Fiche poste V2 Assistant de Direction DGRTI+ck-3-2

 Domaine d’activité : Administration et pilotage
Lieu de travail : Rocquencourt et Paris
Catégorie : A
Corps d’accueil : IE
Assistant de Direction (H/F)
A propos d’Inria et du poste
Créé en 1967, Inria est l’institut public de recherche dédié aux sciences du numérique. A l’interface des
sciences informatiques et des mathématiques, les 3500 chercheurs d’Inria inventent les technologies
numériques de demain. Issus des plus grandes universités internationales, ils croisent avec créativité
recherche fondamentale et recherche appliquée. Ils se consacrent à des problèmes concrets, collaborent
avec les acteurs de la recherche publique et privée en France et à l’étranger, et transfèrent le fruit de leurs
travaux vers les entreprises innovantes.
Les chercheurs des équipes-projets Inria ont publié plus de 4500 articles l’an dernier. Ils sont à l'origine de
plus de 250 brevets actifs et de 112 start-ups. Les quelques 180 équipes-projets Inria sont réparties dans
huit centres de recherche implantés en région.
Au sein de la Direction Générale, l’assistant de direction assiste le directeur général délégué à la science
(DGD-S)
Missions
L’assistant de direction contribue à la réalisation des tâches et missions de pilotage du directeur général
délégué afin d’optimiser l’organisation de ses activités.
Il est l’interface relationnelle, en amont et en aval, entre le directeur général délégué et les différents
interlocuteurs internes et externes.
Descriptif du poste
-
Secrétariat de direction :
o
Organiser les plannings et les déplacements du directeur général délégué ;
o
Planifier et organiser des réunions et des évènements (instances, séminaires…) : rédiger
les comptes rendus, suivre les relevés de décisions et d’actions, préparer les supports,
assurer la logistique … ;
o
Garantir le fonctionnement efficace de l’activité du directeur général délégué et contribuer
à l’organisation de la vie interne, en se positionnant en ressource et conseil sur les
usages et procédures de l’Institut ;
o
Gérer l’information (contacts de la direction générale, bases de données, listes de
diffusion, documentation …) et en faciliter l’accès.
-
-
-
Gestion et suivi de dossiers :
o
Collecter les informations nécessaires au suivi des dossiers pour aide à la prise de
décision et au pilotage ; concevoir des tableaux de bord et/ou des tableaux de suivi ;
o
Instruire et assurer le suivi des dossiers du directeur général délégué (notes, synthèses,
préparation des actes administratifs…) ;
o
Coordonner les moyens (humains, administratifs, logistiques et techniques) nécessaires à
la réalisation des objectifs qui lui sont fixés ;
o
Participer à la gestion du budget de la Direction générale (élaboration, exécution, suivi).
Communication interne et externe :
o
Piloter certaines actions de communication interne et veiller à la bonne diffusion des
informations ;
o
Concevoir, mettre à jour et diffuser les différents outils/supports de communication du
délégué (web, intranet, newsletter…).
Encadrement / coordination :
o
Réaliser et coordonner des opérations particulières, de tout ou partie d’un projet délégué
par son responsable.
Profil recherché
- Maîtriser les outils de secrétariat et de bureautique ;
- Savoir mettre en œuvre des techniques de synthèse (qualités rédactionnelles et d’analyse), ainsi que
de reporting (savoir rendre compte) et de suivi d’activité ;
- Savoir mettre en œuvre la démarche et les outils de gestion de projet (planification, coordination…) ;
- Savoir anticiper ses échéances et celles de son responsable, savoir appréhender les urgences et
dégager les priorités ;
- Maîtriser les techniques de communication écrite et orale ;
- Savoir être proactif et faire preuve d’initiatives ;
- Savoir travailler en équipe/en réseau ;
- Savoir respecter la confidentialité ;
- Maîtriser un niveau d’anglais ;
- Connaître et comprendre l'environnement de la recherche serait un plus.
Avantages
Navettes gratuites à partir de Paris et des gares de Versailles
Prise en charge à 50% des frais de transport en commun
Restaurant et installations sportives sur le site.
Informations complémentaires
Déplacements ponctuels à prévoir
Dans le cadre de la protection de son patrimoine scientifique et technologique, Inria fait partie des
établissements à régime restrictif. A ce titre, il applique une réglementation d'accueil pour tout futur
collaborateur de l'institut. Le recrutement définitif de chaque candidat est donc conditionné à l'application
de cette procédure de sécurité défense.