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HCORPO DÉCODE POUR VOUS LE PAIEMENT
ET LA FACTURATION CENTRALISÉS.
Dans un contexte propice à la recherche d’économies dans les frais de déplacement des
entreprises, l’attention se focalise sur le périmètre hôtel, second poste de dépenses après
le transport. Malgré son importance, ce poste reste difficile à contrôler et encore plus à
optimiser, et l’ensemble de la profession fait consensus sur la nécessité de recourir au
paiement centralisé et même de la facturation centralisée.
Mais ces termes sont-ils toujours bien définis et bien utilisés ? Les promesses faites par
les différents acteurs en la matière sont-elles tenables ? Sont-elles tenues ? C’est ce sujet
que décode pour vous Stéphane de Laforcade, Président de HCorpo.
le montant maximum chargeable et
même le type de commerçant. La sécurité
s’en trouve grandement renforcée.
Il est possible aujourd’hui de coupler
l’utilisation de certaines plateformes
de réservation avec une génération
automatique (web service) de cartes
virtuelles en garantie et/ou paiement.
Pour rappel, il s’agit de cartes émises
au nom de l’entreprise et non pas du
voyageur qui n’a plus à utiliser sa propre
carte fut-elle corporate ou personnelle.
Peut-on parler dans ce cas de paiement
centralisé ? Non
L’argent « sort bien de la poche de
l’entreprise » et non pas de celle du
voyageur mais un règlement est envoyé
pour chaque réservation à chaque
comptoir d’hôtel. Il s’agit donc par essence
même d’un paiement décentralisé.
RAPPELONS BRIÈVEMENT TOUT
D’ABORD LE PRINCIPE DE LA CARTE
VIRTUELLE.
Dans le cadre d’une transaction, disons
une réservation d’hôtel, il est nécessaire
de garantir et/ou de régler avec une carte
de crédit. A cet effet il existe 2 options :
Une carte physique, dont le numéro est
transmis à l’hôtel qui la chargera du
montant du séjour. Ceci comporte des
inconvénients importants en terme de
sécurité (risque de piratage) de contrôle
du montant chargé et bien sûr de
traçabilité.
Une carte virtuelle, qui est générée pour
chaque transaction. Dans ce cas il est
possible d’en borner les dates d’utilisation,
QUID DE LA FACTURATION
CENTRALISÉE ?
Il suffit de se pencher deux minutes sur
le process mis en place dans le cas du
règlement d’une réservation d’hôtel par
carte virtuelle pour comprendre qu’il
ne s’agit pas du tout d’une facturation
centralisée.
Que se passe-t-il en pratique ?
Le voyageur au moment de son départ ne
règle pas avec sa carte car le règlement
se fait au moyen de la carte virtuelle au
numéro unique émise à cet effet.
Il ne réclame donc pas de facture pour sa
note de frais. Et l’hôtelier ne lui en remet
pas puisqu’il est d’usage de remettre une
facture au payeur.
Une fois le collaborateur parti, l’hôtelier
n’envoie pas non plus de factures à
l’entreprise car il ne dispose pas des
informations pour le faire, ni non plus de
la motivation nécessaire : il a déjà eu son
règlement.
et facturation centralisée (central billing).
Dans ce cas spécifique, on peut donc
parler de la vraie facturation centralisée.
La situation en l’espèce est plus grave
qu’il n’y parait, à plusieurs titres.
Tout d’abord force est de constater qu’il
n’y a pas eu de facturation centralisée,
le terme est erroné voire trompeur. Mais
surtout il n’y a pas de facturation du
tout. Et l’entreprise ne dispose pas de
la pièce comptable, légalement exigée
par l’administration fiscale, face à sa
dépense. Au-delà de l’aspect absence
totale de traçabilité et reporting , une
obligation légale n’est pas remplie.
Il est alors possible de régler cet
intermédiaire avec tout moyen de
paiement, y compris une carte logée
AIRPLUS, carte logée BNP ou BTA AMEX
avec, en cerise sur la gâteau, les avantages
de ce type de paiement (data niveau
3, traçabilité analytique, consolidation,
délais de paiement etc.).
D’un point de vue organisationnel dans
les services comptables de l’entreprise,
on peut aussi soulever un point qui ne
manque pas d’achopper : le paiement
sera prélevé par la carte sur le compte de
l’entreprise que celle-ci dispose ou non
des pièces comptables.
EN RÉSUMÉ, l’utilisation d’une carte
virtuelle en règlement de réservations
hôtelière peut être une excellente solution
pour un professionnel plateforme hôtel
pour régler ses achats à la volée dans
le cadre d’un flux financier très sécurisé
et d’un contrat engageant par exemple
la chaîne d’hôtel à fournir ses factures.
HCORPO utilise d’ailleurs ce moyen de
paiement régulièrement. L’utilisation
pour une entreprise doit être faite en
toute connaissance de cause afin d’éviter
les désillusions ou pire, mais assez
probablement, les ennuis comptables et
fiscaux.
HCORPO est la solution hôtel pour les
grandes entreprises qui dispose d’un
inventaire de plus de 400 000 hôtels et qui
est intégrée avec 100% des partenaires
de l’écosystème du corporate travel : tous
les SBT, tous les T&E, toutes les TMC,
tous les moyens de paiements, toutes
les solutions de dématérialisation de la
facture, tous les risk management.
HCORPO PERMET À SES CLIENTS DE RÉGLER
INDIFFÉREMMENT AU MOYEN DE CARTES PERSONNELLES,
CORPORATE, OU VIA TOUTE CARTE LOGÉE.
DANS TOUS LES CAS LE PAIEMENT EST CENTRALISÉ ET
LE CLIENT PEUT OPTER, À SON CHOIX ET SANS SURCOÛT,
POUR UNE FACTURATION CENTRALISÉE.
COMMENT AVOIR LA FACTURATION
CENTRALISÉE SUR L’HÔTELLERIE ?
On ne peut pas « bricoler » la facturation
centralisée. Celle-ci a de grandes
vertus (facilité pour les collaborateurs,
économies sur les coûts de traitement,
visibilité complète…) mais impose de
passer par un modèle économique
spécifique.
En effet, le pré-requis indispensable à la
facturation centralisée est que ce soit une
seule et même entité juridique qui facture
toutes les réservations de l’entreprise, on
appelle cela la prise en charge. Toutes
les réservations sont donc payées par
cette entité intermédiaire qui les refacture
ensuite à l’entreprise. Le paiement est
cette fois vraiment centralisé puisqu’il
ne se fait qu’en un seul point centralisé :
l’entité qui refacture l’entreprise.
Si cette entité est une TMC on entend le
terme « Bill Back ». Si cette entité est une
plateforme hôtel, on dit « prise en charge »
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