Gestion des notes de frais : la fin d`Excel ? Concur révèle huit

Gestion des notes de frais : la fin d’Excel ?
Concur révèle huit conseils pour optimiser sa gestion des notes de frais
Paris, le 2 juin 2015 – Traiter les notes de frais manuellement – papier ou tableur – peut être frustrant.
Mais grâce à l’automatisation progressive cette tâche est facilitée et les tableurs ne sont plus l’unique
façon de les gérer. Concur, éditeur de solutions de gestion des frais et déplacements professionnels
ayant rejoint le groupe SAP, explique comment faciliter la saisie des notes de frais et comment
optimiser leur gestion tout en respectant les objectifs fixés.
1/ Débarrassez-vous des idées reçues sur les notes de frais La peur et le manque de temps sont les
principaux freins à l’adoption d’une solution automatisée. Un peu de pédagogie et d’accompagnement
permettent de désarmer facilement les réticences que certains collaborateurs peuvent avoir. Afin
d’effectuer la transition avec succès, il faut identifier les raisons du blocage et sensibiliser les
employés aux bénéfices que le changement apportera (soumission, validation et remboursement
seulement en quelques jours au lieu de nombreuses semaines).
2/ Mettez en place de nouveaux processus Manuellement, il faut compter en moyenne une heure par
demande de remboursement à traiter. Si l’on multiplie ce chiffre par le nombre d’employés d’une
entreprise, cela fait déjà trop d’heures perdues. Continuer à traiter les notes de frais manuellement ne
se justifie plus surtout si une autre solution existe.
3/ N’utilisez plus de tableur Pourquoi abandonner Excel ? Il est vrai que le tableur est le couteau
suisse de la note de frais. Et, c’est un bon moyen de traiter des quantités importantes de données si
on ne considère pas les erreurs de calcul, feuilles imprimées, reçus perdus et aller-retour de mails.
Mais ce tableau Excel est peut être plus cher qu’il n’y paraît. Par ailleurs il ne permet pas la détection
automatique de fraudes (double déclaration d’une note de restaurant, cohérence entre le justificatif et
le montant saisi, etc.) ;
4/ Redonnez le sourire à votre contrôleur de gestion Avoir un bon processus de gestion des notes
de frais en place augmente la satisfaction de votre équipe comptable et de vos employés mais surtout
du contrôleur de gestion qui est désormais serein à l’approche d’un contrôle fiscal ou pour faire sa
demande de récupération de TVA.
5/ Mettez en valeur les meilleures pratiques Comment vérifier que les notes de frais respectent la
politique de dépenses de votre entreprise ?
Un conseil serait d’intégrer les règles de l’entreprise à un système qui vérifierait automatiquement la
conformité des notes de frais de sorte que les notes non conformes soient rejetées ou notifier avec
une alerte.
6/ Soyez créatifs, dites vous que l’on peut toujours faire mieux Et si les notes de frais étaient traitées
directement ? Et si l’on pouvait photographier un reçu avec son portable et joindre la photo à notre
demande de remboursement, la soumettre et que cela soit directement lié aux dépenses de notre
Carte Bleue professionnelle ? Et si c’était déjà possible ?
7/ Renseignez-vous sur la meilleure manière de changer votre gestion des notes de frais Gagner en
flexibilité en gérant vos notes de frais sur mobile via une application pour pouvoir les soumettre
n’importe où et n’importe quand. Il est possible d’avoir une visibilité complète sur les dépenses de
l’entreprise en temps réel depuis un smartphone ou une tablette. Une solution de gestion des notes de
frais automatisée permet de faire tout cela.
8/ Passez à l’acte L’heure est au changement. Ne vous laissez pas dépasser par la technologie.
Connectez votre solution de notes de frais aux systèmes informatiques de votre entreprise : ERP,
logiciels de comptabilité, CRM, etc. C’est simple et le système peut être opérationnel en quelques
jours voire heures. Vos employés vous en seront reconnaissants.
A Propos de Concur
Concur, filiale de SAP, est un des principaux fournisseurs de solutions dédiées à la gestion des
déplacements et frais professionnels. Sa mission est d’aider les entreprises de toutes tailles à changer
la manière dont elles gèrent leurs dépenses pour qu’elles puissent se concentrer sur leur cœur
d’activité. Grâce à la plate-forme ouverte de Concur, l’ensemble des acteurs de l’écosystème du
voyage d’affaires (clients, fournisseurs et développeurs), peut accéder au Cloud Concur. Le système
Concur s'adapte aux préférences individuelles des employés et répond aux besoins de toutes les
entreprises.
Concur France est la filiale du groupe international Concur. Au quotidien, et depuis plus de 15 ans,
son équipe française pluridisciplinaire accompagne les organisations du secteur public et privé.
Pour en savoir plus sur Concur : www.concur.fr
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