10 conseils pour l`organisation d`un événement réussi

10 conseils pour l'organisation d'un événement réussi
Vous aimeriez organiser un événement à votre école ? C'est la première fois, et cette idée vous rend nerveux...
C'est un sentiment tout à fait naturel. Pour vous aider tout au long du processus et pour faciliter le plus possible
l'organisation de l'événement, nous avons regroupé les conseils de nos meilleurs organisateurs d'événements
ainsi que nos propres connaissances et notre expérience. Ainsi, vous disposerez de l'assurance et des
connaissances nécessaires pour organiser un événement couronné de succès !
1. D'abord, officialisez l’événement !
Parlez-en à tous ceux que vous connaissez ! D'abord, vous devez vous engager à organiser l'événement. Ensuite,
la détermination dont vous aurez besoin pour assurer la réussite de l'événement vous proviendra d'un
engagement minime, de beaucoup d'aide et d'un peu d'orientation. Une fois l'événement enregistré auprès de la
Fondation, vous recevrez tous les outils nécessaires pour organiser un événement des plus réussis. Vous
disposerez, entre autres, de rubans roses, de matériel de sensibilisation et sur la santé des seins et de votre
propre page de collecte de fonds en ligne, grâce à laquelle vous pourrez amasser des fonds pour votre
événement. Cette page facilite également le partage de renseignements sur l'événement ainsi que l'acceptation
de dons en argent.
2. Ralliez vos troupes et déléguez!
Si l'organisation d'un événement est très stimulante, elle l'est encore plus lorsque d'autres personnes y
participent. Formez un comité organisateur principal, et assurez-vous d'obtenir l'accord de la direction de votre
école, y compris le doyen, le directeur, les enseignants, etc. Informez-les de vos intentions, et demandez leur
appui. Une fois cette étape franchie, incitez toutes les personnes de l'école à participer à l'événement, y compris
élèves, collègues, familles ou amis.
3. Organisez-vous!
À ce stade, le comité organisateur principal est bien établi, et vous disposez de l'accord de la direction de votre
école (directeur, doyen ou professeur). Il est maintenant temps de déléguer en demandant à d'autres personnes
de se charger de différents aspects de l'événement. Par exemple, si vous organisez une vente aux enchères,
demandez à une personnalité locale ou à un camarade de l'école à l'aise de le faire de la diriger. Demandez aussi
à des musiciens locaux ou à un groupe de l'école de s'occuper de la musique pendant l'événement. Deux ou trois
Cheryl Lewis-Thurab / 2014
personnes avec une bonne aptitude en comptabilité peuvent également se charger de l'aspect monétaire de
l'événement. Demandez à des personnes ayant de l'entregent d'accueillir les visiteurs à la porte ou de s'occuper
des tables de l'événement. Plus vous ferez participer de gens, plus ils vous accorderont du temps pour vous aider
à organiser l'événement. Aussi, n'hésitez pas à demander de l'aide.
4. Donnez au gens une raison d'appuyer votre événement !
Il est maintenant temps de demander de l'aide et de commencer à recueillir des articles pour l'événement.
Demandez à vos amis et aux membres de votre famille s'ils ont des objets à offrir. Vous serez étonné de
constater à quel point ils seront heureux de contribuer à l'événement et de vous aider ! Commencez tôt à
planifier l'événement, et accordez-vous suffisamment de temps pour éviter les surprises. Rencontrez les
dirigeants des entreprises locales, et demandez-leur de participer à l'événement par une commandite ou en
fournissant des articles de différents prix. Présentez-leur l'événement ainsi que les raisons qui vous motivent.
Partagez avec eux votre histoire, si vous en avez une. L'ajout d'une touche personnelle est toujours bénéfique.
Aider les collecteurs de fonds permet aux entreprises de bénéficier d'une bonne publicité, et tous en tirent profit.
