Légalisation de documents pour les Pays-Bas

Fiche d’information consulaire:
Légalisation de documents pour
Les Pays-Bas
Ambassade du Royaume des Pays-Bas
À Cotonou
www.ambassadehollande-cotonou.org
[email protected]
Légalisation de documents étrangers pour les Pays-Bas:
Légaliser un document, qu’est-ce que c’est ?
Afin de pouvoir utiliser un document étranger dans une procédure officielle d’un autre pays, les autorités de ce dernier
demandent à leur Ambassade dans le pays d’où vient le document, de confirmer si ce document est original et valable,
en y apposant un cachet et/ou une signature.
Cela s’appelle « légalisation » ou « authentification » d’un document.
Ainsi :
Un document béninois, camerounais, gabonais ou équatoguinéen doit, pour être utilisé dans une procédure aux
Pays-Bas, d’abord être « légalisé » par l’Ambassade des Pays-Bas au Bénin.
Un document néerlandais doit, avant d’être utilisé dans une procédure au Bénin/Cameroun/ Gabon/Guinée
Equatoriale, d’abord être légalisé par :
 l’Ambassade du Bénin à Bruxelles: Tél : (+32) 2 375 06 74 / e-mail: [email protected] / site web :
www.ambassade-benin.be ,
 l’Ambassade du Gabon à Bruxelles : Tél +32-2-340.62 / e-mail : [email protected]
 l’Ambassade du Cameroun à La Haye : Tél +31-70-346.97.15 / e-mail : [email protected] / site web :
www.cameroon-embassy.nl
 L’Ambassade de la Guinée équatoriale à Bruxelles : Tél. +32-2-346.25.09 / e-mail:
[email protected]
Comment ça marche ?
D’abord, le document original (émis d’il y a moins de six mois) doit être légalisé par le Ministère des Affaires étrangères
de la provenance. Cette légalisation confirmera l’exactitude de l’origine et du contenu du document.
Pour la légalisation par les Affaires étrangères, adressez vous :
 Au Bénin : Direction des affaires consulaires et des communautés (Av. Jean-Paul II, Cotonou)
 Au Cameroun : Direction du Protocole et des Affaires Consulaires, Yaoundé
Antenne protocolaire et consulaire, Douala
 Au Gabon :
Direction générale des affaires consulaires, Libreville
 En Guinée Eq. : Dirección Generál de Asuntos consulares y culturales, Malabo
Ensuite, le document doit être légalisé par l’Ambassade des Pays-Bas au Bénin. Cette légalisation confirmera envers les
autorités aux Pays-Bas, la compétence et l’autorité de la personne qui a légalisé le document au Ministère des affaires
étrangères. (La légalisation par l’ambassade ne confirme donc pas le contenu du document !)
Pour la légalisation de vos documents par l’Ambassade des Pays-Bas:
 Déposez les à l’Ambassade, du lundi-jeudi, entre 09h00 et 12h00
 Ou envoyez les par la poste (demandez les instructions : [email protected] )
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Fiche d’information consulaire :
Légalisation de documents
Ambassade du Royaume des Pays-Bas
Questions fréquentes :
Dois-je venir en personne à l’Ambassade ? Non, les documents peuvent être introduits au guichet par une tiers
personne. Le document Camerounais, Gabonais ou Equatoguinéens peuvent être envoyés par la poste après accord de
l’Ambassade par e-mail ([email protected]).
Combien de temps faut il pour légaliser mes documents ? Le délai de légalisation à l’Ambassade est de 3 à 5 jours
ouvrables, à partir du moment où les document + le paiement + évt. L’enveloppe retour ont été reçus.
En cas de doute sur l’authenticité d’un document, il sera soumis à un examen qui peut durer plusieurs semaines. Tout
document faux, falsifié ou obtenu frauduleusement, sera envoyé aux autorités compétentes. Il n’y a pas de voie de
recours contre le retrait d’un document des transferts juridiques.
