Termes de références

AOUT 2016
“La banque à portée de mainˮ
TERMES DE REFERENCES
CONSULTATIONS POUR L’ELABORATION DES MANUELS DE PROCEDURES
POUR LES SERVICES DE LA BANQUE BBCI
Chaussée du Peuple Murundi, B.P 2320 BUJUMBURA – BURUNDI -Tél. +257 22 22 33 28
“La Banque à portée de mainˮ
TABLE DES MATIERES
Présentation de la BBCI ............................................................................................................. 3
Historique............................................................................................................................... 3
Notre Vision, NOS VALEURS & PRINCIPES ............................................................................ 3
La Direction Générale de la Banque...................................................................................... 3
Direction Administrative et Financière .............................................................................. 3
Direction des Crédits .......................................................................................................... 4
Direction des Opérations et de la Technologie .................................................................. 4
Département de l’Audit ET du Contrôle Interne ................................................................ 4
Contexte général et objectif global de la mission .................................................................... 5
Contexte Général ................................................................................................................... 5
Objectif GLobal de la mission ................................................................................................ 5
Objectifs pour la Direction Administrative et Financière ................................................... 6
Objectifs pour la Direction des Crédits .............................................................................. 7
Objectifs pour la Direction des Opérations et de la Technologie ...................................... 7
Objectifs pour le Département de l’Audit et du contrôle InterneS ................................... 7
Résultats attendus ................................................................................................................. 8
Livrables attendus.................................................................................................................. 8
Durée de la mission ............................................................................................................... 8
Principes guides de l’appel d’offres .......................................................................................... 9
Principe de Confidentialité .................................................................................................... 9
Principes de lancement de la soumission ............................................................................. 9
Principes de réponses à la soumission.................................................................................. 9
Modalités de Réponse ............................................................................................................. 10
Langue de travail et demande d’informations ................................................................... 10
Présentation des offres ....................................................................................................... 10
Dépôts de la soumission ...................................................................................................... 11
Délais de validité des offres ................................................................................................ 11
Analyse des offres................................................................................................................ 11
Analyse des offres techniques.......................................................................................... 12
“La Banque à portée de mainˮ
Offre financière ................................................................................................................ 12
Note globale et attribution du marché ............................................................................ 12
Prise en charge totale des frais engagés ............................................................................. 13
Annulation du processus d’appel d’offres .......................................................................... 13
Négociation et signature du contrat ................................................................................... 13
“La Banque à portée de mainˮ
PRESENTATION DE LA BBCI
HISTORIQUE
La banque BBCI a été créée en 1988 sous l’appellation de Arab Bank for Commerce and
Investment, « ABB ».
En 1990, suite à la recapitalisation de la banque et l’arrivée de nouveaux actionnaires, la
banque a changé de nom pour devenir Arab Burundi Bank « ABB ».
En 1997, l’Assemblée Générale des Actionnaires a décidé de donner un ancrage local à la
banque qui est devenue Banque Burundaise pour le Commerce et l’Investissement « BBCI ».
NOTRE VISION, NOS VALEURS & PRINCIPES
La BBCI est une banque dynamique qui ambitionne de devenir le premier leader sur le marché
local avec une vision internationale. Elle s’est fixée comme objectif principal d’être une
référence de qualité service-client et digitale.
Pour y arriver, nous nous appuyons sur des valeurs et principes forts :






Satisfaction des clients, valeur « cœur » de notre métier
Intégrité et honnêteté sont au centre de notre activité
Qualité de services au centre de notre préoccupation
Qualité des collaborateurs et valeurs humaines au premier plan
Convergence et alignement sur l’objectif poursuivi (actionnaires et employés)
Travail d’équipe, facteur clé du succès.
LA DIRECTION GENERALE DE LA BANQUE
DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
La Direction Administrative et Financière a pour principale mission de définir et superviser la
gestion financière et administrative selon les choix stratégiques de la banque et les lois en
vigueur.
Elle a pour mission de diriger et animer les équipes en charge de l’Administration, la
Comptabilité, les Finances et les Ressources Humaines. D’assurer le suivi quotidien des
principaux indicateurs de performance de la banque (dépôts, crédits, chiffres des agences,
etc.), de veiller aux normes prudentielles de gestion et d’assurer le suivi permanent de
l’évolution des lois et réglementations.
“La Banque à portée de mainˮ
DIRECTION DES CREDITS
La direction des Crédits est responsable de la gestion des crédits de la banque et supervise le
service juridique et contentieux.
