appel d`offres CDR/COM/48/2016 - Comitato delle Regioni

Transcription

Appel d'offres par procédure ouverte
CDR/COM/48/2016
Lot 1 : Articles promotionnels
Lot 2 : Cadeaux officiels
Lot 3 : Trophées et médailles
Pouvoir adjudicateur : le Comité européen des Régions
ANNEXE A
Cahier des charges
Rue Belliard 101 – 1040 Bruxelles - BELGIQUE - Internet: http://www.cor.europa.eu
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TABLE DES MATIERES
1
INTRODUCTION .................................................................................................................. 5
2
VALEUR DU MARCHE......................................................................................................... 7
3
RESPECT DU DROIT APPLICABLE ................................................................................. 7
4
ASPECTS ENVIRONNEMENTAUX ................................................................................... 7
5
DESCRIPTION DE L'APPEL D'OFFRES .......................................................................... 8
5.1
OBJET DE L'APPEL D'OFFRES - tableau de prix A .................................................................. 8
5.2
Conditions contractuelles ............................................................................................................. 8
5.3
Articles à fournir .............................................................................................................................. 9
5.4
Personnalisation .............................................................................................................................. 9
5.5
Emballage .......................................................................................................................................... 10
5.6
CATALOGUE – tableau de prix B ................................................................................................ 10
5.7
ACHATS HORS LISTE DE PRIX ET HORS CATALOGUE – tableau de prix C .................. 11
5.8
Commandes et délai de livraison ............................................................................................. 12
6
SPECIFICATIONS TECHNIQUES .................................................................................... 13
6.1
Lot 1 - Articles promotionnels ................................................................................................... 13
6.2
Lot 2 - Cadeaux officiels ............................................................................................................... 13
6.3
Lot 3 – Trophées et médailles .................................................................................................... 13
6.4
Description des articles promotionnels - Lot 1 ................................................................... 14
6.4.1
Stylo à bille écologique ................................................................................................................... 14
6.4.2
Crayons de couleurs dans une pochette en carton (écologiques) ................................ 15
6.4.3
Clés USB 4GB/8GB .......................................................................................................................... 16
6.4.4
Clé USB 128 Go dans boîte de presentation .......................................................................... 17
6.4.5
Banque de puissance (Power Bank) dans boîte de presentation ................................. 18
6.4.6
Bloc adhésif amovible (écologique) avec signets ................................................................ 19
6.4.7
Petit sac à dos ECOLOGIQUE ........................................................................................................ 20
6.4.8
Sac shopper écologique .................................................................................................................. 21
6.4.9
Cartable EWRC (Open Days)/Sommets................................................................................... 22
6.4.10
Lanière .................................................................................................................................................. 23
Page 2
6.5
6.6
6.4.11
Mini parapluie manuel ................................................................................................................... 24
6.4.12
Epinglette (pins) présentée dans une boîte........................................................................... 25
Description des cadeaux officiels - Lot 2................................................................................ 26
6.5.1
Stylo à bille / plume ......................................................................................................................... 26
6.5.2
Parure de stylos................................................................................................................................. 27
6.5.3
Vide-poche ........................................................................................................................................... 28
6.5.4
Horloge de bureau............................................................................................................................ 29
6.5.5
Porte-cartes de visite ou de paiement ..................................................................................... 30
6.5.6
Echarpe ................................................................................................................................................. 31
6.5.7
Porte-documents .............................................................................................................................. 32
6.5.8
Sac avec cordelette ........................................................................................................................... 33
Description des trophées et médailles - Lot 3...................................................................... 34
6.6.1
Trophées bloc cristal ....................................................................................................................... 34
6.6.2
Médailles .............................................................................................................................................. 35
7
INFORMATIONS RELATIVES A LA PROCEDURE DE L'APPEL D'OFFRES ........ 36
7.1
Participation .................................................................................................................................... 36
7.2
Offres conjointes............................................................................................................................. 36
7.3
Sous-traitance.................................................................................................................................. 36
7.4
Identification du soumissionnaire........................................................................................... 37
8
EVALUATION ET ATTRIBUTION .................................................................................. 37
8.1
Etapes de l'évaluation................................................................................................................... 37
8.2
Critères d'exclusion ....................................................................................................................... 38
8.3
Critères de Sélection ..................................................................................................................... 39
8.4
8.3.1
Capacité juridique et réglementaire ......................................................................................... 40
8.3.2
Capacité économique et financière ........................................................................................... 40
8.3.3
Capacité technique et professionnelle et documents à fournir ..................................... 42
Critères d'attribution.................................................................................................................... 43
8.4.1
Evaluation qualitative ..................................................................................................................... 43
8.4.2
Evaluation financière ...................................................................................................................... 48
Page 3
8.5
Evaluation finale et attribution du contrat ........................................................................... 49
9
PRESENTATION D'UNE OFFRE ..................................................................................... 50
9.1
Partie I: information administrative ....................................................................................... 50
9.1.1
Identification ...................................................................................................................................... 50
9.1.2
Critères d'exclusion ......................................................................................................................... 50
9.1.3
Critères de sélection ........................................................................................................................ 51
9.1.4
Respect des exigences minimales .............................................................................................. 51
9.2
Partie II: offre technique ............................................................................................................. 51
9.3
Partie III: offre financière............................................................................................................ 51
10
ANNEXES.............................................................................................................................. 52
Page 4
1 INTRODUCTION
Le Comité européen des Régions, ci-après dénommé "CdR" ou "pouvoir adjudicateur", est
l'assemblée politique qui fait entendre la voix des collectivités territoriales au cœur même de
l'Union européenne.
Créé en 1994, le CdR est l'assemblée des représentants des pouvoirs régionaux et locaux de
l'Union européenne. Il se compose de 350 membres et 350 suppléants. Ce sont des présidents
de régions, maires et représentants élus de régions et de villes des 28 États membres de l'UE.
Les membres doivent être élus démocratiquement ou détenir un mandat politique dans leur
pays d’origine.
Les membres du CdR vivent et travaillent dans les régions et les villes dont ils proviennent et
sont dès lors au fait des préoccupations de leurs électeurs. Au cœur même du processus
décisionnel et législatif de l’UE, ils sont les porte-parole de leurs concitoyens, qu'ils informent
des évolutions dans l’UE.
Grâce au CdR, les collectivités locales et régionales de l’UE peuvent participer à l’élaboration de
la législation européenne ayant un impact sur les régions et les villes.
Depuis sa création, le CdR s’est employé à rapprocher les citoyens de l’Union européenne et, en
2009, le Traité de Lisbonne a reconnu et renforcé l'importance du CdR.
Organisé en 6 commissions, le CdR peut exprimer son point de vue sur toutes les grandes
questions d’importance locale et régionale dans les domaines suivants :
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emploi, formation professionnelle, cohésion économique et sociale, politique sociale,
santé;
éducation et culture;
environnement, changement climatique, énergie;
transports et réseaux transeuropéens;
protection civile et services d'intérêt général.
Les principes essentiels du CdR :
1. La gouvernance multiniveaux : action coordonnée des échelons européen, national et
infranational (collectivités locales et régionales).
2. La proximité : tous les niveaux de gouvernance doivent être aussi proches de la
population et aussi transparents que possible pour assurer la participation des citoyens
au processus démocratique.
3. La subsidiarité : toute décision doit être prise à l'échelon de pouvoir qui servira au
mieux l'intérêt du public. La subsidiarité est le partage des compétences en matière
d'élaboration des politiques et des lois entre les échelons européen, national et
infranational (collectivités locales et régionales).
