit du Sport »
De plus, l’OL, ou tout autre organisation et institution, ne pourra en aucun cas utiliser l’exposition, et ses
photographies, dans le cadre d’une autre manifestation de quelque nature qu’elle soit, sans l’accord officiel du
Panathlon. Dans le cadre de cette exposition, une convention, en deux exemplaires, sera signée entre le Panathlon et
l’OL et ce, avant l’inauguration de l’exposition, afin de définir les postes qui seront à charge de chacune des parties (voir
annexe).
Nous proposons à l’OL l’exposition pour une période idéale de 15 jours. La durée précise et le lieu d’exposition seront
choisis par l’OL en accord avec le Panathlon.
L’OL désignera en son sein une personne de référence qui sera chargée de tous les contacts avec le Panathlon durant
toute la durée de l’événement (préparation de l’exposition, transport, entreposage, montage, démontage et
vernissage), de la logistique et de tout problème en cas de situation de crise (voir 3. Manuel de crise).
2. Données techniques et logistiques
Il existe donc deux formules pour exposer l’Esprit du Sport.
2.1. Des panneaux à installer sur des supports existants :
-
De 21 à 81 panneaux disponibles (en
fonction du lieu).
Panneaux recto en dibond (aluminium) de
5mm d’épaisseurs.
Mesurant 185 cm de long sur 125 cm de
haut.
A placer sur un support existant avec des
colsons ou des vis.
 L’ensemble du matériel se transporte dans
une simple camionnette.
2.2. Des structures cubiques à poser sur le sol :
-
10 structures en aluminium et en acier de 200 cm de
large sur 200 cm de haut.
1 structure a 4m² d’emprise au sol.
Est recouverte d’une bâche attachée aux montants en
acier.
Et pèse environ 90 kg.
1 structure est lestée par 8 blocs de bétons installés à
l’intérieur de celle-ci.
Chaque bloc de béton pèse 30 kg pour un poids total
de 2.400 kg (30kg X 80 blocs).
 L’ensemble du matériel pèse près de 3.500 kg et se
transporte donc dans un camion adapté.
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3. Implantation
L’OL informera le Panathlon du ou des sites extérieur(s) choisis pour l’implantation de l’exposition et ce, au minimum
20 jours avant l’inauguration de l’événement. La scénographie de l’exposition variera en fonction de l’espace public
choisi.
Cependant, les panneaux seront disposés dans un espace extérieur ouvert et accueillant afin qu’un maximum de
personnes puisse découvrir les photographies exposées.
La scénographie sera réalisée par le Panathlon. Elle tiendra compte impérativement de la répartition des photos dans
les 5 thèmes prédéfinis (Fair-play, Respect, Fraternité, Emotion, Participation), ceci même dans le cas où l’OL privilégie
un parcours dans la ville. Un recul suffisant de 2 mètres minimum sera prévu pour chaque photo, et ce afin d’assurer
un confort pour chaque spectateur. Autrement dit, comme les panneaux sont bifaces, compter un espace d’exposition
d’au minimum 5 mètres de large.
L’OL s’engage à respecter la mise en place proposée par le Panathlon.
4. Transport du matériel – Entreposage
Nous demandons à l’OL de prendre en charge l’ensemble du matériel pendant la période nécessaire à l’implantation
de l’exposition. Il devra ainsi aller chercher le matériel et le rapporter, ou éventuellement l’entreposer.
NB : si l’OL n’a pas les moyens techniques d’assurer le transport du matériel, le Panathlon pourra s’en occuper
mais les frais seront à charge de l’OL.
a)
Avant l’event – pour aller chercher l’exposition
L’ensemble du matériel se trouve dans l’entrepôt de stockage du Panathlon à Berchem-Sainte-Agathe, au nord de
Bruxelles (MANUFAST ABP, Gentsesteenweg, 1434 à 1082 Berchem-Sainte-Agathe).
Le Panathlon et l’OL conviendront ensemble du jour et
de l’heure à laquelle le matériel sera repris par l’OL. Une
équipe sera donc envoyée par l’OL pour charger et
transporter le matériel.
En fonction de la formule d’exposition choisie, l’OL
prévoira le véhicule adéquat.
L’équipe envoyée par l’OL chargera le matériel dans
le(s) véhicule(s) (compter minium 2 personnes) avec la
possibilité de sangler le matériel pendant le trajet.
b)
Entreposage
Si pour une question de facilité (et que le matériel est disponible), l’OL souhaite aller chercher les panneaux avant le
jour du montage de l’exposition, il sera tenu de pouvoir stocker l’ensemble du matériel dans un lieu couvert et sécurisé .
L’OL devra au préalable obtenir l’accord du Panathlon sur le lieu et la période d’entreposage.