Elle a pour principale mission de définir la politique de crédits de la banque ; d’examiner et
analyser les demandes de crédit en s'assurant que les règles et procédures relatives au crédit
sont appliquées conformément aux lignes directrices établies. Enfin, elle oriente la gestion, la
réalisation, le suivi et le contrôle des dossiers crédits.
DIRECTION DES OPERATIONS ET DE LA TECHNOLOGIE
La Direction des Opérations et de la Technologie a pour mission principale d’assurer la bonne
marche de la banque (infrastructure, procédures, organisation). Elle joue un rôle clé dans la
réussite des activités de la banque et coordonne en même temps les agences.
Elle a pour principale attribution l’organisation, coordination, supervision et le contrôle de
toutes les opérations bancaires. Elle garantit la traçabilité les processus de la banque
(demande de crédits, validations, etc…). Gère l’ensemble des unités opérationnelles de la
banque en veillant à la bonne application des procédures, des normes légales et
réglementaires et du respect de la politique de la banque.
DEPARTEMENT DE L’AUDIT ET DU CONTROLE INTERNE
Le département de l’Audit et du Contrôle Internes est directement rattaché à la direction
Générale de la banque, assure les missions d’audit et le contrôle quotidien des opérations de
la banque. Il est garant des bonnes « mœurs » de la banque et gère les principaux risques de
la banque, notamment :
-
Risque de crédit : pertes qui résulteraient de l’incapacité des clients de la banque à
faire face à leurs engagements
Risque de marché : risques causés par les activités de marché (taux, change, perte de
valeur d’instruments financiers)
Risques opérationnels : pertes liées aux défaillances de procédures, d’erreurs
humaines, des outils informatiques, etc.
Risque de liquidité : incapacité de la banque de faire face à ses échéances de trésorerie
Risque de non-conformité : risques liés au non- respect des normes réglementaires
Risque stratégique : risques causés par un échec d’une nouvelle stratégique de la
banque
“La Banque à portée de mainˮ
CONTEXTE GENERAL ET OBJECTIF GLOBAL DE LA MISSION
CONTEXTE GENERAL
Dans ses vœux formulés en début d’année 2016, le Conseil d’Administration de la BBCI s’est
fixé comme objectif principal de faire de la banque une institution de premier plan sur la place
financière locale et sous régionale.
Fort de cette ambition, la BBCI a d’une part, lancé un immense chantier de refonte de son
image ; consenti d’importants investissements afin de se doter, sur les deux prochaines
années, d’outils techniques et technologiques de pointe. D’autre part, elle s’appuie sur les
compétences de cabinets et d’experts tant nationaux qu’internationaux pour l’accompagner
dans l’ensemble de ses activités. C’est dans ce contexte qu’elle a décidé, en s’appuyant sur les
recommandations de la Banque Centrale de la République du Burundi, de doter, pour
l’ensemble de ses services, de manuels de procédures forts qui correspondent mieux au
métier moderne de la banque.
OBJECTIF GLOBAL DE LA MISSION
L’objectif principal de la mission est de doter à la BBCI des manuels de procédures qui
répondent adéquatement aux exigences d’une gestion moderne d’une banque. C’est pour
cela que la première tâche consistera avant tout à rassembler et traiter les documents en
usage interne à la banque comme manuels de procédure pour pouvoir déceler les
insuffisances et manquements à corriger et les compléter en profondeur.
Cette mission couvrira entre autres la direction de l’administration et des finances, la direction
des crédits, la direction des opérations et de la technologie ainsi que le département de l’Audit
et contrôle internes. Les manuels de procédures devront répondre aux besoins de chacune de
ces entités.
