Forum des Associations 2015

Pôle Vie Locale
Service Manifestations et Vie Associative
Dossier suivi par Valérie VERGNOLLE
Bergerac, le 28 janvier 2015
Objet : Forum des Associations 2015
Commission Organisation et Animation
Forum des Associations 2015
Commission Organisation et Animation
du mardi 27 janvier 2015 à 18 heures
Salle des commissions
Présents : Comité de Jumelage Bergerac Repentigny (CAMBEROU Annie), Jazz Pourpre
(LAURENS Christine), SEM 24/47 (MARCILLAC Claudie), Eveil Kinomichi (FUSILIER
Laurence), SEL Périgord et Altair (FONVIELHE Nadine et NIQUOT Claudine), AFSEP Dordogne
(GARRAUD-JAVERZAC Catherine), Amicale Des Suisses Du Périgord (MOLLATTE Michèle),
Croc En Danse (CAZENABE Irena), B2P Handball (GAUFFRE Myriam et GARRIGUE Estelle),
Troubadour (ROSET Mathieu), Mairie de Bergerac ( DELTEIL Francis et COTTEREAU Franck)
I - Implantation des stands sur les différents sites
* Dans la salle Anatole France :
La reconduction de la disposition des stands en enfilade, perpendiculairement à la scène, a été
actée. Dans la mesure du possible, envisager une nouvelle implantation des stands 1 à 4 et 57 à 60.
L'idée d'imposer un cheminement entre les stands disposés à l'intérieur de la salle n'est pas retenue.
* Sur le parking:
L'implantation de 3 espaces d'expression et d'animation est envisagée. Ils seront entourés de
rangées de stands disposées en étoile
- Une scène culturelle pour les prestations artistiques et les démonstrations sportives
- Deux espaces d'animations sportives sont envisagées : 1 espace sports collectifs, 1 espace
sports d'opposition avec tatamis.
Les plans des différents sites seront présentés et soumis à la validation de la commission lors de la
prochaine réunion.
II - Fonctionnement des différents espaces d'expression et d'animation:
Ces espaces étant à partager entre les associations souhaitant proposer des animations, une
programmation sera réalisée en tenant compte de l'aspect sonore des prestations. Un temps
sera consacré à sa validation lors de la prochaine commission « Organisation et Animation ».
Les présentations les plus bruyantes s'effectueront sur la scène extérieure.
Les mises à disposition des différents espaces se feront par créneaux horaires de 20 minutes
(temps d'installation compris). Il est conseillé aux personnes en charge de ces animations de prévoir
un temps de préparation en amont de la prestation.
Est soulevé le fait d'accorder une attention particulière à la diversité des prestations qui se
succèdent sur les scènes afin de préserver une certaine dynamique dans les animations.
III – Démarche écoresponsable et animation :
La Ville de Bergerac souhaitant impulser une dimension écoresponsable à cette édition 2015 du
Forum des Associations, elle souhaite mettre en valeur les acteurs locaux développant, même par
des gestes simples, une démarche écocitoyenne au sein de leur projet et fonctionnement associatif.
Une affiche « Association écoresponsable » sera confectionnée afin que les associations puissent
valoriser les actions qu'elles mènent ou mèneront en ce sens (tri et recyclage des déchets,
covoiturage lors de déplacements, supports de communication dématérialisés ou imprimés sur
papier recyclé ou encre végétale ...)
Le service « Manifestation et Vie Associative » est en contact actuellement avec l'association « Les
Enfants du Pays de Beleyme » pour mener des ateliers créatifs sur l'environnement. Cette
année, nous n'envisageons donc pas la venue de structures gonflables.
L'AFSEP, association œuvrant dans le domaine social, fait une demande pour obtenir un stand en
extérieur. En effet, elle souhaite mener des ateliers de sensibilisation au handicap nécessitant
l'installation d'obstacles à demeure sur la durée de la manifestation (déplacement en fauteuil …).
Cette demande ayant un caractère exceptionnel, elle sera étudiée par le service « Manifestation et
Vie Associative »
IV – Questions diverses
- Pertinence de la date de la prochaine commission « Organisation et Animation ». En raison
de la clôture des inscriptions fixée au 25 mai 2015, il paraît en effet préférable de reporter ce temps
de travail.
- Mise en place de temps conviviaux inter associatifs (soulevée après la clôture de la réunion) :
* Envisager une restauration le samedi midi entre représentants associatifs participant au Forum.
Question a abordée avec l'association qui sera chargée de la restauration assise
* Reconduction d'un petit déjeuner le dimanche matin par exemple
* Inauguration du Forum des associations en présence de Monsieur Le Maire (date et horaire
encore à définir).
La prochaine réunion de la Commission « Organisation et Animation »
est décalée du 24 mars au 09 juin à 18 heures à la salle des commissions