c)
Après l’expo – pour ramener l’exposition
Deux possibilités s’offrent à l’OL :
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à la fin de l’exposition, l’OL rapportera, dans les mêmes conditions, le matériel à Berchem-Sainte-Agathe ;
si l’OL le souhaite et en a la possibilité (et sous réserve d’accord du Panathlon), il pourra stocker le matériel dans
un entrepôt couvert et sécurisé.
5. Montage et démontage de l’exposition
a)
Montage
L’OL sera également chargé du montage de l’exposition. Celui-ci se fera suivant les instructions et la scénographie reçue
du Panathlon (la scénographie dépend du lieu d’exposition).
Bien que l’assemblage des panneaux de l’exposition s’avère relativement simple, le montage devra se faire
correctement afin d’assurer la préservation du matériel. Nous insistons donc sur le fait que les panneaux doivent être
manipulés avec la plus grande attention. Des coups ou griffures peuvent rapidement survenir si des mesures de
précautions basiques ne sont pas tenues.
L’expo à installer sur un support existant :
Les panneaux s’attachent sur le support existant avec des colsons ou des vis.
Il faut donc simplement prévoir au minium 2 personnes pendant quelques heures en fonction du nombre de panneaux.
L’expo autoportée :
Les structures en acier se transportent démontées. Il faut donc les assembler et placer la bâche.
Avec 2 personnes il faut compter 1 heure de travail par structure.
Il est nécessaire également de prévoir un transpalette et/ou un ou plusieurs diables pour le transport des blocs de
bétons.
b)
Démontage
Le démontage des panneaux est également la responsabilité de l’OL qui finit l’exposition. Le démontage se fait en
concertation avec l’équipe du Panathlon et l’OL suivant afin que les panneaux ne soient pas manipulés inutilement et
puissent être entreposés ou transportés sans risque.
6. Etat des lieux et document de transfert de matériel
Contrairement à ce que l’on pourrait penser, ce n’est pas le vandalisme qui cause le plus de dégâts aux panneaux mais
les transports et les manipulations. C’est la raison pour laquelle, nous insistons sur le soin que l’OL devra accorder au
matériel pendant toute la durée ou elle en sera responsable.
Ainsi, lorsque l’OL prendra possession des panneaux, un rapide état des lieux sera effectué avec un représentant du
Panathlon et le document intitulé « document de transfert du matériel » (cfr annexes) sera complété. Ce document
assure la bonne réception du matériel dans son entièreté.
La même procédure sera effectuée lorsque l’OL rapportera les panneaux.
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7. Dégâts et assurances
En accueillant cette exposition, l’OL s’engage à gérer en bon père de famille l’ensemble du matériel mis à sa
disposition par le Panathlon, entre le moment de sa réception (chargement) et son stockage définitif.
- En conséquence, tout dégât ou vol causé lors du chargement, du transport, du stockage éventuel, du montage
ou du démontage, sera à charge de l’OL. Les frais de reproduction de matériel liés à ces divers dégâts seront à charge
de l’OL (les réparations se feront obligatoirement par l’intermédiaire du Panathlon).
- Concernant l’exposition proprement dite, le Panathlon est couvert pour tout dégât matériel et/ ou physique
causé par un ou des éléments constitutifs de l’exposition (chute d’un panneau par exemple).
- Les panneaux ne sont pas assurés contre le vandalisme. Le Panathlon demande donc que toutes les précautions
soient prises en prévention par l’OL. Par exemples :
o
Le choix d’un lieu d’exposition sûr ;
o
Une vérification régulière du bon état des panneaux par une personne de confiance ;
o Le cas échéant l’entretien de la propreté des panneaux ;
o Etc.
Pour toute détérioration (tag, vol, incendie ou autre)  se référer au manuel de crise (Point 6 du présent cahier des
charges). En cas de dégât, aucune démarche ne pourra être entreprise par l’OL sans l’autorisation du Panathlon.
8. Communication de l’événement
Afin d’assurer la visibilité et le succès de cette opération, l’OL (via son service
« Communication ») et le Panathlon se chargeront de sa communication, via
leur propre réseau, auprès des divers publics cibles.
La visibilité des deux partenaires sera assurée sur toutes les productions
produites pour cet événement.
A cette fin, le Panathlon se chargera :