De manière globale, les manuels de procédures devront répondre aux objectifs suivants :
-
Identifier et produire la liste exhaustive des procédures de la banque. Cette étape
intégrera les exigences réglementaires en vigueur
Documenter de manière concise toutes les procédures
Produire une cartographie précise de chacune des procédures avec les collaborateurs
(postes de responsabilité), responsables à chaque niveau de la procédure
Définir en amont les cahiers de charges des collaborateurs impliqués dans la procédure
Améliorer les méthodes et outils de travail de la banque, gage d’une gestion efficace
Garantir la continuité et la permanence des méthodes de travail nécessaires à la bonne
marche de la banque
Assurer le gain d’efficacité dans l’exécution des tâches
Garantir la prévisibilité et l’évaluation
“La Banque à portée de mainˮ
OBJECTIFS POUR LA DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
Pour la direction Administrative et financière,
 Respecter la Loi bancaire ainsi que la réglementation bancaire édictée par de la Banque
de la République du Burundi (BRB)
 Communiquer en interne (supports et documents produits)
 Améliorer le contrôle et la qualité de l'organisation comptable
 Garantir la fiabilité de l'information comptable et financière publiée
 Accélérer la clôture des comptes
 Améliorer le système d’information comptable et garantir la qualité de l’information
financière
Le manuel de procédures devra être élaboré sur la base des éléments suivants :
 Le plan comptable applicable au secteur bancaire
 Les normes internationales reconnues et applicables au secteur bancaire
 Les règles applicables en matière de délégation de responsabilité et de contrôle
interne
 Et plus généralement les règles de gestion de la BBCI (corpus de procédures déjà
existantes)
Aussi, il est attendu que le manuel de procédures comptables traite entre autres aspects
suivants :









Dispositions fondamentales du système comptable
Organisation comptable
Système d’information
Système de plan de comptes
Traduction comptable des opérations
Traitement comptable des opérations
Restitutions comptables et financières
Etablissement des états financiers par agence et états financiers consolidés
Reporting BRB
“La Banque à portée de mainˮ
OBJECTIFS POUR LA DIRECTION DES CREDITS
 Identifier clairement les règles de traitement et d’approbation des dossiers de
demande de crédit
 Définir le processus de gestion du crédit
 Définir la stratégie du portefeuille et du marché cible
 Enoncer les principes d’initiation et de surveillance du crédit
 Détecter de façon précoce des crédits en difficulté et les actions à adopter
 Définir la stratégie la plus efficace de faire le recouvrement
 Détailler la politique de gestion du portefeuille de crédits.
OBJECTIFS POUR LA DIRECTION DES OPERATIONS ET DE LA TECHNOLOGIE
 Fournir une politique claire pour tous les produits et services principaux offerts par la
BBCI
 Revoir et proposer les procédures de haut niveau qui assurent notamment la
traçabilité à tous les niveaux des opérations bancaires
 Indiquer les contrôles de haut niveau applicables au traitement des transactions
 Augmenter l'efficacité des contrôles opérationnels liés aux produits en obligeant la
mise en œuvre des contrôles automatisés indiqués et intégrés dans les processus.
 Réduire les coûts à l'aide de contrôles efficaces par la technologie avancée, en évitant
ainsi les exigences liées uniquement au traitement manuel.
OBJECTIFS POUR LE DEPARTEMENT DE L’AUDIT ET DU CONTROLE INTERNES
 Etre suffisamment détaillé et très pratique
 Etre organisé par processus et sous processus
 Traiter entièrement le domaine informatique (contrôle généraux, contrôles applicatifs,
contrôles spécifiques des systèmes et bases de données) autant que les autres
domaines
 Inclure les programmes de travail détaillés, exhaustifs, pratiques et aisément
applicables même par des contrôleurs ou auditeurs débutants
 Inclure les matrices Risques/Contrôles pour chacun des processus et/ou sousprocessus
S’appuyer sur l’application de gestion des comptes actuels de la banque et être
suffisamment flexible pour s’adapter à toute nouvelle application dans le cas d’une
migration de système ;
“La Banque à portée de mainˮ
RESULTATS ATTENDUS
Au terme de cette mission, la banque attend les résultats suivants :
-
Toutes les procédures de gestion de la banque sont mises à jour et améliorées. De
même, les procédures inexistantes sont identifiées et développées
L’utilisation des ressources est rationnalisée
Les champs des tâches des différents acteurs sont délimités
Les procédures de circulation des informations entre les acteurs concernés sont
améliorées ou mises à jour
Les délais pour l’accomplissement des différentes tâches et procédures sont connus
Le mécanisme de contrôle des opérations est connu
Les recommandations visant à garantir la fiabilité des rapports d’activités et les états
financiers établis sont faites.
LIVRABLES ATTENDUS
Les principaux livrables sont :
-
Une note succincte sur l’état des lieux et un rapport de démarrage validé par la Banque
sur l’identification de tous les manuels de procédures nécessaires à élaborer
Une version électronique des manuels de procédures aux formats Microsoft WORD et
PDF sur support USB ou DVD
Une version papier des différents manuels de procédure par Direction, département
et divers services de la banque
Un rapport de fin de mission assorti de recommandations et propositions
d’amélioration des outils de gestion.
DUREE DE LA MISSION
La durée totale de la mission de consultance sera proposée en homme/jours par le consultant
compte tenu des principales parties de la mission et du chronogramme détaillé des activités
qui fera partie intégrante à son offre technique.
