01 CR Commission-30-ans-21-09-2016 - Rando`s Rhône

CR commission n°1 « 30 ans » Rando’s Rhône-Alpes 21 septembre 2016
9 Participants :
Émilie - Jacqueline - Isabelle - Jean-Marc - Joseph - Olivier - Yves - Dominique - Grégory
A l'issu des échanges, trois temps forts seront mis en œuvre :
• une soirée dansante le samedi 1er avril 2017 au centre LGBTI de Lyon. Les
frais de cette soirée (location de matériel, rémunération du DJ et une boisson
offerte) soirée seront financés par un droit d'entrée. Cet événement ouvrira le début
des festivités "30 ans". Jean-Marc est chargé de se renseigner auprès de centre
LGBTI sur les modalités de mise en œuvre (bar, matériels disponibles ou non pour
la sono et les vestiaires, horaires à respecter).
Nous recherchons pour cet événement :
- Un DJ;
- du matériel de sono.
- des volontaires pour tenir le vestiaire (5 personnes, un responsable d'équipe et
deux binômes en rotation);
- des volontaires pour tenir le bar (4 personnes, un responsable de bar et 3
serveurs);
- des volontaires pour l'accueil et la gestion des salles (4 personnes et un
responsable de caisse);
Nous lançons un appel aux volontaires pour nous aider. Merci de nous contacter
si vous connaissez un DJ sérieux (volontaire ou rémunéré) ou une solution pour la
sono.
• une rencontre entre actuels et anciens adhérents de Rando's le samedi 22
avril 2017. Joseph est en charge de cet événement. Jean-Marc P réservera
l'ensemble des salles du bas au centre LGBTI.
• la grande soirée des 30 ans qui commencera le samedi 20 mai pour s'achever le
dimanche 21 mai. Il est décidé de privilégié une offre "all inclusive" pour que tout le
monde puisse profiter de la fête. L'idée est d'organiser un repas le samedi soir, suivi
d'une soirée festive avec des animations, de trouver un lieu qui permette de dormir
sur place (gîte et/ou camping) et d'organiser une randonnée le dimanche.
La participation de Rando's sera financièrement limitée. Le niveau de la cotisation
permet juste de couvrir les dépenses courantes et ne permet plus de financer des
événements exceptionnels. Après analyse de la trésorerie, il est décidé de limiter le
financement de l'association à hauteur de 1500 € maximum sur les réserves
financières. Ce montant doit permettre de couvrir également les frais de sono
(location du matériel), de DJ (rémunération) et la SACEM (500 € prévus pour le
tout). L'équipe estime qu'il sera nécessaire de demander une participation
financière prévisionnelle de 40 € par adhérent.
Nous recherchons pour cet événement :
- Un lieu adapté. Des options sont envisagées : Centre d'accueil d'Apignac (42), Le
Val Doré (42), La Barollière (42), Auberge de Pitaval (69), Gîte de Groupe les
Trolles (73). L'auberge de Pitaval est considérée comme une très bonne option
niveau rapport qualité/prix (et surtout, possibilité de camper). Si vous connaissez un
lieu intéressant (localisation, prix, prestations), merci de nous transmettre
l'information. Ce lieu doit être à moins de 1h30/2h de Lyon.
- un DJ
- du matériel de sono
- des volontaires pour les animations. Un appel à projet est lancé (chanteur,
musicien, mini-spectacle, loterie etc...)
La prochaine commission se réunit le 5 octobre 2016 au centre LGBTI à 19h.
Elle sera suivie d'une auberge espagnole. Cette commission est ouverte à toutes
les bonnes volontés. Vous pouvez nous rejoindre.
Merci à toutes et à tous de votre aide.
Dominique B
Secrétaire de la commission