de produire une affiche qu’il fournira à l’OL en
format informatique

de rédiger divers textes promotionnels qu’il
fournira à l’OL en vue de l’information aux écoles
et clubs sportifs

d’annoncer l’événement sur son site Internet

d’annoncer l’événement via les moyens de
communication dont il dispose
3.1. Concernant l’information et la communication au grand public, l’OL se chargera :

de diffuser l’affiche via les valves communales, les bâtiments sportifs et autres bâtiments
publics.

d’annoncer l’événement sur son site Internet (avec lien vers www.panathlon.be).

d’annoncer l’événement via sa newsletter, son journal ou bulletin communal ou tout autre
média papier.
3.2. Concernant l’information et la communication aux clubs sportifs, l’OL se chargera, via son échevinat en charge des
sports :

de diffuser l’affiche et le texte d’information auprès de tous les secrétaires et présidents de
clubs.
3.3. Concernant l’information et la communication aux écoles, l’OL se chargera, via son échevinat en charge de
l’enseignement :
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


d’organiser une réunion rassemblant l’ensemble des directeurs et/ ou professeurs
d’éducation physique 1 mois avant la date de l’exposition.
lors de cette réunion, présentation du cahier éducatif rédigé par le Panathlon dans le cadre
de cet événement et information des formateurs sur les diverses possibilités de visites pour
les jeunes  l’exposition s’intègre en effet dans une vaste campagne de sensibilisation aux
valeurs du sport.
Si la commune dispose d’un Service « Temps Libre » ou équivalent, des contacts pourront
être établis avec le Panathlon pour organiser au mieux les visites scolaires de l’exposition.
3.4. Concernant l’information et la communication aux médias, l’OL et le Panathlon pourront travailler en étroite
collaboration avec leur propre réseau. A noter que le Panathlon se chargera de la rédaction des dossiers et
communiqués de presse.
9. Vernissage de l’exposition
Cette exposition représente une excellente opportunité de rassembler l’ensemble des acteurs du monde sportif
proches de l’OL et du Panathlon le temps d’un moment privilégié. Ce vernissage se composera de 3 moments bien
distincts :
4.1. Visite pour les médias
Le Panathlon, dans sa communication, prévoira un moment de visite privilégié de l’expo pour les médias. Dans ce cas,
l’OL collaborera avec le Panathlon pour le bon déroulement de ce moment.
4.2. Prises de parole
Un moment officiel de discours précédera la découverte
des panneaux. Le timing et les orateurs seront définis
d’un commun accord par l’OL et le Panathlon.
A cette fin, l’OL veillera à mettre à disposition :
- un podium ou une estrade (en cas de beau temps).
- un lieu couvert à proximité du lieu de l’exposition (en cas
d’intempéries).
- une sonorisation (baffles, micro et lecteur CD).
- un éclairage éventuel.
4.3. Inauguration – découverte des panneaux
Le Panathlon dispose d’une cérémonie type basée sur un montage sonore et faisant intervenir une dizaine d’enfants
dévoilant les photos au public présent. Cette animation sera adaptée selon l’implantation du lieu (voir annexe).
A cette fin, l’OL se chargera :
- de trouver une dizaine d’enfants âgés entre 8 et 12 ans.
- de les réunir au minimum 1 heure avant le début de la cérémonie pour une répétition in situ.
- de mettre à disposition une sono capable de couvrir l’entièreté de l’espace couvert par l’exposition afin d’assurer une
animation cohérente.
4.4.
Réception
L’OL prendra en charge l’organisation d’un drink ou d’un rafraîchissement offert au public présent.
A cette fin, l’OL se chargera :
- de la prise en charge du catering.
- tonnelles de jardin ou assimilés éventuelles (en cas de beau temps).
- mettre à disposition une salle proche du lieu d’exposition (en cas d’intempéries).
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- du personnel pour le service.
- des tables et chaises éventuelles selon la demande.
Pour assurer la sécurité lors de cet événement, l’OL s’engage aussi à mettre à disposition éventuel (en cas de proximité
d’un axe de circulation important) :
- des barrières NADAR.
- du personnel de sécurité.
- ainsi qu’éventuellement, des places de parking réservées.
10. Evénements inhérents à l’exposition
Au-delà d’un événement culturel original à grande valeur historique, le Panathlon souhaite faire de cette exposition une
campagne de sensibilisation à l’éthique sportive, en mettant à disposition des OL des outils favorisant l’organisation
d’activités connexes à l’exposition, placées sous le signe de l’éthique sportive.
5.1.
Ratification de la Déclaration Panathlon par les autorités communales et sportives
Document de référence de la philosophie du mouvement panathlonien ratifié par de grandes instances
internationales comme le CIO ou l’Unicef, le Panathlon propose aux instances communales de ratifier à leur
tour officiellement la « Déclaration sur l’Ethique du Sport pour la Jeunesse », en compagnie des clubs et
institutions sportives locales.
Cette ratification peut être organisée au moment considéré comme le plus opportun par l’OL.
5.2.
Action de sensibilisation auprès des élèves de l’enseignement primaire
Ce projet itinérant représente une belle occasion de sensibiliser les élèves de l’enseignement primaire aux
valeurs du sport et ce, de façon originale et ludique.
Pour permettre aux formateurs de préparer au mieux la visite de l’exposition avec leurs élèves, le Panathlon
met à leur disposition deux documents spécifiques téléchargeables sur le site Internet www.panathlon.be:

