2013 : SB26 NOTE DE SERVICE DESTINATAIRES : Surintendants

Ministry of Education
Financial Analysis and
Accountability Branch
21st Floor, Mowat Block
900 Bay Street
Toronto, Ontario M7A 1L2
Tel.: (416) 327-9356
Fax: (416) 325-2007
Email: [email protected]
Ministère de l’Éducation
Direction de l’analyse et de la
responsabilité financières
21e étage, édifice Mowat
900, rue Bay
Toronto, Ontario M7A 1L2
Tél. : (416) 327-9356
Téléc.: (416) 325-2007
Courriel : [email protected]
2013 : SB26
NOTE DE SERVICE
DESTINATAIRES :
Surintendants des affaires scolaires
EXPÉDITEUR :
Andrew Davis
Directeur
Direction de l’analyse et de la responsabilité financières
DATE :
Le 9 septembre 2013
OBJET :
Formulaires des états financiers 2012-2013 (CSD)
Je suis heureux de vous informer que les états financiers 2012-2013, ainsi que les guides et les
directives qui s’y rattachent, sont maintenant accessibles en consultant le lien États financiers sur
le site Web des rapports financiers au http://faab.edu.gov.on.ca/.
Veuillez soumettre vos états financiers 2012-2013 par l’intermédiaire du SIFE à l’adresse
efis.edu.gov.on.ca/login.asp. Les fichiers qui pourront aider les conseils scolaires à dresser leurs
états financiers ont été ajoutés au site Web des rapports financiers.
Séances d’information
Le Ministère tiendra des séances d’information ce mois-ci afin de passer en revue les
changements apportés aux états financiers et de faire le point sur d’autres sujets, notamment :
• le nouveau régime des congés de maladie et le passif des congés de maladie accumulés
• les nouveaux modèles de présentation de rapports sur les réserves du régime de
prestations de maladie et les économies réalisées sur les jours non rémunérés
• un examen des améliorations des conditions de travail de l’année dernière
• l’information sur la nouvelle application du SIFE
Les dates et lieux des séances à venir ont été communiqués récemment aux conseils scolaires et à
leurs vérificateurs.
Notes afférentes aux états financiers
En raison des modifications mises en œuvre en 2012-2013 (chapitre 3510 du CCSP, Recettes
fiscales), le ministère émettra un libellé proposé pour les notes afférentes aux états financiers.
Celles-ci seront communiquées aux conseils et aux vérificateurs avant les séances d’information.
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Le 9 septembre 2013
Améliorations des conditions de travail
Le règlement sur les Subventions pour les besoins des élèves (SBE) de 2012-2013 a été modifié
pour y inclure un financement unique pour le supplément de rémunération du Régime de congémaladie et d’invalidité de courte durée (RCMICD). Ce financement unique sera établi en
fonction du passif des congés de maladie accumulés au 31 août 2013 déterminé par les actuaires
et déclaré dans les états financiers 2012-2013. Le Tableau 10G des états financiers 2012-2013 a
été modifié pour refléter le passif lié au supplément de rémunération des congés-maladie. La note
de service 2013 : SB23 émise le 31 juillet fournit plus de détails sur ce financement et
l’estimation du passif, et exige la soumission au ministère par le conseil du rapport actuariel sur
ce passif.
Le règlement sur les SBE 2012-2013 a également été modifié pour y inclure un financement
unique pour le paiement des journées de maladie non acquises et des modifications du seuil
d’admissibilité. Les conseils étaient tenus de déclarer ce passif dans leur rapport de mars 2013.
La section 17 des états financiers 2012-2013 a été mise à jour pour y inclure les montants révisés
finaux.
Nouvelle application du SIFE
Des efforts de développement initiaux ont été entrepris en vue du remplacement du système SIFE
actuel. La nouvelle application du SIFE qui fait appel à Oracle Hyperion devrait être disponible
pour les prévisions budgétaires 2014-2015. Les conseils continueront à utiliser le système SIFE
actuel pour les prévisions budgétaires révisées 2013-2014 ainsi que pour le rapport de mars 2014.
Plus de détails seront fournis au cours des séances d’information à venir. Le Ministère est en
train de créer, par l’entremise de l’OASBO, un groupe de travail chargé de formuler des
commentaires sur la mise en œuvre du nouveau système.
