Guide de votre assurance comptes clients petites entreprises

GUIDE DE VOTRE
ASSURANCE COMPTES CLIENTS
PETITES ENTREPRISES
Nous vous remercions d’avoir assuré vos comptes clients auprès d’EDC. Vous pouvez
maintenant offrir du crédit à vos clients tout en vous protégeant contre une gamme de risques
commerciaux et politiques. Nous sommes heureux de pouvoir ainsi appuyer la croissance
de vos ventes à l’étranger.
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TABLE DES MATIÈRES
3
QUELQUES MOTS SUR VOTRE POLICE D’ASSURANCE
4
DÉTERMINATION DE L’ASSURABILITÉ DE VOS ACHETEURS
6
DÉCLARATIONS ET PAIEMENT DES PRIMES
7PAIEMENT
8
GESTION DES COMPTES EN SOUFFRANCE
9
PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE D’INDEMNISATION
10LISTE DE CONTRÔLE POUR LES INDEMNITÉS
11
PARTENARIAT AVEC VOTRE BANQUE
12CONTACTS
2
EXPORTATION ET DÉVELOPPEMENT CANADA
QUELQUES MOTS SUR VOTRE POLICE D’ASSURANCE
Que couvre l’Assurance comptes clients?
L’Assurance comptes clients d’EDC couvre jusqu’à 90 % de vos pertes si votre
acheteur ne paie pas. Vos contrats de vente peuvent être assurés contre une
gamme de risques commerciaux et politiques, notamment :
› la faillite de votre acheteur;
› le défaut de paiement de votre acheteur;
› le refus de votre acheteur de prendre livraison des marchandises (à condition que vous ayez respecté
les modalités du contrat);
› l’annulation du contrat avant l’expédition des marchandises (à condition que vous ayez une
couverture préexpédition);
› les retards dans les paiements causés par le blocage des fonds ou par des difficultés de transfert;
› la guerre ou des troubles civils dans le pays de votre acheteur ou dans d’autres pays qui touchent
le pays de votre acheteur;
› l’annulation ou le non-renouvellement de permis d’exportation ou d’importation.
Vos obligations aux termes de la police
Pour être couvert, vous devez :
› payer les frais d’acceptation de votre police et les frais d’administration annuels de 250 $ à
la date anniversaire;
› veiller à ce que tous les contrats de vente soient admissibles à la couverture en confirmant la
solvabilité de votre acheteur à la date de l’expédition ou de la vente;
› déclarer vos ventes admissibles et payer la prime correspondante;
› prendre les mesures nécessaires pour prévenir et atténuer les sinistres, y compris gérer les
comptes en souffrance, tel qu’il est décrit plus loin.
Pays couverts
Le Certificat de couverture énumère les pays où doivent se trouver vos clients pour être admissibles à la
couverture et précise les modalités de paiement maximales ainsi que les taux de prime correspondants.
GUIDE DE VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS PETITES ENTREPRISES
3
DÉTERMINATION DE L’ASSURABILITÉ
DE VOS ACHETEURS
Pour que votre police d’assurance soit valide, vous devez déterminer la solvabilité
de vos acheteurs. Nous avons indiqué ci-dessous les diverses façons d’établir une
limite de crédit pour vos acheteurs (c’est-à-dire le montant maximal de sinistre
par acheteur qui sera couvert).
Comment établir la
limite de crédit pour
un acheteur
Vous pouvez vérifier la solvabilité de
l’acheteur en utilisant votre limite de
crédit discrétionnaire (reportez-vous à
la section 1 du Tableau de gestion du
crédit pour petites entreprises de votre
police). Veuillez d’abord consulter ce
tableau pour savoir si des restrictions
s’appliquent à certains de vos pays.