Un guide dévoilant des pistes de réflexion afin d’aborder au mieux l’exposition et les thèmes qui y
sont abordés ;

Un kit éducatif reprenant différents jeux et exercices permettant aux enfants d’approfondir de façon
ludique les notions abordées lors de l’exposition.
D’autres actions pourront être définies en fonction de l’agenda et des priorités de l’OL.
11. Manuel de crise
L’OL s’engage à prévenir dès que possible le Panathlon pour tout problème, de quelque nature qu’il soit, lié aux
différentes étapes de l’exposition et/ ou au matériel mis à disposition :
A.
B.
C.
Lors de l’ECHANGE entre OL du matériel mis à disposition :
o Matériel incomplet (perte d’un élément constitutif)
o Mise hors d’usage d’un élément constitutif
Lors du TRANSPORT du matériel mis à disposition :
o Dégâts sur un ou des panneaux photo (griffes, coups)
o Dégâts sur un ou des supports
Lors de l’ENTREPOSAGE éventuel du matériel mis à disposition :
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D.
E.
o Vol de structures, panneaux
Lors du MONTAGE du matériel mis à disposition :
o Dégâts sur un ou des panneaux photo
o Dégâts sur un ou des supports
Lors du DEMONTAGE du matériel mis à disposition :
o Dégâts sur un ou des panneaux photo
o Dégâts sur un ou des supports
o Dégâts sur le site d’implantation : pavés, trottoir, pelouse
 Dans ces cas de figure, puisque l’OL s’engage à gérer en bon père de famille le matériel mis à sa disposition, les
frais liés au remplacement des photos et/ ou des structures incombent à l’OL.
A.
Lors de l’EXPOSITION proprement dite :
o Dégâts sur un ou des panneaux photo
o Dégâts sur un ou des supports
o Dégâts sur le site d’implantation : pavés, trottoir, pelouse
 Dans ces cas de figure, les frais liés au remplacement des photos et/ ou des structures incombent au Panathlon
Wallonie-Bruxelles.
 ATTENTION : les panneaux étant protégé d’un laminât anti-graffitis, en cas de tag le Panathlon recommande à l’OL
de nettoyer le panneau avec un chiffon doux imbibé d’acétone.
12. Rôle de la personne de référence (PR) au sein de l’OL
Comme signalé plus haut, l’OL désignera une personne de référence (PR) qui sera le lien et le relais avec le Panathlon
pour la bonne tenue de l’ensemble des postes liés à cette opération :

Préparation de l’exposition
- présence de la PR aux réunions préparatoires avec l’ensemble des acteurs communaux impliqués dans le projet.
- réception du cahier des charges.
- réception de la convention.

Transport du matériel
- présence de la PR auprès des ouvriers communaux lors de la récupération du matériel chez l’OL précédent.
- la PR confirmera la bonne réception de l’ensemble du matériel dans son état originel.
- la PR supervisera le transport.

Montage des panneaux
- la PR s’assurera du montage, en bonne et due forme, du matériel, selon les règles de sécurité (utilisation de
l’ensemble des pieds pour chaque panneau) et suivant le plan fourni par le Panathlon.

Vernissage de l’exposition
- la PR s’occupera du suivi des invitations envoyées par l’OL.
- la PR soutiendra le responsable du Panathlon pour la couverture des panneaux, le briefing des enfants et le bon
fonctionnement de la sono lors de l’animation.

Tenue de l’exposition
- la PR s’assurera de la bonne préservation des panneaux de jour en jour, et préviendra le Panathlon en cas de
problème, quel qu’en soit la nature (voir 6.Manuel de crise).

Démontage des panneaux
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- la PR supervisera le démontage. Lors de celui-ci, les panneaux seront placés côte à côte verticalement, en
attendant le chargement par l’OL suivant.
- la PR sera la personne de contact avec l’OL suivant.
8. Annexes
8.1. Convention type signée entre le Panathlon Wallonie-Bruxelles et l’OL
Voir document annexé
8.2. Document type de transfert de matériel entre OL
Voir document annexé
8.3. Cérémonie type pour l’inauguration de l’exposition
Voir document annexé
8.4. Timing et responsabilités des tâches
Voir document annexé