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Cinq groupes politiques sont représentés au sein du CdR, représentant les principales familles
politiques européennes:
-
Le Groupe du Parti populaire européen (PPE)
-
Le Groupe du Parti des socialistes européens (PSE)
-
Le Groupe de l'Alliance des démocrates et des libéraux pour l’Europe (ALDE)
-
Le Groupe de l'Union pour L'Europe des Nations - Alliance européenne (UEN-EA)
-
Le Groupe du Parti des conservateurs et réformateurs européens (CRE)
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2 VALEUR DU MARCHE
A titre indicatif, la valeur du marché sur quatre ans est estimée à 725.000 EUR, ventilée
comme suit :
Lot 1
Articles promotionnels
Max 600.000 EUR
Lot 2
Cadeaux officiels
Max 100.000 EUR
Lot 3
Trophées et médailles
Max 25.000 EUR
3 RESPECT DU DROIT APPLICABLE
L'offre doit se conformer aux obligations applicables dans les domaines du droit
environnemental, social et du travail établies par le droit de l’Union, le droit national, les
conventions collectives ou par les dispositions internationales en matière de droit
environnemental, social et du travail énumérées à l’annexe X de la directive 2014/21/UE1.
4 ASPECTS ENVIRONNEMENTAUX
Le CdR accorde une attention particulière à l'impact environnemental de ses activités et de ses
bâtiments. Depuis 2011, il a reçu la certification EMAS2 et ISO 14:001.
Dans ce cadre, une Politique environnementale a été rédigée par les plus hautes instances du CdR
et est communiquée à toutes les personnes travaillant pour le compte du CdR, y compris les
contractants (veuillez trouver à l'annexe 1, la Politique environnementale du Comité économique
et social européen et du Comité européen des Régions).
Dans ce cadre, le contractant s'engage à:
-
Respecter le système de gestion environnementale mis en place au CdR.
-
S'assurer que toute personne affectée aux prestations contractuelles a reçu la formation
professionnelle nécessaire et adéquate (du point de vue technique, sécurité et
environnemental) concernant le respect des règles de sécurité, la manipulation correcte
des équipements et produits à utiliser, y compris les mesures à prendre en cas de fausse
manipulation ou d'autres incidents éventuels.
-
Fournir, à la demande du CdR, les éléments nécessaires pour informer le personnel du CdR
sur les mesures environnementales à prendre pour les produits employés dans le cadre de
l'exécution du contrat.
1
Directive 2014/24/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 février 2014 sur la passation des marchés publics et
abrogeant la directive 2004/18/CE (JO L 94 du 28.3.2014, p. 65).
2
Eco-Management and Audit Scheme selon le Règlement (CE) n°1221/2009 du Parlement européen et du Conseil du
25 novembre 2009
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5 DESCRIPTION DE L'APPEL D'OFFRES
5.1 OBJET DE L'APPEL D'OFFRES - tableau de prix A
Ce marché est composé de trois lots:
Lot 1 : Articles promotionnels
Lot 2 : Cadeaux officiels
Lot 3 : Trophées et médailles
Les soumissionnaires sont libres de remettre une offre pour un ou plusieurs lots ou pour tous
les lots. Un dossier et une offre séparés doivent être remis pour chacun des lots.
Pour chaque lot, le soumissionnaire doit être en mesure de fournir les articles proposés dans
son offre et ce, pour toute la durée du contrat cadre.
Le CdR a régulièrement besoin de ces objets pour la promotion de l'Institution et de ses activités
lors des événements qu'il organise annuellement ou ponctuellement.
De manière générale, les articles promotionnels sont destinés au grand public lors des
événements organisés par le CdR dont :
- la journée "Portes ouvertes" (Open Doors Day) qui a lieu chaque année au mois de mai ;
- la "Semaine européenne des Régions et des villes - OPEN DAYS" qui a lieu chaque année au
mois d'octobre ;
- les conférences, séminaires, expositions, forums ;
- les événements organisés par les groupes politiques.
Nous vous renvoyons pour de plus amples informations à la page "Activités et Evénements" du
site internet du CdR (http://www.cor.europa.eu/).
Les cadeaux officiels sont destinés à être offerts à des responsables politiques de haut niveau
et à des orateurs de premier plan.
Les trophées sont décernés par le CdR dans le cadre de concours/compétitions tels que le
"European Entrepreneurial Region (EER) award", le "EuroPCom Award" et les concours
organisés par les groupes politiques. Les médailles sont utilisées lors d'événements
particuliers, tels que fin de mandat, anniversaire institutionnel…
5.2 CONDITIONS CONTRACTUELLES
Le pouvoir adjudicateur envisage la conclusion d'un contrat-cadre de fournitures par lot.
En élaborant leur offre, les soumissionnaires doivent tenir compte des dispositions du projet de
contrat-cadre (voir annexe B) et notamment :
article I.3 concernant l'entrée en vigueur et la durée du contrat-cadre
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article I.4 concernant la désignation du contractant et mise en œuvre du contrat-cadre
article I.6 concernant les modalités de paiement
article II.4 concernant la livraison de fournitures
article II.4.10 concernant le certificat de conformité
article II.4.11 concernant la conformité au contrat-cadre des fournitures livrées.
L'attention des soumissionnaires est attirée sur le fait que le contrat-cadre ne constitue pas une
commande mais vise uniquement à fixer les dispositions juridiques, financières, techniques et
administratives qui régissent les relations entre les parties contractantes au cours de la période
de validité du contrat.
5.3 ARTICLES A FOURNIR
Les spécifications techniques contiennent une description et une photographie de chaque article
(cf. description des articles au point 6).
Il n'est pas nécessaire que les articles fournis par le Contractant soient exactement identiques à
ceux représentés sur les photographies ci-après mais doivent impérativement correspondre à
la description.
5.4 PERSONNALISATION
Tous les articles devront porter le logo et/ou les adresses de sites internet fournis par le CdR et
devront apparaître sur l'objet lui-même et/ou sur sa boîte de présentation. Le logo sera fourni
par voie électronique.
Le CdR pourra utiliser divers logos pour la personnalisation de ces articles.
En dehors des logos fournis par le CdR et de la marque du fabricant (facultatif), les articles et
emballages ne devront porter aucune référence technique ou autocollante.
Vous pouvez consulter la
http://www.cor.europa.eu.
production
graphique
du
CdR
sur
le
site
web
:
La conception graphique sera définie en collaboration avec le CdR, qui se réserve le droit de
changer le texte et la forme du logo.
La personnalisation des articles pourra se faire selon différentes techniques: impression,
gravure, embossage, etc…
La couleur du logo pourra être soit monochrome soit polychrome.
Logo actuel du Comité européen des Régions
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Logos des groupes politiques
Les principaux logos utilisés par les cinq groupes politiques au CdR peuvent être consultés en
suivant ces liens :
ALDE- http://alde-cor.eu/
PPE- http://web.cor.europa.eu/epp/Pages/default.aspx
PSE- http://pes.cor.europa.eu/Pages/home.aspx
UEN-EA- http://web.cor.europa.eu/ea/Pages/default.aspx
ECR- http://web.cor.europa.eu/ecr/Pages/default.aspx
La liste des logos n'est ni définitive ni limitée au CdR. Les logos seront fournis au Contractant en
format électronique après accord préalable avec le Contractant, au moment de chaque demande
d'offre de prix.
Exemples de types de personnalisation :
Gravure : stylos, horloge de bureau, trophée, médaille
Embossage : objets en cuir (porte-cartes, porte-documents)
Impression : vide-poches, clé USB, banque de puissance, pins
Broderie : écharpe
5.5 EMBALLAGE
Les articles doivent être emballés conformément aux exigences énoncées dans la description de
chaque article ci-après.
Dans la mesure du possible, les emballages doivent être composés de matériaux recyclables
et/ou issus de ressources renouvelables ou encore, être réutilisables.
