Trucs et astuces » pour bien gérer les délais

, là où le management de projets commence…
Gagnez du temps !
« Trucs et astuces » pour bien gérer les délais "
Délais
Coûts
Qualité
Soirée Management de Projet - Trucs et astuces pour bien gérer les
délais - 1er juillet 2009
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INTRODUCTION
Délais
L’Expérience du pot en verre !
Soirée Management de Projet - Trucs et astuces pour bien gérer les
délais - 1er juillet 2009
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INTRODUCTION
Qu’est-ce que le temps ?
Délais
1 – Une Ressource Rare :
- Une minute perdue l’est à jamais,
- Un crédit temps, renouvelable chaque jour mais également retiré
chaque jour.
2 – Une gestion de son budget temps est capitale
Quand certains craquent (stress, surmenage, etc.) d’autres s’organisent !
3 – Les 4 types de temps du management (initiés par Octave Gélinier):
Temps Opératoires : actions et décisions dont l’impact est immédiat,
Temps Organisationnel : impact à moyen terme
Temps Stratégiques : la vision du futur
Temps des Valeurs : management par les valeurs
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délais - 1er juillet 2009
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TRUCS et ASTUCES d’ordre TECHNIQUE
1 – Bien organiser ses activités en pensant à la matrice des priorités :
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importance
ps ire
m
o
Te rat
é
Op
B
D
A
C
A Tâches à exécuter immédiatement et soi-même
B
Tâches pour lesquelles il est possible d’attendre ou de déléguer
C
Tâches à exécuter soi même ou à déléguer rapidement
urgence
INTERET : Apprécier les tâches, affecter les ressources (en fct du temps, de la pressions et des compétences)
2 – Ne jamais négliger le planning :
Gagner du temps en évitant de faire un planning vous fera perdre un précieux temps par la
suite.
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N'oubliez pas que les personnes sans but sont utilisées par celles qui en ont un.
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Définir des objectifs réalistes est essentiel et est un prémisse à la planification de tout projet.
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délais - 1er juillet 2009
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Gérer les délais
TRUCS et ASTUCES d’ordre TECHNIQUE
Quelques techniques pour le planning :
1- Pensez à fixer des marges , le chemin critique est par définition critique.
2- Utiliser les activités tampons
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A
B
A
B
3- Utiliser également les activités intermédiaires ou activités d’accompagnement
A
B
A
B
4- Organiser vos activités avec des récapitulatifs et suivez certaines activités avec des hamacs
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Gérer les délais
TRUCS et ASTUCES d’ordre TECHNIQUE
3 – Surveillez vos manipulations.
Les documents en " instances " ne doivent pas être manipulés plus de trois fois.
A partir de ces trois manipulations, trois choix doivent être envisagés :
ps ire
-Jeter,
m
o
Te rat
-Classer
é
Op
-Annoter pour transmission.
Délais
4 – Evitez d’encombrer votre bureau de dossiers dans l'espoir de ne pas les oublier.
ps ire
m
o
Non seulement vous risquez d'en égarer le contenu, mais chaque fois que vous les
Te rat
é
apercevez,
Op
ils détournent votre attention des tâches que vous devriez accomplir.
5 – Devant toute tâche, commencez " petit " en sélectionnant un projet qui vous assure un
ps ire
aboutissement dans un délai raisonnable. Accroissez ensuite progressivement la difficulté. On
m
o
Te rat
é
n'allume pas un feu avec de grosses bûches, mais avec du petit bois.
p
O
6 – Gare à la procrastination
Remettre au lendemain traduit le plus souvent une peur, peur d’accomplir une tâche parce
que celle-ci pourrait s’avérer plus longue et plus lourde. Cela peut aussi traduire un
désintérêt envers une activité réalisée sous la contrainte. On ne remet jamais au lendemain
pour de bonnes raisons.
7 – Evitez le papillonnage
ps ire
N’hésitez pas à bloquer un temps donné exclusivement à une activité.
m
ps ire
m
o
Te rat
é
Op
o
Te rat
é
Op
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Gérer les délais
TRUCS et ASTUCES d’ordre MANAGERIAUX
1 - Devenez « Chef d’Orchestre » plutôt qu’« homme orchestre »
Apprenez à déléguer. Une équipe projet doit être composée de compétences
complémentaires
et chaque acteur doit avoir un plan de développement personnel
s bien défini. Si tel n’est
emp ionnel
T
pas le cas, vous serez rapidement l’homme à tout faire. nisat
Délais
a
Org
2 - Garder en mémoire la cartographie des différents acteurs de votre/vos projet(s)
Il est important de fixer les rôles de chaque partenaire (entreprise, collaborateur, etc.) dans
un organigramme du projet afin d’identifier clairement les enjeux et les attentes de chacun.
