cahier des charges des competitions gymnastique rythmique 2016

Comité Régional Provence Alpes Côte d’Azur de Gymnastique
CAHIER DES CHARGES DES COMPETITIONS
GYMNASTIQUE RYTHMIQUE 2016/2017
1° / DISPOSITIONS GENERALES
a) Dépôt de candidature :
La candidature à l'organisation d'une compétition Régionale sera établie par écrit et transmise au Comité Régional P.A.C.A sur
l’imprimé prévu à cet effet avant la date limite indiquée.
b) Désignation :
La désignation des lieux de compétition est fixée annuellement lors d'une réunion de coordination Technico -administrative du Comité
P.A.C.A.
L'organisation des compétitions est ainsi placée sous la responsabilité des Comités d'Organisations Locaux (C.O.L). Le C.O.L devra
envoyer au Comité P.A.C.A un dossier club descriptif concernant les possibilités d'organisation:
* Adresse de la ou des salles, et numéros de téléphone
* Nom et adresse du correspondant local
* Service médical couvrant la compétition
* Possibilités hôtelières, repas
Le C.O.L ainsi désigné assurera conformément au cahier des charges, les parties administratives et techniques lui incombant, en
respectant les statuts et règlements FFGym. Un délégué du Comité Technique se rendra, le cas échéant, auprès des organisateurs avant
la manifestation, pour une mise au point après avoir pris contact, en temps voulu, avec ceux-ci.
Le Comité Régional P.A.C.A se réserve le droit d’invalider la candidature en cas de non réalisation du cahier des charges.
2°/ A LA CHARGE DU COMITE P.A.C.A
- L'organigramme Technique et la gestion informatique de la compétition.
- La désignation des représentants techniques et administratifs élus ou cooptés ainsi que les jurys pour la manifestation.
- Percevoir les droits d'engagements selon le tarif en vigueur et contrôler les licences des compétiteurs.
- Régler les frais de repas des jurys et officiels désignés suivant le barème régional (15 € maximum).
- Fourniture de micro-ordinateur et imprimante
- Fourniture des Médailles et coupes nécessaires aux cérémonies protocolaires
- Transmission des Palmarès à: FFGym - Zone Sud Est - Clubs du Comité P.A.C.A (via le site :www.ffgympaca.com)
3°/ A LA CHARGE DU COMITE D'ORGANISATION LOCAL
- S'assurer le concours maximum des divers partenaires institutionnels (Municipalité, Direction Départementale et Régionale Jeunesse
et sports, Conseil Général, Régional, etc...) et sponsors divers ...
- De constituer un Comité de presse et de propagande qui devra inviter les diverses autorités et en outre le jour de la manifestation,
recevoir les journalistes et photographes, et communiquer sous couvert du Comité P.A.C.A, les résultats dès la fin de la compétition.
- De constituer un dossier-club, qui sera transmis au Comité P.A.C.A, afin de renseigner les associations sur le lieu de la manifestation,
la restauration, l’hébergement, la transmission des fiches SACEM, les Photos, …
- D'établir une Permanence Accueil sur le lieu même de la compétition.
Fondée le 28 septembre 1873
Reconnue d’utilité publique
12, rue Raphaël
13008 MARSEILLE
Téléphone : 04-91-22-72-22
Télécopie : 04-91-77-14-89
E-mail : [email protected]
Comité Régional Provence Alpes Côte d’Azur de Gymnastique
- De mettre en place un Secrétariat de plateau en personnel suffisant pour assurer :
* la transmission des fiches d'atelier depuis les tables de juges au secrétariat central
* les différentes informations sur la compétition.
* la gestion du micro (animation, rotation et Palmarès)
- De constituer une Equipe Matériel, de Gestion et désigner un responsable pour :
* la mise en place des tapis, du matériel annexe et fléchage des installations (voir point 10)
* intervenir pendant la compétition sur le matériel
* faire respecter l'ordre dans les vestiaires et les tribunes
* éviter l'ingérence du public sur le plateau de compétition.
IMPORTANT ! Il est demandé au C.O.L d’interdire l’accès dans les tribunes pour un pique-nique personnel
- A Prévoir pour une antenne médicale :
* un service médical
* Pharmacie dûment équipées
* liste des services de garde (hôpital, clinique, ambulance, médecin,…)
* Réserve de glaçons suffisante
* Téléphone
Les conditions médicales doivent être strictement respectées sous peine de non validation de la compétition.
