Réaliser un publipostage

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Réaliser un publipostage
Introduction au publipostage
Le publipostage est la fusion d’un document type (appelé document principal) avec un fichier qui
représente un tableau (appelé source de données). Il permet d’obtenir automatiquement des
documents personnalisés (lettres, étiquettes,…)
La source de données :
Elle contient les variables permettant de personnaliser les documents lors de la fusion. Elle peut
être créée dans Word, Excel, Access.
Chaque intitulé de colonne est appelé un champ.
Chaque ligne est appelé un enregistrement.
Le document principal :
Il contient le texte standard,
identique à toutes les
versions du document. Les
champs sont insérés à
l’endroit
où
devront
s’imprimer les variables.
La fusion :
Lors de la fusion, les noms
des
champs
dans
le
document principal, sont
remplacés
par
les
informations
correspondantes issues de la
source de données.
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Sélectionner le type de document
∨ Menu Outils, Letttres et publipostage, Assistant fusion et publipostage
Menu Outils, Lettres et
publipostage, Assistant
fusion et publipostage
Le volet office s’affiche à droite de l’écran.
1ère étape :
Sélectionner le type de document que vous
souhaitez faire.
Pour passer à l’étape 2
Passer à l’étape suivante
Cliquez sur Document
de base
Sélectionner le document de départ
2ème étape :
Indiquer l’emplacement de la future lettre
pour écrire le texte.
Cliquer pour passer à la 3ème étape :
Sélection des destinataires
Pour passer à l’étape 3
Cliquez sur Sélection
des destinataires
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Sélectionner les destinataires
3ème étape :
Permet de choisir une source de données
existante qui est composée d’une liste de
personnes déjà saisie.
Cliquer sur Parcourir pour choisir le
fichier existant
Permet de choisir une liste de personnes
parmi les personnes créées dans Outlook
express (logiciel de messagerie)
Permet de créer une source de données
dans un nouveau fichier.
Si vous choisissez cette option, à la place
de voir le mot Parcourir, le mot Créer
apparaît
Permet de rechercher la source de
données dans l’explorateur Windows
Ajouter des enregistrements à la source de données
Pour créer une source de
données
Cliquez sur Saisie d’une
nouvelle liste
Cliquer sur le mot Créer
Une autre fenêtre s’ouvre pour écrire les noms et les adresses des personnes.
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Cliquez sur le mot Créer
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La fenêtre ci-dessous apparaît.
Les
intitulés
de
colonnes
se nomment
des champs
La liste des
informations
correspond
à
un
enregistrement
Rechercher un
enregistrement
Permet d’ajouter ou de
supprimer un ou plusieurs
champ(s).
Saisir une
nouvelle
personne
Supprimer un
enregistrement
Cliquez sur Fermer
Cliquer sur le bouton
Fermer lorsque la saisie est
finie
Permet d’accéder
à l’enregistrement
précédent ou
suivant
Critères de tri sur
les enregistrements
Champs= intitulés de
colonnes
Permet d’accéder au 1er ou
au dernier enregistrement
Cliquez sur le bouton
Pour supprimer ou rajouter un champ
Cliquez sur le bouton Personnaliser.
pour modifier des champs
La fenêtre ci-dessous s’ouvre.
Permet de rajouter
un champ à la liste
Permet de supprimer
un champ de la liste
Permet de donner un
nouveau nom à un
champ
Permet de changer la
disposition des champs
Permet de valider le
changement
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Cliquez sur le bouton Ok
pour valider
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Après avoir saisi la liste des personnes, cliquer sur le bouton Fermer.
Enregistrer votre source de données sous un nom et dans un emplacement précis.
La fenêtre ci-dessous s’ouvre avec la liste des personnes saisie.
Cliquer sur le triangle pour filtrer des
données
A cocher pour
sélectionner les
enregistrements
Permet de modifier un
enregistrement
Intitulés de colonnes = champs
Ces lignes
représentent des
enregistrements
Cliquer sur le bouton
OK pour valider
Les enregistrements sont saisis.
La source de données existe.
La source de données se nomme
test1.mdb
Permet de rajouter, de modifier ou
de supprimer des enregistrements
à l’intérieur de la source de
données
Cliquer sur Ecriture de votre lettre
pour passer à l’étape suivante.
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Cliquez sur le bouton Ok
pour valider la source de
données
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Ecrire votre courrier
∨ Utilisez l’assistant office situé à droite de l’écran
4ème étape :
Permet
d’ajouter
l’adresse
complète d’une personne, il s’agit
d’un enregistrement
Permet d’ajouter des lignes de
salutation à la lettre
Pour passer à l’étape 5
Permet d’insérer un par un les
champs existants
Cliquez sur Aperçu de
vos lettres
Cliquer sur Aperçu de vos lettres pour passer à l’étape suivante.
