La dématérialisation

Les P’tits déjs
La dématérialisation
L’administration électronique
ou dématérialisation
Les obligations réglementaires
en matière de dématérialisation
Les outils proposés par
l’ALPI
Titre
Titre
L’administration électronique ou
dématérialisation
L’administration électronique peut être définie comme « l’utilisation des
techniques de l’information et de la communication (TIC), et en particulier
d’Internet, dans le but d’améliorer la gestion des affaires publiques »
(L’administration électronique : un impératif. Rapport OCDE 2003).
La France: 4ème rang mondial et 1er rang européen pour le déploiement de
l’administration électronique. (données de sept 2014)
La mise en place de l’administration électronique c’est faite progressivement.
Différents plans numériques français ou européens ont aboutis aux règles en
vigueur aujourd’hui.
Elles concernent aussi bien les usagers (amélioration des relations avec
l’administration, carte vitale, service-public.fr, par ex.) que les administrations
elles-mêmes.
Un des premiers plans concernant le déploiement de l’administration
électronique a été le programme ADELE, lancé le 9 février 2004.
Les principaux projets de ce programme concernaient entre autre:
- Les marchés publics
- Le contrôle de légalité (ACTES)
- La comptabilité publique (HELIOS)
- Les actes d’état civil
L’objectif est d’atteindre les 100% dématérialisé
Ses avantages:
• réduction de la production papier
• accélération des processus de traitement
• diminution des coûts
• meilleure efficacité
• interopérabilité des systèmes
• simplification de l'archivage des documents électroniques
Au niveau national
L'ALPI est membre de différentes instances nationales:
INP (Instance Nationale Partenariale),
Commission TIC de l’AMF (Association des Maires de France),
SGMAP (Secrétariat Général pour la Modernisation de l’Action Publique),
SNP (Structure Nationale Partenariale),
Adhérente de la FNCCR (Fédération Nationale des Collectivités Concédantes et
Régie) depuis 2014 (groupe de travail « Mutualisation Informatique et eadministration (MIEA)»)
Quels avantages pour le département pour l’administration électronique:
être au cœur des débats, réflexions et des décisions nationales
porter la voix des collectivités landaises
Au niveau national
L’ALPI a participé le 6 octobre 2015 au lancement du programme de développement
concerté de l’administration numérique territoriale (DcANT),
Les objectifs de ce programme:
Simplifier les échanges entre administrations
Unifier la relation avec l’usager
Favoriser le développement de l’archivage électronique
Développer l’écosystème numérique des territoires
Il s’agit là de mettre en place un mécanisme d’identification et d’authentification des
agents et des élus: France Connect. Tout en s’appuyant sur des annuaires et bases tiers
partagés, pour permettre:
Des échanges entre collectivités et Etat
Des accès à des applications informatiques
 Tout cela de manière simplifiée et sécurisée
Les obligations réglementaires en matière de
dématérialisation
Marchés publics
La réglementation des marchés publics impose l'acceptation de la réponse
électronique pour des marchés supérieurs à 90 000 € HT.
Obligation d'utiliser un profil d'acheteur pour le même seuil.
On peut imposer la réponse électronique pour des marchés informatiques.
Certificat nécessaire.
D'ici quelques années la dématérialisation va s'imposer pour toutes les
procédures de marchés y compris les MAPA.
ACTES réglementaires et budgétaires
ACTES réglementaires = actes soumis au contrôle de légalité
ACTES budgétaires = envoi du budget (BP, BS, DM et CA) au format xml généré à partir de TOTEM
(sauf pour les comptabilités en M21 et M22)
Procédure existant depuis 2007, mais aucune obligation pour l'instant.
Signature d'une convention avec la Préfecture.
Envoi dématérialisé obligatoire dès raccordement au TdT, sauf en cas de résiliation de la
convention.
Pas de transmission sur double support (papier et électronique) possible. Utilisation d'un
certificat d'authentification.
Loi NOTRE du 07 août 2015 : dispositions en matière de dématérialisation : envoi des
convocations aux séances du conseil municipal ainsi que des documents qui y sont attachés par la
voie dématérialisée.
SYLAE
Permet à l'employeur bénéficiant de contrats aidés de déclarer les états de
présence des salariés concernés : emploi d’avenir, contrat d’insertion…
L'utilisation de SYLAé est obligatoire depuis le 1er juillet 2015.
Inscription auprès de SYLAE
Certificat obligatoire pour transmettre les pièces.
Logiciels métiers
2007 : dématérialisation de la paie
2014 : dématérialisation des listes électorales sur la plateforme :
https://elistelec.interieur.gouv.fr
2015 : dématérialisation obligatoire des écritures comptables
L'envoi des PJ et la signature électronique ne sont pas encore
obligatoire
2017 : réception obligatoire des factures électroniques
2017 : envoi obligatoire de factures électroniques aux autres
collectivités
La facture électronique
La loi du 3 janvier 2014 rend obligatoire la réception des factures de
façon dématérialisée
L'ordonnance du 26 juin 2014 détaille le calendrier
Les grandes entreprises
(+ de 5000 salariés)
et les personnes publiques
Les entreprises de taille
intermédiaire
(250 à 5000 salariés)
Les PME
(10 à 250 salariés)
Les microentreprises
(- de 10 salariés)
L’Etat met à disposition gratuitement un portail : CHORUS PORTAIL
PRO
La facture électronique
Le portail permet aux entreprises et aux collectivités :
1) de déposer les factures
2) de récupérer les factures
Le dépôt et la réception des factures peuvent se faire soit
manuellement ou soit directement des logiciels de facturation à
travers le TdT pour les logiciels de facturation et du Tdt vers le logiciel
des finances pour la réception.