La présentation des cadeaux officiels est importante : un boîtier/coffret adapté et haut de
gamme est primordial. Ils devront obligatoirement être emballés individuellement et avec soin.
5.6 CATALOGUE – tableau de prix B
Exceptionnellement, et pour un montant maximum de 10% de la valeur totale du marché, le CdR
peut être amené à acheter d'autres modèles que les articles répertoriés au point 6. Par
conséquent, les soumissionnaires sont invités à joindre à l'offre le catalogue officiel de leur
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société. Le catalogue comportera pour chaque article les caractéristiques techniques et les prix
officiels.
Le cas échéant, une fois par an, le Contractant envoie au CdR son nouveau catalogue mis à jour
ainsi que la liste de prix correspondants.
Lors de la commande d'un article du catalogue, le prix payé correspondra au prix public officiel
du catalogue (hors TVA) moins le pourcentage de la remise accordée dans l'offre du contractant.
Ce pourcentage de remise est fixe pendant toute la durée du contrat.
5.7 ACHATS HORS LISTE DE PRIX ET HORS CATALOGUE – tableau de prix C
Le CdR pourra demander au contractant des biens similaires non identifiables au moment de la
rédaction du présent cahier des charges et non repris dans le catalogue du contractant.
Le contractant fera une proposition de prix correspondant aux exigences et au niveau de qualité
des produits figurant dans le cahier des charges. Cette proposition devra obtenir l'acceptation
de la part du CdR.
Lorsque le contractant fera appel à un fournisseur tiers pour ces produits similaires non encore
identifiables, l'offre devra être établie sur la base d'une offre en dessous de 15.000 euros et d'au
moins trois offres au-dessus de 15.000 euros. Au cas où le contractant est dans l'impossibilité de
fournir trois offres de fournisseurs tiers, il devra justifier au CdR les raisons de cette
impossibilité.
Dans tous les cas, le contractant devra présenter la solution la plus avantageuse
économiquement et qualitativement pour le CdR.
Les offres issues des fournisseurs tiers devront être annexées à l'offre du contractant. Tous les
coûts mentionnés par les fournisseurs doivent correspondre aux prix du marché pour les biens
concernés. L'offre acceptée par le CdR servira à l'établissement d'un bon de commande ou d'un
contrat spécifique selon la pratique définie au point 5.8 " Commandes et délai de livraison " du
présent cahier des charges.
Le contractant ne prendra aucune marge supplémentaire sur les fournitures, il percevra
uniquement ses frais de gestion administrative définis en % dans le bordereau financier B. Ce
pourcentage de frais de gestion administrative est fixe pendant toute la durée du contrat.
Le contractant calculera ses frais de gestion administrative sur base uniquement du prix de
l'offre sans bénéficier de quelconques avantages supplémentaires de la part de ses fournisseurs.
En cas de remise offerte par son fournisseur, le prix public officiel à prendre en considération
pour le calcul des frais de gestion administrative sera le prix public moins le pourcentage de
remise accordée dans l'offre du contractant.
Dans sa facturation, le contractant fera clairement et distinctement apparaître le montant de la
facture de son fournisseur et les frais de gestion administrative tels qu'indiqués dans l'offre
financière. Il y joindra également la facture de son fournisseur comme pièce justificative pour
les paiements des contrats spécifiques ou bons de commandes et pour attester le prix officiel de
ce dernier.
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Ces biens livrables pourront notamment se rapporter à des articles permettant d’assurer la
poursuite appropriée de la politique de communication du Comité européen des régions en
rapport avec l'un des 3 lots mais ne se trouvant pas dans le catalogue du soumissionnaire.
Le volume octroyé pour les biens complémentaires et similaires non encore identifiables au
moment de la rédaction du présent cahier des charges ne pourra pas dépasser les 10% de la
valeur totale du marché.
5.8 COMMANDES ET DELAI DE LIVRAISON
Le CdR demande un devis au Contractant pour un ou plusieurs articles, avec le type de
personnalisation requis (détails techniques : logo-couleur-taille) en utilisant le formulaire qui
est en annexe 1 du contrat-spécifique: demande d'offre de prix (voir annexe III du projet de
contrat - annexe B ).
Dans un délai de 10 jours ouvrables, le Contractant transmet le devis au CdR. Une présentation
de devis plus rapide peut être demandée. Le devis donne les détails des conditions de
l'exécution selon les quantités, soit: une description détaillée du ou des objets, le coût, le délai de
livraison. Le devis approuvé sert à l'établissement de la commande.
Le bon de commande ou le contrat spécifique est adressé au Contractant pour signature
accompagné du formulaire en annexe 2 du contrat spécifique: acceptation d'offre de prix (voir
annexe III du projet de contrat - annexe B).
Il n'est valide qu’à la date de sa signature par la dernière partie Contractante.
Le CdR devra recevoir le bon de commande ou le contrat spécifique daté et signé dans les délais
prévus à l'article I.4.3 du contrat.
Le Contractant envoie au CdR, le visuel numérique du ou des articles à personnaliser, dans un
délai de 5 jours sauf indication contraire figurant dans le bon de commande. Le CdR est
responsable de l'approbation de la personnalisation avant impression : "bon à tirer (BAT)".
Dans un délai de trois jours ouvrables après avoir reçu le visuel numérique, le CdR donne son
approbation ou demande au Contractant de modifier le visuel numérique.
Le Contractant ne lance la production qu'après avoir obtenu l'accord du CdR sur le BAT.
Le délai de livraison fixé par le bon de commande ou par le contrat spécifique commence à
courir à compter de l'approbation du BAT par le CdR – sauf si une date précise est mentionnée
au préalable.
Le délai maximum de livraison est fixé à:
- lot 1 : 8 semaines
- lot 2 : 8 semaines
- lot 3 : 4 semaines.
Dans un délai de 10 jours ouvrables suivant la date de livraison, après contrôle des produits
livrés, le CdR transmet au Contractant une acceptation ou un refus des produits livrés en
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utilisant le formulaire qui est en annexe 3 du contrat-spécifique ou du bon de commande annexe B. Ce formulaire sera joint à la facture lors de la demande de paiement.
Les formulaires « demande d'offre de prix, acceptation d'offre de prix et acceptation ou un refus
des produits livrés » seront utilisés pour toute commande et seront toujours en annexe soit du
contrat spécifique soit du bon de commande.
6 SPECIFICATIONS TECHNIQUES
6.1 LOT 1 - ARTICLES PROMOTIONNELS
Les articles promotionnels sont des articles de faible valeur. Ils doivent cependant être
personnalisables et la personnalisation doit être soignée, visible et lisible. Lorsque le présent
cahier des charges le prévoit, ils doivent être emballés individuellement. Les articles présentant
un caractère écologique seront favorisés.
6.2 LOT 2 - CADEAUX OFFICIELS
Les articles de cadeaux officiels doivent être de haute qualité. En raison de leurs destinataires, il
doit s'agir de produits originaux, sobres et de prestige, assortis d'une garantie de fabrication
européenne. Le CdR recherche en outre des objets qui soient illustratifs du savoir-faire
européen et qui se distinguent par leurs qualités esthétiques. Enfin, si l'objet le permet, un
caractère écologique peut apporter une valeur ajoutée.
On notera que les règles en matière protocolaire imposent un plafond de dépenses qui ne peut
dépasser un montant maximum de 150 EUR par article.
6.3 LOT 3 – TROPHEES ET MEDAILLES
Les types d'objets sont essentiellement des trophées en cristal.
Le service protocole a ponctuellement besoin de médailles commémoratives en métal (type
alpaca) pour marquer certains évènements.
