Communication avec les parties prenantes internes et

Communication avec les
parties prenantes externes
et internes
G4-16
G4-24
G4-26
ans le cadre de la réalisation de la matrice de
D
matérialité de Befimmo (fin 2013) une interview
one-to-one du CSR Manager a été organisée
avec cette partie prenante et a permis de sonder
ses attentes.
Parties prenantes externes
Niveau
Pouvoirs
publics
Associations
sans but
lucratif
Parties prenantes
externes
Union européenne
Activités
Bruxelles: BIM/
IBGE
Leefmilieu Brussel
| Bruxelles
Environnement
Wallonie : DGARNE
Direction Générale
Opérationnelle Agriculture,
Ressources Naturelles
et Environnement1
Flandre : LNE
Departement Leefmilieu, Natuur en
Energie2
Befimmo veille à entretenir et maintenir de bonnes relations et synergies avec l’IBGE. En septembre 2012, Befimmo a donné une
présentation aux fonctionnaires de la Direction de l’énergie de l’IBGE au cours de laquelle elle a exprimé le point de vue et les
modes de fonctionnement du secteur immobilier, ainsi que ses difficultés face aux actions développées par l’IBGE en matière de
bâtiments durables. Ce type de dialogue très constructif et profitable à chacune des parties sera certainement renouvelé.
> Suivi de la législation régionale.
> Interaction lors de la phase design de grandes rénovations.
> Participation à des concours d’immeubles exemplaires.
BRE
Building Research
Establishment
BRE a développé le « BREEAM » (BRE Environmental Assessment Method), un standard et une méthode d’évaluation environnementale et système de notation pour les bâtiments qui sont mondialement reconnus, lancé en 1990.
Plus de 100.000 bâtiments sont certifiés BREEAM et 500.000 bâtiments sont en cours de certification. Cette association délivre
les certifications BREEAM.
Business & Society
asbl
Réseau de référence
pour les entreprises
qui s’efforcent, en
collaboration avec
différents stakeholders,
de construire une
société durable
B&S a effectué une évaluation complète de la Société lors de son entrée dans le réseau. Les résultats obtenus ont permis à
Befimmo de continuer à améliorer progressivement les faiblesses signalées. Il s’agissait principalement de la mobilité, la diversité
et les relations avec les parties prenantes.
En juin 2014, le CSR Manager et le Senior Environmental Manager ont présenté aux membres du réseau B&S la stratégie Responsabilité Sociétale de Befimmo, sa matrice de matérialité et les thématiques qui y sont développées.
Fin 2014, Befimmo a complété un nouveau questionnaire mis au point par B&S. Il s’agit d’un outil d’évaluation des sociétés en
termes de RSE, en ligne avec l’ISO 26000 et les lignes directrices du GRI. L’objectif est de faire un état des lieux de l’intégration
de la RSE dans l’entreprise, de sensibiliser l’équipe à ces thématiques, d’utiliser l’outil comme un outil de management interne de
la RSE et de faire un benchmark (confidentiel) entre les entreprises membres de B&S. Après analyse du questionnaire complété,
B&S a présenté début 2015 les résultats à la cellule Responsabilité Sociétale de Befimmo ainsi qu’à l’ensemble de son Management. B&S a transmis un rapport3 complet comportant les forces et faiblesses ainsi que les recommandations. Les principaux
points d’amélioration sont : (i) analyser sa chaîne d’approvisionnement, (ii) améliorer sa politique d’achats durables, (iii) engager
ses fournisseurs ainsi que de (iv) contribuer davantage au développement économique et social de la Communauté dans laquelle
elle fonctionne. Les résultats ne peuvent encore être comparés avec les données sectorielles car, à ce jour, Befimmo est la seule
société du secteur à avoir complété le questionnaire.
Befimmo, en tant que membre actif, participe régulièrement à des réunions d’information et à des groupes de travail organisés par
B&S.
> Suivi de l’évolution de la nouvelle législation.
1. http://environnement.wallonie.be/administration/orgdgarne.htm
2. www.lne.be
3. Le rapport complet est publié sur le site de la Société : www.befimmo.be
1 - Befimmo - Annexes online au Rapport Financier Annuel 2014 - Communication avec les parties prenantes externes et internes
Niveau
Associations
sectorielles
Locataires
Parties prenantes
externes
UPSI
Union professionnelle
du Secteur Immobilier1
Befimmo reste très investie dans la relation qu’elle entretient avec l’UPSI. L’UPSI et Befimmo ont à nouveau collaboré activement en 2014 via
les groupes de travail pour intégrer les prescrits fédéraux et régionaux en matière immobilière.