Processus d’identification de l’école
Dans la note de service 2013 : SB11, le Ministère a présenté un processus permettant aux
conseils scolaires de déclarer les écoles nouvelles et fermées en vue de leur inclusion ou de leur
exclusion à l’Annexe C à des fins de financement. Le Ministère perfectionnera ce processus pour
l’année scolaire 2014-2015 :
•
•
À la fin du mois de novembre 2013 et en fonction des informations les plus récentes dont
il dispose, le Ministère préparera et distribuera une liste des écoles qu’il croit ouvertes
pour les années scolaires 2013-2014 et 2014-2015
Les conseils scolaires sont priés de vérifier l’information contenue dans la liste et de faire
un rapport au Ministère avant la fin du mois de janvier 2014 pour lui fournir les
renseignements suivants :
o les écoles qui sont fermées en 2013-2014 ou qui seront fermées au cours de
l’année scolaire 2014-2015
o les nouvelles écoles qui ne figurent pas sur la liste et qui sont ouvertes en 20132014 ou qui seront ouvertes au cours de l’année scolaire 2014-2015
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o Pour les nouvelles écoles, les conseils scolaires devront fournir les
renseignements suivants:
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•
•
•
le numéro du SIIS qui peut être obtenu par l’entremise de la Direction des
politiques et des programmes d’immobilisations
le numéro BDICE qui peut être obtenu par l’entremise de la Direction de
la statistique et de l’analyse de l’éducation
une confirmation de la localisation de l’école dans le SIG
Le Ministère utilisera les données de la liste validée des conseils scolaires pour attribuer
un numéro d’identification de l’école et un type d’école, s’il y a lieu, et pour composer la
liste définitive des écoles pour les années scolaires 2013-2014 et 2014-2015
Cette liste définitive sera utilisée pour calculer le financement pour la somme
complémentaire, la subvention de base pour les écoles, l’allocation d'aide aux écoles,
l’allocation ALF et le financement de la participation des parents
Toute école qui ne figure pas sur la liste définitive n’aura pas droit au financement
susmentionné pour ces deux années scolaires
Les conseils scolaires sont encouragés à obtenir le numéro du SIIS et le numéro BDICE, à
localiser l’école dans le SIG et à mettre à jour le SIIS dès qu’ils savent qu’une nouvelle école
sera ouverte. Ainsi, les données nécessaires seront déjà sur la liste lorsqu’elle sera envoyée aux
conseils scolaires pour être validée.
Modèle d’analyse et de planification des immobilisations (MAPI)
Les conseils devront soumettre le Modèle d’analyse et de planification des immobilisations
(MAPI) dans le cadre du processus de présentation de rapports de fin d’année au Ministère. Le
Ministère a besoin du MAPI mis à jour pour prendre des décisions concernant l’approbation des
projets d’immobilisations et les demandes de financement de l’OOF. Tout comme les MAPI
antérieurs, ils sont garnis de données sur les immobilisations et de données financières établies
en fonction du MAPI approuvé le plus récent (2011-2012) et de tous les nouveaux projets
approuvés par le Ministère au cours de l’exercice 2012-2013. Il est demandé aux conseils de
vérifier et de mettre à jour le MAPI pour faire en sorte qu’il y soit tenu compte de tous les
projets approuvés après le 31 août 2012 et des activités d’investissement en immobilisations de
2012-2013. Les conseils doivent également mettre à jour la feuille de travail du sommaire
financier pour que les données financières correspondent à celles qui ont été déclarées dans leurs
états financiers 2012-2013.
Le fichier MAPI mis à jour sera transmis aux conseils d’ici à la mi-septembre. Il est demandé aux
conseils de soumettre leur MAPI mis à jour au Ministère d’ici au 30 novembre 2013, afin de lui
donner suffisamment de temps pour l’examiner en vue de l’approbation des demandes de
financement de l’OOF.
Rapport annuel du comité de vérification
Aux termes du Règlement de l’Ontario 361/10, « Comités de vérification », un rapport doit être
présenté au ministère de l’Éducation à chaque exercice à une date précisée par le Ministre ou
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avant. Les rapports présentés au ministère de l’Éducation ont pour but de lui permettre :
•
•
de recevoir un résumé du travail de vérification interne effectué par les vérificateurs
internes au cours de l’exercice afin d’éclairer les processus de vérification interne du
ministère de l’Éducation;
de recevoir un résumé des vérifications fondées sur les effectifs prévus pour les exercices
à venir afin de mieux coordonner les vérifications des effectifs effectuées par le ministère
de l’Éducation et les équipes de vérification interne régionales.