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6.4 DESCRIPTION DES ARTICLES PROMOTIONNELS - LOT 1
6.4.1 STYLO A BILLE ECOLOGIQUE
Description
Stylo à bille avec pince, sans prise en main
Matière
Minimum 85 % de plastique biodégradable ou recyclé
Couleur
Couleur du corps: blanc ou transparent Couleur de la cartouche
d'encre (applicable uniquement aux stylos transparents): blanc ou
transparent. Couleur de la pince blanc ou transparent
Emballage
Aucun emballage individuel n'est requis. Les articles doivent être
livrés en boîtes ou sachets de 50 ou 100 unités
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6.4.2 CRAYONS DE COULEURS DANS UNE POCHETTE EN CARTON (ECOLOGIQUES)
Description
Pochette en carton plate ou cylindrique à personnaliser,
éventuellement avec couvercle plastique incluant un taille-crayon
et contenant un set de 5 à 7 crayons de couleur de 8 à 10 cm
Matière
Pochette en carton recyclé; couvercle en plastique transparent;
crayons en bois non traité et non pelliculé
Couleur
Pochette carton: non blanchi/naturel; couvercle transparent.
Emballage
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6.4.3 CLES USB 4GB/8GB
Description
Clé USB 4GB/8GB pivotante avec chaînette et mousqueton
Matière
En bois ou en carton recyclé ou en plastique recyclé
Emballage
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6.4.4 CLE USB 128 GO DANS BOITE DE PRESENTATION
Description
Clé USB de grande capacité et de sauvegarde aisée
Matière
En plastique recyclé
Couleur
Noir/bleu/argent
Emballage
Belle boîte de présentation
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6.4.5 BANQUE DE PUISSANCE (POWER BANK) DANS BOITE DE PRESENTATION
Description
Banque de puissance pour la recharge de GSM avec câble USB
Matière
En plastique recyclé
Couleur
Noir/or/argent
Emballage
Belle boîte de présentation
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6.4.6 BLOC ADHESIF AMOVIBLE (ECOLOGIQUE) AVEC SIGNETS
Description
Livret avec blocs papier adhésif de différents formats
Matière
Papier/carton recyclable/recyclé
Couleur
Noir/or/argent
Emballage
Aucun emballage individuel n'est requis
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6.4.7 PETIT SAC A DOS ECOLOGIQUE
Description
Sac à dos coton écologique 1 compartiment; fermeture par cordon
en coton; dim. ± 33 x 44 cm
Matière
Coton écologique 100% ou autre fibre naturelle (telle que le jute)
ou fibres recyclées
Emballage
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6.4.8 SAC SHOPPER ECOLOGIQUE
Description
Sac shopper coton écologique 1 compartiment ouvert avec
poignées; dim. sac 38 x 41 cm; dim. poignées ± 30 cm
Matière
Coton écologique 100% ou autre fibre naturelle (telle que le jute)
ou fibres recyclées
Emballage
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6.4.9 CARTABLE EWRC (OPEN DAYS)/SOMMETS
Description
Mallette souple pour documents A4 avec poignées ou sangle,
fermeture zippée ou par velcro
Matière
Polyester/PET/nylon recyclable ou recyclé/coton écologique 100%
ou autre fibre naturelle (telle que le jute) ou fibres recyclées
Emballage
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6.4.10 LANIERE
Description
Lanière polyester avec boucle de sécurité et crochet
Matière
Polyester recyclable ou recyclé, coton écologique 100% ou autre
fibre naturelle (telle que le jute) ou fibres recyclées
Emballage
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6.4.11 MINI PARAPLUIE MANUEL
Description
Parapluie manuel pliable avec housse et poignée en bois; dim. plié ±
24 cm
Matière
PET recyclé, bois durable
Emballage
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6.4.12 EPINGLETTE (PINS) PRESENTEE DANS UNE BOITE
Description
Epinglette du logo du CdR
Matière
Métal
Couleur
Couleurs du logo
Dimensions
2,5x1,5 cm
Emballage
Boîte de présentation en plastique/intérieur feutrine (ex : 4x4 cm)
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6.5
DESCRIPTION DES CADEAUX OFFICIELS - LOT 2
6.5.1 STYLO A BILLE / PLUME
Description
Stylo à bille/plume haut de gamme et élégant
Matière
Métal
Couleur
A définir – exemple : Argent/bleu – argent/noir ou tout argent
Emballage
Beau coffret de présentation – personnalisé
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6.5.2 PARURE DE STYLOS
Description
Parure de stylos – bille + plume – belle qualité
Matière
Métal
Couleur
A définir – Exemple : bleu/or ou tout argent
Emballage
Boîte de présentation cartonnée sans personnalisation
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6.5.3 VIDE-POCHE
Description
Vide-poche stylisé de forme carrée – raffiné et de belle finition
Matière
Porcelaine fine
Graphisme
A définir
Couleur
A définir selon graphisme
Dimension
Exemple : 17x17 cm
Emballage
Belle boîte de présentation couleur bleu européen intérieur tissu
satiné – personnalisée
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6.5.4 HORLOGE DE BUREAU
Description
Horloge de bureau de belle facture décorative
Matière
Cristal
Couleur
Transparent / couleur argent – autres couleurs possibles
Dimension
Environ 12 cm de hauteur
Emballage
Belle boîte de présentation cartonnée/intérieur tissu satiné et
personnalisée
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6.5.5 PORTE-CARTES DE VISITE OU DE PAIEMENT
Description
Porte-cartes (card-case) de belle qualité et élégant
Matière
Cuir – veau foulonné – Autres possibilités
Couleur
A définir – Exemple : Moka ou noir
Dimension
Exemple : 10,5x9,5 cm
Emballage
Coffret de présentation cartonné et personnalisé / objet emballé
dans papier de soie
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6.5.6 ECHARPE
Description
Echarpe (plutôt masculine)
Matière
Cashmere
Couleur
A définir – Exemple : Gris anthracite ou camel
Emballage
Boîte de présentation cartonnée et personnalisée – objet emballé
dans papier de soie
Page 31
6.5.7 PORTE-DOCUMENTS
Description
Porte-documents format A4
Matière
Cuir lisse
Couleur
A définir - de préférence cognac – intérieur noir
Emballage
Sans
µ
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6.5.8 SAC AVEC CORDELETTE
Description
Sac à soufflet avec cordelette en coton sans personnalisation
Matière
Cartonnage brillant
Couleur
Blanc
Dimension
40x30x10 cm
Emballage
Sans
Page 33
6.6
DESCRIPTION DES TROPHEES ET MEDAILLES - LOT 3
6.6.1 TROPHEES BLOC CRISTAL
Description
Bloc cristal 210 x 150 x 25 mm (les dimensions peuvent varier)
Matière
Cristal - impression à déterminer
Couleur
Transparent - logo en quadri
Dimension
40x30x10 cm
Emballage
Coffret individuel – sans personnalisation
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6.6.2 MEDAILLES
Description
Médaille ronde à graver
Matière
Métal (type alpaca)
Couleur
Argent
Gravure
A déterminer en fonction de l'événement
Dimension
Minimum : diam. 9 cm – épaisseur 3 mm
Emballage
Coffret de présentation en cuir/intérieur satiné+feutrine – sans
personnalisation
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7 INFORMATIONS RELATIVES A LA PROCEDURE DE L'APPEL
D'OFFRES
7.1 PARTICIPATION
La participation à la présente procédure de passation de marché est ouverte à égalité de
conditions à toutes les personnes physiques et morales relevant du domaine d’application des
traités, ainsi qu’aux organisations internationales. Elle est également ouverte à toutes les
personnes physiques et morales établies dans un pays tiers ayant ratifié un accord avec l'Union
européenne dans le domaine des marchés publics, dans les conditions prévues par cet accord.
