SOFT SOLUTIONS TECHNOLOGY SST SOFT NOTAIRE

Gestion des factures
Etablissement
Les factures sont établies
par sélection des différents services consommés
et les tarifs correspondants.
Règlements des factures
Il est prévu la possibilité de
règlements partiels, auquel cas,
le système déterminera le nouveau reliquat.
Etat des arriérés de règlement
Il est possible d’imprimer un état
qui liste l’ensemble des arriérés de
paiements avec les clients, les dates
d’échéance, les montants des factures, les montants payés, les reliquats et les retards en nombre de
jours.
Le nombre total de factures en retard
et le montant total des factures en retard sont calculés et affichés à la fin.
Etats récapitulatifs
Pour une période de référence à déterminer par l’utilisateur, des états
récapitulatifs permettent de disposer
de données agrégées sur l’activité de
la structure : montant total des revenus généré par service, par client/
par dossier, ...etc.
SOFT SOLUTIONS TECHNOLOGY
SST
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Le logiciel SOFT NOTAIRE fonctionne en réseau
avec une base de données client/serveur. Chaque
agent connecté au réseau peut accéder aux informations auxquelles son niveau de privilège donne droit.
SOFT NOTAIRE
SOFT NOTAIRE est un
logiciel de gestion automatisée des dossiers d’études
de notaires qui facilite le
suivi des traitements des
dossiers, la facturation, le
suivi des règlements, etc. à
travers ses différentes composantes
Il s’agit ici de constituer le fichier des
différents agents de la structure. Ces
Gestion des agents
informations pourront être consultées et
exploitées à toute fin utile. Elles permettront pour certains, de les associer aux opérations et traitements des dossiers pour pouvoir avoir une trace de leurs activités, connaître les dossiers sur lesquels ils sont intervenus pour pouvoir déterminer au besoin,
leur efficacité en fonction des résultats auxquels ils ont abouti avec les dossiers qu’ils ont
eu en charge.
Révocation
Cette fonctionnalité permet de gérer les informations sur les révocations en y associant
le scan de de la lettre de révocation. Ainsi,
avant de d’établir un acte sur la base d’une
procuration, un agent pourra d’abord s’assurer que celle-ci n’a pas été révoquée.
Gestion des services
Les services dont il est question sont ceux
qui correspondent aux métiers de la
structure qui sont facturés aux clients.
Par ailleurs, il sera possible aux responsables de la structure de disposer de
statistiques sur le nombre et le montant
total générés par ces services pour une
période de référence à déterminer par
l’utilisateur. Ceci permettra aux responsables d’avoir une idée sur l’importance et le succès des différents services offerts.
Gestion des opérations
Les opérations sont constituées d’une
ou de plusieurs tâches regroupées de
manière logique et réalisées par un ou
plusieurs agents avec éventuellement
un seul tiers et un coût global unique.
Les opérations se rapportent à des dossiers Pour savoir ultérieurement qui a
travaillé sur quelle opération (et donc
sur quel dossier), il faut que pour
chaque opération, on désigne les agents
qui y ont participé.
On peut imprimer un état qui liste l’ensemble des frais relatifs aux différentes
opérations d’un dossier avec leurs
date, coût, montant payé et reliquat.
Un tel état peut servir au rapport qui
informe le client quant à la destination des fonds qu’il a déposés auprès de l’étude de notaire concernée.
Gestion des clients
Les clients doivent faire l’objet
d’une attention particulière. Les
agents de la structure doivent avoir une
connaissance approfondie sur eux et
pour ce faire doivent disposer de toutes
les informations jugées utiles.
Il faut saisir les informations de base permettant d’identifier les clients et aller plus
loin en établissant des fiches sur eux,
fiches qui seront des fichiers de type Word
par exemple, dans lesquels, on mettra tous
les détails jugés utiles et qu’on mettra à jour,
chaque fois qu’il y a lieu de le faire.
Gestion des comptes CDC
Lorsque l’étude fait des opérations pour le
compte d’un client par des tiers et que celles-ci
sont facturées, le client doit avoir constitué généralement des provisions pour faire face à ces
dépenses. Ces provisions sont gérées au niveau
de comptes logés à la Caisse des Dépôts et de
Consignations et le logiciel permettra de suivre
les entrées et les sorties de fonds.
Gestion des tiers
Les tiers sont les personnes physiques ou morales
auxquelles la structure a recours pour effectuer
des tâches pour lesquelles elle ne dispose pas de
compétences et/ou d’équipements. Ces tiers peuvent être un expert, une société immobilière, …
etc. Ils sont saisis et suivis dans la base de données et les informations les concernant, exploitées,
chaque fois que de besoin.
Gestion des dossiers
Les dossiers comportent les éléments relatifs à
un ensemble d’opérations et portant sur une
même affaire (héritage, investissement immobilier, etc.). Les dossiers sont la source principale
des informations portant sur l’activité de la
structure. Ils permettent de savoir ce qu’on a
fait, pour qui on l’a fait, qui (les agents) l’a
fait, avec qui (les tiers) on l’a fait, quand on l’a
fait, quels sont les documents utilisés, etc. A
l’ouverture d’un dossier, on doit sélectionner le
client, saisir un libellé relativement succinct,
une description plus détaillée. Il faut aussi établir une fiche de dossier à partir d’un autre
logiciel ( WORD par exemple) dans laquelle
on mettra tout ce qu’il faut savoir sur un dossier.
La gestion des dossiers étant une tâche délicate, c’est pourquoi, seuls certains agents y
auront accès.
Gestion des documents
La conduite des dossiers nécessite et génère beaucoup de documents (actes de
ventes, procurations,... etc.) et il est
souvent ardu de se retrouver dans la
masse de ceux-ci s’ils ne sont pas
tout simplement égarés. Il faut les
scanner et les sauvegarder.
Il faut aussi pouvoir les retrouver
rapidement et les consulter lorsqu’on en a besoin. C’est pourquoi le logiciel permet de mieux
les gérer à l’aide de commandes spécifiques.