INFORMATION GENERALE

INFORMATION GENERALE
25ème Session annuelle
de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE
1 - 5 juillet 2016
Tbilissi, Géorgie
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INFORMATIONS CONCERNANT LA 25ème SESSION ANNUELLE
DE L’ASSEMBLEE PARLEMENTAIRE DE L’OSCE
LIEU DE LA SESSION
Centre d’exposition « Expo Georgia »
118, Avenue Akaki Tsereteli
0119, Tbilissi, Géorgie
Tel. +995 32 2341100
Fax. +995 32 2351100
Toutes les réunions sont tenues dans les locaux du Centre ‘Expo Georgia’. Veuillez contacter le
personnel listé ci-dessous pour de plus amples informations organisationnelles.
Parlement de Géorgie:
Mme Tamar Kolbaia, Directrice du service des relations internationales
Tel.:+995 32 2282616
Mob: +995 577245500
[email protected]
Mme Sofia Chqareuli, Cheffe spécialiste du service des relations internationales
Tel.:+995 32 2281643
Mob: +995 571777201
[email protected]
Secrétariat international de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE:
Mme Odile Lelarge, Coordinatrice de conférence
Tordenskjoldsgade 1, 1055 Copenhagen K, Denmark
Tel.: +45 33 37 80 34
Fax: +45 33 37 80 30
[email protected]
ENREGISTREMENT
Le formulaire d’inscription (Annexe A) doit être envoyé à Mme Odile Lelarge au Secrétariat
international de l’Assemblée parlementaire de l’OSCE (fax: +45 33 37 80 30; e-mail:
[email protected]) au plus tard le 26 mai 2016. Nous vous demandons également d’en envoyer une
copie au Service international du Parlement de Géorgie à l’attention de Mme Sofia Chqareuli (mob:
+995571777201 ; e-mail: [email protected]).
Les bureaux d’enregistrement et d’information seront ouverts dans le hall du Pavillon 11 du Centre
« Expo Georgia » le jeudi 30 juin 2016 de 14:00 à 20:00. Pour le restant de la Session Annuelle,
l’enregistrement sera ouvert dans le hall du Pavillon 11 du Centre « Expo Georgia » tous les jours de
8:00 jusqu’à la fin des réunions officielles.
Veille à vous enregistrer aussi tôt que possible à votre arrivée à Tbilissi. Les participant(e)s et les
personnes accompagnantes pourront récupérer leurs badges personnels et les informations liées à la
conférence au bureau d’enregistrement et d’information situé dans le hall du pavillon 11. Nous
encourageons les secrétaires de délégation à récupérer les badges de leur délégation le 30 juin 2016,
avant que le Service de sécurité de l’Etat géorgien ne bloque le périmètre de sécurité du lieu de
l’évènement.
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HOTELS ET HEBERGEMENT
Un système de réservations d’hôtels en ligne est disponible via les liens de réservation listés cidessous. Veuillez vous assurer de bien lire les conditions d’annulation des hôtels.
Nous vous recommandons d’utiliser les liens de réservation en ligne fournis par les hôtels pour faire
les réservations. Voir annexes B1 à B7.
Veuillez indiquer sur le formulaire d’enregistrement dans quel hôtel votre délégation sera logée.
Les réservations doivent être effectuées le 25 mai 2016 au plus tard.
Les demandes de réservation transmises après le 25 mai seront sujettes à la disponibilité de l’hôtel
demandé.
Les réservations seront traitées par ordre d’arrivée. Nous recommandons fortement aux délégations
de faire leurs réservations sans attendre et avant la date couperet. Après cette date, la disponibilité
de chambres à l’hôtel ne peut être garantie.
Pour plus d’information sur les services offerts par chaque hôtel, nous vous recommandons de
consulter les sites Internet suivants:
Hôtel
Radisson Blue Iveria
https://www.radissonblu.com/en/hotel
-tbilisi
Tbilisi Marriott
http://www.marriott.com/hotels/travel
/tbsmc-tbilisi-marriott-hotel/
Courtyard par Marriott
http://www.marriott.com/hotels/travel
/tbscy-courtyard-tbilisi/
Holiday INN
http://www.hi-tbilisi.com/
Rooms Hotel Tbilisi
http://roomshotels.com/
Hotels and Preference Hualing Tbilissi
http://hotelspreference.ge/
Ambassadori Tbilisi
http://tbilisi.ambasadori.ge/en/
ARRIVEE ET DEPART
Les participant(e)s sont prié(e)s d’indiquer sur le formulaire d’enregistrement les références de
leurs vols ainsi que leurs dates et horaires d’arrivée et de départ.
L’aéroport international de Tbilissi Chota Rustaveli (TBS) est l’aéroport principal desservant Tbilissi
(http://www.tbilisiairport.com/en-EN/Pages/Main.aspx). Il est situé à environ 17 km du centre-ville.