Utilisation de votre limite discrétionnaire
Limite de crédit requise
Jusqu’à 5 000 $
Jusqu’à 15 000 $
Antécédents favorables
n
n
Recommandations bancaires
n
Information sur les fournisseurs*
n
Information sur les fournisseurs*
n
n
Recommandations bancaires
n
n
n
n
n
n
Joindre EDC
n
Recommandations des agences
d’évaluation du crédit
Cote selon les agences d’évaluation
du crédit


Plus de 15 000 $
n
Information verbale
Information écrite
*Au moins deux recommandations verbales ou écrites sont exigées; la limite ne devrait pas dépasser le moins élevé des montants indiqués dans
les recommandations. Consultez le Tableau de gestion du crédit pour petites entreprises, qui fait partie de votre police, pour obtenir des précisions.
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EXPORTATION ET DÉVELOPPEMENT CANADA
Si vous devez établir une limite de crédit dépassant votre limite de crédit
discrétionnaire ou que vous ne pouvez pas établir de limite pour un acheteur
au moyen des méthodes présentées dans le Tableau de gestion du crédit, vous
pouvez demander une approbation de crédit à EDC.
Veuillez fournir toute information qui pourrait nous être utile, comme un
rapport de solvabilité, des états financiers ou des références commerciales. Il n’y
a pas de frais associés aux approbations de crédit d’EDC. Cependant, lorsque
votre acheteur ne figure pas dans notre base de données, nous devrons peut-être
obtenir un rapport de solvabilité avant de pouvoir prendre un décision.
Vous pouvez nous soumettre le rapport vous-même ou EDC en commandera un;
dans ce dernier cas, nous vous facturerons le rapport. Vous pouvez demander
une approbation de crédit à EDC de trois façons.
En ligne Dans EDC en Direct, au Centre d’assurance comptes clients, vous
pouvez demander rapidement en ligne des approbations de crédit pour vos
acheteurs. Le Centre peut approuver les demandes d’approbation de crédit très
rapidement. Près de la moitié des demandes sont approuvées sur-le-champ,
les autres étant acheminées de manière électronique à un souscripteur afin
qu’il y donne suite. Les frais, si applicables, sont réduits de 25 % si vous
demandez les approbations de crédit par l’entremise d’EDC en Direct.
Pour accéder à ce site, communiquez avec votre souscripteur ou appelez le
Service d’assistance d’EDC en Direct au 1-866-649-8287, de 7 h à 17 h 30 HE.
Par TÉLÉCOPIEUR Remplissez une demande d’approbation de crédit, dont
un exemplaire est joint à votre police, et télécopiez-la au 1-613-598-2525.
Par téléphone Appelez un souscripteur d’EDC à son numéro sans frais.
Il nous arrive de découvrir que nous ne pouvons pas assurer les ventes effectuées
à un acheteur donné et, ce faisant, de l’exclure de la couverture de votre
police. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas expédier de marchandises à
ce client. Si vous le faites, ces expéditions ne seront pas assurées et vous n’aurez
pas à payer de primes pour ces ventes.
GUIDE DE VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS PETITES ENTREPRISES
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DÉCLARATIONS ET PAIEMENT DES PRIMES
Déclaration de vos ventes et paiement
des primes
Pour être assuré, vous devez déclarer vos ventes à crédit et
payer les primes applicables. Informer EDC de la valeur de
vos ventes dans chacun des pays et payer les primes
correspondantes constituent deux de vos obligations les
plus importantes aux termes de la police.
Processus de déclaration
Vous pouvez déclarer vos ventes de deux façons.
En ligne Dans EDC en Direct, au Centre d’assurance comptes clients,
vous pouvez faire vos déclarations en ligne. Grâce à ce service en ligne, vous
pouvez également :
› demander l’ajout de pays ou de nouvelles modalités de paiement à
votre police;
› présenter une nouvelle déclaration ou une déclaration supplémentaire
en y ajoutant des pays ou des modalités de paiement;
› consulter vos déclarations et vos relevés de compte des 12 derniers mois;
› examiner votre relevé de compte en temps réel et générer vous-même
votre facture.