Comment récupérer mes documents légalisés? La même personne pourra retirer les documents après l’égalisation,
sur présentation de sa pièce d’identité et du reçu. Les documents envoyés par la poste seront retournés (dans une
enveloppe timbrée et adressée à fournir par vous-même) au Ministère des Affaires étrangères à La Haye, une fois par
semaine. Le Ministère déposera vos enveloppes à la poste néerlandaise qui les distribuera dans les délais habituels.
Quels sont les critères pour légaliser un document ? L’Ambassade légalise uniquement des documents qui sont:
 destinés à être utilisés dans une procédure officielle néerlandaise. Le demandeur d’une légalisation devra remplir
un formulaire et y stipuler pour quelle procédure le document est nécessaire. Il devra également joindre copie de
sa pièce d’identité et évt. Son permis de séjour néerlandais.
 Présentant une légalisation originale et récente par les autorités nationales sur le document même (pas sur un
papier blanc séparé, agrafé au document en question).
Est-ce que la légalisation est une preuve de l’authenticité du contenu du document ? Non, la légalisation par
l’Ambassade ne confirme que l’authenticité de la signature des autorités compétentes nationale étrangères. Ces
dernières ont l’obligation de vérifier l’authenticité du document et l’identité de l’autorité locale qui a établis le
document. L’autorité locale est responsable du contenu du document.
Est-ce que la légalisation par l’Ambassade garantie que le document sera acceptée aux Pays-Bas ? Non, la légalisation
d’un document par l’Ambassade ne fait que le rendre admissible pour constituer un dossier dans une procédure
néerlandaise. Ensuite, l’autorité néerlandaise compétente en question décidera si le document répond vraiment aux
besoins de la procédure. Il se peut toujours que l’autorité compétente demande un autre document.
Quels sont les équivalents étrangers des documents demandés par les autorités
néerlandaises ?
Un document demandé par les autorités compétentes néerlandaises ne correspond pas toujours exactement aux
différents types de documents qui existent dans vos pays d’origine. Ci-dessous vous trouvez quelques documents du
Bénin, du Gabon et du Cameroun qui correspondent le mieux aux critères néerlandais.
Or, vous pouvez présenter d’autres documents pour légalisation à l’Ambassade, si vous pensez que ces documents
correspondent également. L’Ambassade les légalisera tant qu’ils correspondent aux critères expliqués ci-dessus (voir
« Questions fréquentes »). L’Ambassade n’est pas responsable si un document est rejeté par les autorités compétentes
aux Pays-Bas, malgré la légalisation.
Les documents les plus demandés pour des procédures néerlandaises sont :
Fiche d’information consulaire :
Légalisation de documents
Ambassade du Royaume des Pays-Bas
A. Preuve de naissance / de décès (« Recente geboorteakte »)
Bénin : La Photopie intégrale, recto verso, du volet No. 3 de l’acte de naissance.
(Certifiée conforme au registre par les autorités locales et légalisé par le Ministère des Aff. Etrangères)
Pour la légalisation à l’Ambassade, veuillez joindre également :
 L’original du volet No. 1
 Copie du passeport de l’intéressé
 L’original de tout jugement ou déclaration qui est éventuellement mentionné dans l’acte (par exemple : Acte de
reconnaissance, adoption, de reconstitution, de déclaration tardive etc.)
Tous les documents vous seront rendus avec la légalisation.
Cameroun/Gabon:
La photopie intégrale, recto verso, du registre de naissance.
(Certifiée conforme par les autorités locales et légalisé par le Ministère des Affaires étrangères.
Pour la légalisation à l’Ambassade, veuillez joindre également :
 L’original de l’acte de naissance qui a été émis au moment de la déclaration de naissance
 Copie du passeport de l’intéressé
 L’original de tout jugement ou déclaration qui est éventuellement mentionné sur l’acte (par exemple : Acte de
reconnaissance, adoption, de reconstitution, de déclaration tardive etc.)
Tous les documents vous seront rendus avec la légalisation.
