Ligne conseil Ethique de Sojitz Questions

Ligne conseil Ethique de Sojitz
Questions fréquemment posées
Q. Pourquoi Sojitz possède une ligne conseil Ethique ?
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Nous voulons nous assurer que les salariés disposent de plusieurs possibilités de signaler leurs
inquiétudes sans craintes de représailles. La ligne conseil Ethique de Sojitz est un outil d’établissement
de rapports, développé pour protéger l’anonymat et la confidentialité des personnes qui utilisent ce
système dans la mesure où la loi le permet.
En créant des circuits de communication, nous pouvons promouvoir un environnement de travail
favorable et optimiser la productivité.
Un système d’établissement de rapports efficace peut être notre outil le plus utile pour réduire les
pertes dues à la fraude et/ou à des abus.
Q. Qui dirige la ligne conseil Ethique de Sojitz ?
La ligne conseil Ethique de Sojitz est dirigée par une société externe appelée EthicsPoint, Inc. EthicsPoint
fournit un outil d’établissement de rapports confidentiel et, si cela est permis par la loi et souhaité, anonyme.
EthicsPoint recueille les informations fournies par le salarié qui remet le rapport sur le site Web ou par
téléphone, puis transmet ce rapport à Sojitz pour le suivi et l’enquête. Vous trouverez de plus amples
informations sur EthicsPoint sur le site www.ethicspoint.com.
Q. Puis-je faire un rapport via Internet ou par téléphone ?
Oui. En offrant plusieurs choix, la ligne conseil Ethique de Sojitz permet aux salariés de remettre un rapport
de la façon la plus confortable ou pratique pour eux.
Vous pouvez remettre un rapport via la ligne conseil Ethique de Sojitz à partir de n’importe quel ordinateur
ayant un accès Internet. Vous pouvez transmettre un rapport depuis chez vous. De nombreux lieux
publics, y compris la bibliothèque publique, disposent d’ordinateurs avec connexion Internet.
Si vous n’avez pas accès à un ordinateur ou ne vous sentez pas à l’aise dans l’utilisation d’un ordinateur
pour effectuer un rapport, vous pouvez appeler le numéro vert de la ligne conseil Ethique de Sojitz local. La
hotline téléphonique de Sojitz est exploitée par des spécialistes de la ligne conseil EthicsPoint.
Vous pouvez effectuer votre rapport sur le site Internet ou par téléphone dans votre langue maternelle. Le
site Web de la ligne conseil Ethique de Sojitz et le numéro vert de la ligne conseil sont disponibles 24
heures sur 24, 7 jours sur 7, 365 jours par an.
Q. Est-ce que la direction souhaite vraiment que je remette un rapport ?
Oui, sans aucun doute. En fait, vous êtes la personne qui doit remettre le rapport. Vous savez ce qui se
passe dans l’entreprise, sur le plan positif et négatif. Il se peut que vous connaissiez le point de départ
d’une action pouvant être à l’origine du problème. Votre rapport peut minimiser l’éventuel impact négatif sur
la société et ses employés. La proposition d’une démarche positive peut également permettre d’identifier
des questions pouvant améliorer la culture et la performance de l’entreprise.
Q. Pourquoi dois-je rapporter ce que je sais ? Quel intérêt ai-je à faire un rapport ?
Nous avons tous le droit de travailler dans un environnement favorable. Ce droit est lié à la responsabilité
d’agir de façon éthique et de faire savoir aux personnes agissant convenablement qu’une personne n’agit
pas convenablement. Dans le cadre d’une collaboration, nous pouvons préserver un environnement sain et
productif. Le manquement d’une personne à ses obligations professionnelles risque de menacer l’existence
de toute l’entreprise.
Q. Quel type de situations dois-je rapporter ? Ai-je besoin de preuves d’un acte incorrect avant d’effectuer
un rapport ?
EthicsPoint est un outil de communication vous donnant la possibilité de formuler vos suggestions et vos
inquiétudes et de signaler toute conduite susceptible d’être immorale, illégale, contraire aux standard
professionnels ou, d’une autre manière, non conforme au Code de Conduite et d’Ethique de votre société.
