Management Assistant pour chef de département

FONCTION CONTRACTUELLE (m/f)
Management Assistant pour chef de département
Contexte de la fonction
L’Agence fédérale de Contrôle nucléaire est un organisme d’intérêt public créé en
2001 par la loi du 15 avril 1994 relative à la protection de la population et de
l'environnement contre les dangers résultant des rayonnements ionisants et relative à
l'Agence fédérale de Contrôle nucléaire.
L’Agence effectue sa mission en proposant au législateur l’adoption d’une
réglementation adéquate, en octroyant les autorisations individuelles d’exploitation
et en exerçant le contrôle des exploitants dans le cadre des autorisations délivrées.
Ces activités concernent tant les activités de l’énergie que les activités sur le plan
médical, industriel et scientifique.
L’Agence exerce également la surveillance du territoire belge par la mesure
permanente de la radioactivité dans l’air, les eaux et le sol, et participe dans ce
cadre à l’élaboration des plans d’urgence, en concertation avec la cellule de crise
du SPF Intérieur.
L’Agence compte actuellement environ 150 membres du personnel.
Le Management Assistant a pour mission de fournir un travail de secrétariat et
d'assistance au chef de département et à ses adjoints afin de faciliter l’organisation
du département et de traiter certaines tâches de manière efficace et dans un souci
de qualité.
La fonction rapporte au chef de département Support.
Responsabilités
Assistance administrative du département / Chef de département
• Traiter le courrier postal entrant du département, en assurer
l’enregistrement et la distribution
• Traiter le courrier électronique entrant et sortant du chef de
département
• Filtrer les communications téléphoniques du chef de département
• Gérer l’agenda (Outlook) du chef du département et préparer les
documents utiles aux réunions
• Formater des documents dans les outils MS
• Relire et corriger des textes courts (par ex. mise en page,
•
•
•
•
présentations, lettres), essentiellement en français, néerlandais et
éventuellement en anglais
Effectuer des traductions courtes en français et néerlandais
Effectuer certaines recherches d’informations et les classer
Assurer le suivi des congés et des autres absences des adjoints du chef
de département
Planifier, organiser et suivre les missions du chef de département
Assurer la gestion administrative des dossiers du chef de département
• Ouvrir et constituer des dossiers du chef de département (par ex.
rassembler les informations)
• Compléter les dossiers avec les informations/documentations
nécessaires
• Suivre certains dossiers en rappelant au chef de département les
échéances, les to do’s, introduction du statut dans le système, envoi
des réponses, etc
Organiser des réunions / des événements pour le chef de département
• Envoyer les invitations
• Réserver le matériel informatique, le lieu et commander le catering
• Préparer la documentation (par ex. constituer le dossier, joindre le
rapport de la réunion précédente)
• Accueillir les participants
• Veiller au bon déroulement pratique de l’événement
Assurer le suivi des réunions du département
• Prendre des notes lors des réunions du département
• Rédiger les rapports
• Assurer le suivi de la liste d'actions
Assurer une assistance administrative limitée du service RH
• Dans les dossiers de recrutement
• Dans les dossiers individuels
• Dans la production de reportings
• Dans le formattage de documents
• Faire des copies et préparer des informations
• Faire du classement
Assurer une assistance administrative limitée des services Finance et ICT
• Différentes tâches du même type que ci-dessus à définir,
• Traitement du courrier pour le département, voire pour toute l’agence
• Assurer le back-up pour l’accueil et le courrier
Compétences nécessaires
Expertise technique
• Diplôme de l’enseignement supérieur de type court avec trois années
d’expérience pertinente ou diplôme de l’enseignement supérieur de type
long sans expérience préalable.
• Très bonne connaissance des outils de bureautique (Word, Excel,
Powerpoint,…).
Compétences relationnelles, managériales et organisationnelles
Etre capable :
• Planifier et organiser
• Soutenir et développer
• Décider
• Susciter l’adhésion
• Partager ses connaissances
• Faire preuve de flexibilité
• Gérer la pression et les revers
• Communiquer par écrit
• Communiquer oralement
Langues
Bilinguisme actif Français - Néerlandais
La connaissance de l’anglais est un atout.
Rémunération et avantages
Rémunération selon expérience et conforme au marché. Evolution annuelle selon un
barème.
Avantages extralégaux tels que :
• chèques-repas
• assurance de groupe (pension complémentaire, capital décès, rente
complémentaire d’invalidité) entièrement à charge de l’employeur
• assurance d’hospitalisation entièrement à charge de l’employeur
• transport en commun gratuit entre le domicile et le lieu de travail
• communications téléphoniques (mobiles) et connexion ADSL à charge de
l’employeur
• laptop
L’AFCN est située à 150 mètres de la gare de Bruxelles-Central.
Comment solliciter
Par e-mail au service HRM : [email protected]