Au cours des deux derniers exercices, les principaux sujets traités sont : le référentiel Bâtiment Durable compatible avec le BREEAM et
l’éventuelle mise en place d’un Breeam.be, le passif 2015, la performance énergétique des bâtiments, les charges d’urbanisme, l’ordonnance
du 2 mai 2013 portant sur le COBRACE.
Le CEO fait partie du conseil d’administration de l’UPSI.
Le CFO participe également à la commission fiscalité de l’UPSI : échange au sein du secteur immobilier sur l’impact des (nouvelles) réglementations fiscales, détermination des positions du secteur en ces matières.
Depuis le 1er janvier 2015, le Secrétaire Général est membre de la Commission des Affaires juridiques et européennes de l’UPSI.
Confédération
Construction
Une interview one-to-one du CSR Manager avec la Confédération Construction a permis de sonder les attentes de cette partie
prenante.
RICS
Royal Institution of
Chartered Surveyors2
Le RICS est un organisme indépendant et sans but lucratif avec près de 100.000 membres qualifiés dans quelques 140 pays.
Le RICS établit des standards élevés de compétence et d’intégrité, organise des formations ainsi que des études spécifiques et
assiste ses membres à affiner leur stratégie en développement durable.
Le CEO est Fellow Member du RICS.
EPRA
European Public Real
Estate Association3
Forte de plus de 200 membres actifs, l’EPRA est la voix de l’immobilier coté européen et représente 250 milliards € d’actifs immobiliers.
L’EPRA établit les bonnes pratiques en matière de comptabilité, d’information et de gouvernance d’entreprise. Elle fournit des informations
de qualité aux investisseurs et publie des standards de reporting au niveau financier mais également au niveau environnemental auxquels
Befimmo répond chaque année.
Le Secrétaire Général et le CFO participent au Regulatory Committee, groupe de travail organisé sur les matières réglementaires : échange
sur les réglementations européennes en préparation, défense de la position du secteur par rapport à des projets de réglementation.
Fin 2014, Befimmo a également eu plusieurs discussions avec les membres de l’EPRA pour débriefer de son prix obtenu, notamment le
Bronze Award Sustainability Reporting, en vue d’échanger ses idées et d’améliorer son reporting.
Locataires privés
Befimmo souhaite inviter ses locataires à participer à sa démarche en faveur d’un développement plus durable et pour ce faire, propose
d’organiser des réunions biannuelles entre le locataire, le Property Management et le service commercial de Befimmo aux fins d’informer le
locataire au sujet de l’immeuble qu’il occupe, de son fonctionnement technique, de l’influence et du rôle de chacune des parties vis-à-vis
de la protection de l’environnement. Une Convention de Collaboration Environnementale et un Building User Guide (BUG) seront systématiquement proposés aux nouveaux locataires mais également aux locataires existants. L’intégration du Property Management (mai 2013),
fait de Befimmo l’interlocuteur quotidien du locataire et lui offre ainsi une plus grande marge de manœuvre pour sensibiliser ses clients à
ces questions environnementales.
> Plusieurs interviews one-to-one du CSR Manager et des commerciaux ont permis de sonder les attentes de ces parties prenantes.
G4-PR5
Locataires publics
Régie des Bâtiments
G4-PR5
Analystes
investisseurs
actionnaires
Activités
La Régie des Bâtiments est le locataire principal du portefeuille consolidé de Befimmo.
> Une interview one-to-one du CSR Manager, du Senior Environmental Manager et de la personne de contact avec la Régie des
Bâtiments, en tant que locataire principal du portefeuille consolidé de Befimmo, a permis de sonder les attentes de cette partie
prenante.
Befimmo répond à des questionnaires spécifiques en matière de Responsabilité Sociétale provenant de parties prenantes. Les réponses à ces questionnaires sont mises à la disposition des autres parties prenantes via le site internet de la Société www.befimmo.be.
Par ailleurs, Befimmo présente régulièrement son approche lors des roadshows et lors des conférences organisées sur cette thématique. Le CEO a participé en tant qu’orateur, en janvier 2014, à une présentation aux investisseurs institutionnels « Investors Forum ». Lors de cette présentation il a développé
la stratégie Responsabilité Sociétale de Befimmo.
Feedback général des analystes / investisseurs
Globalement, les points forts de l’entreprise sont évalués comme étant :
> stratégie et analyse ;
> reporting, divulgation et communication externe ;
> aspects environnementaux ;
> monitoring ;
> certification.
Les points à développer sont :
> relation avec le client-locataire.
Un dialogue entre le CSR Manager, en collaboration avec l’IR Officer, et un analyste financier qui suit Befimmo depuis de nombreuses années et représentant de nombreux investisseurs institutionnels a permis de sonder les attentes de cette partie prenante.
