II- Conception du projet

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II- Conception du projet
UE DE CULTURE GENERALE
INITIATION A LA CONDUITE DE PROJET
DUCLOT Florian
et
TELLEY Ludovic
[email protected]
[email protected]
PLAN GENERAL DU COURS
Introduction - Qu’est qu’un projet étudiant ?
I- Comment monter son projet étudiant ?
De l’idée à la réalisation
I-1 En association non enregistrée
I-2 En association de loi 1901
II- Conception du projet
II-1 Définir les porteurs du projet
II-2 Brainstorming sur le projet
II-3 Planning du projet
II-4 Dossier de présentation
- Objectifs du projet
- Descriptif du projet
- Plan de communication
- Intérêts pour les partenaires
- Recherche de devis
- Budget prévisionnel
II-5 Démarcher les partenaires
II-6 Réalisation du projet
- J-X Mise en place de la communication
- J-2 Mise en place logistique
- Jour J réalisation du projet
III- Bilan du projet et suivi dans le temps
INTRODUCTION
QU’EST CE QU’UN PROJET ETUDIANT ?
C’est un projet mené par les étudiants pour les étudiants
C’est un projet qui a vocation d’améliorer les conditions
d’étude et de vie de l’étudiant.
Dans le cadre de cette UE le projet devra avoir un rapport avec les
étudiants du campus de l’UNIVERSITE MONTPELLIER II
Les bases qui permettent la réalisation d’un projet étudiant seront
les mêmes que celles qui vous permettront de développer vos capacités
de management, essentielles pour votre projet professionnel.
LES DIFFERENTES CATEGORIES DE PROJETS ETUDIANTS
Ludique
Ex: Rencontre
Étudiants/Entreprises
Ex: Organisation d’une
journée pour le Téléthon
Ex: Journée d’entraide
aux étudiants en difficulté
Ex: Gala Sciences
Culturel
Ex: Festival
Animation
Ex: Radio, Journal
Pédagogique et
professionnel
Humanitaire
Social
COMMENT MONTER SON PROJET ETUDIANT ?
De l’idée à la réalisation…….
1- Avoir une idée
2- Faire mûrir l’idée
3- Faire aboutir l’idée
Comment?
IDEE
Réflexion et conception
Réalisation
Individuellement
Associations
Réalisable mais difficile
Protocole identique aux associations
Déclarée
en préfecture
Non déclarée
en préfecture
ASSOCIATIONS
Nous n’allons qu’introduire les associations, un cours complet demanderait
beaucoup plus de temps.
Définitions : D’après la loi 1901, 3 éléments caractérisent une association
Une convention:
L'association est un contrat entre, au minimum, deux personnes : personnes physiques ou
personnes morales (sociétés commerciales, commune, région, département etc.)
Une durée:
L'association se caractérise par sa permanence. Elle est donc formée pour une certaine durée
fixée par les membres. Elle existe même quand ceux-ci ne sont pas collectivement réunis
Un But:
Les membres mettent en commun leurs compétences dans un même but
L'association n'a pas pour objet de partager des bénéfices entre ses membres. Si elle réalise des
excédents, ceux-ci doivent être utilisés pour réaliser l'objet désintéressé de l'association.
Les associations non déclarées en préfecture
Les associations sont régies par la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association et son
décret d'application du 16 août 1901
Loi 1901
La loi 1901 est assez lâche et a été créée pour faciliter et inciter
à la création d’association.
Les associations non déclarées en préfecture
L’association de fait, ou non déclarée est constituée au minimum de deux
personnes, qui se regroupent de manière informelle autour d’une idée, d'un projet
commun.
Aucune formalité n’est nécessaire pour la création d’une association de fait. La rédaction de
statuts n’est pas obligatoire.
A défaut de déclaration à la Préfecture et de publication au journal Officiel, l'association
non déclarée jouit d'une capacité juridique extrêmement réduite puisqu'elle ne dispose pas de la
personnalité morale.
Elle ne peut donc, par exemple:
• protéger le nom qu’elle porte;
• mener des actions en justice;
• contracter en son nom;
• recevoir un don ou recueillir un legs;
• recevoir une subvention publique
Les associations déclarées en préfecture
Ce sont les associations le plus souvent rencontrées, elles sont fondées sur la base de la loi de
1901. Il existe un régime particulier pour les associations du bas-Rhin et hauts-Rhin et de la
Moselle qui sont régie pas la loi de 1908.
Il existe :
• Fondation
• Association d'utilité publique
• Fédération
• Régies de quartier
• Association intermédiaire
• Association de services aux personnes
• Associations agréées
• ONG
• Association "de famille"
• Associations étrangères
CRÉER UNE ASSOCIATION DECLAREE EN PREFECTURE
- Il vous faut avoir recours à une Assemblée Générale Constitutive (AGC)
- Celle-ci doit aboutir à la mise en place de statuts et d’un Bureau
-Le procès verbal de la réunion devra être tenu par un secrétaire de séance.