Par la poste Si vous êtes incapable de présenter vos déclarations en ligne
ou préférez ne pas le faire, vous pouvez demander qu’EDC vous envoie de la
documentation par la poste. Cette documentation comprend une facture, un
relevé de compte et un formulaire de déclaration qui énumère les pays où vous
effectuez des ventes et les taux de primes correspondants. Pour remplir le formulaire
de déclaration, il vous suffit de suivre les instructions qui l’accompagnent.
Chaque mois, vous devez déclarer toutes les ventes à crédit (c’est-à-dire non réglées
d’avance) dans tous les pays au cours de la période de déclaration (sauf les ventes
effectuées à des acheteurs ou dans des pays qui sont exclus de la police).
Si vous avez une couverture pour les ventes au Canada, vous devez nous fournir
une ventilation par province et payer la taxe de vente provinciale applicable sur la
prime, conformément aux exigences des autorités fiscales.
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EXPORTATION ET DÉVELOPPEMENT CANADA
Comment établir votre facture
En ligne Lorsque vous présentez vos déclarations en ligne, le système calcule
automatiquement la prime pour vous et l’ajoute indiquant la somme payée.
Il suffit d’inscrire le montant de votre paiement dans la case précisant la somme
payée et d’imprimer le tout.
Par la poste Si vous ne présentez pas vos déclarations en ligne, ajoutez votre
prime totale à payer au solde de fermeture de votre relevé de compte. (Si votre
solde de fermeture est créditeur, vous n’avez qu’à soustraire ce montant de la
prime totale à payer.)
PAIEMENT
Déclarations en ligne
Vous pouvez payer vos primes et vos
frais d’administration au moyen des
services bancaires en ligne de votre
banque. Il suffit d’indiquer le numéro
de compte figurant sur votre facture et
votre relevé de compte pour effectuer
un paiement en dollars canadiens.
Veuillez noter que si vous payez en
ligne, EDC ne peut accepter que les
paiements en dollars canadiens.
Nom du bénéficiaire :
Exportation et développement Canada
Vous pouvez obtenir un complément
d’information au sujet de ce mode de
paiement à partir d’EDC en Direct,
la section de notre site Web réservée
à nos clients. Consultez la section
Contacts à la fin du présent guide pour
en savoir plus sur EDC en Direct.
Par chèque
›Imprimez ou faites une copie de votre facture.
› Faites votre chèque à l’ordre d’Exportation et
développement Canada.
›Inscrivez votre numéro de police sur le chèque.
› Postez votre chèque accompagné de votre facture.
›Enfin, si vous ne faites pas de déclarations en ligne,
joignez une copie de votre formulaire de déclaration
à votre facture et à votre chèque.
Veuillez libeller votre chèque à l’ordre d’Exportation et
développement Canada et le poster à l’adresse suivante :
Exportation et développement Canada
150, rue Slater
Ottawa (Ontario) K1A 1K3
GUIDE DE VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS PETITES ENTREPRISES
7
GESTION DES COMPTES EN SOUFFRANCE
Les acheteurs ne paient pas toujours à la date d’échéance de la facture. Or, nous
savons que plus le retard de paiement est long, plus vous courez le risque de
subir un sinistre. Nous vous encourageons donc à intervenir rapidement.
Aux termes de votre police, vous avez la responsabilité de surveiller tout compte en
souffrance et de déclarer mensuellement à EDC les créances de plus de 100 000 $.
Si vous désirez qu’EDC vous aide à recouvrer des créances de moindre valeur, il
est possible de les déclarer aussi. Un compte en souffrance peut être signalé et géré
en ligne auprès du Centre d’assurance comptes clients (RIC) d’EDC en Direct.
Consultez la section Contacts à la fin du guide pour en apprendre davantage sur
EDC en Direct.