Le comité de vérification doit présenter le rapport pour l’exercice 2012-2013 au Conseil
d’administration au plus tard le 30 novembre 2013. Le comité de vérification n’a pas besoin de
tenir une réunion officielle pour élaborer ce rapport. Le Conseil d’administration doit soumettre
le rapport au Ministère d’ici au 15 janvier 2014.
Vous trouverez d’autres directives ainsi qu’un modèle de rapport à l’adresse suivante :
http://faab.edu.gov.on.ca.
Veuillez soumettre le rapport à :
Paula Hatt
Analyste principale, vérification
Direction du soutien aux activités scolaires
20e étage, édifice Mowat, 900, rue Bay
Toronto (Ontario)
M7A 1L2
Si le rapport 2011-2012 n’a pas encore été soumis par votre conseil, veuillez vous assurer que ce
rapport est traité à la prochaine réunion régulière du comité de vérification et fourni au Ministère
une fois qu’il aura été présenté au Conseil d’administration.
Soumission des rapports financiers
États financiers
Veuillez faire parvenir, avant le 15 novembre 2013, en deux exemplaires :
•
•
•
•
les tableaux 1, 1.1, 1.2, 1.3
le résumé de la section 1 tiré de la soumission active du SIFE des états financiers 20122013
deux exemplaires du formulaire d'attestation des compressions aux bureaux de direction
deux exemplaires des états financiers vérifiés, y compris le rapport des vérificateurs et
les notes afférentes, à :
Doreen Lamarche
Chef de projets
Direction de l’analyse et de la responsabilité financière
17e étage, Édifice Mowat, 900, rue Bay
Toronto (Ontario)
M7A 1L2
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Une copie électronique des états financiers publiés, des notes afférentes à ces états, du rapport
des vérificateurs ainsi que du rapport actuariel sur le passif des congés de maladie accumulés
susmentionné devra aussi être envoyée à votre analyste financier du Ministère. Les règles de
désignation établies dans le fichier « Convention des noms de fichier » contenu dans le site Web
des rapports financiers devraient être utilisées pour les présentations au Ministère sous le SIFE et
pour les présentations de l’annexe C.
En vue de faciliter le processus budgétaire provincial, les formulaires du SIFE doivent être
envoyés avant le 15 novembre 2013. En raison de l’horaire des réunions du conseil, le
Ministère est conscient que les états financiers publiés, les notes aux états financiers et le rapport
des vérificateurs risquent de ne pas être finalisés le 15 novembre. Si c’est le cas, ces trois
documents pourront être envoyés après le 15 novembre, mais au plus tard le 6 décembre. Si des
modifications sont apportées aux informations financières à la suite d’une réunion du conseil,
celui-ci devra soumettre de nouveau les formulaires du SIFE avant le 6 décembre.
Présentations en retard
Il est important que les conseils respectent l’échéance ci-dessus afin que les rapports
intermédiaires du budget provincial puissent être produits. Le Ministère imposera des pénalités
financières pour les états financiers qui n’auront pas été déposés dans le SIFE le
15 novembre 2013, sauf dans les cas où le Ministère a accordé une prolongation du délai de
remise en raison de circonstances atténuantes. Dans ce cas, les pénalités financières seront
imposées si le conseil n’envoie pas ses états financiers à la nouvelle date prévue.
Les rentrées de fonds régulières du conseil scolaire concerné seront réduites de 50 % si celui-ci
n’a pas déposé ses états financiers dans le SIFE le 15 novembre 2013 (ou à une date ultérieure
approuvée par le Ministère, tel que précisé ci-dessus). À la présentation des états financiers, le
Ministère reprendra les paiements mensuels normaux et inclura dans le paiement mensuel le total
qui avait été retenu.
Contacts
Toute question concernant le téléversement ou les activités de préparation de la déclaration des
immobilisations devrait être soumise à Soundari Vigneshwaran, 416 326-9168 ou
[email protected]
Pour toutes autres questions concernant les états financiers, veuillez contacter votre analyste
financier du Ministère.
Pour les questions sur le rapport annuel du comité de vérification, communiquez avec :
Paula Hatt
[email protected]
Pour de l’aide sur la navigation dans le SIFE et son utilisation, communiquez avec :
Martin Fry
[email protected]
Julie Ramsaran
[email protected]
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Pour de l’aide pour vous connecter, veuillez vous adresser à :
Mark Bonham
[email protected]
Andrew Davis
Directeur
Direction de l’analyse et de la responsabilité financière
c. c. Directeurs et directrices de l’Éducation
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