Réglement de salle de fêtes et borderau de réservation - Ville

Mise à disposition de la salle des fêtes
Horaires d’ouverture au public :
Du lundi au Vendredi :
9h00 à 11h30
15h00 à 17h00
Le Mercredi
De 9h00 à 11h30 uniquement
Le Samedi
De 10h00 à 12h00
Sommaire
REGLEMENT D'UTILISATION ......................................................................................................................... 3
Préambule ........................................................................................................................................................ 3
Réservation ....................................................................................................................................................... 3
Locaux mis à disposition .................................................................................................................................. 3
Mise à disposition des couverts ........................................................................................................................ 3
Capacité de la salle .......................................................................................................................................... 3
Responsabilité sécurité ..................................................................................................................................... 3
Sous location .................................................................................................................................................... 4
Désistement ...................................................................................................................................................... 4
Etat des lieux .................................................................................................................................................... 4
Nettoyage entretien, rangement ........................................................................................................................ 4
Mise à disposition de la salle remise des clés .................................................................................................. 4
Environnement.................................................................................................................................................. 4
Tarifs de l’utilisation ........................................................................................................................................ 5
Une caution de 150 € vous sera demandée lors de la signature du dossier de location. ................................. 5
Autorisations spéciales ..................................................................................................................................... 5
Engagement ...................................................................................................................................................... 5
CONVENTION..................................................................................................................................................... 5
Article 1 ............................................................................................................................................................ 6
Article 2 Manifestation cérémonie................................................................................................................... 6
Article 3 Utilisateur .......................................................................................................................................... 6
Article 4 Mise à disposition des locaux ............................................................................................................ 6
Article 5 Paiement ............................................................................................................................................ 6
Article 6 Dédit .................................................................................................................................................. 7
Article 7 Remise des clefs ................................................................................................................................. 7
Article 8 Responsabilité .................................................................................................................................... 7
Article 9 Règlement .......................................................................................................................................... 7
MISE A DISPOSITION DE
COUVERTS .......................................................................................................... 7
FACTURATION DE LA CASSE DISPARITION .............................................................................................................. 9
ETAT DES LIEUX ................................................................................................................................................... 10
Préambule…………………………………………………………………1
Réservation………………………………………………………………..1
Locaux mis à disposition………………………………………………….1
Mise à disposition des couverts…………………………………………...1
Capacité de la salle……………………………………………………….1
Responsabilité sécurité……………………………………………………1
Sous location………………………………………………………………………2
Désistement………………………………………………………………..2
Etat des lieux………………………………………………………………2
Nettoyage entretien, rangement……………………………………………2
Mise à disposition de la salle remise des clés……………………………...2
Environnement……………………………………………………………..2
Tarifs de l’utilisation……………………………………………………….3
Mise à disposition de la salle des fêtes
Mairie de BOVES
Autorisations spéciales……………………………………………………..3
Engagement………………………………………………………………...3
CONVENTION……………………………………………………………4
Article 1……………………………………………………………………..4
Article 2 Manifestation cérémonie………………………………………….4
Article 3 Utilisateur…………………………………………………………4
Article 4 Mise à disposition des locaux……………………………………..4
Article 5 Paiement…………………………………………………………..4
Article 6 Dédit………………………………………………………………5
Article 7 Remise des clefs…………………………………………………..5
Article 8 Responsabilité…………………………………………………….5
Article 9 Règlement…………………………………………………………5
MISE A DISPOSITION DE COUVERTS……………………………....6
MISE A DISPOSITION MATERIELS………………………………….7
FACTURATION DE LA CASSE DISPARITION……………………...8
ETAT DES LIEUX…………………………………………………………9
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Mise à disposition de la salle des fêtes
Mairie de BOVES
REGLEMENT D'UTILISATION
Préambule
L’utilisation de la salle fait l’objet d’une convention entre la commune et l’organisateur de la
manifestation. Cette convention sera signée lors de la réservation définitive.
Le preneur organisateur en signant la convention s’engage à respecter le règlement.
Réservation
La demande de réservation de la salle des fêtes doit être déposée auprès des services de la
mairie. La réponse de la municipalité sera transmise au plus tôt dans un délai de quatre mois
précédent la date de location.
En cas de disponibilité, la réservation deviendra effective après signature de la convention à
laquelle est annexé le présent règlement. Le montant total de la location sera versé lors la
signature de la convention.
Locaux mis à disposition
La salle des fêtes de Boves comporte:
 Une salle d'environ 240m²
 Des vestiaires et des sanitaires
 Une scène de 5 x 8 m
 Une petite pièce d'environ 25m²
 Une pièce comportant : congélateur, réfrigérateur, lave vaisselle, bac de lavage.