Les décisions devront être retranscrites dans un cahier de registre.
CRÉER UNE ASSOCIATION DECLAREE EN PREFECTURE
Pour acquérir la personnalité juridique, une association doit procéder à sa déclaration à la préfecture et à
une insertion au Journal Officiel d'un extrait de cette déclaration, sur production de ce récépissé (art. L 5).
Lieu de la déclaration
La déclaration doit être effectuée :
• à la préfecture, lorsque l'association a son siège dans l'arrondissement du chef-lieu du département;
• à la préfecture de police, lorsque l'association a son siège à Paris;
• à la préfecture du département où est situé son principal établissement (article L 5, alinéa 3 de la loi)
lorsque l'association a son siège à l'étranger,
• à la sous-préfecture de l'arrondissement du siège social, dans tous les autres cas.
Contenu de la déclaration
La déclaration doit mentionner:
• le titre exact de l'association;
• l'objet de l'association;
• l'adresse de son siège et de ses établissements secondaires;
• les nom, prénom, profession, domicile et nationalité des dirigeants.
Le coût de cette publication est de 39,06 €
STATUTS
- L’association doit présenter, lors de sa déclaration, des statuts qui auront été constitués lors
de l’AGC.
- Ces statuts sont la base juridique de l’association.
- Ils expliquent le fonctionnement et le déroulement de l’association
- Nom (et sigle éventuel)
- Adresse
- Objet
- Fonctionnement
- Mode d’élection du bureau
- Ressources…
- Les statuts sont la référence pour toutes intentassions en justice.
- Ils doivent être fournis à toute personne qui en fait la demande.
STATUTS
- Il existe des statuts type qui sont fournis en préfecture.
- De nombreux sites Internet expliquent comment rédiger des statuts
- Les statuts doivent être simples et a la fois précis pour ne pas bloquer le
fonctionnement de l’association.
- La loi 1901 donne une grande liberté quand à la rédaction des statuts, mais il faut
faire attention à ne pas sortir du cadre légal imposé par le droit français.
REGLEMENT INTERIEUR
Il peut exister un éventuel règlement intérieur en annexe aux statuts ne nécessitant aucune
déclaration en préfecture. Ceci permet ainsi une modification plus facile du fonctionnement
courant de l’association.
Fonctionnement d’une association
Bureau
Fonctionnement/Pouvoirs
Quorum
Mode de scrutin définis
par statuts
Fonctionnement/ Pouvoir
Mode de scrutin définis
par statuts
Conseil d’administration (CA)
Assemblée générale
Fonctionnement/ Pouvoirs
Quorum
Mode de scrutin définis
par statuts
Membres de l’association (adhérents + membres particuliers)
Autres groupements
L'association se distingue d'autres groupements.
Syndicats
Un syndicat a pour objet exclusif la défense d'intérêts professionnels et il ne peut être fondé
que par des personnes exerçant la même profession, des métiers similaires ou des métiers
connexes.
Les formalités d'acquisition de la personnalité juridique sont plus simples : dépôt des statuts
et de la liste nominative des dirigeants à la mairie.
Les ressources ne sont pas limitées. Un syndicat peut notamment recevoir des libéralités ou
acquérir des immeubles sans autorisation ni restriction.
Sociétés
Une société est constituée dans le but de partager des bénéfices ou de profiter de l'économie
pouvant résulter de l'entreprise commune. En cas de dissolution, les membres d'une société
peuvent se partager le boni de liquidation.
Ceci correspond aux bases d’une association, il existe de
nombreux sites Internet expliquant beaucoup plus en détail
comment fonctionne une association :
http://perso.wanadoo.fr/association.1901/
(Un très très bon site à consulter)
II- CONCEPTION DU PROJET
II-1 Définir les porteurs du projet
- Les porteurs du projet : ce sont les protagonistes du projet. Ce sont ceux qui ont vu naître l’idée et qui
l’ont porté.
- Dans notre cas c’est vous ! 5 dans chaque groupe, vous allez avoir une idée et vous allez la porter et
la présenter à un jury. (et pourquoi pas la réaliser !)
- Les porteurs de projet pourront faire appel à des « ressources humaines » qui ne seront pas
intéressées par la conception du projet mais qui par contre aideront à sa réalisation.
-Dans un groupe il faut savoir :
- Écouter l’autre
- Respecter l’autre
- Déléguer : partager les tâches (très important)
- Il faut savoir aussi parfois donner des responsabilités à chacun et hiérarchiser
le pouvoir (dans un groupe il y a souvent quelqu’un qui sera plus à l’aise que
d'autres)
- Il faut dans tous les cas savoir rester humble.
(Vous remarquerez que beaucoup de ces valeurs semblent abandonnées dans notre civilisation …)
II- CONCEPTION DU PROJET
II-2 Brainstorming sur le projet :
- A réaliser ce jeudi (23 Fev) sur votre projet
II-3 Réalisation d’un planning du projet
- A réaliser ce jeudi (23 Fev) si vous avez déjà abouti et trouver l’idée du projet.