EDC est là pour vous aider à atténuer les risques associés à la vente de vos produits et
services à l’étranger. Lorsque vous déclarez vos comptes en souffrance, nous vous
offrons aussi les services de gestion des créances suivants :
1. Services de recouvrement : EDC peut, en votre
nom, confier la créance à une agence de recouvrement. Vous bénéficiez ainsi du service de qualité
d’une agence de recouvrement que privilégie d’EDC,
de taux escomptés et du soutien décisionnel d’EDC
tout au long du processus de recouvrement.
2. Conseils portant sur l’atténuation des sinistres :
Pour les comptes en souffrance plus importants ou
plus complexes, vous pouvez consulter un spécialiste
des recouvrements à EDC. Il vous aidera à réduire
votre sinistre, et pourrait même vous éviter de faire
une demande d’indemnisation. Reportez-vous à votre
Tableau de gestion du crédit, car il peut préciser
des mesures que vous pouvez prendre lorsque vos
comptes sont en souffrance. Si vous avez des questions
ou des problèmes à cet égard, appelez le Service de
gestion des créances au 1-866-394-7984 ou envoyeznous un courriel à [email protected].
3. Présentation d’une demande d’indemnisation : Vous
pouvez demander qu’on transforme votre compte
en souffrance en une demande d’indemnisation
dès qu’il devient admissible et vous pouvez suivre en
ligne l’évolution de votre dossier à chaque étape du
processus décisionnel.
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EXPORTATION ET DÉVELOPPEMENT CANADA
Vous trouverez ci-après les grandes lignes des mesures à prendre en matière d’atténuation de vos sinistres.
État de la créance
Mesure conseillée
Non échue
Aucune
En souffrance depuis moins de 60 jours
Assurez un suivi fréquent auprès de l’acheteur aux fins de paiement
En souffrance depuis 60 à 120 jours
Accédez à EDC en Direct et faites une demande de services auprès
d’une agence de recouvrement ou signalez une créance pour obtenir
des conseils en matière d’atténuation des sinistres
En souffrance depuis 120 à 365 jours
Présentez une demande d’indemnisation à EDC
Reportez-vous à votre Tableau de gestion du crédit, car il peut préciser des mesures que vous pouvez
prendre lorsque vos comptes sont en souffrance. Si vous avez des questions ou des problèmes
concernant votre compte en souffrance, communiquez avec le Service de gestion des créances
d’EDC au 1-866-394-7984.
Veuillez noter que si vous expédiez des marchandises à un acheteur qui est en défaut de paiement,
vos expéditions pourraient être exclues de la couverture.
PRÉSENTATION D’UNE DEMANDE
D’INDEMNISATION
Si présenter une demande d’indemnisation constitue votre seul recours,
un règlement efficace est de mise. À cette fin, EDC a établi un processus
clair destiné à vous guider.
Quand présenter une demande d’indemnisation
› Dans la plupart des cas, un compte en souffrance peut faire l’objet d’une demande
d’indemnisation quatre mois après la date d’échéance initiale du paiement.
› Aussitôt qu’un acheteur fait faillite ou devient insolvable, vous pouvez
présenter une demande pour le sinistre subi.
› Nous n’acceptons que les demandes d’indemnisation présentées dans les
12 mois suivant la date d’échéance initiale du paiement, c’est-à-dire la date à
laquelle le paiement de la facture était exigible.
› Pour signaler un compte en souffrance en ligne, vous pouvez demander la
conversion de cette créance en une demande d’indemnisation dès qu’elle
devient admissible.
Présenter une demande d’indemnisation
Toute demande d’indemnisation, sans égard de sa valeur, et les pièces justificatives s’y rapportant
peuvent être présentées en ligne au Centre d’assurance comptes clients. Veuillez noter que nous
n’offrons plus le service d’indemnisations express. Vous pouvez soumettre les demandes, peu importe
le montant, par voie électronique en utilisant ce processus.