 D'un local de stockage des poubelles.
 Mobilier, claustra, tables et chaises.
Mise à disposition des couverts
Un couvert comprend:
 Assiette plate
 Assiette creuse
 Assiette à dessert
 Verre à eau (19cl)




Verre à vin (14cl)
Coupe à champagne
Cuillère à soupe
Cuillère à café
 Fourchette
 Couteau
 Tasse à café et sous tasse
En cas de casse ou disparition le remplacement des couverts sera facturé en sus de la
location au dernier tarif connu pour des articles de même nature.
Aucun remplacement ne pourra être effectué directement par le loueur.
Capacité de la salle
La salle des fêtes peut accueillir au maximum 200 personnes debout ou 120 personnes assises.
Responsabilité sécurité
Pour la manifestation, le preneur organisateur doit contracter une assurance pour
couvrir sa responsabilité civile et les risques locatifs. Fournir un justificatif au moment de
la réservation.
La commune décline toute responsabilité en cas de vol ou de détérioration d’objets ou de
matériels appartenant à des particuliers ou des associations liés au preneur qui se trouvent dans
l’enceinte louée. Il abandonne tout recours contre la mairie.
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Mise à disposition de la salle des fêtes
Mairie de BOVES
Sous location
Il est formellement interdit au bénéficiaire de la convention de céder la salle même à titre
gracieux à une autre personne ou association ou d'y organiser une manifestation différente de
celle prévue. Toute action commerciale est interdite.
Désistement
Le signataire peut annuler sa réservation par lettre recommandée dès que possible auprès des
services de la mairie.
Si le désistement est notifié plus d’un mois avant la date d’utilisation, la mairie rembourse
l’intégralité de la somme, si non pas de remboursement.
Etat des lieux
Il sera établi un état des lieux et du matériel demandé avant et après la location en présence
d’un agent municipal. En cas de dégradations, les réparations seront effectuées par une
entreprise désignée par la commune. Le montant des travaux de remise en état sera mis à la
charge du preneur. En aucun cas, le mobilier ne peut être mis à l’extérieur des locaux.
Nettoyage entretien, rangement
Le nettoyage devra être effectué pour lendemain 09h30
 Le mobilier est remis dans sa position initiale.
 Les tables ne sont pas repliées, ni empilées, elles sont propres dessus dessous et
piétement.
 Les chaises seront empilées par 5, elles sont propres dessus dessous et piétement.
 La vaisselle est regroupée par type, lavée, essuyée.
 Le frigo et le congélateur sont à nettoyés
 Les locaux et les sanitaires sont nettoyés.
 Les déchets sont mis en sacs plastiques dans les conteneurs réservés à cet effet.
 Les décorations ne sont pas autorisées.
S’il est constaté que le nettoyage n’a pas été réalisé selon les consignes et pour l’échéance, il
sera facturé un forfait de150 €.
Dans tous les cas, le preneur devra s'assurer de la fermeture des portes et des lumières.
Les produits et matériels d'entretien sont à la charge du loueur.
Mise à disposition de la salle remise des clés
 Week-end de 10h00 le vendredi à 09h30 le lundi.
Environnement
La salle des fêtes est située dans une zone urbaine. Il est demandé au preneur d’éviter tout
débordement risquant de troubler la quiétude du voisinage, notamment l’usage des avertisseurs
et des pétards. Il est formellement interdit d’utiliser un barbecue dans le parc Jean-Paul
CHRETIEN.
Le réchauffage de vos plats est sous votre responsabilité.
Mise à disposition de la salle des fêtes
Mairie de BOVES
Les règles de stationnement seront strictement respectées.
La salle des fêtes ouvre sur un lieu très fréquenté, le preneur s’engage à faire sienne la sécurité
des personnes amies qui traversent la chaussée.
Tarifs de l’utilisation
Le tarif de l'utilisation sera déterminé chaque année par le conseil municipal.
Le tarif appliqué est celui en vigueur au jour de la signature de la convention.
Dans certaines occasions le conseil peut décider des conditions particulières de location.
Le tarif actuel est de :
Période
Journée en semaine
Samedi ou Dimanche
Week-end
Tarif
100€
120€
240€
Une caution de 150 € vous sera demandée lors de la signature du dossier de location.
Autorisations spéciales
L'utilisateur fera son affaire des autorisations spéciales nécessaires :
 Programmation d’œuvres musicales SACEM,
 Déclaration des personnes employées à l'URSSAF, etc…
 Autorisation de buvette
Engagement
Le bénéficiaire s'engage à respecter et à faire respecter le présent règlement et les modalités
contenues dans la convention
Date :
Signature de l'utilisateur précédé de la mention "lu et approuvé"
Mise à disposition de la salle des fêtes
Mairie de BOVES
CONVENTION
ENTRE
la Commune de BOVES1…………………………….