La période d’intervention est prévue pour le 4ème trimestre de l’année 2016. Les dates
exactes d’intervention seront précisées par la direction de la Banque dans le contrat qui sera
négocié et signé par les deux parties.
“La Banque à portée de mainˮ
PRINCIPES GUIDES DE L’APPEL D’OFFRES
Le processus de réponse aux TDR fait l’objet des principes ci-après :
-
Principes de confidentialité
Principes de lancement de la soumission
Principes de réponses à la soumission
PRINCIPE DE CONFIDENTIALITE
Le Soumissionnaire s’engage, et se porte fort pour son personnel et celui de ses partenaires,
à garder confidentielles toutes les informations qu’il obtiendra de la Banque dans le cadre de
cette soumission, ainsi que dans le cadre de sa mission si ses services étaient retenus.
A ce titre, le soumissionnaire s’engage à ne pas diffuser les documents qui lui sont remis et à
ne communiquer à quiconque le contenu de ces informations, à l’exception des personnels
chargés de répondre à ladite soumission. Le Soumissionnaire s’engage à conserver la
confidentialité de l’ensemble des informations quelle que soit l’issue de la soumission et
quand bien même le soumissionnaire ne serait pas retenu pour la conclusion du Contrat.
PRINCIPES DE LANCEMENT DE LA SOUMISSION
La BBCI est entièrement libre au titre de la soumission, de retenir le prestataire de son choix
sans avoir à justifier sa décision auprès du Soumissionnaire. Par ailleurs, au cours de la
soumission ou à son issue, la BBCI pourra le cas échéant déclarer la soumission infructueuse
ou abandonner la procédure de sélection, sans qu’aucune indemnité de quelque sorte que ce
soit ne soit due au Soumissionnaire.
PRINCIPES DE REPONSES A LA SOUMISSION
Le soumissionnaire s’engage à :
-
-
Répondre en toute bonne foi et avec loyauté en respectant les règles de l’art, les
usages professionnels, les normes applicables
Indiquer expressément dans sa réponse, le cas échéant, les parties des Termes de
Référence qu’il exclut, ne pouvant y satisfaire, et les parties qu’il n’accepte pas telles
que rédigées, sans pour autant les exclure. Pour ces dernières, le Soumissionnaire
s’engage à émettre dans sa réponse des contre – propositions qui seront étudiées par
la BBCI. A défaut de préciser ce qu’il exclut ou ce qu’il n’accepte pas, le Soumissionnaire
est réputé avoir accepté l’intégralité des demandes exprimées dans les Termes de
Référence
Demander à la BBCI toutes les informations complémentaires qui lui seraient
éventuellement nécessaires pour répondre à la soumission ; à défaut le
“La Banque à portée de mainˮ
-
-
-
Soumissionnaire est réputé avoir eu à sa disposition toutes les informations requises
pour répondre clairement à la soumission
S’assurer d’un point de vue technique de la complétude et de la cohérence des
informations fournies au titre de la soumission et attirer l’attention de la BBCI sur toute
erreur, contradiction, oubli, anomalie, choix et mesure prévus dans la soumission,
pouvant affecter sa réponse et plus généralement la bonne exécution du projet
Préconiser dans sa réponse, s’il y a lieu, toute modification ou complément qu’il estime
nécessaire pour améliorer le cadre contractuel et plus généralement la mission
assignée
Répondre gratuitement à la soumission, les prestations réalisées à cette fin et le temps
consacré à la réponse ne pouvant en aucun cas être facturés de quelque façon que ce
soit à la BBCI.
MODALITES DE REPONSE
LANGUE DE TRAVAIL ET DEMANDE D’INFORMATIONS
Les offres seront entièrement rédigées en langue française. Lors de la préparation de sa
soumission et pour toutes informations complémentaires, le soumissionnaire peut s'adresser
à la BBCI à l’adresse ci-après :
Banque BBCI
Secrétariat de la Direction Générale
Chaussée du Peuple Murundi N° 13
B.P. 2320 BUJUMBURA - BURUNDI.
Tél. : (+257) 22 22 33 28 - Fax (257) 22 22 33 39
E-mail : [email protected]
PRESENTATION DES OFFRES
L’offre technique comprendra un document de présentation de la société ou du/des
consultant(s) alignés avec précision de sa structure sociale, ses compétences et ressources,
bref son expérience professionnelle reliée au type de prestations attendues de lui/d’elle par
la Banque, ses références pour prestations similaires au sein du monde bancaire, des
institutions financières et ses autres références.