Il existe plusieurs méthodes pour élaborer un projet (PERT, GANTT)
nous avons décidé de vous présenter celle du diagramme de GANTT
Diagramme de GANTT
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Qu’est ce qu’un « Diagramme de GANTT » ?
Présentation de GANTTProject
Exemple d’utilisation
Les alternatives
Conclusion
Qu’est ce qu’un « Diagramme de GANTT » ?
• GANTT Henry Laurence (1861-1919)
• Le diagramme de GANTT est un planning :
– Liste des tâches et des ressources en colonnes
– Échelle de temps en abscisses
• Rend plus simple le suivi du fonctionnement du
projet
• Avantage : offrir une vision directe de la durée et
des dates réelles de réalisation des tâches
La mise en œuvre de technique de planification nécessite que :
- les tâches soient identifiées préalablement
- les tâches soient quantifiées en terme de délais, de
charges ou de ressources
- La logique de l’ensemble des tâches ait été analysée
Méthodologie
• Déterminer et structurer la liste des tâches :
WBS (Work Breakdown structure)
• Estimer les durées et les ressources
• Réaliser le réseau logique
• Élaborer le diagramme de GANTT
Autres méthodes de planification
• P.E.R.T : Program Evaluation Research Task
• C.P.M : Critical Path Méthod
• M.P.M : Méthode des Potentiels METRA
• Calcul des marges et du chemin critique
Présentation de GANTTProject
• Développé par THOMAS Alexandre avec
13 développeurs
• http://ganttproject.sourceforge.net
• Regroupe les fonctionnalités minimales
Présentation de GANTTProject
Gestion des tâches
Liste des tâches et des
ressources
Déplacement des tâches
dans le planning
Calendrier
Gestion d’affichage
du calendrier
Exemple d’utilisation
(construction simplifiée d’une voiture)
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Définition des tâches
Détermination des contraintes
Recensement des ressources disponibles
Élaboration du diagramme de GANTT
Définition des tâches
et des contraintes
Tâches
Durées
(jours)
Contraintes
A
Construction du
moteur
4
-
B
Construction du
châssis
10
-
C
Montage
moteur-châssis
2
suit A et B
D
Finition
3
suit C
ID
Définition du diagramme de GANTT
Données générales
Définition des prédécesseurs
Type de relations entre les tâches
Tâche 1
• Fin à Début
Tâche 2
Tâche 1
• Fin à Fin
• Début à Fin
Tâche 2
Tâche 1
Tâche 2
• Début à Début
Fin à début (FD): La tâche 2
ne peut débuter avant la fin
d'une autre tâche 1
Fin à fin (FF): La tâche 2 ne
peut finir avant la fin d'une
autre tâche 1
Début à fin (DF): La tâche 2
ne peut finir avant le début
d'une autre tâche 1.
Début à début (DD): La
tâche 2 ne peut débuter avant
le début d'une autre tâche 1
Tâche 1
Tâche 2
Gestion des ressources
Possibilité
d’importer des
ressources à partir
d’autres projets
Fonction spécifique au
développement de logiciel
Affectation des ressources
Sur-utilisation des ressources
Équipe 2 affectée
à la construction
du châssis
Équipe 1 affectée
à la construction
du châssis
Correction de la sur-utilisation
• 2 méthodes
– Nivellement ou « Lissage à marges bloquées »
– Lissage ou « Lissage à délais bloqués »
Le Nivellement
Objectif : supprimer tous les dépassements de disponibilité
des ressources.
« lissage à moyens bloqués »
Il faut donc placer les activités de manière à ce qu'elles ne
produisent pas un besoin supérieur à la disponibilité de
chacune des ressources considérées. Cette augmentation de
la durée du projet doit être minimale.
Le Lissage
Objectif : répartir la charge de travail de chaque ressource
dans le temps sans jamais rallonger la durée
du projet.
« lissage à délais bloqués »
Les activités vont être déplacées dans leurs marges totales, c'est à
dire en respectant leurs dates de début au plus tôt et de fin au plus
tard dans l'objectif de réduire ces écarts par rapport à la
disponibilité définie.
Autres fonctionnalités
• Exportation des diagrammes dans différents
formats :
– html
– Png
– PDF
• Sauvegarde des ressources en XML
• Outils multilingues et multi-aspects
Les alternatives
• D’autres programmes gratuits
– MrProject (mrproject.codefactory.se)
– JXProject (www.jxproject.com)
• Et les payants …
– MS Project (Microsoft)
– TurboProject (IMSI)
– Project Planner (Computer Associates)
Conclusion
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Visualisation rapide de l’avancement
Facilitation des actions à mener
Gestion des conflits des ressources
Outil de communication entre les membres
du projet
• Limité dans la gestion précise du projet