6688_Les différentes étapes pour la clôture d`un exercice comptable

Les différentes étapes pour la clôture d'un exercice comptable
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Les différentes étapes pour la clôture d'un exercice comptable
Les traitements de fin d’exercice s’effectuent dans la comptabilité à partir du menu Traitement / Fin
d’exercice.
Ce menu regroupe les fonctions suivantes :
Nouvel exercice : permet d’enregistrer les dates du nouvel exercice et de définir les paramètres
nécessaires à la génération des à-nouveaux.
Clôture de l’exercice : après clôture, seules des consultations et éditions sont autorisées.
Suppression du 1er exercice : la comptabilité permet de conserver 2 exercices en ligne. La
suppression du 1er exercice est donc nécessaire pour pouvoir créer un troisième exercice.
Procédures de clôture :
La clôture d’exercice est une opération irréversible et doit donc être effectuée uniquement lorsque tous
les ajustements ont été effectués sur cet exercice. Il est recommandé de suivre les étapes suivantes :
Étape 1
Contrôles des données comptables
Il est nécessaire de contrôler les données du menu Structure et les écritures comptables saisies avant la
génération des à-nouveaux et la clôture de l’exercice :
Type de report à-nouveau :
Il faut définir le type de report pour chaque compte général dans le menu Structure / Plan comptable,
Onglet Fiche principale. Le programme s’appuie sur ce type de report pour la génération des ànouveaux.
Trois valeurs sont possibles :
Aucune : pas de report ni en solde, ni en détail des comptes portant ce type. Il s’agit normalement
des comptes de charges et produits.
Solde : le solde du compte figure dans le journal des à-nouveaux du nouvel exercice. Les
comptes avec un solde nul ne sont pas reportés.
Détail : les mouvements non lettrés des comptes sont reportés en détail sur le nouvel exercice.
Les types de report sont proposés par défaut en fonction de la nature de compte :
Client, Fournisseur, Salarié : report en Détail
Banque, Caisse : report en Solde
Amortissement / Provision : report en Solde
Résultat – Bilan ou Gestion : report en Solde
Charge, Produit : Aucun
Aucun : selon le paramétrage au niveau du compte.
Au moment de la clôture, une option Rétablissement du code report selon la nature permet de reprendre
ces codes reports défaut en cas d’incohérence.
Remarque : Les tiers sont reportés selon le code report des comptes généraux auxquels ils sont
rattachés.
Lettrage des comptes tiers :
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Les comptes généraux rattachés aux tiers comportent par défaut le type de report Détail, c’est-à-dire
que les écritures non lettrées figureront en détail dans le journal des à-nouveaux.
Il est donc recommandé d’effectuer au préalable le lettrage des comptes tiers, et de générer les
éventuelles écritures d’ajustement en cas d’écart de règlement.
Journal de type Situation :
Les journaux de type situation ne doivent comporter aucune écriture. Il faut, soit supprimer, soit déplacer
les écritures grâce au Glisser / Déposer (Drag and Drop) dans un journal de type Général, Ventes,
Achats ou Trésorerie.
Journal de caisse :
(Rappel : Un journal de caisse est un journal de type Trésorerie ayant comme compte de trésorerie un
compte de nature Caisse.)
Une caisse créditrice empêche la clôture du journal de caisse et donc de l’exercice. Grâce au menu
État / Contrôle de caisse, il est possible d'éditer les soldes journaliers de la caisse pour toutes les
dates auxquelles elle a été mouvementée. Effectuer les régularisations nécessaires pour que la caisse
reste débitrice.
Étape 2
Il faut intégrer toutes les écritures comptables. Lorsque la Comptabilité est utilisée conjointement avec
un autre logiciel comme la gestion commerciale, la paie, les moyens de paiement ou les immobilisations,
il est possible de récupérer les données comptables suivantes :
les factures d’achats/ventes, et les règlements issus de la gestion commerciale,
les OD de paie et les règlements salariés issus de la paie,
les écritures sur les comptes d’effets, de remise d’ordre et de banque issues des moyens de
paiement,
les écritures de dotations et cession issues des immobilisations.
Dans le cas contraire, il est nécessaire que toutes ces données ont été importées dans la comptabilité.
Étape 3
Il faut réaliser une sauvegarde de la base comptable grâce aux outils de sauvegarde / restauration de
Windows ou tout autre utilitaire.
Cette procédure nécessaire, permet d’avoir une copie en cas d’erreurs de manipulations.
Cette sauvegarde doit être conservée au même titre que les éditions légales.
Étape 4
Il faut réaliser la clôture totale des journaux :
La Comptabilité autorise deux types de clôture des journaux :
clôture partielle : les écritures sont clôturées, c’est-à-dire que les données purement comptables
des écritures ne peuvent plus être modifiées (jour, comptes et montant). L’ajout d’écritures reste
possible dans ce journal.
clôture totale : les mêmes contrôles sont effectuées sur les écritures. Cependant, aucune écriture
ne peut être ajoutée dans ce journal.
La clôture des exercices est autorisée uniquement si les journaux sont imprimés et totalement clôturés.
Il faut effectuer les traitements nécessaires dans le menu Traitement / Clôture des journaux.
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Étape 5
Il faut générer les à-nouveaux définitifs à partir du menu Traitement / Fin d’exercice / Nouvel
exercice. Il est également possible de générer à cette occasion, les reports analytiques, les reports
budgétaires et les reports des cycles de révision.
Cette manipulation peut être réalisée même si l'exercice est déjà clôturé.
Étape 6
Il faut ensuite procéder à la clôture de l’exercice.
Cette procédure est irréversible et empêche tout traitement de création, modification ou suppression
dans l’exercice clos.
Seules des consultations ou des éditions peuvent être effectuées.
Étape 7
L'ultime étape consiste à archiver les écritures comptables sur un support informatique perenne afin de
permettre leur exploitation indépendamment du système.
Pour cela, il est nécessaire de suivre la procédure suivante :
1. Il faut lancer la fonction Fichier / Exporter / Format Ligne 30 et 100, Html, ...
2. Il faut cliquer sur le bouton Nouveau.
3. Il faut renseigner un nom de fichier (Archivage.mma par exemple) puis cliquer sur le bouton
Enregistrer.
4. Il faut créer le modèle suivant :
5. Il faut cliquer sur le bouton Exporter
.
6. Il faut donner un nom au fichier exporté (Exercice 2006 par exemple) et positionner le type de
fichier sur Format Xml (*.xml)
7. Il faut cliquer sur le bouton Enregistrer.
8. Comme tous les documents imprimés en format PDF, ce fichier doit être conservé sue un support
pérenne (exemple CD ou DVD non réinscriptibles).
Le fichier généré est le suivant :
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Comptabilité
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-
Windows - Sage 100 (version 13)
SQL - Sage 100 (version 13)
Macintosh - Sage 100 (version 13)
Macintosh - Sage 30 (version 13)
Windows - Sage 30 (version 11)
Sage SQL - Sage 100 (version 14.03)
Dernière modification le : 28 / 11 / 2008
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