gestion de maitrise d`œuvre

GESTION DE MAITRISE D’ŒUVRE
FORMULAIRES DE PERMIS (Version 15)
Ce logiciel vous permettra d’établir avec facilité et rapidité les documents nécessaires à la gestion de vos
opérations privées ou publiques incluant les formulaires de consultations d’entreprises, passation de marché, permis
de construire, démolir, ouverture et fermeture de chantier, réception de travaux,….
Vous pouvez stocker et centraliser les différentes informations utiles pour chacun de vos chantiers (liste des
entreprises, équipe d’ingénierie, courriers, etc…)
Chapitre 1 – INSTALLATION
1 – Fermez toutes vos applications (y compris les logiciels Libel),
2 - Insérez le CDROM dans votre ordinateur,
Une fenêtre s’ouvre, cliquez sur :
-
 « Installer Gestion de Maîtrise d’oeuvre »
le logiciel recherche une éventuelle ancienne version déjà installée, (indispensable pour une
récupération de vos anciennes données),
cliquez ensuite sur SUIVANT afin d’installer la nouvelle version de votre logiciel,
(NOTE IMPORTANTE : installez le logiciel à l’emplacement par défaut sans rien changer si vous devez faire une mise à
jour),
-
à la fin de la copie des fichiers, le logiciel vous demande si vous souhaitez installer une
imprimante PDF (Voir explication ci-dessous),
-
ensuite, si vous souhaitez récupérer les données de votre ancienne version, répondez
Après quelques instants, le logiciel vous indique que la mise à jour est terminée,
IMPORTANT : vérifiez le paramétrage de votre société et carnet d’adresses.
OUI.
Mot de passe : Saisissez votre numéro de facture dans la cellule « mot de passe » pour utiliser votre logiciel en
mode complet.
Imprimante PDF (Windows uniquement): Ce module supplémentaire peut être installé plus tard depuis le CDROM, il
vous permet d‘ajouter une imprimante «virtuelle» afin de créer des documents PDF. Vous pouvez envoyer ces
documents par Internet ou E-mail afin de répondre par voie électronique.
Installation du module imprimante PDF :
Une fenêtre s’ouvre (français),
- cliquez sur OK, puis sur Suivant,
- sélectionnez la case « j’accepte… », puis Suivant,
- laissez le répertoire d’installation par défaut et cliquez sur Suivant,
- cliquez sur suivant 2 fois puis sur Installer,
- Une nouvelle imprimante (doPDF V5) apparaîtra dans votre liste d’imprimante.
Depuis votre logiciel, dans les fenêtres d’impression de vos documents, cliquez sur PDF afin de générer des
documents PDF.
N’oubliez pas de vérifier et compléter les informations relatives à votre société en cliquant sur
PARAMETRAGE SOCIETE depuis l’Accueil.
Note : En cas de problème lors de l’installation, n’hésitez pas à contacter notre service technique :
- par téléphone au 04 72 74 22 31 du lundi au vendredi de 14h00 à 18h00 - 15h00 le vendredi
- par télécopie au 04 72 75 02 92 ou par e-mail : [email protected] (en précisant vos coordonnées)
Libel - 47, rue Cuvier 69006 Lyon
/ Tel : 04 72 74 22 31 - Fax : 04 72 75 02 92 / E-mail : [email protected] - http://www.libel.fr
SA au capital de 160 000 Euros - RCS LYON B 409 046 398 00023 - APE 5829C - N°TVA Intra. FR 634 090 463 98
Chapitre 2 – PRINCIPES D’UTILISATION
(Une aide complète est disponible dans le menu Aide de votre logiciel accessible depuis l’accueil)
Important : l’enregistrement des données est automatique. Aucune manipulation n’est nécessaire pour enregistrer
les informations saisies. Il est cependant indispensable de prévoir des copies de sauvegarde sur un autre support
(CD-ROM, Disque dur, DAT...).
A- PERSONNALISER LE LOGICIEL POUR VOTRE SOCIETE
IMPORTANT :
Avant de constituer votre première opération, vous devez compléter le paramétrage de votre société.
Depuis l’ACCUEIL, cliquez sur PARAMETRAGE SOCIETE (bouton situé en bas à gauche). Vous pouvez modifier ou
ajouter les informations concernant votre société (Coordonnées, auteurs des projets, coordonnées bancaires…).
