Utiliser les fichiers .csv (extractions de Base Elèves...)

Utiliser les fichiers .csv (extractions de Base Elèves...) - 1
Avec Openoffice
Un fichier au format .csv est un fichier texte présentant des données organisées en colonnes mais dont les
colonnes ont été converties en données séparées, souvent par un point-virgule (ou autre signe de
ponctuation, tabulation...). (CSV : Comma Separated Values : valeurs séparées par des virgules)
Au format
tableur :
des colonnes...
.csv ouvert par le bloc-notes :
les mots ne sont plus séparés par
des colonnes, mais par de la
ponctuation (point-virgule ici)
Les fichiers CSV sur Base-Elèves ; les extractions
Plusieurs fichiers sont au format CSV sur Base-Elèves :
●
●
●
En premier lieu, les extractions « élèves » et « responsable »,
qu'on trouve dans « Gestion courante » ==> « Extraction » qui
permet de récupérer sur l'ordinateur l'intégralité des données de
votre base
(voir ci-dessous)
Il y a aussi des listes d'élèves du menu « Elèves » ==>
« Répartitions »
Et la liste électorale :
« Gestion courante »
==> « Editer des listes d'élèves »
==> « Liste électorale... »
Attention : Lorsque vous récupérez les extractions « Elève » puis Responsable»
du menu « Gestion courantes » ==> « Extractions »
renommez-les, car les fichiers portent par défaut le même nom et le 2ème écraserait le 1er.
Récupérer les
extractions
« élèves » et
« responsables »,
qu'on trouve dans
« Gestion courante »
==> « Extraction »
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Avec Openoffice
Ouvrir un fichier CSV
Si l'icône de votre fichier CSV est semblable à celle d'Openoffice Calc, il s'ouvrira
automatiquement par celui-ci au double-clic.
Si ce n'est pas le cas, l'ouvrir par clic-droit ==> « Choisir le
programme par défaut »
Choisir « Openoffice.org calc ou scalc » s'il est dans la liste.
Sinon « Autres programmes »--cliquer sur le triangle et choisir
Sinon, enfin... : « Parcourir »---OpenOffice.org 3---program---scalc
A la fin, penser à cocher « Toujours utiliser... » sur la fenêtre de
choix du programme
Lorsque le fichier s'ouvre, une fenêtre vous demande de
choisir les options de séparateur (« Comment sont
séparées les colonnes dans votre fichier ? »).
Souvent, et pour les extractions de Base-Elèves, il faudra
choisir le point-virgule (décocher « virgule ».
Vous verrez en-dessous si votre choix est le bon : les
colonnes apparaissent...
Formater un fichier CSV
Une fois le fichier CSV ouvert dans le tableur, il se
formate
comme
une
feuille
de
calcul
:
On peut sélectionner des colonnes en cliquant
sur leur lettre, en haut, (en appuyant sur CTRL pour en
sélectionner plusieurs)
Par clic droit sur cette zone des lettres, on peut
supprimer/insérer
des
colonnes,
supprimer
le
contenu...etc
●
On pourrait de la même manière insérer ou supprimer
des lignes, depuis les N° de lignes
●
Encadrer des cellules :
Sélectionner une plage de cellules en
cliquant dans une première cellule et,
index toujours posé, en glissant vers la
dernière délimitant la plage.
Dans les icônes, choisir l'icône
« Bordures », puis les bordures
complètes.
On peut aussi choisir un fond coloré
pour les cellules sélectionnées (en-têtes
par exemple), par l'icône «Couleur
d'arrière-plan»
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Avec Openoffice
Trier les données
Sélectionner, en parcourant avec la souris, clic gauche appuyé, la plage des données depuis le premier en-tête à
gauche jusqu'à la dernière cellule en bas à droite.
Bien veiller à sélectionner toutes les données : si le tri se fait seulement sur une partie des cellules, le tableau
n'aura plus aucun sens... (en cas d'erreur, CTRL Z ou édition---Annuler pour revenir en l'état précédent)
Puis menu « Données »
==> « Trier »
Cliquer sur le triangle et choisir le critère de tri...
Très important
A la fin le fichier doit être enregistré (par « Enregistrer sous... ») au format tableur (openoffice
(.ods) ou excel (.xls) pour conserver tous ces formatages.
S'il est simplement enregistré, il retourne à un format .csv et perd tous ses formatages...