La gestion documentaire en ligne pour tous

QUALITÉ
La gestion documentaire
en ligne pour tous
Des documents actualisés en temps réel, un accès immédiat à l’information sur une
plateforme commune à tous les services, ce nouvel outil est en passe de transformer
votre quotidien. Bien que déjà disponible en version papier sous forme de classeurs
dans chaque service, l’accès aux documents du CHT est désormais grandement facilité
par un accès en ligne via intranet.
La recherche rapide d’une information fiable
G
râce au moteur de recherche
de gestion documentaire APTA,
vous pourrez désormais accéder
rapidement à vos documents en quelques
« clics ». Vous serez également assurés
de disposer de la dernière version et
serez informés en temps réel de toute
actualisation.
En effet, certains documents connaissent
des évolutions et des réactualisations.
On dit alors que la procédure change de
version. La réactualisation du document
informatique, plus rapide et directe que
celle réalisée en parallèle sur la version
papier par le service, est alors disponible
immédiatement sur APTA.
LA CERTITUDE DE
DISPOSER D’UNE VERSION
OFFICIELLE VALIDÉE
Tous les documents consultables via
le moteur de recherche documentaire
APTA sont validés hiérarchiquement. Afin
de sécuriser le dispositif, les documents
sont accessibles sous un format PDF ce
qui signifie qu’ils ne sont pas modifiables.
L’utilisateur a la possibilité d’enregistrer ou
d’imprimer un document s’il le souhaite.
UNE RECHERCHE FACILITÉE
ET CIBLÉE
Différentes modalités de recherche sont
offertes au choix de l’utilisateur en fonction
des situations : recherche par mots-clés,
par type de documents, des derniers
documents mis en ligne, des procédures
spécifiques à chaque service ou encore
d’une procédure particulière.
Exemple :
Je suis professionnel de l’établissement
en service de Cardiologie et je souhaite
connaître toutes les procédures validées
spécifiques à mon service. En utilisant la
recherche dite « par thème », je vais ainsi
avoir accès à la liste des documents et
pouvoir les consulter.
16 - 17
Juillet-Septembre 2010
No42
De nouvelles
procédures en ligne ?
D e u x f o i s p a r m o i s, l e s e c r é t a r i a t
d e la cellule Q ualité ad re s s e pour
information aux cadres, chefs de service
et correspondants Qualité, la liste des
dernières procédures mises en ligne sous
forme de « flash info procédures ».
Exemple de recherche :
la recherche par mots-clés
Sélectionner la recherche par mots-clés dans le
sommaire puis cliquer sur ”rechercher“. Vous
pouvez alors :
taper le mot-clé recherché en majuscules dans le
cadre blanc puis cliquer sur rechercher
OU
cliquer sur la lettre correspondant à la première
lettre du mot-clé ( E pour ”endoscopie“) puis
sélectionner dans la liste des mots-clés celui que
vous souhaitez
PUIS
Cliquer ensuite sur le nom du document que
vous désirez ouvrir (il apparaît à gauche en police
bleue)
Formation et hotline
Dans le cadre de cette formation dispensée par la cellule
Qualité, un document pédagogique vous sera remis afin de
faciliter vos recherches. À noter que deux premières sessions de
formation à la recherche documentaire pour les correspondants
Qualité se sont déjà déroulées les 21 et 22 avril sur les sites de
Magenta et Gaston Bourret.
La cellule Qualité est à votre disposition pour résoudre avec
vous les difficultés que vous pourriez rencontrer dans l’apprentissage de cet outil et vous demande de bien vouloir lui signaler
tout dysfonctionnement éventuel constaté.
Vous pouvez nous contacter par téléphone au 2019 ou 2079
ou par fax au 2002. Vous pouvez également nous envoyer un
mail aux adresses suivantes :
[email protected] - [email protected] - [email protected]
L
a ”porte d’entrée“ du moteur de
recherche APTA est située sur la droite
de l’écran d’accueil sous l’onglet
”démarche qualité“ et s’intitule ”gestion
documentaire APTA“. Il suffit de cliquer sur
ce lien pour que le sommaire du moteur de
recherche apparaisse !
Une formation à la recherche documentaire,
en accord avec votre hiérarchie, va être
proposée à chaque service qui devra
s’inscrire à une des deux sessions proposées :
Session 1 : 01/07/2010 au 30/07/2010
Session 2 : 15/08/2010 au 30/09/2010
Vous avez dit APTA ?
Le logiciel APTA permet d’enregistrer toutes les « procédures » validées et de les rendre
accessibles à l’ensemble des professionnels du CHT. Lors de l’acquisition en décembre
2008 du logiciel APTA, le projet de gestion documentaire informatisée avait déjà connu
une belle avancée. Après une phase importante de recensement et saisie informatique par
le service Qualité, le logiciel est aujourd’hui opérationnel et prêt à l’emploi.
Les grands thèmes de classement sont les suivants :
- Les GESO : les procédures générales de soins, à savoir les procédures communes à tous
les services comme les procédures d’hygiène.
- Les spécifiques : les procédures propres à l’activité du service
- Les institutionnelles : les procédures qui concernent l’ensemble de l’institution
- Les logistiques : les procédures relatives à l’activité logistique de l’établissement comme
les services techniques et les services économiques
Centre Hospitalier Territorial - Nouméa