Nous vous encourageons à signaler toute inquiétude légitime, de bonne foi, même si vous ne disposez pas
de preuves d’un acte incorrect. Cependant, toute personne faisant intentionnellement une fausse
déclaration sera soumise à une mesure disciplinaire entraînant la résiliation du contrat de travail.
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Questions fréquemment posées
Q. Je ne suis pas sûr(e) que ce que j’ai observé ou entendu constitue une infraction à la politique de
l’entreprise ou représente une conduite immorale, mais cela ne me semble pas correct. Que dois-je
faire ?
Effectuez un rapport. EthicsPoint peut vous aider à préparer et à remettre votre rapport afin que votre
message soit compris convenablement. Nous préférons que vous signaliez une situation qui s’avère
anodine plutôt que de ne pas signaler un éventuel comportement immoral parce que vous n’étiez pas sûr(e).
Q. Comment fonctionne la ligne conseil Ethique de Sojitz ? Où vont ces rapports ? Qui a accès à ces
derniers ?
Si vous remettez un rapport via le site Web de la ligne conseil Ethique de Sojitz, le site vous invitera à
fournir les informations requises en vue d’étudier le problème. Vous aurez la possibilité de naviguer sur le
site en plusieurs langues et de faire votre rapport dans votre langue maternelle.
Si vous contactez la ligne conseil Ethique de Sojitz par téléphone, un spécialiste de la ligne conseil de
EthicsPoint vous répondra en anglais. En fonction de la langue, dans laquelle vous souhaitez vous
entretenir, le spécialiste du centre d’appel poursuivra la conversation avec vous, transfèrera votre appel à
un collègue parlant votre langue ou fera appel à un interprète. La ligne conseil Ethique de Sojitz dispose de
personnes pouvant répondre aux appels dans plusieurs langues, y compris en cantonais, tchèque, anglais,
français, allemand, italien, japonais, magyar, mandarin, polonais, portugais, russe, espagnol et turc.
Sur le site Web et en appelant le numéro vert, vous aurez la possibilité de rester anonyme si la loi le permet
ou bien d’indiquer votre nom et vos coordonnées.
Les rapports faits sur la ligne conseil Ethique de Sojitz sont saisis directement sur le serveur sécurisé de
EthicsPoint afin de prévenir toute infraction éventuelle en matière de sécurité. EthicsPoint ne permet qu’à
certaines personnes dans la société; chargées d’évaluer le type d’infraction et le lieu de l’événement,
d’accéder à ces rapports. Chaque des destinataires de ces rapports a été formé pour respecter la plus
stricte confidentialité.
Q. Que faire si mon supérieur hiérarchique ou d’autres responsables sont impliqués dans un manquement
à leurs obligations professionnelles ? Ne seront-ils pas au courant du rapport établi et n’étoufferont-ils
pas l’affaire ?
La ligne conseil Ethique de Sojitz et la diffusion du rapport sont organisées de telle manière à ce que les
parties impliquées ne soient pas informées, sauf stipulation contraire prévue par la loi, et n’aient pas accès
aux rapports, dans lesquels elles ont été citées.
Q. Que faire si je me souviens d’un événement important concernant l’événement après la remise du
rapport ou bien si la société doit me poser des questions concernant mon rapport ?
Lorsque vous transmettez un rapport via le site Web de la ligne conseil Ethique de Sojitz ou en appelant le
numéro vert, vous recevez un code de rapport personnel et on vous demande de choisir un mot de passe.
Vous pouvez recontacter la ligne conseil Ethique de Sojitz via Internet ou par téléphone et accéder au
rapport original afin de fournir des informations complémentaires. Nous vous recommandons vivement de
recontacter la ligne conseil Ethique de Sojitz dans un délai de dix jours pour faire un rapport d’état et
répondre aux questions de l’entreprise.
En fonction de la complexité de l’affaire, lorsque vous recontactez la ligne conseil Ethique de Sojitz, il se
peut que l’on vous informe que le rapport est en cours d’examen; qu’une enquête a été réalisée et si des
mesures sont ou ne sont pas prises ou bien il se peut que l’on vous demande plus de précisions sur le
rapport afin que la société puisse approfondir son enquête sur l’affaire en question. Cependant, vous ne
serez, pour des raisons de confidentialité, pas nécessairement informé(e) des détails concernant la
résolution de l’affaire.