ET,
2
……………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………
DEMEURANT :3……………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Tel :………./………./………/………/……..Courriel :
IL EST CONVENU CE QUI SUIT:
Article 1
En application et dans le respect du règlement d'utilisation, la commune de Boves met à
disposition de l'utilisateur la salle des fêtes rue Victor Hugo.
Article 2 Manifestation cérémonie
La mise à disposition de la salle des fêtes est consentie pour l'organisation de
4
………………………………………………………………………………………………..
Le …………………………………………….
Cette manifestation regroupera ………..personnes.
L'utilisateur s’engage afin que le nombre de personnes, indiqué ci-dessus ne soit en aucun cas
dépassé.
Article 3 Utilisateur
L'utilisateur justifie de son domicile, en fournissant un justificatif de moins de trois mois.
Article 4 Mise à disposition des locaux
La salle des fêtes est mise à disposition pour la manifestation :
 Week-end de 10h00 le vendredi à 09h30 le lundi.
Les locaux pouvant être utilisés pour d'autres manifestations les horaires indiqués ci-dessus
sont à respecter impérativement.
Article 5 Paiement
La salle des fêtes est mise à disposition moyennant le versement du montant de la location et de
la caution auprès de la perception. La totalité de la somme sera réglée au plus tard à la
signature de la convention. La caution vous sera rendue après l’état des lieux lors de la remise
des clés.
1
Nom et fonction
Nom du demandeur et éventuellement de l'association
3
Adresse complète
4
Préciser l'objet et le déroulement de la manifestation (exemple : "mariage: lunch puis soirée dansante")
2
Mise à disposition de la salle des fêtes
Mairie de BOVES
Article 6 Dédit
En cas de désistement de l'utilisateur, les dispositions du règlement s'appliqueront.
A tout moment la commune est autorisée, en cas de force majeure, à dénoncer cette convention.
Le remboursement interviendra dans ce cas.
Aucun dédommagement ne sera dû par la commune.
Article 7 Remise des clefs
L'utilisateur prendra les clefs lors de l’état des lieux fixé à 10h00.
Article 8 Responsabilité
Dés l'entrée dans les lieux, l'utilisateur assurera la responsabilité des locaux, en particulier, il
veillera, lors du départ, à la fermeture de toutes les issues et au respect de la tranquillité des
riverains.
Article 9 Règlement
L'utilisateur reconnaît avoir pris connaissance du règlement dont il accepte les clauses.
Fait à Boves le
Vu pour accord
L’utilisateur,
Mise à disposition de la salle des fêtes
Mairie de BOVES
Mise à disposition de
couverts
Nom :
Date :
COUVERTS
Quantités
existantes
BATTERIE
Quantités Quantités
existantes demandées
Quantités
demandées
Verre ballon à eau (19 cl)
Casserole
4
Verre ballon à vin (14 cl)
Braisière
2
Tasse à café et sous tasse
Marmite
2
Coupe à champagne
Pot au feu
1
Assiette plate
Passoire
1
Assiette creuse
Corbeille à pain
20
Assiette à dessert
Plat inox
15
Fourchette
Légumier
15
Couteau
Louches
4
Plaques à rôtir
2
Cuillère à soupe
Cuillère à café
Bol pour gratin
Ramequin
Mise à disposition de la salle des fêtes
Mairie de BOVES
Mise à disposition de :
Quantités
existantes
Quantité
demandée
Chaises
Tables
Fait à Boves le
Vu pour accord
L’utilisateur,
Mise à disposition de la salle des fêtes
Mairie de BOVES
Facturation de la casse disparition
Désignation
Casse
nombre
Prix
unitaire
€
Total
Désignation
Verre ballon à
eau (19 cl)
Verre ballon à
vin (14 cl)
Tasse à café et
sous tasse
Coupe à
champagne
Plaques à rôtir
Assiette plate
Pot au feu
Assiette creuse
Passoire
Assiette à
dessert
Corbeille à
pain
Fourchette
Plat inox
Couteau
Légumier
Cuillère à
soupe
Louches
Casse
nombre
Prix
unitaire
€
Casserole
Braisière
Marmite
Cuillère à café
Total
Bol pour gratin
Ramequin
Total
Total Général
Le montant devra être réglé à la remise des clefs en fin de la période de location
En aucun cas la casse ou disparition ne pourra être remplacée par le locataire
Fait à Boves le
Vu pour accord
L’utilisateur,
Total
Mise à disposition de la salle des fêtes
Mairie de BOVES
Etat des lieux