Si vous présentez une demande d’indemnisation de moins de 5 000 CAD ou USD et vous avez confié
votre créance à une agence de recouvrement (idéalement, par l’entremise des Services de recouvrement du RIC; reportez-vous à la section « Gestion des comptes en souffrance ») ou que vous avez
un numéro de dossier d’insolvabilité, il n’est pas nécessaire de joindre les documents justificatifs.
Cependant, il est important que vous gardiez des copies de tous les documents pertinents, car EDC
effectuera des vérifications au hasard des demandes d’indemnisation soumises par ses clients dans
le cadre de son processus de diligence raisonnable.
GUIDE DE VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS PETITES ENTREPRISES
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Dans le cas d’une demande d’indemnisation de plus de
5 000 $ (CAD ou USD), vous devez remplir et signer un
formulaire de demande d’indemnisation et l’accompagner
de la documentation pertinente. Vous devez joindre à
chaque formulaire les pièces justificatives suivantes :
› une preuve de la créance (qui montre que la dette existe
bel et bien et à combien elle s’élève);
› l’information relative au crédit de l’acheteur (dans le cas
où vous n’auriez pas reçu une approbation de crédit,
une preuve que votre acheteur était solvable à la date de
l’expédition ou de la vente, que vous aurez obtenue en
observant les méthodes décrites dans votre Tableau de
gestion du crédit);
› une preuve de l’expédition;
› la facture (où figurent les articles, la valeur et les
Partage des frais
conditions de vente);
› une preuve écrite de l’insolvabilité ou de la faillite de
l’acheteur (pour le risque d’insolvabilité seulement);
› la documentation relative aux mesures de recouvrement
(une preuve que vous avez entrepris une démarche de
recouvrement en temps utile, conformément à la police);
› tout document qui peut justifier votre demande.
Nous vous encourageons à présenter votre demande
d’indemnisation et votre documentation en ligne au moyen
d’EDC en Direct. Pour faire une demande d’accès, veuillez
communiquer avec votre souscripteur ou appeler le Service
d’assistance d’EDC en Direct au 1-888-649-8287 entre
7 h et 17 h 30 HE.
Le partage des frais de recouvrement
est un autre avantage de votre Assurance
comptes clients. Sous réserve d’une
approbation des frais par EDC, les frais
directs engagés pour recouvrer une
créance peuvent être répartis entre vous
et l’assureur. Vous devez transmettre une
copie de la facture et une preuve de
paiement à EDC. Ces frais incluent
habituellement la commission versée à
l’agence de recouvrement ou les frais
juridiques. (Les frais indirects et
d’exploitation ne sont pas couverts
par la police.) Pour en savoir plus à ce
sujet, consultez votre police sur le
partage des frais.
LISTE DE CONTRÔLE POUR LES INDEMNITÉS
Avant l’expédition
Après l’expédition
Renseignements SUR LE CRÉDIT
Preuve de créance
Avez-vous obtenu des renseignements sur le crédit
selon les exigences de votre police en ce qui a trait
à l’encours dans les limites de votre limite de crédit
discrétionnaire?
Ou une approbation de crédit par écrit d’EDC?
Si vous n’avez aucun des quatre documents précités
(soit bon de commande, contrat, traite ou billet à ordre),
quels documents avez-vous pour prouver l’existence
de la créance?
›
›
Preuve de créance
Avez-vous des documents prouvant l’expédition des
marchandises? Vous devriez avoir l’un ou l’autre des
documents suivants ou les deux :
bon de commande ou contrat signé par votre acheteur
traite ou billet à ordre signés
›
›
La preuve de créance peut également être établie
après l’expédition (se reporter à la rubrique ci-contre
« Après l’expédition »).
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Il peut s’agir d’un des documents suivants :
chèque non encaissé
reconnaissance écrite de créance par l’acheteur
confirmation, par le syndic de faillites, du montant
que doit l’acheteur
tout autre document prouvant que l’acheteur a reçu
les marchandises ou les services en question et qu’il
vous doit un montant
›
›
›
›
EXPORTATION ET DÉVELOPPEMENT CANADA
PARTENARIAT AVEC VOTRE BANQUE
De nombreuses entreprises utilisent leurs créances assurées pour obtenir
un fonds de roulement ou une marge de crédit opérationnelle auprès d’une
banque ou d’une autre institution financière.