Q. Est-ce que ces suivis de rapports sont aussi sécurisés que le premier rapport ?
Toutes les correspondances transmises avec la ligne conseil Ethique de Sojitz sont, de la même manière,
tenues dans la plus stricte confidentialité que le premier rapport ainsi que dans le cadre de l’anonymat si la
loi le permet.
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Questions fréquemment posées
Q. Je consens à ce que tout rapport que j’envoie depuis un ordinateur crée un log de serveur indiquant
tous les sites Internet, avec lesquels mon PC se connecte. Est-ce que ce log m’identifiera comme un
initiateur du rapport ?
EthicsPoint ne crée pas et ne conserve pas tous les logs de connexion interne avec des adresses IP ; par
conséquent, les liens d’information entre votre PC et EthicsPoint ne sont pas disponibles.
Q. Si j’appelle la ligne conseil Ethique de Sojitz, mon appel sera-t-il enregistré ?
Non. Cependant, pour établir un rapport, le spécialiste de la ligne conseil EthicsPoint prendra des notes
concernant votre appel.
Q. Puis-je suivre mon appel sur la ligne conseil Ethique de Sojitz en utilisant un identifiant d’appelant ?
Non. L’identification de l’appelant est désactivée pour tous les appels entrants.
Q. Je me demande si les informations que je fournis à EthicsPoint ne révèleront pas en fin de compte mon
identité. Comment puis-je m’assurer que cela n’arrivera pas ?
Le système EthicsPoint est conçu pour protéger votre anonymat et votre nom et vos coordonnées vous
seront demandés seulement si la loi le permet. Cependant, vous, partie déposante du rapport, devez vous
assurer que le fond du rapport ne révèle pas votre identité par accident, par exemple, «Depuis mon bureau
à côté de Jan Smith…” ou «Durant mes 33 années…»
Q. Que faire si je souhaite être identifié(e) avec mon rapport ? Si je m’identifie, est-ce que mon identité
restera confidentielle ?
Vous ne devez pas vous identifier pour faire un rapport sur le site Web de la ligne conseil Ethique de Sojitz
ou appeler le numéro vert, si la loi le permet. Durant l’appel ou dans une partie du rapport sur le site Web,
le cas échéant, on vous demandera si vous souhaitez ou ne souhaitez pas rester anonyme. Vous pourrez
choisir si vous souhaitez que votre identité et vos coordonnées soient révélées à Sojitz sans restriction; que
votre identité et vos coordonnées ne soient révélées qu’au personnel de Sojitz chargé d’enquêter sur des
affaires éthiques et obligé de garder ces informations confidentielles ou encore vous pouvez choisir de
rester anonyme, si la loi le permet.
Cependant, il convient de souligner qu’une confidentialité absolue ne peut être garantie en toutes
circonstances. La divulgation à d’autres personnes au sein ou en dehors du groupe Sojitz peut être requise
par la loi dans certaines circonstances, par exemple, dans le cas d’un rapport de blanchiment d’argent. Par
ailleurs, il est possible qu’une personne devine votre identité à partir des circonstances mentionnées dans
votre rapport, mais ces éventualités ne doivent pas vous dissuader de signaler un problème.
Q. Que se passe-t-il si une personne que j’ai citée dans mon rapport découvre que j’ai effectué le rapport ?
La politique de Sojitz encourage les salariés à signaler tout problème sur des comportements ou des actes
immoraux ou illégaux, ne respectant pas notre Code de Conduite et protège les salariés qui abordent des
problèmes de toutes représailles. Tel que cela est stipulé dans notre Code de Conduite, «Les représailles
suite à des rapports de faute professionnelle réelle ou potentielle, établis de bonne foi, sont interdites». La
société prendra toutes les précautions nécessaires pour protéger votre anonymat conformément aux lois et
aux règlements de la société.
Les représailles constituent une lourde infraction à notre Code de Conduite et toutes représailles faites par
un salarié de Sojitz feront l’objet d’une mesure disciplinaire entraînant la résiliation du contrat de travail.
Q. Qui dois-je contacter si j’ai d’autres questions sur la ligne conseil Ethique de Sojitz ?
Vous pouvez prendre contact avec votre responsable, la personne chargée des questions relatives aux
ressources humaines dans votre bureau ou bien un avocat au Service Juridique.
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