Questionnaire d’évaluation
Dans un souci d’entrer en contact plus directement avec les parties prenantes externes, celles-ci ont également la possibilité d’évaluer l’approche
développement durable de Befimmo et de formuler des commentaires et suggestions d’amélioration en remplissant un « Questionnaire Parties Prenantes
Externes », qui est disponible sur le site internet de Befimmo : www.befimmo.be. En 2014, aucune remarque n’a été émise dans le formulaire de feedback disponible sur le site internet.
Carbon Disclosure
Project4
Lors de l’exercice écoulé, Befimmo a répondu au questionnaire de CDP.
Befimmo a participé au reporting des émissions carbone liées à ses activités en répondant au questionnaire du « Carbon Disclosure
Project », un projet visant à développer une banque de données mondiale des émissions à effet de serre provenant des entreprises.
Cette organisation agit au nom de 767 investisseurs représentant plus de US$ 95 trillions d’actifs.
En décembre 2014, Befimmo a reçu son score relatif au questionnaire CDP 2014, qu’elle a doublé par rapport à son score 2012 et
qu’elle a légèrement amélioré par rapport au score 2013. Elle atteint un score de 83 B, dépassant ainsi la moyenne du secteur immobilier. La forte progression du score de Befimmo ces dernières années est le reflet d’un reporting de qualité à l’attention des investisseurs.
> Le CSR Manager a tenu compte des thématiques ainsi que des questions posées par les investisseurs pour sonder les attentes de
ces parties prenantes.
GRESB
Global Real Estate
Sustainability Benchmark5
Les membres de GRESB sont des investisseurs institutionnels qui représentent au total plus de US$ 6,1 trillions. Lors de l’exercice écoulé,
Befimmo a également répondu au questionnaire de GRESB.
Grâce aux actions entreprises ces dernières années, Befimmo a augmenté son score et a amélioré son point faible identifié au début, à savoir
l’implication du Management dans la stratégie responsabilité sociétale et les facteurs sociaux. Elle a d’ailleurs obtenu le statut de « Green Star »
(70%) en 2012, qu’elle a maintenu en 2013 et 2014. Même si Befimmo se positionne à un niveau plus élevé que ses concurrents, il lui reste
des points d’attention, tels que l’analyse de sa chaîne de valeur, les indicateurs de performances et l’engagement des parties prenantes.
> Le CSR Manager a tenu compte des thématiques ainsi que des questions posées par les investisseurs pour sonder les attentes de ces
parties prenantes.
1. www.upsi-bvs.be
2. http://www.rics.org
3. http://www.epra.com
4. www.cdproject.net
5. www.gresb.com
2 - Befimmo - Annexes online au Rapport Financier Annuel 2014 - Communication avec les parties prenantes externes et internes
Niveau
Architectes |
bureaux
d’études
Gestionnaires
d’immeubles
Sous-traitants |
fournisseurs
Parties prenantes
Activités
externes
Divers bureaux liés aux Concertation dès la phase design pour identifier les impacts et opportunités des grandes rénovations.
grandes rénovations
BNP Paribas Fortis,
Locataires Uniques
Réunions régulières afin d’évaluer les opportunités d’amélioration, aussi bien au niveau stratégique qu’opérationnel.
Property Management / sociétés de
maintenance
Une concertation régulière tant au niveau stratégique qu’opérationnel avec le Property Management permet d’identifier les priorités à traiter en matière de réduction d’impact environnemental. Le Property Management se charge à son tour de sensibiliser les
sociétés de maintenance, car il est leur principal interlocuteur. Le Property Management joue également un rôle important quant à
la sensibilisation des locataires et fait l’objet d’un audit annuel réalisé par et à l’initiative de Befimmo.
> Une interview one-to-one du CSR Manager avec une société de maintenance a permis de sonder les attentes de cette partie prenante.
Fournisseurs
Befimmo souhaite - courant 2015/2016 - améliorer et mettre à jour les conditions d’achats durables existantes, les communiquer
aux fournisseurs le plus tôt possible et s’assurer de leur suivi et respect. Lors d’une seconde étape, Befimmo réalisera une charte
d’achats durables et recensera les fournisseurs.
