Cas client solution d`ouverture IM-75
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Cas client solution d`ouverture IM-75
Étude de cas Novembre 2011 Neopost aide Homeserve à épargner £35 000 par an, en coût de traitement de courrier ! Homeserve ouvre et traite plus de 1,4 millions de courriers par an, ce qui représente en moyenne 7 500 courriers par jour. Jusqu’à présent ils utilisaient un ouvre-lettre de base pour ouvrir le courrier entrant. «Le nombre d’heures-homme passé sur le traitement du courrier a diminué de 10 heures par jour, ce qui équivaut à une diminution de 200 heures-homme par mois!» dit osie Bates, responsable du traitement des données. « En utilisant les 3 IM-75, on peut traiter notre courrier entrant 33 % plus rapidement, ce qui nous permet d’économiser plus de £35,000 par an » conclut Bates. Homeserve Plc a été créé en 1993 à la suite d’une joint-venture avec South Staffordshire Water. Depuis la vente de la première police d’assurance en plomberie en 1994, l’entreprise s’est transformée en une compagnie florissante, listée au FTSE 250, avec plus de 8 millions de polices d’assurance d’urgence vendues au Royaume Uni, en France, en Espagne et aux Etats-Unis. Ils ont également établi des partenariats avec d’autres compagnies d’assurances, d’énergie et de services collectifs. Homeserve ouvre et traite plus de 1,4 millions de courriers par an, ce qui représente en moyenne 7 500 courriers par jour. Jusqu’à présent ils utilisaient un ouvre-lettre de base pour ouvrir le courrier entrant. Homeserve a contacté Neopost pour remplacer leur système d’ouverture d’enveloppe qui était arrivé en fin de vie. Le courrier entrant est pré-trié dès 7 heures tous les matins par l’équipe de la salle courrier, assisté de plusieurs collaborateurs du bureau principal. Le courrier entrant, essentiellement de la correspondance d’ordre général, des demandes d’assurance et des renouvellements, était pré-trié, regroupé puis mis dans une boîte pour être ouvert avec l’ouvre-lettre. Une fois les enveloppes ouvertes, la correspondance d’ordre général (500 enveloppes par jour) était transférée en priorité à 12 collaborateurs du bureau principal pour qu’ils retirent manuellement les contenus des enveloppes afin de les scanner par la suite. Ce processus mobilisait 12 collaborateurs, 30 minutes par jour, l’équivalent de 6 heures-homme. Rejoignez-nous Les 7 000 enveloppes restantes, essentiellement des demandes d’assurance et des renouvellements, étaient traitées à une vitesse de 300 par heure, l’équivalent de 24 heures-homme par jour. Au total le traitement de 7 500 enveloppes par jour prenait 30 heures-homme, ce qui fait 150 000 courriers par mois, à 600 heures-homme. Tout cela se traduisait par un montant de £4428 en coût de traitement par mois. Suite à un audit approfondi du traitement du courrier entrant par Neopost, l’entreprise a réalisé qu’elle pouvait faire des économies considérables de coûts et de temps. En conséquence, Homeserve loue maintenant 3 IM-75 pour traiter l’ouverture de leur courrier. Avec l’IM-75 Homeserve traite le courrier entrant en un seul processus, ce qui diminue le temps passé sur le traitement du courrier, et donc réduit le nombre d’heures-homme, permettant ainsi aux équipes de travailler sur des tâches plus productives. De plus, les 3 IM-75 de Homeserve utilisent l’outil logiciel STATS, qui permet de régler et mesurer les niveaux de performance. neopost.com Maintenant le courrier arrive à 7 heures du matin pour le traitement et est pré-trié comme d’habitude. La correspondance est ensuite chargée sur l’IM-75 qui ouvre automatiquement les enveloppes sur deux côtés et présente à l’opérateur le document pour extraction. Pour plus de sécurité, après que le courrier soit extrait de l’enveloppe, l’enveloppe est scannée afin de vérifier que tous les contenus aient bien été retirés. Les contenus sont ensuite identifiés et triés afin d’être scannés et acheminés vers le bon département. Depuis la mise en place de la nouvelle solution de courrier automatisée, la correspondance d’ordre général est traitée une demi-heure plus rapidement qu’avant, et uniquement par l’équipe de la salle courrier. Les collaborateurs du bureau principal peuvent donc vaquer à leurs occupations normales une demi-heure plus tôt. Le traitement des applications est passé de 300 à 700 articles par heure. « Cette augmentation de la vitesse de traitement est très positive pour notre entreprise non seulement pour les économies de coût et d’heure qu’elle engendre mais aussi pour une meilleure qualité de service offerte à nos clients. Le nombre d’heures-homme passées sur le traitement du courrier a diminué de 10 heures par jour ce qui se traduit par une diminution de 200 heureshommes par mois!» dit Josie Bates, responsable du traitement des données. « En utilisant les 3 IM-75, on peut traiter notre courrier entrant 33 % plus rapidement, ce qui nous permet d’économiser plus de £35,000 par an » conclut-elle.