Pied de page : reprend les informations relatives à votre société ; vous pouvez les compléter en saisissant
simplement le texte dans la zone « pied de page ».
En-tête et pied de page : Ils se reportent sur les différents courriers. En cliquant sur le bouton
EN-TÊTE ,
vous pouvez insérer votre logo et/ou le nom de votre société.
Saisissez dans la zone EN-TÊTE (texte) les éléments à imprimer et dans la zone en-tête graphique votre logo au
format graphique. Vous pouvez cliquer sur
Retour pour revenir à l’écran du paramétrage société.
La personnalisation de votre société terminée, cliquez sur
ACCUEIL
afin de revenir à l’Accueil.
B- CREER UNE NOUVELLE OPERATION OU OUVRIR UNE OPERATION EXISTANTE
Depuis l’accueil : cliquez sur OPERATIONS - la fenêtre OUVRIR UNE OPERATION apparaît. Cliquez sur :
• pour créer une nouvelle opération, cliquez sur
NOUVEAU
.
L’écran DETAIL OPERATION apparaît,
Complétez les différentes rubriques afférentes à votre opération et au maître d’ouvrage (en cliquant sur les
onglets situés dans la partie gauche de l’écran).
-
MAITRE D’OUVRAGE
: Correspondance avec le maître d’ouvrage, état et coordonnées de l’opération,
FORMULAIRES DE PERMIS : Tous les formulaires de permis, déclarations, autorisations, notices…
(liste complète dans l’accueil du logiciel),
CONTRATS/HONORAIRES : Calcul d’honoraires, contrats et établissement des notes d’honoraires,
EQUIPE D’INGENIERIE
: Coordonnées et correspondances avec les membres de l’équipe d’ingénierie,
ENTREPRISES
: Coordonnées, correspondances, documents et formulaires de consultation,
passation de marché, réception de travaux, etc …
CHANTIER
: Coordonnées du chantier, DICT, ouverture et fermeture de chantier,
autorisation de voirie, tableau de présence…
RECAP D’ACTIVITES
: Aide à la préparation de votre déclaration annuelle d’activités professionnelles
Pour accéder aux divers documents (déclarations, formulaires, permis…) :
cliquez sur les menus se trouvant en partie haute (boutons beiges) de chaque page.
Les documents sont classés par thème.
•
•
•
pour ouvrir une opération existante, sélectionnez dans la liste l’opération puis cliquez sur OUVRIR
pour rechercher une opération, cliquez sur RECHERCHER et saisissez vos critères de recherche.
pour créer une nouvelle opération, cliquez sur
NOUVEAU
Libel - 47, rue Cuvier 69006 Lyon
/ Tel : 04 72 74 22 31 - Fax : 04 72 75 02 92 / E-mail : [email protected] - http://www.libel.fr
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Chapitre 3 – ECRAN ACCUEIL
En page Accueil s’affiche la liste de TOUTES VOS OPERATIONS EN COURS (c’est à dire celles dont le statut
n’est pas renseigné comme “terminé”). Pour visualiser le détail d’une opération, cliquez simplement sur le nom de
l’opération.
Les boutons sur la gauche (zone bleue – de navigation) :
Carnet d’adresses
Opérations
Récap d’activités
Paramétrage société
Outils
permet d’accéder au carnet d’adresses pour saisir tous vos contacts (maître
d’ouvrage, entreprises, administrations…), vous pouvez leur adresser des courriers
individuellement ou de manière groupée (par exemple pour envoyer vos vœux) ….
permet de créer une nouvelle opération ou d’accéder à celle(s) précédemment
créée(s).
vous aide à préparer votre déclaration annuelle d’activités professionnelles.
permet d’accéder à la personnalisation et au paramétrage de votre logiciel ainsi que
de votre société.
permet d’accéder aux différents outils de sauvegarde et de mise à jour du logiciel.
Les boutons en haut (zone beige – de fonctionnalités) :
Nouveau
Ouvrir
Vérifier les mises à jour
Accès rapides
Assistance
Aide
Quitter
vous permet de créer une nouvelle opération.
vous permet d’ouvrir une opération existante.
vous permet de télécharger les mises à jour si vous avez souscrit à
l’abonnement mise à jour automatique pendant un an.
vous permet d’accéder rapidement à un formulaire.
vous permet de contacter très facilement l’assistance libel par fax ou e-mail.
vous permet d’accéder à la notice d’aide à l’utilisation de votre logiciel.
vous permet de quitter le logiciel. (N’oubliez pas de faire des copies de
sauvegarde).
