Word Pro - Fonds canadien d`initiatives locales au Mali.lwp

Fonds canadiens
d'initiatives locales
Mali
Rapport de vérification
Mai 2000
Agence canadienne de développement international
200, promenade du Portage
Gatineau (Québec)
K1A 0G4
Tél. : (819) 997-5006
Sans frais : 1-800-230-6349
Télécopieur : (819) 953-6088
(Pour les malentendants et les personnes atteintes
de troubles de la parole (ATS) seulement: (819) 953-5023
Sans frais pour les malentendants et les personnes atteintes
de troubles de la parole (ATS) seulement : 1-800-331-5018)
Courriel : [email protected]
Direction générale de l'examen du rendement
TABLE DES MATIÈRES
PAGE
SOMMAIRE
1.0
INTRODUCTION - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 1
2.0
ARRIÈRE-PLAN - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 1
3.0
OBJECTIFS, PORTÉE ET APPROCHE - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 2
4.0
OBSERVATIONS - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 3
4.1
ADMINISTRATION AU NIVEAU DU PROGRAMME - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 3
4.1.1
L’ORGANISATION DE LA GESTION - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 3
4.1.2
DEMANDE DE SERVICES - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 3
4.2
ADMINISTRATION AU NIVEAU DES PROJETS - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 3
4.2.1
PROCESSUS D’IDENTIFICATION, DE SÉLECTION
ET D’APPROBATION - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 4
4.2.2
OBJECTIFS ET EXTRANTS - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 4
4.3
CONTRÔLE FINANCIER - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 6
4.3.1
RÉCONCILIATION DES DÉPENSES AVEC LES AVANCES - - - - - - - - - - - - - - - 6
4.4.
VISIBILITÉ - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 7
4.4.1
LA VISIBILITÉ DE L'APPUI CANADIEN SUR LE TERRAIN - - - - - - - - - - - - - - - 7
SOMMAIRE DES RECOMMANDATIONS - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 8
FCIL - Mali
Direction générale de l'examen du rendement
SOMMAIRE
Ce rapport de vérification des Fonds canadiens d’initiatives locales (FCIL) du Mali transmet les
observations et recommandations de la vérification exécutée selon le plan de travail de 1998-1999
de la Direction générale de l’examen du rendement de l’ACDI. Les objectifs de la vérification
étaient d’évaluer l’efficacité des contrôles de l'ACDI à Hull, Québec et dans l’ambassade;
d’évaluer l’efficacité et l’efficience des procédures de gestion dans l’ambassade; et de vérifier les
procédés utilisés pour assurer une comptabilité adéquate de toutes les dépenses du FCIL et pour
s’assurer que les fonds soient utilisés selon les budgets autorisés.
Notons que la responsabilité du FCIL demeure avec l’ambassadeur situé à Bamako, au Mali. La
responsabilité d’analyser, de choisir, d’approuver et d’évaluer les projets est déléguée à la
coordonnatrice, située à Bamako.
Les projets financés par le FCIL et vérifiés, réalisent leurs extrants et leurs objectifs.
Les pratiques de gestion et les contrôles exercés par l’ACDI et l’ambassade pour planifier,
mettre-en-oeuvre le programme des fonds canadiens d’initiatives locales sont conformes aux
lignes directrices.
Les rapports comptables rapportent adéquatement toutes les dépenses du FCIL et permettent de
s’assurer que les fonds avancés furent dépensés et utilisés pour les fins telles qu’approuvées.
FCIL - Mali
Direction générale de l'examen du rendement
1.0
INTRODUCTION
Le Comité de direction a approuvé le plan de travail de 1998-99 de la Direction générale de
l’examen du rendement de l’ACDI.
La Direction générale de l’examen du rendement remercie le personnel de l’ACDI et de
l’ambassade pour leur coopération et le support reçu durant cette vérification.
2.0
ARRIÈRE-PLAN
Le programme du fonds canadien vise à financer la réalisation de petits projets favorisant le
développement technique, éducationnel, culturel et social des populations locales du pays
d’accréditation de l’ambassade canadienne. Il sert de complément aux activités bilatérales de
l’ACDI, ajoutant ainsi un élément de souplesse à la structure des programmes canadiens de
développement. Selon les lignes directrices relatives aux fonds canadiens,” le FCIL permet à
l’ambassade de répondre plus adéquatement et plus rapidement aux demandes et aux besoins
locaux qui encouragent la participation active des communautés locales.”
Depuis 1993, des lignes directrices furent transmises à tous les chefs de mission et aux chefs de
section d’aide au développement dont les responsabilités englobent l’administration des fonds
canadiens d’initiatives locales. L’ambassadeur est responsable directement à la Présidente de
l’ACDI. Selon les lignes directrices, l’ACDI s’attend à ce que l’ambassadeur contrôle
l’utilisation des fonds selon les lignes directrices et selon les critères, conditions et dispositions
du Conseil du Trésor.