Le trajet jusqu’aux hôtels prend environ 20 minutes. Le trajet par taxi ne devrait pas coûter plus de
30 GEL, soit environ 15 euros.
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Le Parlement de Géorgie organisera le service de transfert depuis l’aéroport jusqu’aux hôtels de
conférence pour les participants. Un point d’information sur les moyens de transport sera prévu au
niveau de la réception des bagages de l’aéroport pour aider les participants avec le transfert. Les
participants sont priés de contacter le bureau des transports dès leur arrivée.
VISAS
A l’arrivée en Géorgie, les ressortissants qui ne sont pas Géorgiens doivent être munis d’un passeport
valide pour une durée d’au moins trois mois après la date prévue de départ. Le passeport ne doit pas
avoir été délivré il y a plus de 10 ans.
Les citoyens d’Etats membres de l’Union européenne, des Etats-Unis d’Amérique et du Canada ne
nécessitent pas un visa pour entrer sur le territoire de la Géorgie. Les citoyens de tous les autres pays
doivent obtenir un visa avant d’entrer sur le territoire de la Géorgie.
Des informations sur les exigences relatives aux visas sont consultables sur le site Internet de la
section
consulaire
du
Ministère
géorgien
des
Affaires
étrangères:
https://www.geoconsul.gov.ge/en/aboutUs.
Les délégués qui ont besoin d’un visa d’entrée doivent contacter l’Ambassade ou le Consulat qui
représente la Géorgie dans leur pays de résidence pour vérifier toutes les formalités administratives
nécessaires pour obtenir un visa pour la Session annuelle ou consulter la page Web des e-visas pour
la Géorgie : https://www.evisa.gov.ge/GeoVisa/
Des informations sur les missions de la Géorgie à l’étranger peuvent également être consultées sur le
site web du Ministère des Affaires étrangères de Géorgie:
http://mfa.gov.ge/MainNav/EmbassiesRepresentations/GeorgianMissionsAbroad.aspx?lang=en-US
Interlocuteur pour les questions liées au visa:
Mme Maka Janikashvili, Cheffe spécialiste du service international du Parlement de Géorgie.
E-mail: [email protected]
Tel: +995 32 2 281365
Mob: +995 577 214412
DOUANES
Pour toute information concernant la règlementation douanière sur les objets importés en Géorgie,
consultez le site internet des Douanes géorgiennes :http://www.rs.ge/en/1340 .
ASSURANCE
Chaque participant est tenu responsable de son assurance personnelle et médicale. Le Parlement de
Géorgie ne saura être tenu responsable pour quelconque perte de bagage, monnaie, ou objets
personnels, ou quelconques coûts médicaux.
TRANSPORT PENDANT LA SESSION ANNUELLE
Des navettes de bus seront assurées entre les hôtels sélectionnés comme hôtels de la Session et le
Centre « Expo Georgia » pour chaque session aussi bien que pour toutes les évènements sociaux et
pour le programme prévu pour les personnes accompagnantes. Les horaires de bus seront
disponibles aux points d’information dans les hôtels et au Centre « Expo Georgia ».
POINT D’INFORMATION ET D’ACCUEIL AU CENTRE “EXPO GEORGIA”
Le bureau d’information sera ouvert à partir du jeudi 30 juin 2016 à 14:00 jusqu’à la fin de la Session
à l’entrée du Pavillon 11 du Centre « Expo Georgia ». Toutes les informations concernant les horaires
de transport et le programme pour les personnes accompagnantes seront disponibles au bureau
d’information.
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POINT D’INFORMATION ET D’ACCUEIL DANS LES HOTELS
Les points d’accueil et d’information seront ouverts aux hôtels de conférence à partir du jeudi 30 juin
à 10:00 jusqu’à la fin de la session, et fourniront aux participants les informations suivantes: les
horaires de transport, information sur les réunions connexes, les programmes culturels, le
programme prévu pour les personnes accompagnantes et toute information additionnelle nécessaire
pour le séjour des participants.
INTERPRETATION
Un service d’interprétation simultanée sera disponible pendant la Session dans les six langues
officielles de l’OSCE (allemand, anglais, espagnol, français, italien et russe) ainsi qu’en géorgien.
SECURITE
Tous les participants, y compris les personnes accompagnantes, les observateurs, les membres des
délégations et les membres du service de presse, doivent porter leurs badges pendant toutes les
réunions et fonctions sociales aussi bien qu’au moment de l’utilisation des transports organisés pour
la session.
Aucune admission ne sera acceptée sans le port du badge approprié pour aucune fonction du
programme. En cas de perte de votre badge personnel, veuillez en informer le point
d’enregistrement immédiatement.
Pour des raisons de sécurité, les participants doivent aussi être en possession d’un autre document
d’identification et s’attendre à des contrôles d’identité.