7.2 OFFRES CONJOINTES
Une offre conjointe est une situation dans laquelle une offre est soumise par un groupement
d'opérateurs économiques (consortium). Les offres conjointes peuvent inclure des soustraitants en plus des membres du groupement. Tous les opérateurs économiques d’une offre
conjointe sont solidairement responsables envers le CdR en ce qui concerne l'exécution du
marché dans son ensemble. Néanmoins, les soumissionnaires sont tenus de désigner un
interlocuteur unique pour le CdR.
Après l'attribution du marché, le pouvoir adjudicateur signera le contrat soit avec l'ensemble
des membres du groupement, soit avec le membre dûment autorisé par les autres membres au
moyen d'une procuration.
Tout changement dans la composition du groupement pendant la procédure de passation du
marché peut conduire au rejet de l'offre. Les seuls cas dans lesquels une modification de la
composition du groupement peut être acceptée sont limités à des circonstances exceptionnelles
(p.ex. en cas de fusion ou d'acquisition d'un des membres du groupement, lorsque le
changement provient du pouvoir adjudicateur c'est-à-dire un membre du groupement fait
l'objet d'une exclusion ou d'un rejet car il ne remplit pas un critère de sélection qui lui est
applicable, etc.). En outre, tout changement dans la composition du groupement après la
signature du contrat peut conduire à sa résiliation.
Le Comité européen des régions exigera qu’un membre du groupement soit remplacé si le
membre proposé en cause se trouve dans une situation d’exclusion ou ne satisfait pas à un
critère de sélection spécifique.
7.3 SOUS-TRAITANCE
La sous-traitance est autorisée dans l'offre, mais le contractant conserve, envers le pouvoir
adjudicateur, la pleine responsabilité de l'exécution du marché dans son ensemble.
Les soumissionnaires doivent indiquer la part du marché qu'ils entendent sous-traiter. Les
soumissionnaires sont tenus d'identifier tous les sous-traitants qui sont connus au moment de
la signature du contrat et dont la part dans l'exécution du marché est supérieure à 20 %.
Chaque changement dans la sous-traitance pendant la procédure de passation du marché peut
conduire au rejet de l'offre. En outre, chaque changement dans la sous-traitance après la
signature du contrat peut conduire à sa résiliation. Le modèle de contrat-cadre (voir annexe B)
Page 36
inclut dans son article II.10 une clause stipulant qu'un changement de sous-traitance est soumis
à l'approbation préalable du pouvoir adjudicateur. Une modification consiste à retirer,
remplacer ou ajouter un sous-traitant.
Le Comité européen des régions exigera qu’un sous-traitant soit remplacé si le sous-traitant
proposé en cause se trouve dans une situation d’exclusion ou ne satisfait pas à un critère de
sélection spécifique.
7.4 Identification du soumissionnaire
L'offre doit inclure le formulaire d'identification (annexe 2) signé par un représentant dûment
autorisé présentant le nom du soumissionnaire (y compris toutes les entités en cas d'offre
conjointe, les sous-traitants dont la part dans l'exécution du marché est supérieure à 20 %), et le
nom de l'interlocuteur unique (chef de file) pour le présent appel d'offres.
Dans le cas d'une offre conjointe, le formulaire d'identification doit être signé soit par un
représentant dûment autorisé de chaque membre, soit par le chef de file dûment autorisé par
les autres soumissionnaires au moyen d'une procuration. Les procurations signées doivent
également être jointes à l’offre.
Les sous-traitants dont la part dans l'exécution du marché est supérieure à 20 % doivent fournir
une déclaration signée par un représentant dûment autorisé attestant leur volonté de fournir
les services prévus dans l'offre soumise.
Tous les soumissionnaires (y compris tous les membres du groupe en cas d'offre conjointe) sont
tenus de fournir un formulaire "Entité légale" signé et accompagné de ses justificatifs. Ce
formulaire est disponible à l'adresse suivante :
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/legal-entities_fr.cfm
Les soumissionnaires déjà enregistrés dans le système de comptabilité du pouvoir adjudicateur
(ceux qui ont déjà été contractants directs) doivent fournir le formulaire mais ne sont pas tenus
de transmettre les pièces justificatives.
Le soumissionnaire (ou le chef de file en cas d'offre conjointe) doit fournir un formulaire
signalétique financier et ses justificatifs. Un seul formulaire par offre doit être présenté (aucun
formulaire n'est nécessaire pour les sous-traitants et les autres membres d'une offre conjointe).
Ce formulaire est disponible à l'adresse suivante :
http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/financial_id/financial-id_fr.cfm
8 EVALUATION ET ATTRIBUTION
8.1 ETAPES DE L'EVALUATION
L'évaluation reposera sur les informations fournies dans les offres présentées en réponse au
présent appel d'offres. Elle comporte six étapes :
1. Vérification de la non-exclusion des soumissionnaires sur la base des critères d'exclusion
(point 8.2 du cahier des charges)
Page 37
2. Sélection des soumissionnaires sur la base des critères de sélection (point 8.3 du cahier des
charges):
- capacité juridique et réglementaire
- capacité économique et financière
- capacité technique et professionnelle.
3. Vérification de la conformité avec les spécifications techniques (point 6 du cahier des
charges)
L'offre doit couvrir tous les aspects et les tâches requis dans les spécifications techniques et
fournir toutes les informations nécessaires pour appliquer les critères d'attribution. Les
offres qui dérogent aux exigences ou qui ne couvrent pas toutes les exigences seront exclues
sur la base de la non-conformité avec le cahier des charges et ne seront pas évaluées.
4. Evaluation qualitative de l'offre (point 8.4.1 du cahier des charges)
5. Evaluation financière de l'offre (point 8.4.2 du cahier des charges)
6. Evaluation finale (point 8.5 du cahier des charges).
Seules les offres satisfaisant aux exigences d'une étape seront admises à l'étape suivante.
Le pouvoir adjudicateur peut rejeter une offre anormalement basse, en particulier s'il est établi
que le soumissionnaire ou un sous-traitant ne se conforme pas aux obligations applicables dans
les domaines du droit environnemental, social ou du travail. (voir point 3).
8.2 CRITERES D'EXCLUSION
Tous les soumissionnaires doivent fournir une déclaration sur l'honneur (voir annexe 3),
dûment complétée, datée et signée par un représentant autorisé, indiquant qu'ils ne se trouvent
pas dans l'une des situations d'exclusion énumérées dans ladite déclaration sur l'honneur.
Dans le cas d’une offre conjointe, chaque membre du groupement doit fournir une déclaration
sur l’honneur signée par un représentant dûment autorisé.
En cas de sous-traitance, chaque sous-traitant dont la part dans l'exécution du marché est
supérieure à 20 %, et chaque sous-traitant sous ce seuil mais dont la capacité est nécessaire
pour satisfaire aux critères de sélection, doit fournir une déclaration sur l’honneur signée par un
représentant dûment autorisé.
L’attributaire doit fournir, avant la signature du contrat et dans un délai fixé par le pouvoir
adjudicateur, les documents mentionnés comme pièces justificatives dans la déclaration sur
l'honneur. Cette exigence s’applique à chaque membre du groupement dans le cas d’une offre
conjointe, à chaque sous-traitant dont la part dans l'exécution du marché est supérieure à 20 %
et à chaque sous-traitant sous ce seuil mais dont la capacité est nécessaire pour satisfaire aux
critères de sélection.