La décision concernant le montant alloué annuellement au fonds canadiens d’initiatives locales
au Mali est prise par le vice-président de la Direction générale de l’Afrique et du Moyen-Orient.
Les coûts du FCIL au Mali en 1996 -97 furent de $298,442, de $279,562 en 1997-98 et de
$280,000 en 1998-99.
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Direction générale de l'examen du rendement
3.0
OBJECTIFS, PORTÉE ET APPROCHE
Les objectifs de la vérification du FCIL au Mali étaient:
Ø d’évaluer l’efficacité des procédés, procédures, pratiques de gestion ainsi que le contrôle
exercé par le siège social à l’ACDI et dans les ambassades pour planifier, mettre en oeuvre et
gérer le programme de Fonds Canadiens pour Initiatives Locales;
Ø d’évaluer l’efficience et l’efficacité des systèmes et procédés utilisés dans les ambassades
pour identifier, autoriser, contrôler et rapporter les projets financés par le FCIL;
Ø d’évaluer les procédés utilisés pour assurer une comptabilité adéquate de toutes les dépenses
du FCIL et assurer que les fonds soient utilisés pour les fins telles qu’approuvées.
Les lignes directrices exigent un rapport de fin de projet qui doit décrire les objectifs du projet
tels qu’ils apparaissent dans le document d’approbation du projet; ce rapport de fin de projet doit
décrire si l’objectif fut atteint entièrement ou partiellement ainsi que d’autres facteurs tels que le
coût, les leçons à tirer, etc..
La vérification exigea l’examen de vingt-deux dossiers de projets. Des visites de cinq projets ont
permis de rencontrer des bénéficiaire et des agences exécutrices afin de savoir si les fonds
avaient été utilisés tels qu’approuvés et si le projet atteignait les objectifs approuvés.
La vérification exigea également des rencontres avec l’ambassadeur, la coordonnatrice et le
chargé du programme à Hull. Le tableau suivant résume la portée de la vérification.
Année
1996-97
1997-98
1998-99
Fonds approuvés
Projets
approuvés
$ 264,094
$ 232,061
$ 280,000
25
14
16
Dossiers de projets
examinés % des
projets approuvés
2
8%
14
100%
6
38%
Projets visités %
des projets
approuvés
2
8%
1
7%
2
13%
La vérification commença à Hull avec des rencontres à l’ACDI avec le chargé du programme et
l’examen des rapports annuels et des dossiers avant d’effectuer des interviews et des examens sur
le terrain.
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4.0
OBSERVATIONS
4. 1
Administration au niveau du programme
4.1.1
L’organisation de la gestion
L’ambassadeur est responsable du FCIL. Le FCIL est géré de l'ambassade à Bamako, au Mali.
L'ambassadeur délègue la gestion du programme à une coordonnatrice.
Celle-ci signa une offre permanente avec l’ambassadeur après avoir réussie un concours et écrit un
examen. Cette offre permanente entre l'ambassadeur et une coordonnatrice fut signée en mai 1999
pour quelle gère le FCIL et le programme GED. Les honoraires budgetés sont de 18,000,000 CFA
(environ $45,000).
L'unité d'appui fournit un bureau et des services administratifs au programme FCIL comme la
comptabilité des projets et la comptabilité de l'offre permanente. Pour ces services, l’unité d’appui
charge le FCIL 15% des honoraires de la coordonnatrice en frais de gestion, (ou $6,750
canadiens). Ce coût pour les services de l’unité d’appui représente moins que 1% des fonds
dépensés en 1998-99. Le support logistique tel que la location d’une voiture est chargée en su,
selon la demande. En 1998-99, le coût pour administrer le FCIL était de $29,627, soit 10.6% de
$280,000.
Les rôles et les responsabilités de l’ambassadeur et de la coordonatrice sont bien compris et
exécutés. La responsabilité de rendre compte est claire et les autorités exercées lors du processus
de sélection et d’approbation des projets sont conformes aux lignes directrices.
4.1.2
Aucune demande de service a été faite pour les services de la coordonnatrice.
La coordonnatrice a travaillé à plein temps du 1 juin au 11 juin 1999 que pour le FCIL. Le budget
de l’offre permanente comprend 210 jours pour le FCIL et le GED.
L'offre permanente exige que des demandes pour des services professionnels soient faites pour le
FCIL et le programme GED.
Quand l’ambassadeur fut informé de cette observation, il a immédiatement pris des mesures
correctives en faisant une demande de services concernant le FCIL.
4.2
Administration au niveau des projets
Les procédures administratives sont conformes aux lignes directrices.