Voici quelques idées de commandite : cartes-cadeaux de Tim Hortons, de Pizza Hut ou d'un restaurant local,
nuitée dans un hôtel, voyage, manucures/pédicures dans un salon de beauté local et petit ou grand prix lors
d'une vente aux enchères silencieuse ou sur place.
5. Choisissez l’emplacement !
Selon le type d'événement, et s'il n'a pas lieu dans l'enceinte scolaire, décidez quel serait l'endroit le plus
approprié où tenir l'événement. Par exemple, si vous organisez un événement sportif, vous pourriez être en
mesure de le faire à l'école. Mais dans le cas contraire, vérifiez si l'utilisation d'un lieu public exige l'obtention
d'un permis. Des tables ou des tentes seront-elles nécessaires? Où installerez-vous vos panneaux? Prévoyez où
vous placerez tout votre matériel, et déterminez comment faciliter le plus possible la tâche des membres de
votre équipe et de vos partisans.
Si l'événement a lieu dans un hôtel, une salle de réception ou un endroit similaire, rappelez-vous de négocier le
prix en informant le représentant que vous organisez une campagne de financement au nom de la FCCS.
Utilisez la lettre d'autorisation que le représentant de la FCCS vous aura remise pour prouver que l'événement
est une campagne de financement au nom de la Fondation.
6. Affichez les prix !
Si vous vendez des articles ou si vous effectuez une vente aux enchères silencieuse, assurez-vous d'abord de
dresser la liste des prix. Les gens sont plus à l'aise de négocier lorsqu'ils disposent d'un point de départ. Utilisez
un ruban-cache pour les petits articles et un bout de papier pour les plus gros. Si vous vendez des articles
usagés, un bon moyen de fixer le prix consiste à établir un prix d'ensemble. Par exemple, « tous les CD à 1 $ »
ou « tous les articles de cette table sont à 0,50 $ ». Rappelez-vous qu'il s'agit d'une collecte de fonds. Par
conséquent, non seulement il est important de ne pas fixer un prix trop élevé, et ainsi de décourager les
acheteurs, mais vous ne devez pas non plus sous-évaluer les articles.
7. Passez le mot!
Une fois l'événement approuvé par la Fondation, il figurera sur le site Web de la FCCS. Aussi, inscrivez le plus
de renseignement possible dans le formulaire d’inscription. Voici des exemples d'événements à notre calendrier
– Consultez notre liste d'événements.
Cheryl Lewis-Thurab / 2014
Parlez de l'événement que vous organisez au nom de la FCCS à toutes les personnes que vous connaissez.
Apposez des affiches dans les endroits achalandés de votre école et du quartier. Amorcez une campagne de
médias sociaux – parlez de votre événement dans les différents médias sociaux : Facebook, Twitter, Instagram,
blogues, etc. Communiquez avec la station de radio et les journaux locaux, et utilisez les sites Web Kijiji ou
Craigslist pour promouvoir votre événement. Assurez-vous de préciser l'endroit où l'événement a lieu, le type
d'activités prévues, le coût de participation et, surtout, la date et l'heure de l'événement.
8. C'est le grand jour!
Le grand jour est arrivé ! Les membres de votre équipe et vous avez travaillé fort pour organiser l'événement, et
le moment que vous attendiez est enfin arrivé. Assurez-vous de commencer et de terminer à l’heure !
Au début de l'événement, accueillez les participants en les saluant rapidement et en leur adressant un sourire.
Assurez-vous que les membres de l'équipe sont visibles et toujours disponibles en cas de questions. Si vous
organisez une vente ou une vente aux enchères silencieuse, les gens chercheront souvent à obtenir un rabais ou
le prix le plus bas possible. Si quelqu'un demande un meilleur prix, voyez si vous pouvez l'aider, mais rappelezlui qu'il s'agit d'un événement de bienfaisance et que l'argent amassé sera consacré à une grande cause. Ne vous
sentez pas dans l'obligation de réduire les prix, surtout au début de l'événement, car les articles dont vous
disposez à ce moment sont la crème de la crème! Si vous prévoyez abaisser les prix plus tard dans la journée,
gardez le secret. Autrement, les gens pourraient attendre avant d'acheter afin d'obtenir un meilleur prix. Si vous
vendez des articles, assurez-vous d'avoir assez d'argent pour rendre la monnaie. Gardez l'argent dans vos mains.
