EXIGENCES DE FACTURATION DES FOURNISSEURS Le 20

EXIGENCES DE FACTURATION DES FOURNISSEURS
Le 20 Octobre 2016
Les fournisseurs de services et matériaux de la Compagnie des Chemins de Fer nationaux du Canada et de ses filiales
(collectivement ‘’CN’’) font partie intégrante de notre équipe. Nous comptons sur l’expertise, la qualité et l’intégrité de nos
fournisseurs pour nous aider à offrir le meilleur service possible à nos clients.
Les factures des fournisseurs doivent contenir les renseignements suivants lorsqu’ils facturent le CN et de ses filiales :
I.
II.
Renseignements sur le fournisseur
1.
Nom du fournisseur et renseignements sur le paiement
Nom de l’entreprise, adresse de courriel, numéros de téléphone et de télécopieur, adresse d’affaires complète et
adresse postale de facturation exacte si elle diffère de l’adresse d’affaires.
2.
Numéro de facture du fournisseur et date de facturation
3.
Numéro d’enregistrement des taxes
Un numéro d’enregistrement doit figurer sur chaque facture assujettie aux taxes en vigueur au Canada (TPS,
TVH, TVP et TVQ).
Renseignements sur le CN et ses filiales
4.
Nom et adresse de l’entité facturée et nom de la personne-ressource
A. Les factures du fournisseur doivent comporter le nom complet de l’entité juridique CN appropriée. Si le
système du fournisseur a des limites de caractères, seules les noms et abréviations inclus dans l’annexe A
seront acceptées.
Consulter la liste des entités juridiques – Annexe A
B. Les noms de la personne-ressource et de la personne qui a effectué l’achat, ainsi que les noms et de leur service
respectif au sein du CN doivent être indiqués sur la facture.
5.
Adresse de livraison
Il s’agit de l’adresse de livraison des biens ou de prestation des services (l’adresse de livraison peut différer de
l’adresse de facturation).
6.
Numéro du bon de commande du CN, si nécessaire
Il s’agit du numéro du bon de commande valide du CN se composant de dix chiffres et commençant par 42, 45,
49 ou 75, si l’achat a été effectué au moyen d’un bon de commande.
III. Ventilation des frais
7.
Pour les achats de produits, les fournisseurs doivent fournir les éléments suivants :

numéro de ligne de l’article;

description et numéro de l’article (s’il y a lieu);

quantité livrée ainsi qu’unités de mesure et prix unitaire.
Nota : Les factures associées à un bon de commande doivent correspondre à celui-ci, et la quantité doit être
conforme à celle indiquée dans le connaissement ou le bon de livraison.
Pour les prestations de services, les fournisseurs doivent fournir les éléments suivants :

renseignements détaillés sur la main-d’œuvre, les matériaux, le matériel et les frais de location;

date de la prestation de service et période visée.
Pour tous les frais de main-d’œuvre, il faut fournir les feuilles de temps QUOTIDIENNES sur lesquelles figurent
les renseignements suivants :
1. nom des travailleurs et titres de poste;
2. dates d’exécution des travaux;
3. lieu de travail;
4. heures travaillées;
5. taux horaire.
Nota : Toutes les feuilles de temps doivent être approuvées par le représentant ou la représentante du CN.
8.
Taxes
Les taxes doivent être ventilées selon le type de taxe (TPS, TVH, TVP, TVQ ou taxes américaines) et le taux en
vigueur doit être appliqué.
9.
Montant à payer
Le montant total de la facture à payer ainsi que la devise doivent être clairement indiqués.
10.
Renseignements supplémentaires sur la facture
 Référence à un contrat, à un devis ou à une liste de prix.
 Description des crédits ou des redressements.
 Renseignements détaillés sur les frais supplémentaires imprévus.
Voir l’exemple de facture – Annexe B
Les factures doivent être imprimées clairement sur du papier blanc, lisibles et faciles à copier ou à numériser.
Pour toute demande liée aux paiements, visitez le Portail des fournisseurs du CN ou communiquez avec le service à la
clientèle des Comptes fournisseurs par courriel à [email protected] ou par téléphone au 514 399-4700.
Annexe A
Voici la liste de toutes les entités juridiques :
Au Canada :
Dénomination sociale complète de l’entreprise
Compagnie des chemins de fer nationaux du
Canada
Algoma Central Railway Company
CN Worldwide Distribution Services (Canada) Inc.
Autoport Limited
Abréviation
CN
Algoma Central Railway Co
CNWW Distr. Serv. Cdn
Autoport Limited
Aux États-Unis :
Dénomination sociale complète de l’entreprise
Illinois Central Railroad Company
Wisconsin Central Ltd
Grand Trunk Western Railroad Company
Chicago, Central & Pacific Railroad Company
Bessemer and Lake Erie Railroad Company
Sault Ste. Marie Bridge Company
Cedar River Railroad Company
Stellar Distribution Services Inc
The Pittsburgh and Conneaut Dock Company
Autoport Michigan Limited
Abréviation
Illinois Central Railroad
Wisconsin Central Ltd
Grand Trunk Western RR Co
Chicago, Ctrl, Pacific RR
Bessemer & Lake Erie RR
Sault Ste Marie Bridge Co
Cedar River Railroad Co
Stellar Dist Services Inc
Pittsburgh Conneaut Dock
Autoport Michigan Limited
Annexe B
SAMPLE INVOICE
ABC CORPORATION
Invoice no.: ABC12345
Invoice date: 03/01/2016
1234 Railroad Drive.
Montreal, QC
GST # 123456789RT
PST # 90123-45
H3H 4Y7
[email protected]
BILL TO:
SHIP TO:
Canadian National Railway Company
Canadian National Railway Company
C/O John Smith
935 De La Gauchetiere
935 De La Gauchetiere
Montreal, QC, H3B 2M9
Montreal, QC, H3B 2M9
PO Number: 7412345678
Requested by: Bob White
Line
Material
Item
Number
Description
001
07-00-046 Ballast MTL-2
002
08-31-328 RAIL 132 NS NEW UNDRIL
010
Painting job:Employee
ID12345 Bldg#2 Wall + ceiling
02-14-2016 in repair shop area
Quantity
8
20,000
7.5
Unit of
Unit
Measure
Price
CAR $
1000 FT $
Hour $
Amount
500.00
$
4,000.00
11,000.00
$
220,000.00
50.00
GST
PST $
$
375.00
$
11,218.75
16,491.56
Nota : reference to contract xyz123, see attached detail
credit note relating to Invoice no.: DEF12345
TOTAL AMOUNT (CAD)
$ 252,085.31