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4.2.1
Procédés utilisés pour identifier, évaluer et approuver des projets
En 1998-99, le programme fut livré en répondant à 358 propositions et approuvant 16 projets.
L'ambassadeur et la coordonnatrice aident les promoteurs à s'intéresser au FCIL en répondant à
leurs questions et en les conseillant comment remplir les formulaires requis pour leurs requêtes.
Initialement, la coordonnatrice reçoit les requêtes et travaille avec les promoteurs pour évaluer le
bien-fondé de leurs requêtes.
La coordonnatrice rencontre les requérants pour discuter de leurs requêtes, par exemple pour
définir leurs objectifs, pour décrire leurs extrants, leurs résultats anticipés et pour planifier leurs
budgets. La coordonnatrice visite les bénéficiaires ou les agences exécutrices afin de s’assurer
que la requête rencontre toutes les exigences du programme du FCIL et pour rencontrer le
personnel des agences exécutrices et les futurs bénéficiaires. Si la coordonnatrice évalue la
requête comme valable, elle rédige le document d’approbation (MAP). Ensuite, la coordonnatrice
présente le document d’approbation au comité d’approbation qui est formé de l’ambassadeur, du
Premier Secrétaire et du directeur de l’unité d’appui.
Après l'approbation du comité, avant 1999, la coordonnatrice avisait le promoteur par écrit de
l'acceptation de sa proposition et l'invitait à venir signer l'entente de contribution avec
l'ambassadeur. Depuis 1999, l’ambassadeur signe les lettres d’acceptation et de refus afin d’être au
courant de toutes les requêtes et des réponses.
Le comptable de l’unité d’appui aux programmes prépare un chèque au montant déterminé par
l’accord contribution avec le formulaire 1281.
Les ententes décrivent les modalités de paiements. Ces modalités sont parfois des avances et
parfois des paiements aux fournisseurs après que les biens et services furent livrés et que les
bénéficiaires ont confirmé par écrit que les biens sont conformes aux bons de commandes. Pour
réduire le coût des équipements achetés, parfois, l’ambassade place le bon de commande au nom
de l’ambassade, après avoir reçus 3 bons de commandes pro forma des fournisseurs via l’agence
exécutrice ou les bénéficiaires. L’équipement est livré chez le bénéficiaire. Ce dernier confirme
par écrit que l’équipement et les services sont reçus tels que décrits sur les bons de commandes,
et ce, avant que l’ambassade verse le versement suivant.
Le récipiendaire du chèque qui est émis par l’ambassade, signe la formulaire 1281, comme
évidence qu’il a reçu le chèque.
L’ambassadeur et l’agence exécutrice ou les bénéficiaires ont signé toutes les accords de
contribution dans les vingt-deux dossiers de projets examinés.
Des copies des lettres et des propositions sont gardées en filières.
4.2.2
Les objectifs et extrants des projets sont rapportés dans les dossiers comme “réalisés”; ce
qui est confirmé par les rencontres avec des agences exécutrices et des bénéficiaires.
FCIL - Mali
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Les projets visités furent identifiés par hasard par le vérificateur basé sur l’accessibilité, la
matérialité ou pour d’autres considérations.
Cinq visites de projets furent effectuées; deux approuvés en 1996-97, ce qui représente 8% des
projets approuvés durant cette année; un autre projet fut visité parmi les projets approuvés en
1997-98, soit 7% des projets approuvés durant cette année; les trois autres projets visités furent
approuvés en 1998-99, soit 18% des projets approuvés durant cette année. Ces projets
comprenaient un couvent, un hôpital, une école et deux petites entreprises.
Le but de ces visites était de déterminer par des observations physiques et par des rencontres avec
des bénéficiaires, si le projet avait réalisé les extrants et les objectifs approuvés.
Les rapports de fin de projet rapportaient que les extrants et les objectifs avaient été “réalisés”. Les
rencontres subséquentes effectuées lors de la vérification avec des bénéficiaires et des agences
exécutrices ont confirmé que les extrants et les objectifs approuvés avaient été réalisés.
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4.3
Contrôle financier
4.3.1
Le contrôle et la reddition des comptes sur les avances et les dépenses rapportées par les
projets sont adéquats.
Les reçus sont dans les dossiers examinés. La coordonnatrice examine les reçus et s’assure ainsi
que les dépenses rapportées furent autorisées.
Le conseiller financier de l’UAP produit le "bordereau des avances émises et des justifications
reçues" avant d’émettre un chèque. Ce bordereau totalise les avances et compare le total des
avances avec le total des dépenses indiquées sur les reçus.
Les avances émises par l’ambassade sont enregistrées sur le formulaire 1281 de l’ACDI pour
contrôler le budget et les autorisations budgétaires. Cette comparaison est informatisée et est
résumée sur le formulaire 1281 de l’ACDI.