Un soumissionnaire (ou un membre du groupement en cas d’offre conjointe ou un sous-traitant)
n’est pas tenu de soumettre les pièces justificatives s'il les a déjà présentées dans le cadre d'une
autre procédure d'adjudication organisée par le CdR, et pour autant que les documents en
question n’aient pas été délivrés plus d’un an avant la date à laquelle le pouvoir adjudicateur en
a fait la demande et qu'ils soient encore valables à cette date. En pareil cas, le soumissionnaire
doit attester sur l’honneur qu'il a déjà fourni les pièces justificatives dans le cadre d’une
Page 38
procédure d'adjudication antérieure, fournir la référence de la procédure et confirmer qu’aucun
changement n’est intervenu dans sa situation.
n’est pas tenu de présenter un document donné si le pouvoir adjudicateur est en mesure
d'accéder gratuitement à ce document sur une base de données nationale.
8.3
CRITERES DE SELECTION
Les soumissionnaires doivent prouver qu’ils possèdent la capacité juridique, réglementaire,
économique, financière, technique et professionnelle pour exécuter les tâches qui font l’objet de
la présente procédure d'adjudication.
Le soumissionnaire peut avoir recours aux capacités d'autres entités, quelle que soit la nature
juridique des liens existant entre lui-même et ces entités. Il doit dans ce cas prouver au pouvoir
adjudicateur qu’il disposera des moyens nécessaires pour l’exécution du contrat, par exemple
par la production de l’engagement de ces entités à mettre ces moyens à sa disposition.
Le soumissionnaire (et chacun des membres du groupement en cas d’offre conjointe), les soustraitants dont la part dans l'exécution du marché est supérieure à 20 %, et les sous-traitants
sous ce seuil mais dont la capacité est nécessaire pour satisfaire aux critères de sélection,
doivent fournir la déclaration sur l’honneur figurant à l’annexe 3, signée et datée par un
représentant autorisé, qui atteste qu’ils remplissent les critères de sélection qui leur sont
applicables. En cas d'offre conjointe ou de sous-traitance, les critères applicables à l'ensemble
des entités soumettant l'offre seront contrôlés en combinant les différentes déclarations en vue
d’une évaluation d’ensemble.
Cette déclaration fait partie de la déclaration concernant les critères d’exclusion (voir point 8.2);
ainsi, chaque entité concernée ne doit fournir qu’une seule déclaration couvrant les deux
aspects.
Le pouvoir adjudicateur évaluera les critères de sélection sur la base des déclarations sur
l’honneur. Il se réserve néanmoins le droit de demander la preuve de la capacité juridique,
réglementaire, financière, économique, technique et professionnelle des soumissionnaires à
tout moment au cours de la procédure d’adjudication. Dans ce cas, le soumissionnaire doit
fournir les pièces justificatives demandées sans retard. Le pouvoir adjudicateur peut refuser
une offre si les preuves demandées ne sont pas fournies dans les délais.
Après l’attribution et avant la signature du contrat, l’adjudicataire devra fournir les justificatifs
mentionnés ci-dessous dans un délai fixé par le pouvoir adjudicateur. Cette exigence s’applique
à chaque membre du groupement dans le cas d’une offre conjointe, à chaque sous-traitant dont
la part dans l'exécution du marché est supérieure à 20 % et à chaque sous-traitant sous ce seuil
dont la capacité est nécessaire pour satisfaire aux critères de sélection.
n’est pas tenu de soumettre les pièces justificatives s'il les a déjà présentées dans le cadre d'une
autre procédure d'adjudication organisée par le CdR, et pour autant que les documents en
question n’aient pas été délivrés plus d’un an avant la date à laquelle le pouvoir adjudicateur en
a fait la demande et qu'ils soient encore valables à cette date. En pareil cas, le soumissionnaire
doit attester sur l’honneur qu'il a déjà fourni les pièces justificatives dans le cadre d’une
Page 39
procédure d'adjudication antérieure, fournir la référence de la procédure et confirmer qu’aucun
changement n’est intervenu dans sa situation.
n’est pas tenu de présenter un document donné si le pouvoir adjudicateur est en mesure
d'accéder gratuitement à ce document sur une base de données nationale.
8.3.1
CAPACITE JURIDIQUE ET REGLEMENTAIRE
Le soumissionnaire doit prouver qu'il est autorisé à exercer l'activité professionnelle nécessaire
à la réalisation des tâches qui font l'objet du présent appel d'offres. Le soumissionnaire (chaque
membre du groupement, en cas d'offre conjointe) doit fournir les informations ci-après, si elles
n'ont pas été présentées avec le formulaire «Entité légale»:
- pour les personnes morales, une copie lisible de l'acte de nomination des personnes
autorisées à représenter le soumissionnaire dans ses relations avec les tiers et en justice, ou
une copie de la publication de cet acte de nomination, si la législation applicable à la
personne morale concernée requiert une telle publication. Toute délégation de cette
habilitation à un autre représentant non mentionné dans l'acte de nomination officiel doit
être attestée;
- pour les personnes physiques, si la législation applicable l'exige, une preuve de l'inscription à
un registre professionnel ou commercial, ou tout autre document officiel faisant apparaître le
numéro d'inscription.
8.3.2
CAPACITE ECONOMIQUE ET FINANCIERE
Le soumissionnaire doit avoir la capacité économique et financière nécessaire pour exécuter ce
contrat jusqu'à sa fin. Pour justifier de sa capacité, le soumissionnaire est tenu de respecter les
critères suivants :
8.3.2.1 Pour le lot 1
a) avoir dégagé un bénéfice avant impôt sur la moyenne des deux derniers exercices financiers ;
b) avoir généré un chiffre d'affaires annuel spécifique aux articles promotionnels d'au moins
150 000 EUR au cours du dernier exercice financier ou un chiffre d'affaires annuel spécifique
aux articles promotionnels d'au moins 150 000 EUR en moyenne au cours des deux derniers
exercices financiers.
Les soumissionnaires fournissent les documents suivants pour justifier de leur capacité
économique et financière :
- une copie du compte de résultat et du bilan portant sur les deux derniers exercices clos. A
défaut de ces documents, des déclarations appropriées de banques ;
- une déclaration concernant le chiffre d'affaires spécifique aux articles promotionnels réalisés
au cours des deux derniers exercices disponibles.
Si les états financiers font apparaître un solde négatif en moyenne sur les deux derniers
exercices, le soumissionnaire fournit un autre document prouvant sa capacité économique et
financière, comme des déclarations appropriées de banques, une garantie appropriée d'une
tierce partie (par exemple l'entreprise mère), une preuve de la souscription d'une assurance
couvrant les risques professionnels, des déclarations d'auditeurs ou un document équivalent.
Page 40
Si pour une raison exceptionnelle que le CdR estime justifiée, un soumissionnaire n'est pas en
mesure de produire l'un des justificatifs exigés ci-dessus, le soumissionnaire est autorisé à
prouver sa capacité économique et financière au moyen de tout autre document jugé approprié
par le CdR. Dans tous les cas, la raison exceptionnelle de cette impossibilité et sa justification
doivent à tout le moins être exposées dans l'offre. Le CdR se réserve le droit de demander que
lui soit présenté tout autre document lui permettant de vérifier la capacité économique et
financière du soumissionnaire.
b) avoir généré un chiffre d'affaires annuel spécifique aux cadeaux officiels d'au moins 50 000
EUR au cours du dernier exercice financier ou un chiffre d'affaires annuel spécifique aux
cadeaux officiels d'au moins 50 000 EUR en moyenne au cours des deux derniers exercices
financiers.
- une déclaration concernant le chiffre d'affaires spécifique aux cadeaux officiels réalisés au
cours des deux derniers exercices disponibles.
