Coffre-fort électronique

Coffre-fort électronique
Solutions de dématérialisation
Tous types de documents
peuvent être versés dans le
coffre-fort électronique :
normalisés, afin que le document puisse être relu pendant sa période
de conservation.
Intégrité : en disposant de moyens permettant de vérifier qu’aucune
modification n’a été apportée au document.
Sécurité : en protégeant les accès contre tout système ou personne
non autorisé.
Traçabilité : en enregistrant dans des journaux toutes les opérations
relatives aux documents et en archivant ces journaux eux-mêmes.
Plateforme
R
INTEGRITE
Qui peut le modifier ?
Exhaustivité : en disposant de moyens permettant de vérifier que
la liste des documents (inventaire) est bien conforme à ce qui a été
déposé et non retiré de l’archivage.
C offre-fort
électronique
R
Traçabilité
(qui l’a fait ?)
Le Coffre-fort électronique, par iXBus®
Un service hautement sécurisé pour archiver et garantir la
cohérence, l’intégrité et la valeur probatoire de l’information.
Si les archives électroniques obéissent aux mêmes règles et aux
mêmes principes que les archives papier, elles présentent pourtant des
particularités techniques qui nécessitent des méthodes de traitement
spécifiques.
Le coffre-fort de SRCI, basé sur la technologie iXBus®, permet de mettre
en place un processus de gestion complètement dématérialisé, sans
rupture de la chaîne de traitement des documents.
+
de la solution
Accès immédiat et en ligne aux informations,
Recherche rapide d’un document,
Réduction des temps de réponse,
Accès aux documents et aux données électroniques sans
manipulation des supports (CD-Rom, DVD, disque dur, ...),
Partage de l’accès à l’information,
Optimisation des rapports clients et fournisseurs,
Absorption des pics de demandes d’archivage,
Valeur probante d’une archive électronique.
Les
Relations commerciales
(factures clients,
commandes, bons de
livraison, tickets de caisse, …).
Relations avec les
administrations et les
organismes sociaux :
déclarations fiscales,
déclarations sociales,
délibérations et décisions,
arrêtés, bordereaux de
mandats/titres, marchés, …
Tenue des comptes (pièces
comptables, journaux, grand
livre, tableaux de calcul des
provisions, …).
Gestion du personnel (copies
de bulletins de paie, dossiers
RH, …).
Tous types de documents
souhaités par l’organisation.
Pérennité : en utilisant des formats de conservation standardisés ou
CONFIDENTIALITE
Qui peut le lire ?
Un coffre-fort électronique
apporte une valeur juridique
en garantissant l’intégrité et la
pérennité des documents ou
données versés. Il représente
des avantages importants :
Niveau de sécurité optimale,
Protection et intégrité des
documents,
Traçabilité et confidentialité,
Gains d’espace et de
temps,
Gains financiers.
Le Système d’Archivage Electronique (SAE) doit être en mesure d’apporter
la preuve que les fichiers qui lui ont été confiés n’ont pas été modifiés ou
altérés dans le temps. Il doit reposer sur plusieurs garanties :
AUTORISATION
Qui peut y accéder ?
L’archivage est à la fois une
obligation et une nécessité
pour les organisations. C’est
une brique essentielle de
la dématérialisation de
leurs documents et de leurs
processus.
Quelles exigences et quelles garanties ?
AUTHENTIFICATION
Qui est qui ?
ARCHIVEZ VOS
DOCUMENTS
dématérialisés
R
par
Un bouquet de fonctionnalités au service de votre productivité
Pérennité et sécurité
Le Coffre-fort iXBus® est une solution
interopérable qui s’adapte au
système d’information et au mode
de fonctionnement interne de votre
organisation.
Description précise de chaque
document archivé pour son
indexation :
Intégrité : document scellé sur un
Nature du document,
support non réinscriptible, signé
Date de création,
et horodaté, ne pouvant être ni
Dates de début et de fin
modifié, ni effacé.
d’archivage,
Confidentialité : seul le destinataire
Langue du contenu d’information
du contenu est apte à lire et
(obligatoire),
exploiter le dit contenu.
Taille et format,
Réversibilité : restitution à
Historique de la conservation,
tout moment des documents
conservés.
Service producteur du contenu et
service d’archives responsable,
Non répudiation : contenu ne
pouvant pas être réfuté, ni par
Règles d’accès et de
l’émetteur, ni par le destinataire.
conservation,
Le dispositif est en mesure de
récupérer des documents et des
données issus de vos progiciels
métiers (comptabilité, paye,
parapheurs,…) mais aussi de
transmettre des informations à ces
mêmes progiciels (informations
d’horodatage, erreurs, statuts, date
d’envoi, date de réception d’AR, …).
Vous bénéficiez des dernières
évolutions techniques de la solution à
l’aide de mises à jour automatiques.
La solution sera donc toujours en
parfaite concordance avec les
normes d’archivage.
Données pertinentes contenues
dans les documents.
Le cadre réglementaire
SEDA
NF Z 42-013
NF Z 43-400
Norme ISO 14721 (OAIS)
Le Coffre-fort iXBus® a été
développé dans le respect
des normes faisant autorités en
termes d’archivage à valeur
probante.
Une plateforme unique pour toutes vos
procédures de dématérialisation
La plateforme iXBus® offre de
nombreux outils et fonctionnalités
pour dématérialiser l’ensemble de
votre système d’information.
SRCI, expert reconnu et
pionnier dans ce domaine, est
également Tiers de Confiance
agréé par l’Etat.
Un outil d’indexation
puissant
Authenticité : Signature
électronique certifiée apposée
sur chaque support à valeur
probante.
Parapheur électronique
Hélios
Actes
Coffre-fort électronique
Relation fournisseurs
Facture électronique
Editique
Courrier électronique
+ Développements spécifiques
comment gérer les
durées de conservation
des documents ?
Les durées légales de conservation
sont déterminées par les lois
et règlements concernés (par
exemple 10 ans pour le délai
commercial des factures.)
Les durées réelles de conservation
peuvent être supérieures à ces
délais, notamment pour tenir
compte de besoins spécifiques
(patrimoniaux notamment et
règles relatives aux durées de
prescription).
Le Coffre-fort iXBus® vous permet de :
Enregistrer la durée de
conservation (par type de
classeur ou par classeur).
Detruire systématiquement
des archives dont la durée de
conservation est dépassée.
A propos de SRCI
Plateforme
R
Créée en 1986, SRCI opère dans le développement de solutions innovantes d’échanges de
documents par voie électronique sécurisée, au service des collectivités et des entreprises.
Les solutions déployées permettent la circulation des documents entre partenaires afin d’optimiser,
automatiser et sécuriser les échanges documentaires. Approuvé par plus de 8 000 clients, notre
savoir-faire en développement, intégration et hébergement de solutions de dématérialisation
positionne aujourd’hui SRCI comme l’acteur incontournable du marché de la dématérialisation en
France.
Pour en savoir plus : www.srci.fr
Un projet, une question, une démonstration : notre service commercial est à votre écoute
[email protected] Tél. : 02 37 91 30 80