Befimmo est consciente qu’une partie importante de son impact environnemental, mais également sociétal, se situe en amont dans
sa chaîne de valeur et que sa responsabilité va au-delà de son activité propre. Elle se doit de sensibiliser et d’inspirer au maximum
l’ensemble de ses parties prenantes, et tout spécialement ses fournisseurs, pour atteindre ses objectifs qualitatifs et quantitatifs. Dès
lors, Befimmo a comme objectif 2015-2016 de poursuivre une réflexion globale de sa chaîne d’approvisionnement en réalisant, lors
d’une première étape, une analyse et une évaluation de ses fournisseurs core et corporate existants en tenant compte des principaux
aspects économiques, sociétaux et environnementaux. Cette étude devrait démarrer dans le courant du premier semestre 2015.
Parties prenantes internes
G4-43
Niveau
Conseil
d’administration
Parties prenantes internes
Administrateurs
Activités
Les Administrateurs de Befimmo prennent également part à la définition et à l’approbation
des budgets et décisions importantes en matière de Responsabilité Sociétale, notamment
lors des conseils stratégiques organisés chaque année et lors des réunions planifiées trimestriellement à l’occasion de la publication des résultats.
> Au cours de processus d’exercice de matérialité, les administrateurs ont été informés des
différentes étapes, ont participé à l’élaboration de la matrice en répondant à un questionnaire et ont validé la matrice et les thématiques prioritaires au cours d’une réunion organisée
par le CEO en collaboration avec le CSR Manager.
Management
Dirigeants effectifs
Les Dirigeants effectifs sont présents dans des associations professionnelles actives dans leur
domaine d’expertise. Citons par exemple la participation du Secrétaire Général à la Commission
des sociétés cotées (FEB) (questions de gouvernance et réglementations financières) et à l’Institut
des Juristes d’entreprises, celle du CFO à l’Issuer Committee Large Caps organisé par Euronext
Brussels [discussion sur des sujets intéressant les émetteurs] ou encore au FEIB Vlerick CFO club.
De plus, le CFO ainsi que le Secrétaire Général sont également membre du groupe de
travail du secteur des SIR (discussion sur différents sujets réglementaires et fiscaux ayant un
impact pour le secteur).
Au niveau stratégique, la Cellule Responsabilité Sociétale (CRS) se compose de 5 personnes
dont 3 sont des Dirigeants effectifs : le Chief Executive Officer (CEO), le Chief Financial
Officer (CFO), le Chief Operating Officer (COO), le Senior Environmental Manager (SEM) et
le CSR Manager (CSRM). Cette Cellule est responsable du développement et du suivi du
Programme Responsabilité Sociétale, de la libération des ressources humaines adéquates,
ainsi que de la revue de direction annuelle. La Cellule se réunit tous les trimestres.
> Au cours de l’exercice de matérialité, deux Management Meetings ont été organisés. La
première réunion avait comme objectif une approche concrète : d’une part, la hiérarchisation
et la validation des thématiques RSE et, d’autre part, l’approbation des parties prenantes
identifiées. Quant à la deuxième réunion, elle avait comme objectif une approche plus
abstraite, une prise de recul par rapport à l’exercice de hiérarchisation des thématiques, via
l’intervention d’un interlocuteur externe.
Équipe de Befimmo
Tous les collaborateurs
La Responsabilité Sociétale de Befimmo est aujourd’hui intégrée dans sa gestion journalière.
De plus en plus de collaborateurs de l’équipe de Befimmo sont impliqués dans cette stratégie, de près ou de loin selon leur champ de compétences, et sont conscients de l’impact
majeur du secteur immobilier sur l’environnement.
> La quasi-totalité des membres de l’équipe a participé à l’élaboration de la matrice de matérialité en répondant via l’intranet à une enquête de satisfaction confidentielle et anonyme
portant notamment sur le bien-être, la communication interne, la mobilité et la stratégie
Responsabilité Sociétale de Befimmo, etc.
Candidats potentiels
Étudiants de Louvain School of Management
Au cours de l’année 2013, Befimmo a répondu positivement à l’appel à projets corporate
organisé par la Louvain School of Management et a poursuivi ce travail en 2014.
> Sous la supervision du CSR Manager, un groupe d’étudiants a élaboré un questionnaire relatif à la RSE, a interviewé une quinzaine d’étudiants et professeurs provenant de
différentes universités belges et a consolidé les attentes de ces étudiants, en tant que futurs
candidats potentiels, pour les intégrer dans la matrice de matérialité.
Property Management Befimmo Property Services SA (filiale à 100%)
> Une interview one-to-one du CSR Manager avec le responsable du Property Management
a permis de sonder les attentes de cette partie prenante.
Services externalisés
> Une interview one-to-one du CSR Manager avec la consultante externe RH a permis de
sonder les attentes de cette partie prenante.
Consultante externe en Ressources Humaines
3 - Befimmo - Annexes online au Rapport Financier Annuel 2014 - Communication avec les parties prenantes externes et internes