Vous pourrez ainsi communiquer de manière efficace avec chaque acteur du projet.
ps
Tem ique
tég
Stra
3 - Mettez en place des processus
Mettre en place des processus vise à améliorer les actions des entreprises et des
collaborateurs autour du projet . Pensez donc entre autres au processus :
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- De communication : réunion, reporting, etc.
g
s
é
p
t
tra
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- De gestion des ressources humaines : GPEC, formation. T nel et s
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- De suivi du projet : Etat d’avancement, etc.
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an
Org
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Gérer les délais
TRUCS et ASTUCES d’ordre MANAGERIAUX
Délais
4 - Ne réagissez pas à chaud aux crises.
Vous risquez d'amplifier leurs effets et de mobiliser votre temps, votre énergie et
celle de vos collaborateurs pour résoudre des problèmes que vous avez créés. mps
Te leurs
Va
Des
5 - Méfiez-vous des listes indifférenciées. Evitez les ordres du jour de conseils ou de
comités rédigés sous forme de listes, car ils mettent sur le même plan des problèmes de
ps s
niveaux différents et favorisent l'effet Parkinson.
r
Tem
eu
Val
s
e
D
6 - N'attendez jamais les retardataires. En attendant les retardataires avant de commencer
une réunion, vous récompensez ceux-ci et pénalisez les personnes ponctuelles. La prochaine
fois, ceux qui étaient à l'heure seront en retard, et les autres le seront
encore plus.
s
p
Tem leurs
Va
Des
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Gérer les délais
TRUCS et ASTUCES d’ordre MANAGERIAUX
7 - Contrôlez ce que vous déléguez. Si vous déléguez des responsabilités, vérifiez
fréquemment
où en sont vos collaborateurs. Le pire pour votre crédibilité : une action "urgente" que
ps
vos
l
Tem tionne
sa
collaborateurs
sur votre demande, accomplie dans les délais... et que vous aurez
niauront,
rga
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oubliée de suivre.
Délais
8 - Ne valorisez pas les signes extérieurs du travail en confondant activité et résultats,
fébrilité et réalisations, efficacité (produire l'effet attendu) et efficience (obtenir de bons
résultats). Vos collaborateurs risquent de perdre de vue les objectifs importants pour
ps
simplement paraître occupés.
Tem leurs
Va
Des
10 - Complimentez ou critiquez non pas vos collaborateurs mais leurs actions, en soulignant
les effets de celles-ci sur l'organisation (durant des entretiens de suivi, de progrès, etc.)
ps
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Tem tionne
a
anis
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Gérer les délais
TRUCS et ASTUCES : LES LOIS A GARDER EN MEMOIRE
1 - Loi de Parkinson, née de l’observation du système bureaucratique Britannique :
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« le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ».
Imposez-vous des DEADLINE !
Voir aussi
Loi de l’Ecclésiastique : « Chaque chose en son temps et un temps pour chaque
chose »
2 - Loi de Douglass :
« dossiers et documents s'entassent jusqu'à remplir l'espace disponible pour
leur rangement. »
Rangez votre bureau !
3 - Loi de Pareto :
« 80 % du travail prend 20% de votre temps
20 % du travail prend 80 % de votre temps »
Isolez l’essentiel !
4 - Loi de Laborit :
On repousse tout ce qui nous ennuie en faisant d'abord tout ce qui nous plait.
Réglez ce que vous n’aimez pas en premier !
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Gérer les délais
TRUCS et ASTUCES : LES LOIS A GARDER EN MEMOIRE
5 - Loi de Murphy :
« Garder une marge pour les imprévus. Tout ce qui ne devrait pas arriver arrive ! »
Délais
Méditez la phrase de Winston Churchill :
« Passé un certain délai, un problème dont on ne s'est pas occupé est un problème à moitié résolu. »
Est-ce la politique de l’Autruche ?
6 - Loi de Carlson
« Limiter les interruptions quand vous êtes attelé à une tâche. »
N’hésitez pas à vous isoler !
7 - Loi d’Illich
« Au-delà d'un certain seuil, l'efficacité humaine décroît, voire devient négative »
Accordez-vous des pauses.
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