Si pour une raison exceptionnelle que le CdR estime justifiée, un soumissionnaire, n'est pas en
b) avoir généré un chiffre d'affaires annuel spécifique aux trophées et médailles d'au moins 12
500 EUR au cours du dernier exercice financier ou un chiffre d'affaires annuel spécifique aux
trophées et médailles d'au moins 12 500 EUR en moyenne au cours des deux derniers
exercices financiers.
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- une déclaration concernant le chiffre d'affaires global et le chiffre d'affaires correspondant à
des trophées et médailles réalisés au cours des deux derniers exercices disponibles.
Si pour une raison exceptionnelle que le CdR estime justifiée, un soumissionnaire n'est pas en
8.3.3 CAPACITE TECHNIQUE ET PROFESSIONNELLE ET DOCUMENTS A FOURNIR
Pour justifier de leur capacité technique et professionnelle, les soumissionnaires sont tenus de
respecter les critères ci-dessous :
a) justifier d'une expérience dans le domaine couvert par l'appel d'offres correspondant à au
moins 10 commandes concernant des articles promotionnels au cours des trois dernières
années, pour une valeur minimale de 10.000 EUR pour chaque commande ;
b) une déclaration établissant l'aptitude du personnel en charge des tâches à s'exprimer en
anglais ou en français pour communiquer avec le CdR.
Le soumissionnaire doit fournir les documents suivants pour justifier de sa capacité technique
et professionnelle :
- une liste des principales fournitures livrées au cours des trois dernières années, avec
mention de la valeur, de la date et des destinataires publics ou privés ;
- le CV du chef de projet et dont la fonction s'avère pertinente, prouvant l'expérience
demandée au point b. ci-dessus.
moins 10 commandes concernant des cadeaux officiels au cours des trois dernières années,
pour une valeur minimale de 5000 EUR pour chaque commande ;
Page 42
demandée au point b. ci-dessus.
8.3.3.3 Pour le lot 3 :
moins 10 commandes concernant des trophées ou médailles au cours des trois dernières
années, pour une valeur minimale de 2500 euros pour chaque commande ;
demandée au point b. ci-dessus ;
8.4 CRITERES D'ATTRIBUTION
8.4.1
EVALUATION QUALITATIVE
Pour l'évaluation qualitative, le soumissionnaire doit fournir :
- les échantillons mis à disposition gratuitement ;
- les visuels numériques, simulant la gravure ou l’impression du logo sur l’objet, imprimés et
sauvegardés sur un support et leur notice explicative.
Sur la base de ces éléments, la qualité sera évaluée en appliquant les critères d'évaluation de la
qualité définis au point 8.4.1.3 ci-dessous.
8.4.1.1 Echantillons
8.4.1.1.1 Pour le lot 1
L'offre du soumissionnaire doit être accompagnée de 24 échantillons (2 par article) pour les
articles promotionnels.
8.4.1.1.2 Pour le lot 2
L'offre du soumissionnaire doit être accompagnée de 8 échantillons (1 par article) pour les
cadeaux officiels. Le soumissionnaire devra fournir des échantillons de belle qualité sur lesquels
l'harmonie des couleurs sera recherchée. L'emballage pour ce type d'article doit être soigneux,
et les boîtes de présentation doivent être de qualité. L'élégance, le raffinement et le design
seront pris en compte. Dans un délai de 4 mois après l'attribution du marché sauf situation
exceptionnelle (un cas de litige par exemple), le pouvoir adjudicateur prendra les mesures
Page 43
nécessaires pour mettre à disposition des soumissionnaires les échantillons reçus pour ce lot 2
si le soumissionnaire en a fait la demande dans son offre.
8.4.1.1.3 Pour le lot 3
L'offre du soumissionnaire doit être accompagnée de 2 échantillons : 1 trophée et 1 médaille.
Les objets correspondants sont répertoriés au point 6 du présent cahier des charges.
Les échantillons sont les articles de référence, c'est-à-dire les articles dont le prix est indiqué
dans le bordereau de prix (annexe 4). Les soumissionnaires doivent fournir le nombre demandé
d'échantillons par article. Les offres qui n'incluront pas d'échantillon pour chaque article seront
écartées.
Chaque échantillon portera une étiquette, solidement fixée à l'article, qui précisera le nom du
soumissionnaire et le numéro de référence de l'article indiqué dans le bordereau financier.
Les échantillons doivent être emballés individuellement et/ou livrés dans un coffret de
présentation lorsque spécifié dans le point 6.
Les échantillons devront être personnalisés au moyen de tout logo et toute couleur, qu'il
s'agisse d'une impression monochrome ou polychrome. Le soumissionnaire n'est pas tenu de
faire figurer le logo du CdR sur les échantillons présentés. La personnalisation des échantillons
servira à juger la qualité du travail. Les offres dont les échantillons ne seront pas personnalisés
seront écartées.
Les échantillons serviront à évaluer les caractéristiques fonctionnelles et techniques des
articles, leur solidité et la qualité des matériaux : en fonction de l'article, la qualité d'un tissu, sa
résistance, son poids, la qualité d'un cuir, la qualité des coutures, la clarté d'un cristal, la qualité
d'une plume de stylo, la fluidité de l'encre…
8.4.1.2 VISUEL NUMERIQUE ET DOCUMENT EXPLICATIF
 Pour chaque article répertorié au point 6, le soumissionnaire devra fournir un visuel
numérique sur support physique (sur papier au format A4) et sur support numérique
(clef USB ou CD).
 Ce visuel numérique devra montrer une simulation du logo du CdR sur l'objet.
 Le soumissionnaire devra fournir pour chaque article une notice expliquant la
personnalisation et les caractéristiques de l'objet : sa matière, sa provenance, ses
caractéristiques techniques, ses qualités de recyclage.
La personnalisation du visuel numérique et la notice explicative serviront à évaluer la qualité de
la personnalisation, la lisibilité du logo et les différentes qualités de l'objet.
Page 44
8.4.1.3 CRITERES DE L'EVALUATION QUALITATIVE
L'offre est évaluée en fonction des critères ci-dessous.
8.4.1.3.1 Pour le lot 1
Critères d’attribution qualitatifs
Fonctionnalité
Caractéristiques techniques (facilité d'usage, maniabilité) (3 points par article
de référence)
Solidité (fiabilité, qualité) (2 points par article de référence)
Personnalisation
Qualité de la personnalisation sur les échantillons fournis (1 point par article
de référence)
Qualité de la personnalisation sur les visuels numériques (1 point par article
de référence)
Qualité de la note explicative (1 point par article de référence)
Points
36
24
Sous-total : 60 (min 30)
12
12
12
Sous-total: 36 (min 18)
Esthétique
Elégance et design des échantillons proposés (4 points pour l'ensemble des
échantillons)
4
TOTAL
100 (min 60)
La note qualitative est de 100 points maximum. Les offres qui n'obtiennent pas au moins 50%
de la note maximale pour chacun des sous-critères de qualité seront écartées.
La qualité sera évaluée en premier lieu et seules les offres ayant obtenu au moins 60 points sur
100 seront prises en considération pour l'évaluation financière.
Page 45
8.4.1.3.2 Pour le lot 2
Esthétique et design de l'objet
Elégance/ Raffinement (sobriété, prestige) (2 points par article de référence)
Illustration du savoir-faire européen (1 point par article de référence)
Design/Originalité (1 point par article de référence)
Esthétique et qualité de l'emballage
Esthétique (1 point par article de référence)
Qualité (1 point par article de référence)
Personnalisation
Qualité de la personnalisation sur les échantillons fournis (1 point par article
de référence)
Qualité de la personnalisation sur les visuels numériques (1 point par article
de référence)
Qualité de la note explicative (1 point par article de référence)
Fonctionnalité
Caractéristiques techniques (facilité d'usage, maniabilité) (1 point par article
de référence)
Solidité (fiabilité, qualité) (2 points par article de référence)
Points
16
8
8
8
8
8
8
8
8
16
Caractère européen, originalité et qualité des échantillons proposés (4 points
pour l'ensemble des échantillons)
4
TOTAL
100 (min 60)
de la note maximale pour chacun des sous-totaux de qualité seront écartées.