Exigences bancaires
Certaines institutions financières n’exigent qu’une simple confirmation de la
souscription de la Police d’assurance comptes clients pour petites entreprises,
tandis que d’autres ont des exigences plus strictes. Un ordre de paiement est
un document qui autorise EDC à verser toute indemnité visée par la police
directement à une institution financière. Aux termes de ce document, EDC est
aussi tenue d’envoyer à l’institution financière une copie de toute correspondance
que nous vous transmettons. Une convention tripartite est utilisée lorsqu’une
institution financière escompte – ou achète – vos comptes clients.
Marche à suivre
Communiquez d’abord avec EDC. Nous pourrons vous conseiller quant à l’outil répondant
le mieux à vos besoins et vous remettre les documents appropriés.
Ensuite :
› remplissez et signez la convention tripartite ou l’ordre de paiement;
› faites signer le document par votre institution financière (s’applique seulement aux
conventions tripartites);
› télécopiez ou postez à EDC le document dûment rempli;
› une fois approuvé, nous le signerons, vous en enverrons une copie et en transmettrons
aussi une copie à votre institution financière.
Établissement du sinistre
Preuve d’expédition
Recouvrement
Insolvabilité
Avez-vous des documents prouvant
l’expédition des marchandises?
Vous devriez avoir l’un ou l’autre
des documents suivants :
connaissements
lettres de transport
autre preuve d’expédition
Avez-vous signalé le compte en
souffrance conformément aux
exigences de votre police?
c Oui c Non
Avez-vous obtenu une preuve
d’insolvabilité?
c Oui c Non
›
›
›
Déclarations
Indemnisation
Avez-vous présenté une demande
d’indemnisation dans les douze
mois suivant la date à laquelle la
créance était due?
c Oui c Non
Avez-vous déclaré et payé des
primes à l’égard des marchandises expédiées, du contrat ou
des services?
c Oui c Non
GUIDE De VOTRE ASSURANCE COMPTES CLIENTS PETITES ENTREPRISES
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CONTACTS
Accédez à EDC en Direct, l’espace protégé du site Web d’EDC, où vous pouvez
gérer en ligne votre couverture comptes clients et en suivre l’évolution auprès
du Centre d’assurance comptes clients. Par l’entremise du Centre, vous pouvez :
commander des approbations de crédit concernant des acheteurs étrangers et
canadiens; modifier des approbations existantes ou les retirer; présenter vos
déclarations; voir l’historique de vos déclarations et de vos relevés de compte;
imprimer vos factures et présenter des demandes d’indemnisation de faible
valeur. Pour accéder gratuitement à EDC en Direct, communiquez avec un
souscripteur d’EDC ou appelez le Service d’assistance d’EDC en Direct au
1-888-649-8287, en semaine, de 7 h à 17 h 30 HE.
www.edc.ca
Par TÉLÉPHONE
Communiquez avec un souscripteur d’EDC à son numéro sans frais, en semaine,
de 8 h 30 à 17 h, de partout au Canada. Pour obtenir des renseignements non
directement liés à votre police, communiquez avec un directeur de comptes pour
petites entreprises à EDC, au 1-888-754-0509, en semaine, de 8 h à 18 h HE.
Par la poste
Exportation et développement Canada
150, rue Slater
Ottawa (Ontario) K1A 1K3
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www.edc.ca
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officielle d’EDC sans sa permission écrite est strictement interdite. Toutes les autres marques de commerce figurant dans ce document
appartiennent à leurs propriétaires respectifs. Les renseignements présentés peuvent être modifiés sans préavis. EDC n’assume aucune
responsabilité en cas d’inexactitudes dans le présent document. © Exportation et développement Canada, 2013. Tous droits réservés.