5ème étape :
Permet
de
passer
d’un
enregistrement à un autre dans la
lettre
Pour passer à l’étape 6
Cliquez sur Fin de fusion
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Fusionner le document
Dernière étape :
Permet d’imprimer
fusionnées
les
lettres
Permet de fusionner les lettres
dans un nouveau document
Lorsque vous cliquez sur Modifier les lettres individuelles, la fenêtre ci-dessous s’ouvre.
Tous les enregistrements sont pris en compte
pour la fusion
Seulement l’enregistrement en cours est pris
en compte pour la fusion
Sélectionner une partie des enregistrements
qui sera prise en compte lors de la fusion
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La barre d’outils du publipostage
Présentation de la barre d’outils du publipostage
Si la barre d’outils du publipostage ne s’affiche pas.
∨ Menu Affichage, Barres d’outils, Fusion et publipostage
Préparation du document
principal
Rechercher une entrée
Ouvrir la source de données
Vérifier la fusion
Fusion et publipostage :
Destinataires
Fusionner vers un nouveau
document
Insérer le bloc d’adresse
Fusionner vers l’imprimante
Insérer la ligne de
salutations
Fusionner avec un message
électronique
Insérer les champs de fusion
Fusionner avec une télécopie
Insérer un mot clé
Mode publipostage
Mettre les champs de fusion
en surbrillance
Faire correspondre les
champs
Propager les étiquettes
Premier
Précédent
Suivant
Dernier
Cette barre d’outils permet d’exécuter des commandes pour le publipostage au lieu d’utilise
l’assistant.
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Menu Affichage, Barres
d’outils, Fusion et
publipostage
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Créer et utiliser des étiquettes
∨ Menu Outils, Lettres et publipostage, Assistant Fusion et publipostage
Cocher l’option Etiquettes
Cliquer sur Document de
base pour passer à l’étape
suivante
Cliquer sur Options
d’étiquettes
La fenêtre ci-dessous s’affiche.
Liste des étiquettes
existantes
Informations sur les
dimensions des étiquettes
Informations sur les dimensions des étiquettes ainsi que le nombre
d’étiquettes qui se trouve sur un format A4
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Menu Outils, Lettres et
publipostage, Assistant
Fusion et publipostage
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La fenêtre ci-dessous apparaît.
Il est possible de modifier des paramètres d’une étiquette.
Ce sont les
dimensions
de l’étiquette
sélectionnée
Nombre d’étiquettes
que peut contenir
une feuille de format
A4
Marges du haut et de
gauche
sont
présentes
Espacement
entre
les étiquettes, de
gauche à droite mais
aussi de haut en bas
Cliquez sur le bouton Ok.
Le document principal apparaît avec des encadrés d’étiquettes déjà tracés.
Pour passer à l’étape 3, cliquez sur Sélection des destinataires.
Ensuite, la démarche est la même
que pour créer une lettre.
Cliquer sur un des éléments que
vous souhaitez insérer dans les
étiquettes
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Utiliser le mot clé « si…alors…sinon »
Cliquez sur le bouton
∨
Cliquez sur le bouton
de la barre d’outils du publipostage.
Puis
Sur l’option
Cliquer sur l’option
Si…Alors…Sinon
La fenêtre ci-dessous s’ouvre
Choisir le champ où vous voulez faire
le critère
Elément de comparaison
Le critère
Affichage du mot « Cher », dans le
cas où l’on trouve le mot « Mr »
Affichage du mot « Chère », dans
tous les autres cas. (Melle ou Mme)
Le mot clé Si se traduit :
Si dans le champ Titre, je trouve le mot « Mr », alors j’affiche le mot « Cher », sinon j’affiche le
mot « Chère ».
On retrouve le mot « Cher ». Si vous
voulez que le mot « Cher » change
d’orthographe suivant si la personne
concernée par la lettre est une femme
ou un homme, le changement se
ferait automatiquement
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Si...Alors…Sinon
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RETENIR
Utiliser une source de données existante
Cochez l’option
Utilisation d’une liste
existante
Cocher cette option pour rechercher
une source de données existante.
Cliquez sur Parcourir
Cliquer sur Parcourir pour aller
chercher dans l’exploreur Windows, la
source de données
Cliquez sur Parcourir, la fenêtre ci-dessous s’affiche.
Sélectionner
le
fichier qui possède
la
source
de
données que vous
avez besoin
Sélectionner
le
type de fichier (par
exemple un fichier
word,
excel,…)
pour
rechercher
plus facilement le
bon fichier
Sélectionner
le
type de fichier (par
exemple un fichier
word, excel,…).
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Choisissez le type de
fichiers