L’offre technique donnera également une note de compréhension de la mission, le
chronogramme détaillé des activités à réaliser, la démarche méthodologique, des CV détaillés
des experts alignés, les étapes de la mise en œuvre de la mission ainsi qu’une copie de
l’attestation de non redevabilité fiscale.
L’offre technique devra également indiquer clairement le nombre de jours de prestation pour
chaque Expert aligné. L’offre devra en outre préciser, pour chaque expert, membre de la
mission, le nombre de jours de travail à leur bureau (pour la préparation notamment) et
“La Banque à portée de mainˮ
surtout le nombre de jours de prestation effective au sein de la banque (connaissance de
l’institution, identification exhaustive des besoins des manuels des procédures à élaborer,
collecte des informations et échanges avec le personnel clé de la Banque, séances de
restitution et/ou de validation, etc.).
L’offre financière exprimera en USD tous les coûts, notamment les honoraires du/des
consultant(s), le cas échéant les frais de séjour et les billets d’avion. Néanmoins, les paiements
seront effectués en francs burundais au taux officiel de la Banque pour les Cabinets ou
Consultants qui résident au Burundi.
Lors de l’élaboration de l’offre financière, le soumissionnaire devra tenir compte de la
législation fiscale en vigueur au Burundi.
Le soumissionnaire fournira son offre technique et financière dans deux enveloppes sous plis
fermées et séparées.
La 1ère enveloppe portera la mention « Offre Technique pour le recrutement d’un consultant
chargé de l’élaboration des manuels de procédures pour les services de la banque BBCI »
tandis que la 2ème enveloppe portera la mention « Offre Financière pour le recrutement d’un
consultant chargé de l’élaboration des manuels de procédures pour les services de la banque
BBCI ».
Ces deux enveloppes seront mises dans une grande enveloppe portant mention « Offre pour
le recrutement d’un consultant chargé de l’élaboration des manuels de procédures pour les
services de la banque BBCI ».
DEPOTS DE LA SOUMISSION
Les dossiers de réponse (les soumissions) devront parvenir à la Direction Générale de la BBCI
aux adresses indiquées ci-avant, au plus tard le 02/10/2016 à 15 heures (Temps Universel). La
soumission reçue après ce délai ne sera pas considérée.
DELAIS DE VALIDITE DES OFFRES
Les soumissionnaires sont engagés par leurs offres pendant cent vingt jours (120 jours) à
compter de la date limite de réception des offres.
ANALYSE DES OFFRES
L’analyse des offres se déroulera à compter du 05/10/2016. Durant la phase d’analyse des
offres, pour obtenir toute précision nécessaire, la BBCI consultera, principalement par courrier
électronique, les sociétés ayant répondu. Les réponses à ces demandes devront être
transmises par courrier électronique sous format PDF, dans un délai ne dépassant pas 72
heures ouvrées et feront partie intégrante aux dossiers de soumissions.
“La Banque à portée de mainˮ
ANALYSE DES OFFRES TECHNIQUES
Les critères de notation des offres techniques sont :
o Respect des procédures indiquées : 10 points
o Compréhension de la mission : 20 points
o Présentation générale de l’offre et références du soumissionnaire dans des domaines
similaires : 30 Points
o Démarche méthodologique et étapes de la mise en œuvre de la mission : 40 points
OFFRE FINANCIERE
L’analyse des offres financières sera effectuée uniquement pour les soumissionnaires dont
leurs offres techniques auront obtenu au moins une note de 70%. Les enveloppes contenant
les offres financières des soumissionnaires non qualifiés au niveau technique ne seront pas
ouvertes. Elles pourront être retirées par les soumissionnaires et à leurs frais après le
processus d’attribution du marché.
NOTE GLOBALE ET ATTRIBUTION DU MARCHE
Lors de la détermination de la note globale, l’offre technique est pondérée à 60% et 40%
pour l’offre financière. Le marché sera attribué au soumissionnaire qui obtiendra la
meilleure note globale pondérée.
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PRISE EN CHARGE TOTALE DES FRAIS ENGAGES
Le soumissionnaire prendra entièrement à sa charge tous les frais engagés pendant la durée
de la soumission et de l’analyse des offres, quelle que soit la suite qui sera donnée à son offre.
ANNULATION DU PROCESSUS D’APPEL D’OFFRES
La BBCI aura la possibilité d’annuler le processus d’appel d’offres, quel que soit l’étape où le
processus atteint et en informera tous les Soumissionnaires, sans obligation d’indiquer les
raisons de sa décision.
NEGOCIATION ET SIGNATURE DU CONTRAT
Après sélection du Cabinet/Consultant, un contrat sera négocié et signé.
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