Une aide complète est disponible dans le menu Aide de votre logiciel accessible
depuis l’accueil
Important : l’enregistrement des données est automatique. Aucune manipulation n’est nécessaire pour
enregistrer les informations saisies.
Il est cependant indispensable de prévoir des copies de sauvegarde sur un autre support (CD-ROM, Disque
dur, DAT...).
Attention : Etant donné le nombre important de documents, les opérations de sauvegardes et de restauration
peuvent prendre plusieurs minutes.
Libel - 47, rue Cuvier 69006 Lyon
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Chapitre 4 – EMPLACEMENT DES DOCUMENTS ET FORMULAIRES
Depuis l’écran d’accueil : ouvrez votre opération puis choisissez l’onglet (la page) désiré en cliquant sur les
boutons bleus, pour accéder aux documents, cliquez sur les boutons beiges (menus en partie haute de l’écran)
Boutons (Onglets)
Menus
MAITRE D’OUVRAGE
Courrier
FORMULAIRES DE PERMIS
Permis
Documents
Courriers aux maîtres d’ouvrage.
Coordonnées du maître d’ouvrage et de
l’opération
Historique et suivi du dépôt des
formulaires
Permis de construire/aménager, maison individuelle et démolir.
Déclarations
demandes
Autorisations
Notices
et Déclarations préalables, modification de permis, transfert de permis,
certificat d’urbanisme, renseignements d’urbanisme, intention d’aliéner,
autorisation de construire, modifier ou aménager un ERP.
Autorisations de lotissement, de clôture, d’abattage d’arbres, de
stationnement de caravanes, de travaux non soumis aux demandes de PC.
Notices de sécurité des ERP, d’accessibilité handicapée pour les
Etablissements Recevant du Public, habitations et lieux de travail.
Anciens
formulaires
CONTRATS/HONORAIRES
Calcul des honoraires avec répartition
par phase.
Contrats
neuf
pour Etudes Préliminaires, CCP et CCG. (modèles de l’ordre des architectes)
Contrats
pour CCP et CCG. (modèles de l’ordre des architectes)
ancien
Note d’honoraires Répartition, Etablissement, récapitulatif et suivi des notes d’honoraires.
EQUIPE D’INGENIERIE
Courrier
ENTREPRISES
Consultation
Liste des entreprises
Passation
marchés
Courriers aux membres de l’équipe d’ingénierie, répartition des honoraires
Liste de l’équipe
Courriers
CHANTIER
Coordonnées du chantier
Marchés publics : Formulaires de règlements de consultations, registres des
dépôts, procès verbaux d’ouvertures des enveloppes et offres, rapport de
présentation, avis de décision de la commission, annexe à l’acte d’engagement,
lettres aux candidats retenus et non retenus.
Marchés privés : Tableau de dépouillement des offres (titres paramétrables),
lettres aux candidats retenus et non retenus.
des Marchés publics : Actes d’engagements et annexes, décision de reconduction,
avenant, bon de commande, garantie et caution, rapport de présentation.
Marchés privés : Ordre de service
Courriers aux entreprises
Réception
travaux
Divers
de Marchés publics : Formulaires de réception de travaux (EXE7 à EXE13)
Marchés privés : Réception de travaux par entreprise et générale.
Marchés publics : Formulaires de décompte des pénalités de retard, mise en
demeure, décision de résiliation ou sanction, avenant (EXE16).
Documents
chantier
de Demande de renseignements, D.I.C.T., Ouverture de chantier, achèvement de
travaux, demande d’intervention sur le domaine public (voirie), liste des
intervenants du chantier (Equipe + entreprises).
Comptes-rendus de chantier
RECAP. D’ACTIVITES
Imprimez
les
documents
relatifs
à
vos
déclarations
d’activités
professionnelles, vous n’avez plus qu’à recopier sur les documents officiels.
Gestion de maîtrise d’œuvre, formulaires de permis, Libel Form , Libel 1996-2015 sont des marques déposées par Libel saTM
Libel - 47, rue Cuvier 69006 Lyon
/ Tel : 04 72 74 22 31 - Fax : 04 72 75 02 92 / E-mail : [email protected] - http://www.libel.fr
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