Une norme des données obligatoires sur les factures existent.
Les factures pour les particuliers ne sont pas concernées.
COMEDEC
COMEDEC est un outil qui permet de dématérialiser les échanges
électroniques des actes d'état civil entre les collectivités et les notaires.
Actuellement les échanges se font sur les actes de naissance suite à une
demande de passeport ou provenant d'un office notarial.
Ces échanges sont rendus possibles depuis le décret n°2011-167 du 10 février
2011.
Dispositif gratuit et non obligatoire pour le moment (signature de
conventions avec le Ministère de la Justice et l’Agence nationale des titres
sécurisés; utilisation de certificat d’authentification sur carte à puce).
Certificats électroniques
Il existe plusieurs sortes de certificat en fonction de la sécurité demandée par l'organisme:
- certificat logiciel RGS 1étoile (ex SYLAE)
- certificat RGS 2 étoiles (ex ACTES, SYLAE)
- certificat RGS 3 étoiles délivré sur carte à puce avec lecteur (ex :
COMEDEC)
On peut l'utiliser pour l'authentification et/ou pour la signature.
Un certificat de signature a la même valeur probante qu'une signature manuscrite.
Pour chaque utilisation d'un certificat de signature il faut un outil de signature (= parapheur
électronique)
Intégration directe dans la plateforme des marchés publics, sur ACTES
Autre outil : le parapheur électronique
Archivage électronique
Obligation pour les collectivités de conserver les documents produits ou reçus dans les
mêmes conditions que ce soit papier ou électronique
Dépend du code du patrimoine
Les collectivités territoriales sont propriétaires de leurs archives.
Elles doivent en assurer la conservation et la mise en valeur. Les dépenses liées à leur
conservations sont obligatoires.
Le représentant de la collectivité est responsable.
Depuis 2008, possibilité pour les collectivités d'externaliser en France l'archivage
intermédiaire article 5 de la loi n°2008-696 du 15 juillet 2008.
Archivage électronique différent du stockage
Les outils proposés par l’ALPI
Marchés publics
Une plateforme à l'adresse suivante :
https://marchespublics.landespublic.org/agent
- Mise en ligne des avis de publicités, DCE
- Acceptation de la réponse électronique
- Suivi du marché : notification
- Nouveau module : rédaction des pièces administratives des marchés
ACTES réglementaires et budgétaires
ALPI homologuée Tdt depuis 2007
Permet la liaison directe vers les serveurs du ministère pour l'envoi des actes soumis
au contrôle de légalité
Suivi des transmissions :
– tableau de bord
– annulation
– horodatage
– stockage des flux transmis
Authentification des expéditeurs : accès avec certificat. L'ALPI est autorité
d'enregistrement déléguée pour délivrer des certificats en face à face.
ACTES réglementaires et budgétaires
Sécurisation des transmissions : le mail sécurisé. Utilisation pour l’envoi des
convocations au conseil municipal
Nous proposons aussi un outil plus complet : la gestion dématérialisée des
convocations
Logiciels métiers
Les logiciels sélectionnés par l'ALPI permettent tous la dématérialisation.
La paie crée le fichier xml adéquat
Le logiciel des élections élabore le flux au format attendu
Les 2 logiciels de finances éditent les fichiers PES V2 des écritures, et les fichiers
adaptés à Totem
Les différents logiciels de facturation émettent les rôles ORMC
Le logiciel de gestion des actes d'état civil intègre les fonctionnalités de COMEDEC.
L’ALPI s’est rapprochée de la Préfecture pour la mise en place.
Archivage électronique: ARCHILAND
L'ALPI est homologuée tiers-archiveur
ARCHILAND comprend :
– Un parapheur électronique
– Une GED avec un plan de classement
– Un SAEI
Collaboration avec le service des archives du CDG (prestataire d'archivage) et les
archives départementales
La messagerie électronique : ZIMBRA
Afin de bien dissocier les mails personnels (Orange, Free, Gmail, etc.) des mails
professionnels l’ALPI propose une messagerie collaborative.
Cette messagerie apporte de nombreuses fonctionnalités et offre certaines sécurités
non disponibles sur les adresses mails gratuites :
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Vos données sont stockées à l’ALPI et sauvegardées tous les jours.
Vous bénéficiez d’une adresse mail au nom de votre structure (nom de domaine)
Vous pouvez partager vos données avec une tierce personne (Agenda, Contacts,
etc.)
La synchronisation avec votre appareil mobile.
Un filtre antispam.
Lexique
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ADELE: Administration Electronique (2004-2007)
TdT : Tiers De Télétransmission
PES V2 : Protocole d‘Echange Standard version 2.
Cette version permet la dématérialisation des pièces jointes. Par rapport à l'ancien protocole INDIGO, le
PES permet de transmettre à la trésorerie plus d'information (ex : n° du marché)
ORMC : Ordre de Recette Multi Critères
L'ORMC remplace l'ancien ROLMRE. C'est un titre global récapitulatif des éléments de la facturation.
Profil d'acheteur : avoir un accès sécurisé sur une plateforme électronique de marché public.
MAPA : Marché A Procédure Adaptée
M21 et M22 : comptabilité applicable aux établissements et services publics sociaux et de santé
(hôpitaux, EHPAD = maison de retraite)
SYLAE : SYstème de Libre Accès aux Employeurs, gestion en ligne des informations relatives aux contrats
aidés.
RGS : Référentiel Général de Sécurité
COMEDEC : Communication Electronique des Données de l‘Etat Civil
GED : Gestion Électronique de Documents
SAEI : Système d'Archivage Électronique Intermédiaire