SERVICES MEDICAUX
Une structure médicale de premier secours sera disponible pour les participants au Centre « Expo
Georgia » pendant toute la durée de la session. Cependant, toute maladie requérant un traitement
médical ou une hospitalisation est de la responsabilité de chaque individu. Les délégués sous
traitement médical sont invités à emporter suffisamment de médicaments pour couvrir leurs besoins
et à s’assurer qu’ils ont l’assurance santé adéquate. Veuillez ne pas oublier d’apporter votre carte
d’assurance santé ou autres documents justifiant de votre assurance. Dans le cas où vous seriez
contraints de faire face à des dépenses médicales sur place, ces documents contribueront à faciliter
votre remboursement après votre retour. Veuillez prendre note du fait qu’en cas d’urgence médicale
hors du Centre « Expo Georgia », en dehors des horaires de travail, la ligne d’urgence 112 est
disponible pour les participants de la Session annuelle de l’AP-OSCE.
RESTAURATION AU CENTRE “EXPO GEORGIA”
Des repas et rafraichissements peuvent être achetés au Café « Terrace », situé au Centre « Expo
Georgia », et à la cafétéria qui sera située au Pavillon 4. Il n’y a pas de restaurants à proximité du
Centre “Expo Georgia”.
PERSONNES ACCOMPAGNANTES
Un programme pour les personnes accompagnantes sera prévu lorsque les délégués seront en
session. Le programme des personnes accompagnantes sera accessible aux personnes portant un
badge orange qui sont priées de porter leurs badges pendant toute la durée du programme. Les
personnes accompagnantes sont priées de s’enregistrer pour les excursions aux points d’information
aux hôtels lors de leur arrivée. Des informations additionnelles seront distribuées ultérieurement.
INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES SUR LA SESSION
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Le site Web du Parlement (www.parliament.ge) et la page Web pour la Session annuelle,
http://www.parliament.ge/ge/oscepa-tbilisi-2016 seront régulièrement mis à jour avec des
documents en anglais se rapportant à la conférence.
AMBASSADES ET CONSULATS
La liste des ambassades étrangères et consulats à Tbilissi, y compris des informations de contact, est
disponible sur le site Web du Ministère des Affaires étrangères :
http://mfa.gov.ge/MainNav/EmbassiesRepresentations/ForeignEmbassiesMissionsGeorgia.aspx?lang
=en-US
Les ambassades étrangères et les consulats à Tbilissi seront informés de la Session. Une soirée sera
réservée aux réceptions organisées par les missions diplomatiques. De plus amples informations
seront distribuées ultérieurement.
CODE VESTIMENTAIRE
Une tenue vestimentaire formelle est requise pour toutes les occasions officielles.
Un costume sombre est requis pour les évènements sociaux officiels.
Pour la réception offerte par le Président du Parlement de Géorgie et la soirée de gala, un costume
noir et une tenue de cocktail est préférable.
Une tenue décontractée convient pour l’excursion et le programme des personnes accompagnantes.
CLIMAT
Juillet est le mois le plus chaud à Tbilissi avec une température moyenne quotidienne de 25°C. Les
températures peuvent varier toutefois entre 25°C et 31 °C pendant l’été en Géorgie. Pendant la
période de la conférence, le soleil se lève à environ 05h30 et se couche autour de 20h30.
FUSEAU HORAIRE
Le fuseau horaire de Tbilissi est GMT+4.
MONNAIE LOCALE
La monnaie utilisée en Géorgie est le lari géorgien (GEL), qui est la seule monnaie disponible pour les
paiements. Toutes les cartes de crédit principales sont acceptées dans les hôtels, restaurants, cafés
et supermarchés. De l’argent liquide peut être retiré aux guichets automatiques ou dans les banques.
Pour les taux de change, veuillez visiter la page Web de la Banque nationale de Géorgie :
https://www.nbg.gov.ge/index.php?m=2&lng=eng
SERVICES BANCAIRES
Les horaires de travail des banques à Tbilissi en juillet sont de 10:00 à 18:00. Veuillez noter que des
services bancaires sont disponibles dans la plupart des hôtels de conférence et que les banques sont
fermées les week-ends. Vous pouvez aussi échanger des devises dans une des banques localisées à
l’aéroport de Tbilissi Chota Rustaveli.
TELECOMMUNICATIONS
Le code international pour la Géorgie est le +995. Le Wi-Fi sera disponible au Centre “Expo Georgia”.
Internet par Wi-Fi est également disponible dans les hôtels.
ELECTRICITE
Le voltage en Géorgie est 220V et des prises aux normes européennes à deux broches rondes sont
utilisées.
TABAGISME
Fumer est interdit à l’intérieur des pavillons du Centre “Expo Georgia”. Fumer est autorisé dans la
plupart des restaurants et bars, mais interdit dans les transports publics.
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INFORMATION TOURISTIQUE
Le site Web multilingue www.georgia.travel contient des informations touristiques et pratiques sur la
Géorgie.
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