Lorsqu’une dépense est effectuée par le responsable d’un projet, le reçu devient la trace comptable
de la transaction au niveau du projet. Quand le responsable du projet transmet des reçus à
l’ambassade, la coordonatrice reçoit les reçus et les totalise en vérifiant les approbations
budgétaires.
Le conseiller financier réconcilie et documente les avances émises avec les dépenses inscrites sur
les reçus en utilisant un système comptable qui fut développé et informatisé au Mali.
La coordonatrice reçoit donc cette information avant d’émettre un chèque et contrôle ainsi le total
des avances et des dépenses au niveau des projets.
Toutes fois, les lignes directrices ne mentionnent pas qu’une réconciliation est requise. Ces lignes
directrices émises par le groupe de coordination des programmes géographiques de la Direction
générale de la gestion centrale a pour but d’assurer que tous les ambassadeurs et les chefs de
section d’aide au développement contrôlent et rendent compte des contributions faites par les
ambassades avec les fonds canadiens.
Sans des lignes directrices qui n'exigent pas une réconciliation des dépenses rapportées par les
reçus avec les avances émises par l’ambassade, les ambassadeurs et les chefs de sections d’aide
ne peuvent contrôler ni rendre compte systématiquement.
Mais à Bamako, la coordonnatrice reçoit cette information avant d’émettre un chèque et contrôle
ainsi le total des avances et des dépenses.
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Recommandation:
4.3.1.1 Les directions générales des programmes bilatéraux et la direction générale des
ressources humaines et services corporatifs devraient s’assurer que des lignes directrices
exigent une réconciliation des avances et des dépenses rapportées par les projets afin
d’améliorer le contrôle et la reddition de compte sur les avances émises par les
ambassades.
Réponse de la gestion:
Les lignes directrices sur le FCIL sont à l'étape de la révision et doivent paraître en juin 2000.
4.4
Visibilité
4.4.1
La visibilité de l’appui canadien sur le terrain n’est pas défini dans les lignes directrices.
En effet, les ligne directrices émises par le groupe de coordination des programmes
géographiques de la Direction générale de la gestion centrale ne mentionnent pas de politiques
sur le sujet de la visibilité canadienne voulue par l’ACDI pour des actifs achetés avec des fonds
canadiens.
Sans une telle politique, la visibilité de l’appui canadien est laissé à l’interprétation individuelle
de chaque ambassadeur et de chaque chef de section de développement qui sont responsables des
fonds canadiens.
Le contrôle requis par l’ambassadeur et par le chef de section au développement ne peut donc pas
être évalué.
Selon nos entrevues, les agences exécutrices et les bénéficiaires rencontrés seraient d’accord pour
afficher des décalques avec le mot “Canada” pour augmenter la visibilité de l’appui canadien.
Les initiales “FCIL” sont visibles aux sites des projets visités. Mais le nom du Canada est absent.
L’ambassadeur reconnaît que le nom du Canada serait plus reconnu que les lettres FCIL.
Recommandation:
4.4.1.1 Les directions générales des programmes bilatéraux et la direction générale des
ressources humaines et services corporatifs devraient s’assurer que les lignes directrices
décrivent la visibilité de l’appui canadien voulu par l’ACDI, pour les contributions
canadiennes à des projets d’initiatives locales.
Réponse de la gestion:
Les lignes directrices sur le FCIL sont à l'étape de la révision et doivent paraître en juin 2000.
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RÉSUMÉ DES RECOMMANDATIONS DU VÉRIFICATEUR
Le tableau suivant est un résumé des recommandations du vérificateur et indique qui est responsable de mettre en oeuvre les
améliorations recommandées.
Tableau des recommandations du vérificateur et de la réponse et du plan d'action de la direction
Secteur
FCIL - Mali
Recommandation du vérificateur
Réponse et plan d'action de la direction
Contrôle financier
Les directions générales des programmes Les lignes directrices sur le FCIL sont à
bilatéraux et la direction générale des l'étape de la révision et doivent paraître en
ressources
humaines
et
services juin 2000.
corporatifs devraient s'assurer que les
lignes
directrices
exigent
le
rapprochement des avances et des
dépenses pour chaque projet, afin
d'améliorer le suivi des avances consenties
aux ambassades et de l'information
communiquée sur celles-ci.
Visibilité
Les directions générales des programmes Les lignes directrices sur le FCIL sont à
bilatéraux et la direction générale des l'étape de la révision et doivent paraître en
ressources
humaines
et
services juin 2000.
corporatifs devraient s'assurer que les
lignes directrices décrivent la visiblité de
l'appui canadien que la DICA tente
d'obtenir
pour
les
contributions
canadiennes à des projets d'iniatives
locales.
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