Quelques jours avant l'événement, allez chercher des rouleaux de monnaie à la banque ou au service de
comptabilité. Plus vous avez de monnaie, mieux c'est. Vous serez étonné de la rapidité avec laquelle elle
disparaîtra!
9. Gestion des dons
Si vous acceptez des dons en ligne et si vous prévoyez faire l'annonce du montant amassé à ce stade, vérifiez le
montant total amassé en ligne avant le début de l'événement. Assurez-vous de disposer d'un nombre suffisant de
formulaires de don de la FCCS, dans l'éventualité où les donateurs souhaiteraient effectuer un don en argent ou
par chèque, ou fournissez-leur le lien vers votre page de dons personnalisée. Assurez-vous également que les
renseignements figurant sur le formulaire de don sont clairs et lisibles afin que le représentant des finances
puisse comprendre les renseignements écrits et fournir un reçu aux fins de l’impôt (s'il y a lieu). Les donateurs
effectuant un don en ligne recevront immédiatement un reçu aux fins de l’impôt. Les personnes ayant effectué
un don en argent ou par chèque le recevront une fois le don traité par la Fondation.
10. Après l'événement
Maintenant que votre événement est terminé, que devez-vous faire ? Il est maintenant temps de célébrer votre
réussite ! Que le montant d'argent amassé soit plus ou moins important que prévu, rappelez-vous que vous avez
fait de votre mieux, et que vous pourrez toujours vous reprendre l'année prochaine !
Ramassez les formulaires, retirez tout l'argent des boîtes de don et récupérez les chèques et toute Ne placez pas
d'argent dans des enveloppes dans le but de l'envoyer par la poste ou par un service de messagerie. Tout
l'argent doit être livré en personne ou converti en chèque ou en mandat de banque avant d'être envoyé à la
Fondation. Insérez les dons dans une enveloppe, et utilisez une des méthodes de livraison suivantes : en
personne, par service de messagerie ou par la poste à l'adresse de la FCCS : 20, rue Victoria, Toronto, Ontario,
M5C 2N8. Vous n'avez pas à remettre de reçu aux donateurs, car la Fondation s'en chargera. Rappelez-vous :
aucun reçu aux fins de l'impôt ne peut être remis aux personnes achetant un article ou participant à un tirage au
sort ou à un encan silencieux.
Cheryl Lewis-Thurab / 2014
Articles qui restent : certains articles doivent être retournés à la Fondation, alors que d'autres peuvent être
gardés en vue d'un prochain événement ou donnés à un organisme de bienfaisance local ou à des personnes dans
le besoin. Par exemple, les vêtements qui restent peuvent être donnés à un refuge de votre région, ou ils peuvent
être placés dans une boîte d'articles à donner installée à l'extérieur de votre domicile ou de votre école, dans un
endroit où elle sera visible.
Rappelez-vous de communiquer avec votre représentant de la FCCS si vous avez des questions avant ou après
l'événement. Nous sommes à votre disposition pour vous orienter à chaque étape de votre parcours :
Tél. : 416-815-1313, poste 325; numéro sans frais : 1-866-373-6313; courrier électronique : [email protected].
Écoles du Nord – Tél. : 705-561-0848 / courrier électronique : [email protected]
Peu importe l'activité choisie, n'oubliez pas de vous récompenser, ainsi que les membres de votre équipe,
pour l'excellent travail accompli!
Cheryl Lewis-Thurab / 2014