- Aviser les services de polices, de pompiers, ville sur les lieux et horaires de la compétition et contactera les assurances nécessaires
- De prévoir une Commission du protocole chargée d'accueillir les personnalités et de gérer la remise des récompenses en
collaboration avec le Comité P.A.C.A.
- De prévoir une équipe pour la Sonorisation.
4°/ DISPOSITIONS MATERIELLES A PREVOIR PAR LE C.O.L
a) Salle de compétition :
* Tapis de compétition et aire d’échauffement (brochure FFGym)
* Sonorisation de la salle : 2 micros (dont 1 HF si possible) + 1 lecteurs CD + Amplificateur + Enceintes
* Musiques d'ouverture - protocole
* Tables et chaises pour les jurys
* 3 tables et 10 chaises pour le secrétariat central et la sonorisation
* 2 tables pour les récompenses
* 20 chaises pour les officiels ou bien : emplacement réservé
* 1 podium pour le palmarès
* 1 photocopieur avec papier (A4 - si possible)
* Petit matériel divers : papier, trombones, crayons, carbones, etc.......
* Délimitation de l’aire de compétition (barrière)
* Décoration florale (facultatif)
* Bancs pour les gymnastes
b) Vestiaires et salle d’échauffement :
* Equiper la salle d’échauffement
* Désigner un responsable présent dans la salle d’échauffement
* Installer une table et des chaises pour les personnes aux contrôles des licences.
* Equiper la salle d’échauffement d’une sono avec micro,…
* Prévoir des navettes si la salle d’échauffement est éloignée de la salle de compétition.
* Prévoir un local pour la réunion de juge
c) Accès au lieu de compétition :
L’organisateur mettra en place un fléchage sur les itinéraires principaux d’arrivées des compétiteurs.
Fondée le 28 septembre 1873
Reconnue d’utilité publique
12, rue Raphaël
13008 MARSEILLE
Téléphone : 04-91-22-72-22
Télécopie : 04-91-77-14-89
E-mail : [email protected]
Comité Régional Provence Alpes Côte d’Azur de Gymnastique
5°/ TABLE DE VERIFICATION DES ENGINS
La table de vérification des engins reste à l’initiative du C.O.L.
6°/ DROIT D’ENTREE
Le prix maximum du droit d’entrée est fixé par le Comité Régional à 4 Euros.
L'entrée est gratuite pour les licenciés FFGym sur présentation de la licence.
7°/ REPAS - HEBERGEMENT
* Le C.O.L organisateur pourra éventuellement s’il le souhaite gérer les réservations hôtelières (chambres et repas) des compétiteurs
qui en font la demande.
* Le C.O.L sera responsable des réservations commandées par le Comité Régional pour les besoins des responsables.
* Le Comité Régional n'est en aucun cas responsable financièrement des réservations non honorées.
* Le C.O.L prendra en charge une collation par séquence de compétition (responsables désignés et jurys)
* Le Comité Régional prendra en charge les repas des responsables désignés et jurys suivant barème régional (15 € maximum),
remboursement au C.O.L.
8°/ BUVETTE
Elle restera à l’initiative et sous la responsabilité du C.O.L qui devra s’assurer de son bon fonctionnement.
9° / PARTENARIAT
Les partenaires officiels de la F.F.Gym et du Comité Régional disposeront d'espaces publicitaires réservés gratuits (stands et visuels
sur le site de compétition - sans exclusivité). Le C.O.L s'engage à respecter cet article.
En particulier pour l'équipementier partenaire du Comité Régional, le C.O.L mettra à disposition un stand de vente - un équipementier
supplémentaire au maximum
Concernant la S.A.C.E.M, le C.O.L s'engage à respecter la convention nationale signée par la F.F.Gym avec cet organisme
(déclaration de la manifestation 15 jours avant à la D.D SACEM)
10° / ORGANISATION MATERIELLE
Compétitions GR : Individuelles - Ensembles – Trophée Fédéral – Programmes Interrégionaux –
Programmes Régionaux
Tribunes avec 500 places minimum
* Praticable GR homologué FFG (brochure FFGym)
Fondée le 28 septembre 1873
Reconnue d’utilité publique
12, rue Raphaël
13008 MARSEILLE
Téléphone : 04-91-22-72-22
Télécopie : 04-91-77-14-89
E-mail : [email protected]