B. Preuve de mariage / de divorce (“Recent bewijs van burgerlijke staat”)
Bénin : La photopie intégrale, recto verso, du volet No. 3 de l’acte de mariage civil ou de l’enregistrement du mariage
traditionnel. (Certifiée conforme au registre par les autorités locales et légalisée par le Ministère des Aff. Etrangères)
Pour la légalisation à l’Ambassade, veuillez joindre également :
 L’original du volet No. 1
 Copie du passeport de l’intéressé
 L’original de tout jugement ou déclaration qui est éventuellement mentionné dans l’acte (par exemple : Acte de
reconnaissance, adoption, de reconstitution, de déclaration tardive etc.)
 L’Ambassade vous conseille de faire légaliser également les deux actes de naissance des époux ! (voir A)
Tous les documents vous seront rendus avec la légalisation.
Cameroun/Gabon:
La Photopie intégrale, recto verso, du registre de mariage,
(Certifiée conforme par les autorités locales et légalisé par le Ministère des Affaires étrangères)
Pour la légalisation à l’Ambassade, veuillez joindre également :
 L’original de l’acte de mariage qui a été remis au moment du mariage.
 Copie du passeport de l’intéressé
 L’original de tout jugement ou déclaration qui est éventuellement mentionné sur l’acte (par exemple : Jugement
de divorce, de reconnaissance d’enfant par le mariage, de reconstitution d’acte etc.)
 L’Ambassade vous conseille de faire légaliser également les deux actes de naissance des époux ! (voir A)
Tous les documents vous seront rendus avec la légalisation.
Fiche d’information consulaire :
Légalisation de documents
Ambassade du Royaume des Pays-Bas
C. Preuve de célibat (« Ongehuwd verklaring »)
Aux Pays-Bas les mairies enregistrent vos informations personnelles et votre état civil dans un registre appelé « GBA »,
dont vous pouvez à tout moment demander un extrait avec vos informations personnelles récentes. Ce type
d’enregistrement n’existe pas dans tous les pays. Or, beaucoup des pays connaissent un document nommé « Certificat
de célibat », souvent émis par la mairie, qui est en général basé sur :
 La déclaration verbale de l’intéressé et/ou de témoins ; ou
 La vérification du registre de mariage locale ; ou
 La vérification « des registres » non spécifiés.
Il est important de savoir qu’aux yeux des autorités néerlandaises une déclaration verbale ne constitue pas vraiment une
«preuve récente » de votre célibat et que la vérification d’un registre de mariage local ne prouve pas que vous ne vous
êtes pas marié dans une autre ville.
Si vous avez l’intention de demander un Certificat de célibat, l’Ambassade vous conseille:
1. de le demander aux autorités locales de votre ville de naissance ; et
2. de demander qu’on spécifie clairement dans le certificat:
 votre identité avec mention de votre nom, prénoms, date de naissance et no. de pièce d’identité ;
 qu’il y a eu vérification du registre des mariages ET du registre de naissances dans lequel et inscrit votre acte de
naissance ; et
 que dans les deux registres ne figure aucune mention d’un mariage ; et
 la date exacte à laquelle vous avez quitté le pays pour vous installer ailleurs* (si vous ne vivez plus dans le pays).
Si le certificat délivré ne correspond pas aux critères susmentionnés, l’Ambassade vous conseille de faire légaliser
également un acte de naissance qui correspond aux critères mentionnés sous « Preuve de naissance ».
* Attention : Une preuve de célibat n’est valable que pour la période où vous résidiez véritablement dans le pays qui
délivre le certificat !
Si, par exemple, vous avez quitté votre pays d’origine en 1998 pour faire vos études en France jusqu’en 2004 et vous
installer aux Pays-Bas en 2010 jusqu’à aujourd’hui, il vous faudra des preuves de célibat émis par les trois pays pour les
trois périodes successifs.
Cotonou, juillet 2012
Disclaimer : Les renseignements dans ce document peuvent changer.
Aucun droit ne peut en être dérivé.
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