Page 46
8.4.1.3.3 Pour le lot 3
Points
Esthétique et design de l'objet
Elégance/ Raffinement (5 points par article de référence)
Design/Originalité (5 points par article de référence)
Illustration du savoir-faire européen (5 points par article de référence)
10
10
10
Qualité et esthétique de l'emballage
Qualité (5 points par article de référence)
Esthétique (5 points par article de référence)
10
10
Personnalisation
Qualité de la personnalisation sur les échantillons fournis (5 points par article
de référence)
Qualité de la personnalisation sur les visuels numériques (5 points par article
de référence)
Qualité de la note explicative (5 points par article de référence)
10
10
10
Caractère technique
Solidité (5 points par article de référence)
Qualité du matériau (cristal, alpaca) (5 points par article de référence)
10
10
TOTAL
100 (min 60)
de la note maximale pour chacun des sous–totaux de qualité seront écartées.
Page 47
8.4.2
EVALUATION FINANCIERE
Pour l'offre financière, les soumissionnaires sont tenus d'utiliser le bordereau de prix fourni en
annexe 4. En aucun cas ce formulaire ne peut être modifié sous peine d'exclusion.
Par lot, le tableau de prix doit être rempli dans son intégralité, article par article, aucun article et
aucun champ ne peut être omis. Les offres qui présenteront des omissions ou des champs vides
seront écartées. Le bordereau de prix doit être dûment complété et signé par un représentant
de la société dûment habilité.
Le prix de l'offre est déterminé en additionnant :



la liste de prix des articles de référence (tableau de prix A)
le coût total des achats sur catalogue (ce coût a été estimé à 10% de la valeur annuelle
estimée). Le coût total des achats sur catalogue correspond au coût estimé annuel moins
la remise accordée (tableau de prix B) : .
le coût total des achats hors liste de prix et hors catalogue (ce coût a été estimé à 10%
de la valeur annuelle estimée). Le coût total des achats hors liste de prix et hors
catalogue correspond au coût estimé annuel plus les frais de gestion administrative
(tableau de prix C) .
Les éléments suivants seront pris en considération pour compléter le tableau de prix :
- les prix seront indiqués hors droits, taxes et autres impôts, y compris la TVA, l'UE en étant
exemptée au titre des articles 3 et 4 du Protocole sur les privilèges et immunités de l'Union
européenne du 8 avril 1965 (JO L 152 du 13.7.1967). Le montant de la TVA peut apparaître
séparément. En cas de doute concernant le régime de TVA applicable, il est de la responsabilité
du soumissionnaire de contacter les autorités nationales de son pays pour clarifier les modalités
selon lesquelles l'UE est exemptée de TVA ;
- le prix de l'offre doit être libellé en Euros. Cette exigence s'applique aussi aux
soumissionnaires issus de pays qui n'appartiennent pas à la zone Euro. Le prix indiqué ne
pourra être révisé en fonction de l'évolution du taux de change. C'est le soumissionnaire qui
assume les risques ou profite des avantages liés à toute variation de taux ;
- le prix offert est un montant ferme, toutes charges et tous frais compris (y compris la livraison
à Bruxelles).
Les coûts encourus pour la préparation et la soumission d'une offre sont à charge du
soumissionnaire et ne seront pas remboursés.
Page 48
8.5 EVALUATION FINALE ET ATTRIBUTION DU CONTRAT
Seules les offres qui auront répondu aux exigences des précédentes étapes de l'évaluation
seront prises en considération pour l'évaluation finale.
Pour chaque lot, le marché sera attribué à l’offre économiquement la plus avantageuse, c’est-àdire l’offre présentant le meilleur rapport qualité/prix, déterminé au moyen des formules ciaprès et selon la pondération suivante:
qualité: 60% et
prix: 40%.
prix le plus bas
Note de
l'offre X
=
*
prix de l'offre X
100 *
pondération
du prix
+
(40/100)
note qualitative
globale (sur 100)
pour l'ensemble des
critères d'attribution
de l'offre X
*
pondération
du critère
de qualité
(60/100)
Pour chaque lot, l'offre classée en première position après l'application de la formule se verra
attribuer le marché.
Page 49
9 PRESENTATION D'UNE OFFRE
Pour des raisons pratiques, le CdR apprécierait de recevoir les offres en anglais ou en français.
Toutefois, celles-ci peuvent être rédigées dans n'importe quelle langue officielle de l'UE. La
langue choisie n'aura aucune incidence sur l'évaluation de l'offre et l'attribution du marché.
Chaque offre comprendra :
9.1 Partie I: information administrative
9.1.1 Identification
Formulaire d'identification signé par un représentant Voir point
dûment autorisé Dans le cas de groupement/consortium ou annexe 2
de sous-traitance dépassant 20 % de la valeur totale du
contrat : description de la séparation des tâches et
identification des membres/sous-traitants
7.4
et
- Formulaire "entité légale" (pour tous les soumissionnaires) Voir point
et ses justificatifs
annexe 2
7.4
et
8.2
+
- Formulaire signalétique financier (soumissionnaire ou chef
de file en cas de groupement)
Procuration donnée par les membres du consortium au chef Voir point 7.4
de file (pour les offres conjointes)
Sous-traitance représentant plus de 20 % de la valeur totale Voir point 7.4
du contrat: déclaration attestant la volonté de fournir le
service prévu dans l'offre soumise
9.1.2 Critères d'exclusion
Déclaration sur l'honneur dûment datée et signée par un Voir point
représentant autorisé
annexe 3
une par membre du groupement en cas d’offre conjointe,
une par sous-traitant dont la part dans le marché est
supérieure à 20 % et une par sous-traitant sous ce seuil
mais dont la capacité est nécessaire pour satisfaire aux
critères de sélection
Page 50
9.1.3 Critères de sélection
Déclaration sur l'honneur dûment datée et signée par un Voir point
représentant autorisé
annexe 3
8.3
+
une par membre du groupement en cas d’offre conjointe,
une par sous-traitant dont la part dans le marché est
supérieure à 20 % et une par sous-traitants sous ce seuil
mais dont la capacité est nécessaire pour satisfaire aux
critères de sélection
9.1.4 Respect des exigences minimales
Respect des exigences minimales
Voir point 8.1.
9.2 Partie II: offre technique
Échantillons :
Voir 8.4.1.1
- 2 échantillons par article pour les objets promotionnels
- 1 échantillon par article pour les cadeaux officiels
- 1 échantillon par article pour les trophées et médailles
- chaque échantillon avec étiquette (nom soumissionnaire +
référence de l'article)
- chaque échantillon personnalisé (un logo)
Pour chaque article, visuel numérique (support papier + Voir 8.4.1.2
support numérique)) et document explicatif (notice
explicative)
9.3 Partie III: offre financière
Bordereau financier
Voir 8.4.2
Page 51
10
ANNEXES
Sont annexés au présent cahier des charges et font partie intégrante de celui-ci, les documents
suivants :
Annexe 1:
Politique environnementale du Comité économique et social européen et du
Comité européen des Régions
Annexe 2 :
Formulaire d'identification
Annexe 3 :
Déclaration sur l'honneur
Annexe 4 :
Bordereau de prix Lot 1 ;
Bordereau de prix Lot 2 ;
Bordereau de prix Lot 3.
Page 52

appel d`offres CDR/COM/48/2016 - Comitato delle Regioni

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