Mémo guide de mise en place et organisation jour j

Projet « Inauguration d’un lieu
pour le Téléthon »
Rappel du projet
Mise en place de l’événement et d’une action de collecte pour le Téléthon
Plan de communication et outils
Planning
Rappel du projet
A l’occasion du 25ème Téléthon, le Lions Club s’associe à un ambitieux projet : rebaptiser
(temporairement ou non) une rue, une place ou tout autre lieu public au nom du Téléthon et,
en association avec la mairie, en organiser l’inauguration. L’Association des Maires de France
est partenaire du Téléthon pour la 3ème année et a adressé aux maires un courrier de
mobilisation.
Ce concept n’est pas encore exploité dans les manifestations Téléthon et le nombre de clubs
et leurs implantations permettent une réalisation du projet à la hauteur de l’engagement
historique des Lions dans le Téléthon.
Ce projet est aussi une action de terrain génératrice de collecte et donnant aux Lions une
visibilité renforcée auprès de la population locale.
Plan de communication et outils
Ce projet a été validé par le Conseil des Gouverneurs pour être mis en place par les clubs du
district multiple 103.
L’information a été transmise par mail courant juillet à tous les présidents de clubs.
Un article dans la revue nationale de septembre informera tous les Lions de France.
Le cahier des charges du projet est en téléchargement sur le site du district 103, rubrique
partenariats (docs méthodologie et projet).
Chaque district peut facilement reprendre ces informations et les intégrer sur son site.
Un référent national Lions, Alain Angot, pour conseils et aide logistique :
06 07 75 37 64 ou [email protected]
Mise en place de l’événement et d’une
action de collecte pour le Téléthon
Les étapes de l’événement
1 - Constituer une équipe et distribuer les rôles, identifier les besoins, planifier le projet et établir un budget
prévisionnel
2 - Prendre rendez-vous à la mairie pour présentation du projet et choix du site à inaugurer au plus tard le 30
septembre.
3 - Dès que l’accord avec la mairie est conclu, passer la commande de plaques à l’aide du bon de commande cijoint et remplir le formulaire à ouvrir à partir du lien ci-dessous (ou copier/coller l’adresse dans votre navigateur)
https://spreadsheets.google.com/spreadsheet/viewform?formkey=dE1GeGJyeUlyNDJyY3hVWTF1WWVLc1E6MQ
4 - Trouver une idée d'animation permettant de collecter des fonds et à associer à l'inauguration :
► vente de produits de la boutique Téléthon, vente de produits régionaux, vente de crêpes, gaufres ou petite
restauration, photo payante sous la plaque, tombola… (voir catalogue idées de manifestations ci-joint)
► si besoin, contacter Alain Angot, référent national du projet pour le Lions Club au 06.07.75.37.64 ou
[email protected] , qui vous communiquera les coordonnées du correspondant départemental Lions ou de la
coordination AFM/Téléthon départementale pour établir un contrat identifié P002 et recevoir le matériel
publipromotionnel Téléthon
5 - Rechercher des partenaires pour le sponsoring de l'animation si la mairie ne prend pas en charge le « verre de
l'amitié » (matériel, boissons, nourriture)
Se procurer une urne pour les dons le jour J (coordination AFM)
6 - Prévoir de filmer et/ou photographier les meilleurs moments de cet événement
Mise en place de l’événement et d’une
action de collecte pour le Téléthon
Les étapes de l’événement (suite)
7 – Promouvoir la manifestation
Avant l’événement :
Annoncer la manifestation par voie d’affichage et sur les sites internet de réseaux proches
Informer la presse et médias locaux, bulletin municipal via la mairie
Envoyer les invitations à tous contacts (personnels et professionnels)
Pendant (conjointement avec la mairie) :
Assurer une bonne signalétique
Sécuriser la manifestation
Après :
Communiquer les résultats de la collecte via la presse locale, le site et le journal du district et informer la coordination
Téléthon.
8 – Dès la fin de l’événement :
Ranger
Remercier les participants et les sponsors
Remonter les fonds auprès de la coordination
Dans un souci de transparence et pour rendre compte auprès du public de la destination et de l’utilisation des fonds
collectés, l’AFM a mis en place des procédures précises pour la remontée de la collecte. Le trésorier devra donc se
mettre en lien avec la coordination.
La remise des fonds doit se faire en main propre à la coordination Téléthon dans les plus brefs délais et au plus tard le
24 décembre.
Planning
1ière étape: 30 Septembre
Constitution équipe
Mise en place selon cahier des charges
Septembre
Octobre
2ème étape: 15 Octobre
Choix de l’animation de collecte associée
Descriptif du projet sur le formulaire web et commande de la plaque
+ chèque de règlement
Prise de contact avec la coordination AFM/Téléthon pour contrat P002
3ème étape: 31 Octobre
Recherche matériel, logistique, sponsors…
Contacter la coordination pour accréditation de la manifestation et
enlèvement du matériel Téléthon (affiches, banderole, ballons…)
Novembre
4ème étape: 5 Novembre
Date limite de l’envoi du bon de commande des plaques (après cette
date, conditions particulières à voir avec le fournisseur)
Communication et promotion (invitations) de l’événement
Téléthon 2 et 3 décembre
Présentation du projet à la mairie et accord de principe